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Assistant de direction h/f
Stéphanie L.
14000 Caen
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Auto-entretien de Stéphanie L.
Cet entretien a eu lieu le 19/10/17 à 15h12
Consultant : Etes vous heureus(e) d'exercer votre métier d'assistant(e) ? Stéphanie : OuiConsultant : qu'est ce que votre métier d'assistant(e) vous apporte ? Stéphanie : La grande diversité des missions et leur transversalité.
Consultant : Dans quelle situation préférez vous travailler ? Stéphanie : dans un environnement calme
Voir la suite de son l'Auto-entretien
Consultant : Pensez vous que la vie professionnelle offre ce calme ?
Stéphanie : Pas forcément mais seul le calme intérieur compte et tel est mon état d'esprit, quel que soit l'environnement professionnel dans lequel j'évolue.
Consultant : Tolérez vous les dépassements d'horaires ? Stéphanie : Oui
Consultant : Votre environnement tolère-t-il les dépassements d'horaires ? Stéphanie : A condition que cela reste un phénomène ponctuel.
Consultant : Préférez vous ? Stéphanie : Débuter tôt - Finir tôt
Consultant : Avez vous déjà donné votre démission ? Stéphanie : Oui
Consultant : Combien de fois avez vous donné votre démission et pourquoi ? Stéphanie : Une seule fois pour le moment: il s'agissait d'un "job étudiant" qui empiétait trop fortement sur le temps réservé à mes études.
Consultant : Qu'est ce que la ponctualité pour vous ? Stéphanie : une vertu
Consultant : Pourquoi considérez vous la ponctualité comme une vertu ? Stéphanie : Cela relève de la politesse élémentaire et c'est un gage de sérieux.
Consultant : En dehors de vos loisirs, avez vous des activités extra professionnelles, du type association ? Stéphanie : Non
Consultant : Manquez vous de temps ou d'interêt pour ces activités extra professionnelles ? Stéphanie : Le temps me manque en effet mais pas l'intérêt.
Consultant : Que lisez vous régulierement ? Stéphanie : Des livres
Consultant : Quel type de littérature vous attire ? Stéphanie : Les essais et les romans
Consultant : Pouvez vous classer ces divertissements par ordre d'interet : le cinéma, la télé, le théâtre, la lecture, le sport, le shopping, les sorties entre amis ? Stéphanie : La lecture, le théâtre, le cinéma, les sorties entre amis, le sport, le shopping et la télé
Consultant : Aimez vous dessiner ? Stéphanie : Oui
Consultant : Etes vous créatif(ve) et comment le savez vous ? Stéphanie : Oui, je suis créative et le dernier exemple qui l'atteste est la création du logo de l'auto-entreprise de mon conjoint. Ce logo a d'ailleurs été déposé comme marque auprès de l'INPI.
Consultant : Pouvez vous classer ces vertus par ordre d'importance pour vous, la politesse, l'honnêteté, la modestie, le courage, la franchise, la ponctualité, la rigueur ? Stéphanie : L'honnêteté, la modestie, la politesse, le courage, la franchise, la rigueur et la ponctualité.
Consultant : Laissez vous votre numéro de portable à la disposition de votre entreprise ? Stéphanie : Non
Consultant : Pourquoi ne laissez vous pas votre numéro de portable à la disposition de votre entreprise ? Stéphanie : Pour que la frontière entre vie privée et vie professionnelle soit respectée.
Consultant : Aimez vous participer à des salons professionnels ? Stéphanie : Oui
Consultant : A quel salon avez vous déjà participé ? Stéphanie : L'occasion ne s'est pas encore présentée mais pourquoi pas?
Consultant : Aimez vous les relations avec la clientèle ? Stéphanie : Oui
Consultant : Avez vous une dimension commerciale ? Stéphanie : Oui même si elle est paraît moins développée que la dimension administrative. Je suis en contact régulier avec les fournisseurs, les interlocuteurs internes et externes au groupe, les responsables d’événementiels sollicités dans le cadre de l'organisation des deux séminaires annuels de ma direction et j'y suis d'ailleurs correspondante de la communication interne.
Consultant : Avez vous une dimension commerciale ? Stéphanie : Oui même si elle est paraît moins développée que la dimension administrative. Je suis en contact régulier avec les fournisseurs, les interlocuteurs internes et externes au groupe, les responsables d’événementiels sollicités dans le cadre de l'organisation des deux séminaires annuels de ma direction et j'y suis d'ailleurs correspondante de la communication interne.
Consultant : Avez vous déjà organisé des voyages à étapes pour des dirigeants ? Stéphanie : Oui
Consultant : En quelle occasion avez organisé des voyages ? Stéphanie : Il s'agit de l'une des missions quotidiennes de mon équipe, notamment dans le cadre d'audits de trésorerie de tous les établissement et de réunions de projet entre différentes directions. La formation implique aussi parfois l'organisation de voyages.
Consultant : Avez vous déjà été à l'initiative d'un changement d'organisation procédural ou managérial dans une entreprise ? Stéphanie : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous pris cette initiative d'un changement d'organisation ? Stéphanie : Dans le cadre du bilan carbone, j'ai initié la complète dématérialisation des documents relatifs aux entretiens professionnels de fin d'année et je poursuis cette démarche dans d'autres domaines. Dans cette perspective, j'ai élaboré deux manuels de procédures: un mode d'emploi pour la signature électronique des documents PDF et un second en carte d'oubli ou de perte du mot de passe associé à cette signature.
Consultant : Vous êtes trés fatigué(e), mais avec 20 minutes d'efforts supplémentaires vous pouvez terminer tous les dossiers en cours, que faites vous ? Stéphanie : Je poursuis en faisant trés attention aux erreurs
Consultant : Avez vous déjà participé à des séminaires, des conférences, des cercles de qualité? Stéphanie : Oui
Consultant : Avez vous déjà travaillé en famille ? Stéphanie : Non
Consultant : Aimeriez-vous travailler en famille ? Stéphanie : Oui, dans le cadre du développement de l'auto-entreprise que vient de créer mon conjoint.
Consultant : Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à 10 personnes), une PME (30 à 100 salariés) ou un Grand Groupe ? Stéphanie : Cela m'est indifferent
Consultant : Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ? Stéphanie : 30 %
Consultant : Les 70 % sont consacrés à quelles autres activités ? Stéphanie : Le budget, la formation, les achats et la gestion du personnel.
Consultant : Dans quel secteur d'activité souhaitez vous ne plus travailler ? Stéphanie : Il n'y a pas de secteur qui soit rédhibitoire
Consultant : Travaillez vous avec un dictionnaire ? Stéphanie : Oui
Consultant : Avez vous une bonne orthographe ? Stéphanie : Excellente
Consultant : Avez vous déjà travaillé avec une personnalité difficile ? Stéphanie : Oui
Consultant : Combien de temps avez vous travaillé avec une personnalité difficile ? Stéphanie : Sept ans pour l'un et neuf ans pour la seconde personne entrant de ce cas de figure.
Consultant : Préférez vous le secteur privé ou public ? Stéphanie : Les deux secteurs présentent chacun un intérêt et j'irai vers celui qui me permettra de me diversifier au maximum et qui donnera pleinement du sens à chaque mission proposée.
Consultant : Quelles sont vos relations avec les nouvelles technologies ? Stéphanie : Bonnes
Consultant : Avez-vous un équipement informatique à votre domicile et lequel ? Stéphanie : Oui: je dispose d'un ordinateur portable et d'un iPhone. Par ailleurs, je suis parfois amenée à faire de l'assistance informatique pour mon conjoint via Teamviwer 12.
Consultant : Avez vous confiance en vous? Stéphanie : Oui
Consultant : Comment savez vous que vous avez confiance en vous ? Stéphanie : Mon autonomie naturelle et ma détermination me permettent de me sentir à l'aise dans tout ce que je souhaite entreprendre.
Consultant : Avez vous une confiance naturelle envers les autres ? Stéphanie : Oui
Consultant : Avez vous déja été déçu(e) de cette confiance et dans quelle occasion ? Stéphanie : Oui dans le cadre d'une délégation de mission à l'une de mes collaboratrices mais je reste pragmatique. L'erreur est humaine.
Consultant : Avez vous les sens des responsabilités ? Stéphanie : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous fait preuve de responsabilité ? Stéphanie : J'encadre deux collaboratrices et je respecte scrupuleusement les échéances fixées pour chaque dossier que j'ai en charge.
Consultant : Avez vous déjà passé un bilan de compétence ? Stéphanie : Non
Consultant : Envisagez vous de faire un bilan de compétences ? Stéphanie : Pourquoi pas?
Consultant : Avez vous le sens de l'humour dans votre cadre professionnel? Stéphanie : Oui
Consultant : Acceptez vous facilement que l'on vous fasse des petites plaisanteries ? Stéphanie : Oui, sans problème dans la mesure où cela n'induit pas un manque de respect.
Consultant : Quelle est la valeur la plus importante selon vous ? Stéphanie : L'Honneteté
Consultant : Avez vous déjà été obligé(e) d'être malhonnête ? Stéphanie : Non
Consultant : Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ? Stéphanie : plus de 35 000 euros
Consultant : Ce sont des niveaux de salaires que vous avez déjà obtenus ? Stéphanie : Oui: actuellement, mon salaire brut annuel est de 44 000€
Consultant : Dans quelle displine vous sentez vous un(e) assistant(e) performant(e) et dans la pratique de quel logiciel ? Stéphanie : La gestion des budgets, des achats, de la formation, du personnel et toutes les missions de secrétariat classique. Je maîtrise parfaitement la grande majorité des outils bureautiques et j'apprécie beaucoup la nouveauté en la matière. Je suis tout aussi à l'aise avec le progiciel comptable Oracle eBs, les logiciels Hypérion Planning et HR Access. L'informatique est l'un de mes points forts.
Consultant : Lors de votre dernière expérience professionnelle, qu'avez-vous appris ? Stéphanie : Tout ce dont je viens juste de vous parler plus le management: cela fait déjà plus de douze ans que j'occupe ce poste.
Consultant : Décrivez-moi les situations qui, au bureau, vous suscitent le plus de stress et comment les gérez-vous habituellement ? Stéphanie : Lorsqu'il y a plusieurs demandes urgentes émanant de la direction à traiter en même temps. Je hiérarchise les missions en fonction de leur priorité et j'en délègue une partie à mes collaboratrices, tout conservant le contrôle sur leur bonne réalisation dans les délais souhaités.
Consultant : Décrivez-moi les situations qui, au bureau, vous suscitent le plus de stress et comment les gérez-vous habituellement ? Stéphanie : Lorsqu'il y a plusieurs demandes urgentes émanant de la direction à traiter en même temps. Je hiérarchise les missions en fonction de leur priorité et j'en délègue une partie à mes collaboratrices, tout conservant le contrôle sur leur bonne réalisation dans les délais souhaités.
Consultant : Citez-moi un défi auquel vous avez été confronté(e) dans vos précédentes fonctions et comment l'avez-vous relevé ? Stéphanie : En 2010, j'ai été désignée par mon directeur comme "référente achats" et j'ai dû former les autres assistantes de direction du site où je travaille sur le progiciel comptable Oracle eBs, lors de son déploiement, sans avoir disposée au préalable d'une formation suffisante en la matière. J'ai malgré tout relevé ce défi à l'aide de présentations PowerPoint élaborées par l'équipe en charge des outils techniques et j'ai utilisé la version test du progiciel pour effectuer des cas pratiques en guise d'illustration. Suite à cela, je suis restée deux ans "référente achats" auprès de mes collègues en les assistant de mon mieux lorsque le besoin s'en faisait sentir.
Consultant : Parlez-moi d'une situation d'urgence ou de crise à laquelle vous avez été confronté(e) dans vos emplois précédents et quelle a été votre attitude ? Stéphanie : Mon ancien directeur était particulièrement caractériel et fonctionnait régulièrement en mode "pression" mais lorsqu'il a franchi la frontière sacrée du respect, je me suis montrée très ferme tout en restant polie: je lui ai clairement signifié mon refus d'être traitée ainsi plus longtemps. Cela remonte à 2006 et s'est produit un vendredi après-midi par téléphone (il était à Cagnes sur Mer et moi à Charenton-le-Pont). Le lundi suivant il m'a présenté ses excuses. Il est resté caractériel mais ne m'a plus jamais manqué de respect.
Consultant : Racontez-moi la plus belle réussite de votre carrière et quel but cherchez-vous à atteindre maintenant ? Stéphanie : Après un stage de six mois en qualité d'assistante de direction, de juin à novembre 2004 inclus, au sein de mon groupe actuel, j'ai été rappelé par mon directeur de l'époque pour un poste d'employé comptable en CDI. J'ai accepté et, six mois plus tard, il est venu me proposer mon poste actuel, celui d'assistante de direction, pour lequel j'ai été promue au statut agent de maîtrise, sans passer par un parcours d'évolution professionnel et une mise en situation, dans la mesure où j'avais amplement fait mes preuves lors de mon stage.
Consultant : Citez-moi l'exemple d'une situation que vous avez prise en main sans que cela ne vous soit formellement demandé ? Stéphanie : La numérisation des dossiers du personnels et leur classement dans une base Lotus Notes confidentielle.
Consultant : Décrivez-nous une occasion où vous vous êtes vous-même fixé(e) des objectifs et quels en ont été les résultats ? Stéphanie : J'ai automatisé au maximum les fichiers de suivi relatifs à la préparation du budget probable N et de la demande budgétaire N+1, ce qui a permis au secrétariat de gagner en efficacité, avec un mois d'avance dans la restitution des dossiers concernés.
Consultant : Quelles expériences de travail avez-vous avec des personnes d'âges différents, de cultures différentes ou des personnes handicapées ? Stéphanie : Je suis à l'aise dans tous les cas de figure
Consultant : Dans vos expériences passées, avec quels types de clients ou de collègues aviez-vous le plus de mal à travailler et quel comportement adoptiez-vous ? Stéphanie : Les personnes naturellement agressives et orgueilleuses en présence desquelles je reste ferme et pragmatique.
Consultant : Souvenez-vous d'un moment où vous avez pris la mauvaise décision ou commis une erreur et comment avez-vous géré cette situation ? Stéphanie : J'ai pris la mauvaise décision lors d'un recrutement car la collaboratrice en question s'est révélée d'un naturel passif et bien souvent incapable de reconnaître ses erreurs. Malgré cela, je suis parvenue progressivement à lui déléguer de plus en de tâches et je reste bienveillante lorsqu'une erreur est commise. En revanche, je lui montre ce qui ne convient pas et lui demande d'être plus attentive dans ce qu'elle doit réaliser. Aujourd'hui, j'arrive à obtenir de sa part un bien meilleur résultat qu'auparavant.
Consultant : Décrivez-moi une situation où vous êtes allé(e) au delà de votre fonction pour aider un client, ou un fournisseur ? Stéphanie : Une facture a été réglée en retard, du fait de la mauvaise gestion d'une autre direction: je l'ai traitée en urgence et j'ai spontanément présenté mes excuses au fournisseur concerné, bien que non responsable du problème en question. Suite à cette intervention, nous n'avons pas eu de pénalités à déplorer et l'image du groupe a été préservée.
Consultant : Racontez-moi comment, dans vos expériences passées, vous avez agi en faveur du travail d'équipe ? Stéphanie : Je sollicite régulièrement l'implication active de mes deux collaboratrices dans les missions les plus importantes qui nous sont dévolues et je reste ouverte à leurs propres suggestions. J'insiste sur l'importance de la mise en commun des idées pour qu'elles restent pleinement mobilisées. En outre les séminaires que nous organisons pour l'ensemble de la direction ont pour principal objectif la cohésion d'équipe et la mise en valeur de la transversalité.
Consultant : Pouvez-vous me décrire ce que vous avez le plus aimé et moins aimé dans la façon dont vous étiez dirigé(e) dans vos précédents postes ? Stéphanie : J'apprécie particulièrement le fait qu'on me permettre de travailler de façon autonome mais je déplore le fonctionnement bien trop hiérarchique, souvent source de blocage de l'information: c'est d'ailleurs un défaut que l'on retrouve dans toutes les directions du groupe.
Consultant : Que vous soyez débutant(e) ou confirmé(e), autodidacte ou diplomé(e), qu'est-ce qui vous donne le sentiment d'être un(e) assistant(e) expert(e) ? Stéphanie : J'ai largement fait le tour de toutes les missions qui m'ont été confiées depuis plus de douze ans: mon besoin d'apprendre et de relever de nouveaux défis n'est désormais assuré.
Consultant : Que ce soit en stage, en job d'été, en CDD ou en CDI dans combien d'entreprises avez vous travaillé ? Stéphanie : 5
Consultant : Combien de lettres de recommandation pouvez vous produire pour justifier la qualité de votre apport professionnel dans ces differentes entreprises ? Stéphanie : Je n'en ai jamais demandé car je préfère faire mes preuves sur le terrain.
Consultant : Comment est votre Anglais ? Stéphanie : Je parle un peu Anglais
Consultant : Pourriez vous me dire quelques mots en anglais ? Stéphanie : It's a real pleasure to speak english but i think my accent is not good enough.
Consultant : L'entretien se termine, comment avez vous vécu cette expérience virtuelle ? Stéphanie : assez bien
Consultant : Pourriez vous dire pourquoi vous estimez avoir bien vécu cette expérience ? Stéphanie : Je l'ai abordé comme une préparation aux futures entretiens qui me seront accordés et je me suis sentie à l'aise pour y répondre.
Consultant : Pourriez vous dire pourquoi vous estimez avoir bien vécu cette expérience ? Stéphanie : Je l'ai abordé comme une préparation aux futures entretiens qui me seront accordés et je me suis sentie à l'aise pour y répondre.
Consultant : Y a-t-il une question que vous auriez aimé que je vous pose, si oui quelle est-elle ? Stéphanie : Pourquoi focaliser sa recherche d'emploi sur la Basse-Normandie lorsque l'on réside et travaille en Île-de-France?
Réduire son Auto-entretien Consultant : Tolérez vous les dépassements d'horaires ? Stéphanie : Oui
Consultant : Votre environnement tolère-t-il les dépassements d'horaires ? Stéphanie : A condition que cela reste un phénomène ponctuel.
Consultant : Préférez vous ? Stéphanie : Débuter tôt - Finir tôt
Consultant : Avez vous déjà donné votre démission ? Stéphanie : Oui
Consultant : Combien de fois avez vous donné votre démission et pourquoi ? Stéphanie : Une seule fois pour le moment: il s'agissait d'un "job étudiant" qui empiétait trop fortement sur le temps réservé à mes études.
Consultant : Qu'est ce que la ponctualité pour vous ? Stéphanie : une vertu
Consultant : Pourquoi considérez vous la ponctualité comme une vertu ? Stéphanie : Cela relève de la politesse élémentaire et c'est un gage de sérieux.
Consultant : En dehors de vos loisirs, avez vous des activités extra professionnelles, du type association ? Stéphanie : Non
Consultant : Manquez vous de temps ou d'interêt pour ces activités extra professionnelles ? Stéphanie : Le temps me manque en effet mais pas l'intérêt.
Consultant : Que lisez vous régulierement ? Stéphanie : Des livres
Consultant : Quel type de littérature vous attire ? Stéphanie : Les essais et les romans
Consultant : Pouvez vous classer ces divertissements par ordre d'interet : le cinéma, la télé, le théâtre, la lecture, le sport, le shopping, les sorties entre amis ? Stéphanie : La lecture, le théâtre, le cinéma, les sorties entre amis, le sport, le shopping et la télé
Consultant : Aimez vous dessiner ? Stéphanie : Oui
Consultant : Etes vous créatif(ve) et comment le savez vous ? Stéphanie : Oui, je suis créative et le dernier exemple qui l'atteste est la création du logo de l'auto-entreprise de mon conjoint. Ce logo a d'ailleurs été déposé comme marque auprès de l'INPI.
Consultant : Pouvez vous classer ces vertus par ordre d'importance pour vous, la politesse, l'honnêteté, la modestie, le courage, la franchise, la ponctualité, la rigueur ? Stéphanie : L'honnêteté, la modestie, la politesse, le courage, la franchise, la rigueur et la ponctualité.
Consultant : Laissez vous votre numéro de portable à la disposition de votre entreprise ? Stéphanie : Non
Consultant : Pourquoi ne laissez vous pas votre numéro de portable à la disposition de votre entreprise ? Stéphanie : Pour que la frontière entre vie privée et vie professionnelle soit respectée.
Consultant : Aimez vous participer à des salons professionnels ? Stéphanie : Oui
Consultant : A quel salon avez vous déjà participé ? Stéphanie : L'occasion ne s'est pas encore présentée mais pourquoi pas?
Consultant : Aimez vous les relations avec la clientèle ? Stéphanie : Oui
Consultant : Avez vous une dimension commerciale ? Stéphanie : Oui même si elle est paraît moins développée que la dimension administrative. Je suis en contact régulier avec les fournisseurs, les interlocuteurs internes et externes au groupe, les responsables d’événementiels sollicités dans le cadre de l'organisation des deux séminaires annuels de ma direction et j'y suis d'ailleurs correspondante de la communication interne.
Consultant : Avez vous une dimension commerciale ? Stéphanie : Oui même si elle est paraît moins développée que la dimension administrative. Je suis en contact régulier avec les fournisseurs, les interlocuteurs internes et externes au groupe, les responsables d’événementiels sollicités dans le cadre de l'organisation des deux séminaires annuels de ma direction et j'y suis d'ailleurs correspondante de la communication interne.
Consultant : Avez vous déjà organisé des voyages à étapes pour des dirigeants ? Stéphanie : Oui
Consultant : En quelle occasion avez organisé des voyages ? Stéphanie : Il s'agit de l'une des missions quotidiennes de mon équipe, notamment dans le cadre d'audits de trésorerie de tous les établissement et de réunions de projet entre différentes directions. La formation implique aussi parfois l'organisation de voyages.
Consultant : Avez vous déjà été à l'initiative d'un changement d'organisation procédural ou managérial dans une entreprise ? Stéphanie : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous pris cette initiative d'un changement d'organisation ? Stéphanie : Dans le cadre du bilan carbone, j'ai initié la complète dématérialisation des documents relatifs aux entretiens professionnels de fin d'année et je poursuis cette démarche dans d'autres domaines. Dans cette perspective, j'ai élaboré deux manuels de procédures: un mode d'emploi pour la signature électronique des documents PDF et un second en carte d'oubli ou de perte du mot de passe associé à cette signature.
Consultant : Vous êtes trés fatigué(e), mais avec 20 minutes d'efforts supplémentaires vous pouvez terminer tous les dossiers en cours, que faites vous ? Stéphanie : Je poursuis en faisant trés attention aux erreurs
Consultant : Avez vous déjà participé à des séminaires, des conférences, des cercles de qualité? Stéphanie : Oui
Consultant : Avez vous déjà travaillé en famille ? Stéphanie : Non
Consultant : Aimeriez-vous travailler en famille ? Stéphanie : Oui, dans le cadre du développement de l'auto-entreprise que vient de créer mon conjoint.
Consultant : Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à 10 personnes), une PME (30 à 100 salariés) ou un Grand Groupe ? Stéphanie : Cela m'est indifferent
Consultant : Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ? Stéphanie : 30 %
Consultant : Les 70 % sont consacrés à quelles autres activités ? Stéphanie : Le budget, la formation, les achats et la gestion du personnel.
Consultant : Dans quel secteur d'activité souhaitez vous ne plus travailler ? Stéphanie : Il n'y a pas de secteur qui soit rédhibitoire
Consultant : Travaillez vous avec un dictionnaire ? Stéphanie : Oui
Consultant : Avez vous une bonne orthographe ? Stéphanie : Excellente
Consultant : Avez vous déjà travaillé avec une personnalité difficile ? Stéphanie : Oui
Consultant : Combien de temps avez vous travaillé avec une personnalité difficile ? Stéphanie : Sept ans pour l'un et neuf ans pour la seconde personne entrant de ce cas de figure.
Consultant : Préférez vous le secteur privé ou public ? Stéphanie : Les deux secteurs présentent chacun un intérêt et j'irai vers celui qui me permettra de me diversifier au maximum et qui donnera pleinement du sens à chaque mission proposée.
Consultant : Quelles sont vos relations avec les nouvelles technologies ? Stéphanie : Bonnes
Consultant : Avez-vous un équipement informatique à votre domicile et lequel ? Stéphanie : Oui: je dispose d'un ordinateur portable et d'un iPhone. Par ailleurs, je suis parfois amenée à faire de l'assistance informatique pour mon conjoint via Teamviwer 12.
Consultant : Avez vous confiance en vous? Stéphanie : Oui
Consultant : Comment savez vous que vous avez confiance en vous ? Stéphanie : Mon autonomie naturelle et ma détermination me permettent de me sentir à l'aise dans tout ce que je souhaite entreprendre.
Consultant : Avez vous une confiance naturelle envers les autres ? Stéphanie : Oui
Consultant : Avez vous déja été déçu(e) de cette confiance et dans quelle occasion ? Stéphanie : Oui dans le cadre d'une délégation de mission à l'une de mes collaboratrices mais je reste pragmatique. L'erreur est humaine.
Consultant : Avez vous les sens des responsabilités ? Stéphanie : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous fait preuve de responsabilité ? Stéphanie : J'encadre deux collaboratrices et je respecte scrupuleusement les échéances fixées pour chaque dossier que j'ai en charge.
Consultant : Avez vous déjà passé un bilan de compétence ? Stéphanie : Non
Consultant : Envisagez vous de faire un bilan de compétences ? Stéphanie : Pourquoi pas?
Consultant : Avez vous le sens de l'humour dans votre cadre professionnel? Stéphanie : Oui
Consultant : Acceptez vous facilement que l'on vous fasse des petites plaisanteries ? Stéphanie : Oui, sans problème dans la mesure où cela n'induit pas un manque de respect.
Consultant : Quelle est la valeur la plus importante selon vous ? Stéphanie : L'Honneteté
Consultant : Avez vous déjà été obligé(e) d'être malhonnête ? Stéphanie : Non
Consultant : Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ? Stéphanie : plus de 35 000 euros
Consultant : Ce sont des niveaux de salaires que vous avez déjà obtenus ? Stéphanie : Oui: actuellement, mon salaire brut annuel est de 44 000€
Consultant : Dans quelle displine vous sentez vous un(e) assistant(e) performant(e) et dans la pratique de quel logiciel ? Stéphanie : La gestion des budgets, des achats, de la formation, du personnel et toutes les missions de secrétariat classique. Je maîtrise parfaitement la grande majorité des outils bureautiques et j'apprécie beaucoup la nouveauté en la matière. Je suis tout aussi à l'aise avec le progiciel comptable Oracle eBs, les logiciels Hypérion Planning et HR Access. L'informatique est l'un de mes points forts.
Consultant : Lors de votre dernière expérience professionnelle, qu'avez-vous appris ? Stéphanie : Tout ce dont je viens juste de vous parler plus le management: cela fait déjà plus de douze ans que j'occupe ce poste.
Consultant : Décrivez-moi les situations qui, au bureau, vous suscitent le plus de stress et comment les gérez-vous habituellement ? Stéphanie : Lorsqu'il y a plusieurs demandes urgentes émanant de la direction à traiter en même temps. Je hiérarchise les missions en fonction de leur priorité et j'en délègue une partie à mes collaboratrices, tout conservant le contrôle sur leur bonne réalisation dans les délais souhaités.
Consultant : Décrivez-moi les situations qui, au bureau, vous suscitent le plus de stress et comment les gérez-vous habituellement ? Stéphanie : Lorsqu'il y a plusieurs demandes urgentes émanant de la direction à traiter en même temps. Je hiérarchise les missions en fonction de leur priorité et j'en délègue une partie à mes collaboratrices, tout conservant le contrôle sur leur bonne réalisation dans les délais souhaités.
Consultant : Citez-moi un défi auquel vous avez été confronté(e) dans vos précédentes fonctions et comment l'avez-vous relevé ? Stéphanie : En 2010, j'ai été désignée par mon directeur comme "référente achats" et j'ai dû former les autres assistantes de direction du site où je travaille sur le progiciel comptable Oracle eBs, lors de son déploiement, sans avoir disposée au préalable d'une formation suffisante en la matière. J'ai malgré tout relevé ce défi à l'aide de présentations PowerPoint élaborées par l'équipe en charge des outils techniques et j'ai utilisé la version test du progiciel pour effectuer des cas pratiques en guise d'illustration. Suite à cela, je suis restée deux ans "référente achats" auprès de mes collègues en les assistant de mon mieux lorsque le besoin s'en faisait sentir.
Consultant : Parlez-moi d'une situation d'urgence ou de crise à laquelle vous avez été confronté(e) dans vos emplois précédents et quelle a été votre attitude ? Stéphanie : Mon ancien directeur était particulièrement caractériel et fonctionnait régulièrement en mode "pression" mais lorsqu'il a franchi la frontière sacrée du respect, je me suis montrée très ferme tout en restant polie: je lui ai clairement signifié mon refus d'être traitée ainsi plus longtemps. Cela remonte à 2006 et s'est produit un vendredi après-midi par téléphone (il était à Cagnes sur Mer et moi à Charenton-le-Pont). Le lundi suivant il m'a présenté ses excuses. Il est resté caractériel mais ne m'a plus jamais manqué de respect.
Consultant : Racontez-moi la plus belle réussite de votre carrière et quel but cherchez-vous à atteindre maintenant ? Stéphanie : Après un stage de six mois en qualité d'assistante de direction, de juin à novembre 2004 inclus, au sein de mon groupe actuel, j'ai été rappelé par mon directeur de l'époque pour un poste d'employé comptable en CDI. J'ai accepté et, six mois plus tard, il est venu me proposer mon poste actuel, celui d'assistante de direction, pour lequel j'ai été promue au statut agent de maîtrise, sans passer par un parcours d'évolution professionnel et une mise en situation, dans la mesure où j'avais amplement fait mes preuves lors de mon stage.
Consultant : Citez-moi l'exemple d'une situation que vous avez prise en main sans que cela ne vous soit formellement demandé ? Stéphanie : La numérisation des dossiers du personnels et leur classement dans une base Lotus Notes confidentielle.
Consultant : Décrivez-nous une occasion où vous vous êtes vous-même fixé(e) des objectifs et quels en ont été les résultats ? Stéphanie : J'ai automatisé au maximum les fichiers de suivi relatifs à la préparation du budget probable N et de la demande budgétaire N+1, ce qui a permis au secrétariat de gagner en efficacité, avec un mois d'avance dans la restitution des dossiers concernés.
Consultant : Quelles expériences de travail avez-vous avec des personnes d'âges différents, de cultures différentes ou des personnes handicapées ? Stéphanie : Je suis à l'aise dans tous les cas de figure
Consultant : Dans vos expériences passées, avec quels types de clients ou de collègues aviez-vous le plus de mal à travailler et quel comportement adoptiez-vous ? Stéphanie : Les personnes naturellement agressives et orgueilleuses en présence desquelles je reste ferme et pragmatique.
Consultant : Souvenez-vous d'un moment où vous avez pris la mauvaise décision ou commis une erreur et comment avez-vous géré cette situation ? Stéphanie : J'ai pris la mauvaise décision lors d'un recrutement car la collaboratrice en question s'est révélée d'un naturel passif et bien souvent incapable de reconnaître ses erreurs. Malgré cela, je suis parvenue progressivement à lui déléguer de plus en de tâches et je reste bienveillante lorsqu'une erreur est commise. En revanche, je lui montre ce qui ne convient pas et lui demande d'être plus attentive dans ce qu'elle doit réaliser. Aujourd'hui, j'arrive à obtenir de sa part un bien meilleur résultat qu'auparavant.
Consultant : Décrivez-moi une situation où vous êtes allé(e) au delà de votre fonction pour aider un client, ou un fournisseur ? Stéphanie : Une facture a été réglée en retard, du fait de la mauvaise gestion d'une autre direction: je l'ai traitée en urgence et j'ai spontanément présenté mes excuses au fournisseur concerné, bien que non responsable du problème en question. Suite à cette intervention, nous n'avons pas eu de pénalités à déplorer et l'image du groupe a été préservée.
Consultant : Racontez-moi comment, dans vos expériences passées, vous avez agi en faveur du travail d'équipe ? Stéphanie : Je sollicite régulièrement l'implication active de mes deux collaboratrices dans les missions les plus importantes qui nous sont dévolues et je reste ouverte à leurs propres suggestions. J'insiste sur l'importance de la mise en commun des idées pour qu'elles restent pleinement mobilisées. En outre les séminaires que nous organisons pour l'ensemble de la direction ont pour principal objectif la cohésion d'équipe et la mise en valeur de la transversalité.
Consultant : Pouvez-vous me décrire ce que vous avez le plus aimé et moins aimé dans la façon dont vous étiez dirigé(e) dans vos précédents postes ? Stéphanie : J'apprécie particulièrement le fait qu'on me permettre de travailler de façon autonome mais je déplore le fonctionnement bien trop hiérarchique, souvent source de blocage de l'information: c'est d'ailleurs un défaut que l'on retrouve dans toutes les directions du groupe.
Consultant : Que vous soyez débutant(e) ou confirmé(e), autodidacte ou diplomé(e), qu'est-ce qui vous donne le sentiment d'être un(e) assistant(e) expert(e) ? Stéphanie : J'ai largement fait le tour de toutes les missions qui m'ont été confiées depuis plus de douze ans: mon besoin d'apprendre et de relever de nouveaux défis n'est désormais assuré.
Consultant : Que ce soit en stage, en job d'été, en CDD ou en CDI dans combien d'entreprises avez vous travaillé ? Stéphanie : 5
Consultant : Combien de lettres de recommandation pouvez vous produire pour justifier la qualité de votre apport professionnel dans ces differentes entreprises ? Stéphanie : Je n'en ai jamais demandé car je préfère faire mes preuves sur le terrain.
Consultant : Comment est votre Anglais ? Stéphanie : Je parle un peu Anglais
Consultant : Pourriez vous me dire quelques mots en anglais ? Stéphanie : It's a real pleasure to speak english but i think my accent is not good enough.
Consultant : L'entretien se termine, comment avez vous vécu cette expérience virtuelle ? Stéphanie : assez bien
Consultant : Pourriez vous dire pourquoi vous estimez avoir bien vécu cette expérience ? Stéphanie : Je l'ai abordé comme une préparation aux futures entretiens qui me seront accordés et je me suis sentie à l'aise pour y répondre.
Consultant : Pourriez vous dire pourquoi vous estimez avoir bien vécu cette expérience ? Stéphanie : Je l'ai abordé comme une préparation aux futures entretiens qui me seront accordés et je me suis sentie à l'aise pour y répondre.
Consultant : Y a-t-il une question que vous auriez aimé que je vous pose, si oui quelle est-elle ? Stéphanie : Pourquoi focaliser sa recherche d'emploi sur la Basse-Normandie lorsque l'on réside et travaille en Île-de-France?
