Assistante de direction

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Consultant : Dans quelle situation préférez vous travailler ? Marie Claire : dans l'anticipation

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Consultant : Pourquoi préférez vous travailler dans le stress ? Marie Claire : Plutôt dans l'anticipation. L'agilité et la capacité à m'adapter aux changements font partie de mes qualité. Ayant travaillé 4 dans la production événementiel, je suis capable de travailler dans l'urgence afin de respecter les délais. Je préfère toutefois un environnement calme et serein d'où ma préférence pour un mode de management qui développe l'anticipation.

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Consultant : Tolérez vous les dépassements d'horaires ? Marie Claire : Oui

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Consultant : Votre environnement tolère-t-il les dépassements d'horaires ? Marie Claire : Tout à fait, si l'organisation des heures supplémentaires est gérée et validée en amont avec la RH et si c'est pour une période clairement identifiée liée à un surcroît d'activité de l'entreprise.

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Consultant : Préférez vous ? Marie Claire : Débuter tôt - Finir tôt

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Consultant : Avez vous déjà  donné votre démission ? Marie Claire : Oui

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Consultant : Combien de fois avez vous donné votre démission et pourquoi ? Marie Claire : De façon égale, la rupture des contrats s'est effectué soit : 1. Par démission parce que j'ai été appelée à de nouvelles fonctions 2. Par licenciement économique 3. Par fin de mission CDD

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Consultant : Qu'est ce que la ponctualité pour vous ? Marie Claire : une vertu

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Consultant : Pourquoi considérez vous la ponctualité comme une vertu ? Marie Claire : Respecter mon temps et arriver tôt dénote l'ordre et la responsabilité. Une personne responsable a tendance à être ponctuelle dans tous ses engagements.

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Consultant : En dehors de vos loisirs, avez vous des activités extra professionnelles, du type association ? Marie Claire : Oui

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Consultant : Quelles sont ces activités extra-professionnelles ? Marie Claire : Je suis bénévole pour une association culturelle sur Marcq en Baroeul "Jazz en Nord" et porte main forte à une AMAP.

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Consultant : Que lisez vous régulierement ? Marie Claire : Autre

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Consultant : Quel programme de télévision lisez vous ? Marie Claire : Livres et magazines

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Consultant : Pouvez vous classer ces divertissements par ordre d'interet : le cinéma, la télé, le théâtre, la lecture, le sport, le shopping, les sorties entre amis ? Marie Claire : En fait cela dépend des périodes mais puisqu'il faut classer : le sport, la lecture, le cinéma, les sorties entre amis, la télé (replay), le shopping, le théâtre, Vous oubliez les concerts et l'écoute de la musique que je placerai en 2 ou 3 dans ma liste.

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Consultant : Aimez vous dessiner ? Marie Claire : Oui

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Consultant : Etes vous créatif(ve) et comment le savez vous ? Marie Claire : Je fais plutôt de la photo et j'aime travailler sur des collages digitaux de photos sur l'art, la culture et les paysages.

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Consultant : Pouvez vous classer ces vertus par ordre d'importance pour vous, la politesse, l'honnêteté, la modestie, le courage, la franchise, la ponctualité, la rigueur ? Marie Claire : 1. la politesse 2. l'honnêteté 3. la ponctualité (c'est une forme de politesse ;-) 4. la rigueur 5. la franchise 6. le courage 7. la modestie

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Consultant : Laissez vous votre numéro de portable à  la disposition de votre entreprise ? Marie Claire : Oui

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Consultant : Vos collègues sont ils nécessairement vos amis ? Marie Claire : Je garde une distance physique et affective et fais attention à ne pas froisser mes collègues tout en étant faisant preuve d'assertivité quand il le faut.

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Consultant : Aimez vous participer à  des salons professionnels ? Marie Claire : Oui

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Consultant : A quel salon avez vous déjà  participé ? Marie Claire : - Lille Art Up et autres foires d'art contemporains pour une galerie d'art. - - le salon S.I.L.T à Paris / Villepinte - le salon du Bourget Mais aussi dans l'événementiel : Roland Garros, Coupe du Monde de football...

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Consultant : Aimez vous les relations avec la clientèle ? Marie Claire : Oui

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Consultant : Avez vous une dimension commerciale ? Marie Claire : Oui j'aime beaucoup. J'ai la fibre commerciale, le sens de l'excellence de service et de la satisfaction client. je sais créer un lien de confiance avec la clientèle et sais développer un capital de sympathie.

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Consultant : Avez vous déjà  organisé des voyages à  étapes pour des dirigeants ? Marie Claire : Non

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Consultant : Avez vous déjà  été à  l'initiative d'un changement d'organisation procédural ou managérial dans une entreprise ? Marie Claire : Non

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Consultant : Vous êtes trés fatigué(e), mais avec 20 minutes d'efforts supplémentaires vous pouvez terminer tous les dossiers en cours, que faites vous ? Marie Claire : Je poursuis en prévoyant de relire le lendemain

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Consultant : Avez vous déjà  participé à  des séminaires, des conférences, des cercles de qualité? Marie Claire : Oui

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Consultant : Avez vous déjà  travaillé en famille ? Marie Claire : Non

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Consultant : Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à  10 personnes), une PME (30 à  100 salariés) ou un Grand Groupe ? Marie Claire : Cela m'est indifferent

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Consultant : Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ? Marie Claire : 50 %

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Consultant : Est-ce trop selon vous ? Marie Claire : Je m'épanouis dans la variété des tâches incluant de l'assistanat classique opérationnel et la réalisation de missions plus spécifiques.

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Consultant : Dans quel secteur d'activité souhaitez vous ne plus travailler ? Marie Claire : J'aimerais continuer mon expérience dans les prestataires de services dans le domaine du secteur tertiaire dans l'idéal.

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Consultant : Travaillez vous avec un dictionnaire ? Marie Claire : Non

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Consultant : Avez vous déjà  travaillé avec une personnalité difficile ? Marie Claire : Non

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Consultant : Préférez vous le secteur privé ou public ? Marie Claire : Je viens plutôt du privé même si j'ai travaillé en collectivité territoriale. J'étudie les 2.

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Consultant : Quelles sont vos relations avec les nouvelles technologies ? Marie Claire : Bonnes

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Consultant : Avez-vous un équipement informatique à  votre domicile et lequel ? Marie Claire : J'ai une expérience de 10 ans en conseil et gestion de projet dans les T.I.C. complétée par une formation de niveau Master 1 dans les métiers de chef de projet informatique à l'école Centrale Formation.

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Consultant : Avez vous confiance en vous? Marie Claire : Oui

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Consultant : Comment savez vous que vous avez confiance en vous ? Marie Claire : Profil expérimenté, j'ai développé la confiance en moi au travail et ai appris à ne pas me comparer aux autres, de toujours faire preuve de curiosité, de m'accorder le droit à l'erreur et de rectifier la dite erreur dans les meilleurs délais en restant calme, de me fixer des objectifs atteignables et par ailleurs, je continue de me former régulièrement pour être performante sur le marché.

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Consultant : Avez vous une confiance naturelle envers les autres ? Marie Claire : Oui

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Consultant : Avez vous déja été déçu(e) de cette confiance et dans quelle occasion ? Marie Claire : Non. Une bonne communication et une écoute active sont la clé pour maintenir le lien de confiance.

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Consultant : Avez vous les sens des responsabilités ? Marie Claire : Oui

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Consultant : En quelle occasion avez vous fait preuve de responsabilité ? Marie Claire : Oui, complètement. En tant que fondatrice d'une TPE, j'ai géré pendant 3 ans l'entreprise administrativement et financièrement. Dans toutes les entreprises pour lesquelles j'ai travaillé, j'ai toujours assumé pleinement mes responsabilités et me suis souciée de la qualité de mon travail, de mes paroles et de mes actes.

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Consultant : Avez vous déjà  passé un bilan de compétence ? Marie Claire : Non

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Consultant : Avez vous le sens de l'humour dans votre cadre professionnel? Marie Claire : Oui

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Consultant : Acceptez vous facilement que l'on vous fasse des petites plaisanteries ? Marie Claire : L'humour permet de prendre soin de sa santé au travail, favorise la cohésion d'équipe et peut même permettre de désamorcer des conflits. Mais l'humour a aussi des limites quand il favorise la déconcentration au travail ou s'il blesse une personne car les propos ont un caractère discriminant ou sexiste. Je commence toujours par l'auto dérision.

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Consultant : Quelle est la valeur la plus importante selon vous ? Marie Claire : L'Honneteté

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Consultant : Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ? Marie Claire : Entre 15 500 et 18 000 euros

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Consultant : Ce sont des salaires que vous avez déjà  obtenus ? Marie Claire : Oui.

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Consultant : Dans quelle displine vous sentez vous un(e) assistant(e) performant(e) et dans la pratique de quel logiciel ? Marie Claire : Les outils de planification et de travail collaboratifs de Microsoft, de conception et de création de documents de communication (Canva, PowerPoint). Je suis à l'aise dans l'appropriation d'outil comme des ERP notamment CRM.

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Consultant : Lors de votre dernière expérience professionnelle, qu'avez-vous appris ? Marie Claire : La prise en main d'un outil CRM et de gestion de dons et de la relation avec les donateurs. Les techniques d'écoute active, d'accueil, d'orientation et d'accompagnement des publics

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Consultant : Décrivez-moi les situations qui, au bureau, vous suscitent le plus de stress et comment les gérez-vous habituellement ? Marie Claire : Je prépare toujours ma journée la veille à minima si j'attends des éléments urgents pour finaliser une tâche, je fais un rappel à mes interlocuteurs internes ou externes et je m'assure de leur feedback et de leur deadline. Si toutefois la réponse ne pourra pas être donnée en temps et en heure, je préviens le commanditaire d'une part et viens en renfort à mon/ma collègue pour finaliser la tâche quand cela m'est possible. Quand c'est une tâche à réaliser en toute autonomie et afin de diminuer le stress au minimum, j’organise minutieusement mon travail. Je priorise mes tâches chaque jour pour savoir ce qui est à faire. Lorsqu’une surprise survient, je réorganise mes tâches en fonction de cette urgence et je reste plus tard le soir pour terminer, si c’est nécessaire.

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Consultant : Citez-moi un défi auquel vous avez été confronté(e) dans vos précédentes fonctions et comment l'avez-vous relevé ? Marie Claire : Pour le Groupe Maersk France et en début de carrière, j’ai géré la première participation au salon professionnel du S.I.T.L. Outre, l’appel à prestataires pour la conception du stand, la communication autour de l’évènement, la mobilisation des forces commerciales, le suivi des éléments de communication à produire, j’ai organisé un jeu avec un tirage au sort pour créer du traffic sur le stand ce qui a permis de faire venir les grands comptes et de permettre la signature de contrats en appui avec les forces de vente. J’ai crée l’évènement dans le salon en demandant l’autorisation de mettre en avant un container REEFER 45 pieds sur le parvis de La Défense (exclusivité Maersk), différenciant ainsi par ses services, l'entreprise de ses concurrents tout en lui donnant une visibilité maximale pendant le salon. Un projet que j’ai géré de A jusqu’à Z sous l’autorité du Directeur Marketing et Commercial du Groupe.

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Consultant : Parlez-moi d'une situation d'urgence ou de crise à  laquelle vous avez été confronté(e) dans vos emplois précédents et quelle a été votre attitude ? Marie Claire : Travaillant sur des projets de communication événementielle pour la Direction de la Communication Financière de France Telecom sur les présentations des résultats financiers à la presse économique et aux analystes financiers, j’ai été confronté à un nombre important d’envoi de “versionning des présentations” que je devais gérer avec mon équipe de graphistes et qui s’accentuait la veille de l’évènement. Je passai souvent la nuit avec mon équipe pour faire la validation finale avec la Direction de la Communication. Une bonne organisation et le sens de la confidentialité sont nécessaires. Le calme, la concentration et la bonne humeur sont de mises. Cela s’est toujours bien passé puisque la Direction a renouvelé la confiance en mes compétences et savoir-faire pendant 4 ans avant une réorganisation du Groupe.

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Consultant : Racontez-moi la plus belle réussite de votre carrière et quel but cherchez-vous à  atteindre maintenant ? Marie Claire : Sous l’autorité de ma cheffe de service, j’ai géré pendant 4 ans des projets de communication événementielle pour le Groupe Orange/ France Telecom comme l’ouverture du Capital de France Télécom, la Coupe du Monde de football et pendant 2 années Roland-Garros. Assister une Direction de Communication est un de mes objectifs.

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Consultant : Citez-moi l'exemple d'une situation que vous avez prise en main sans que cela ne vous soit formellement demandé ? Marie Claire : Suite à un compte-rendu reçu et la gestion d’un calendrier de production tendu, j’ai alerté mon supérieur hiérarchique sur les délais difficilement compatibles et je lui ai proposé des solutions pour réaliser la mission dans les délais impartis.

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Consultant : Décrivez-nous une occasion où vous vous êtes vous-même fixé(e) des objectifs et quels en ont été les résultats ? Marie Claire : Travaillant sur des projets de communication événementielle, j’ai réalisé à minima les objectifs fixés lors de l’entretien annuel : la réalisation des projets dans les délais impartis et dans le budget. J’ai toujours eu à coeur de faire toujours mieux en terme de design, de services, de gestion du temps et de maitrise des coûts pour la satisfaction de la Direction de la Communication du COMEX du Groupe Orange/ France Telecom. Une collaboration sur les projets stratégiques du Groupe pendant 4 ans est le fruit d’un travail basé sur le respect mutuel, sur la reconnaissance de mes compétences et sur un lien de confiance indéniable.

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Consultant : Quelles expériences de travail avez-vous avec des personnes d'âges différents, de cultures différentes ou des personnes handicapées ? Marie Claire : J’ai travaillée dans une grande diversité et notamment culturelle à l’international.

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Consultant : Dans vos expériences passées, avec quels types de clients ou de collègues aviez-vous le plus de mal à  travailler et quel comportement adoptiez-vous ? Marie Claire : De prime abord, je suis à l'écoute, partage des liens avec mes collègues pour maintenir un équilibre dans mes relations professionnelles. Cependant, il peut être ardu de gérer l’agressivité et le manque d’honnêteté et de respect de la part d’un collègue. J’ai une règle : je ne prends toutefois pas les choses personnellement et fait preuve d’assertivité par une bonne communication pour mettre des limites quand il le faut.

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Consultant : Souvenez-vous d'un moment où vous avez pris la mauvaise décision ou commis une erreur et comment avez-vous géré cette situation ? Marie Claire : J’ai fait une erreur sur la quantité commandée de fournitures. J’ai averti le fournisseur et me suis excusée pour cette erreur. Entretenant de bonnes relations, le fournisseur a accepté de venir chercher le surplus et a fait un avoir sur la prochaine commande. Parallèlement, j’en ai averti ma hiérarchie en expliquant d’où venait cette erreur pour que cela ne se reproduise plus à l’avenir.

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Consultant : Décrivez-moi une situation où vous êtes allé(e) au delà  de votre fonction pour aider un client, ou un fournisseur ? Marie Claire : En général, je reste dans les champs de mission du poste mais quand un client me demandait une recommandation, un taxi et une localisation d’adresse, je le faisais avec plaisir et avec le sens du service.

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Consultant : Racontez-moi comment, dans vos expériences passées, vous avez agi en faveur du travail d'équipe ? Marie Claire : En travaillant pendant 10 ans en mode projet notamment sur des missions transversales, la qualité relationnelle et le respect mutuel du travail des autres sont primordial pour la réussite des projets de l’entreprise. L’écoute active sur les difficultés des collègues et la communication ont été des clés pour faire émerger des solutions et les soumettre à la hiérarchie.

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Consultant : Pouvez-vous me décrire ce que vous avez le plus aimé et moins aimé dans la façon dont vous étiez dirigé(e) dans vos précédents postes ? Marie Claire : Les + Un mode de management basé sur la confiance et le respect avec une certaine autonomie. Les - Le manque ou l’absence de retour des actions menées même succinctement. Une communication peu transparente et/ou malhonnête.

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Consultant : Que vous soyez débutant(e) ou confirmé(e), autodidacte ou diplomé(e), qu'est-ce qui vous donne le sentiment d'être un(e) assistant(e) expert(e) ? Marie Claire : Une bonne connaissance de l’entreprise et des relations humaines.

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Consultant : Que ce soit en stage, en job d'été, en CDD ou en CDI dans combien d'entreprises avez vous travaillé ? Marie Claire : 13

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Consultant : Vous a t-on remis une lettre de recommandation ? Marie Claire : Oui. Plusieurs.

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Consultant : Comment est votre Anglais ? Marie Claire : Je parle bien Anglais

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Consultant : L'entretien se termine, comment avez vous vécu cette expérience virtuelle ? Marie Claire : assez bien

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Consultant : Pourriez vous dire pourquoi vous estimez avoir bien vécu cette expérience ? Marie Claire : Cela m'a permis de me replonger dans mes expériences. Merci !

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Consultant : Y a-t-il une question que vous auriez aimé que je vous pose, si oui quelle est-elle ? Marie Claire : Mon profil est atypique car multi-potentiels mais je peux expliquer mon parcours et surtout le fil rouge qui fait sens à l'opportunité d'un entretien d'embauche.

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