Assistante de direction bilingue
Dora B.
07400 Le Teil
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Auto-entretien de Dora B.
Cet entretien a eu lieu le 12/11/08 à 11h25
Consultant : Bonjour, pourriez vous vous présenter brievement s'il vous plait ? Dora : Je suis très dynamique, j'aime m'impliquer dans mon travail, polyvalente, capable de gérer plusieurs tâches par ordre de priorité prioritaire, j'aime les responsabilités, et je me considère comme un bon bras droit du directeur.Consultant : Etes vous heureus(e) d'exercer votre métier d'assistant(e) ? Dora : Oui
Consultant : qu'est ce que votre métier d'assistant(e) vous apporte ? Dora : De la satisfaction personnelle dans le fait de me sentir utile à mon directeur en le déchargeant de certaines tâches, en l'aidant à atteindre les objectifs de la direction. Sa réussite est la réussite de l'équipe, du service.
Voir la suite de son l'Auto-entretien
Consultant :
Dans quelle situation préférez vous travailler ?
Dora :
dans le stress
Consultant : Pourquoi préférez vous travailler dans le stress ? Dora : J'aime affronter plusieurs tâches en même temps, j'aime un milieu dynamique et le stress est très stimulant, il faut avoir beaucoup de rigueur et d'organisation pour y faire face, un vrai challenge au quotidien.
Consultant : Tolérez vous les dépassements d'horaires ? Dora : Oui
Consultant : Votre environnement tolère-t-il les dépassements d'horaires ? Dora : Oui, sans aucun problème.
Consultant : Préférez vous ? Dora : Débuter tôt - Finir tard
Consultant : Avez vous déjà donné votre démission ? Dora : Oui
Consultant : Combien de fois avez vous donné votre démission et pourquoi ? Dora : 2 fois, la première en début de carrière car on m'a fait comprendre que je n'avais aucune possibilité d'évolution, la deuxième car j'avais l'impression d'être le formateur des cadres de l'agence alors que je restais simple salariée.
Consultant : Qu'est ce que la ponctualité pour vous ? Dora : une culture
Consultant : Pouvez-vous expliquez la dimension culturelle de la ponctualité ? Dora : La ponctualité doit être innée, cela vient de l'éducation, de la culture personnelle et de l'évolution de l'être : être ponctuel pour moi c'est respecter l'autre et soi même. Si ce n'est pas un acte naturel cela devient une contrainte, donc un élément négatif.
Consultant : En dehors de vos loisirs, avez vous des activités extra professionnelles, du type association ? Dora : Non
Consultant : Manquez vous de temps ou d'interêt pour ces activités extra professionnelles ? Dora : Par manque de temps.
Consultant : Que lisez vous régulierement ? Dora : Des livres
Consultant : Quel type de littérature vous attire ? Dora : J'aime beaucoup les livres à suspens et j'ai un faible pour la littérature classique XVII XVII et XIXème siècle.
Consultant : Pouvez vous classer ces divertissements par ordre d'interet : le cinéma, la télé, le théâtre, la lecture, le sport, le shopping, les sorties entre amis ? Dora : lecture, télé, sorties entre amis,cinéma, théâtre, sport, shopping.
Consultant : Aimez vous dessiner ? Dora : Oui
Consultant : Etes vous créatif(ve) et comment le savez vous ? Dora : J'ai pris des cours de dessin, et j'ai découvert que je préfère travailler sur du concret que sur de l'imaginaire. Je suis plus créative avec un stylo, qu'avec un pinceau.
Consultant : Pouvez vous classer ces vertus par ordre d'importance pour vous, la politesse, l'honnêteté, la modestie, le courage, la franchise, la ponctualité, la rigueur ? Dora : la franchise, l'honnêteté, le courage, la rigueur, la ponctualité, la politesse, la modestie.
Consultant : Laissez vous votre numéro de portable à la disposition de votre entreprise ? Dora : Non
Consultant : Pourquoi ne laissez vous pas votre numéro de portable à la disposition de votre entreprise ? Dora : Par rapport à mon poste actuel, cela ne justifie pas le besoin d'avoir une telle disponibilité.
Consultant : Aimez vous participer à des salons professionnels ? Dora : Oui
Consultant : A quel salon avez vous déjà participé ? Dora : A des salons internationnaux : Equip'auto en France et en Allemagne
Consultant : Aimez vous les relations avec la clientèle ? Dora : Oui
Consultant : Avez vous une dimension commerciale ? Dora : J'ai toujours eu un profil commercial naturellement.
Consultant : Avez vous une dimension commerciale ? Dora : J'ai toujours eu un profil commercial naturellement.
Consultant : Avez vous déjà organisé des voyages à étapes pour des dirigeants ? Dora : Oui
Consultant : En quelle occasion avez organisé des voyages ? Dora : Une tournée de visite de clients du Directeur avec ses commerciaux.
Consultant : Avez vous déjà été à l'initiative d'un changement d'organisation procédural ou managérial dans une entreprise ? Dora : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous pris cette initiative d'un changement d'organisation ? Dora : Afin d'améliorer les conditions de travail du personnel, afin de les rendre plus motivés et donc plus rentables.
Consultant : Vous êtes trés fatigué(e), mais avec 20 minutes d'efforts supplémentaires vous pouvez terminer tous les dossiers en cours, que faites vous ? Dora : Je poursuis en prévoyant de relire le lendemain
Consultant : Avez vous déjà participé à des séminaires, des conférences, des cercles de qualité? Dora : Oui
Consultant : Avez vous déjà travaillé en famille ? Dora : Non
Consultant : Aimeriez-vous travailler en famille ? Dora : Non, je serai trop exigente de la personne car je la connais dans le domaine privé.
Consultant : Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à 10 personnes), une PME (30 à 100 salariés) ou un Grand Groupe ? Dora : Cela m'est indifferent
Consultant : Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ? Dora : 70 %
Consultant : Les 30 % sont consacrés à quelles autres activités ? Dora : Facturation, diverses saisies.
Consultant : Dans quel secteur d'activité souhaitez vous ne plus travailler ? Dora : Aucune importance du moment que je ne travaille pas en direct avec le particulier.
Consultant : Travaillez vous avec un dictionnaire ? Dora : Non
Consultant : Avez vous une bonne orthographe ? Dora : Assez bonne je pense.
Consultant : Avez vous déjà travaillé avec une personnalité difficile ? Dora : Oui
Consultant : Combien de temps avez vous travaillé avec une personnalité difficile ? Dora : Quelques années.
Consultant : Préférez vous le secteur privé ou public ? Dora : Je n'ai jamais travaillé pour le secteur public.
Consultant : Quelles sont vos relations avec les nouvelles technologies ? Dora : Bonnes
Consultant : Avez-vous un équipement informatique à votre domicile et lequel ? Dora : Un ordinateur portable.
Consultant : Avez vous confiance en vous? Dora : Oui
Consultant : Comment savez vous que vous avez confiance en vous ? Dora : J'ai pour habitude de re contrôler systématiquement afin d'éviter les erreurs. En vérité j'ai plus confiance dans mon contrôle qu'en moi même. L'auto contrôle me rassure.
Consultant : Avez vous une confiance naturelle envers les autres ? Dora : Non
Consultant : Pourquoi n'avez vous pas confiance envers les autres ? Dora : La confiance n'exclut jamais le contrôle. Personne n'est infaillible, mon rôle d'assistante bien souvent est de veiller à ce que les directeurs n'ont rien omis.
Consultant : Avez vous les sens des responsabilités ? Dora : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous fait preuve de responsabilité ? Dora : Quotidiennement, je me sens impliquée dans la vie de la société, et peux prendre des décisions qui vont dans le sens des directives, si ce n'est pas de mon ressort, j'essaye d'avoir le maximum d'informations concrètes pour la prise de décision par le supérieur.
Consultant : Avez vous déjà passé un bilan de compétence ? Dora : Oui
Consultant : Quelles ont été les conclusions de ce bilan de compétences ? Dora : Assez concluantes, capable de manager.
Consultant : Avez vous le sens de l'humour dans votre cadre professionnel? Dora : Oui
Consultant : Acceptez vous facilement que l'on vous fasse des petites plaisanteries ? Dora : J'aime rire, surtout quand je travaille sous le stress, cela permet de mieux repartir. J'accepte les petites plaisanteries mais dans une limite très décente.
Consultant : Quelle est la valeur la plus importante selon vous ? Dora : La Loyauté
Consultant : Avez vous déjà eu le sentiment d'être déloyal(e) ? Dora : J'évite parfois en utilisant la diplomatie.
Consultant : Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ? Dora : plus de 35 000 euros
Consultant : Ce sont des niveaux de salaires que vous avez déjà obtenus ? Dora : Oui, lorsque je travaillais en région parisienne.
Consultant : Dans quelle displine vous sentez vous un(e) assistant(e) performant(e) et dans la pratique de quel logiciel ? Dora : Difficile à dire, j'essaye d'être performante dans tout ce que je fais, par contre le logiciel est sans aucun doute WORD et Excel.
Consultant : Lors de votre dernière expérience professionnelle, qu'avez-vous appris ? Dora : Le contact avec l'export hors CEE et particulièrement le Japon.
Consultant : Décrivez-moi les situations qui, au bureau, vous suscitent le plus de stress et comment les gérez-vous habituellement ? Dora : En fin de mois, il faut gérer le facturé, les appels d'offres, la saisie des pointages des salariés avec des impératifs de clôtures du siège social. Je fais des piles par tâches et puis j'essaye de déterminer le temps par tâche et les priorités prioritaires. J'organise ainsi mon travail tout en laissant la possibilité de gérer les urgences imprévues. Si nécessité, je reste plus tard le soir afin d'atteintre les objectifs.
Consultant : Citez-moi un défi auquel vous avez été confronté(e) dans vos précédentes fonctions et comment l'avez-vous relevé ? Dora : Améliorer le poste de travail du magasinier avec un budget de 0 Euros. J'ai d'abord travaillé avec le magasinier pour identifier ses problèmes puis, ensemble nous avons déterminé une méthode de travail et j'ai contacté les services postaux (pour les petits colis) et ai obtenu un ordinateur avec une balance pour informatiser les colis postaux, le tout gratuit (négocié sur un engagement de CA annuel à faire). Puis je suis venue le week end pour saisir notre fichier client dans l'ordinateur de la poste. J'ai responsabilisé le magasinier en l'autorisant à contacter les transporteurs pour l'enlèvement de la marchandise, donc j'ai fait des tableaux récapitulatifs des transporteurs à appeler selon le poids et la région des expéditions. Plus responsable, plus autonome, il faisait partir plus de marchandises et travaillé dans un autre état d'esprit.
Consultant : Parlez-moi d'une situation d'urgence ou de crise à laquelle vous avez été confronté(e) dans vos emplois précédents et quelle a été votre attitude ? Dora : A l'époque nous avions le client le plus important qui était sur le point de nous rayer de sa liste de fournisseurs. On m'avait demandé de me plier en quatre pour ce client. J'ai d'abord instauré un dialogue d'écoute avec le client, j'ai voulu d'abord savoir ce qui faisait qu'il n'était pas content et que pouvait on faire pour le satisfaire. Le problème n'était pas en haut de la pyramide mais en bas. Le client se plaignait du manque de respect dans les délais, erreurs de facturation, de ne pas avoir d'étiquetage particulier spécifique, ce qui pertubait son service de réception. J'ai utilisé les étiquettes existantes pour un autre client (EDF) et je passais les week end à les écrires à la main, chez moi. Pour la direction c'était un simple détail, non contractuel. J'ai satisfait les différents services du client en m'adaptant à ses besoins. Résultat notre côte est montée en flèche, le client était venu accompagné de son assistante pour faire ma connaissance. Mon premier challenge était réussi, je démarrai seulement ma vie active.
Consultant : Racontez-moi la plus belle réussite de votre carrière et quel but cherchez-vous à atteindre maintenant ? Dora : Je suis entrée dans une société qui créait sa première filiale. Je suis rentrée comme assistante commerciale et fini comme l'adjointe du directeur de filiale. Le succès de la France a permis à la maison mère de créer d'autres filiales. Ma plus belle réussite a été de voir se monter et surtout grandir la filiale en France et je suis fière d'avoir contribué à sa réussite, car je m'y étais engagée corps et âme. Aujourd'hui, je cherche un poste à responsabilités en étant l'assistante de direction d'un directeur (PDG, Directeur général) afin de devenir plus tard son adjoint.
Consultant : Citez-moi l'exemple d'une situation que vous avez prise en main sans que cela ne vous soit formellement demandé ? Dora : Participation à un salon au Japon avec prise en charge par la CEE.
Consultant : Décrivez-nous une occasion où vous vous êtes vous-même fixé(e) des objectifs et quels en ont été les résultats ? Dora : Résoudre le problème des demandes de garanties : trop de réclamations, trop d'expédition de mauvaises pièces, pièces parfois servies en garanties alors qu'elles n'étaient plus en garantie. J'ai créée un document type de demande de prise en charge de garantie. Ce document a servi de base à la maison mère qui l'a rendu international. Résultat, plus de pièces facturées et moins de garanties prises en charge.
Consultant : Quelles expériences de travail avez-vous avec des personnes d'âges différents, de cultures différentes ou des personnes handicapées ? Dora : Je n'ai pas de soucis à travailler avec quelqu'un de différent.
Consultant : Dans vos expériences passées, avec quels types de clients ou de collègues aviez-vous le plus de mal à travailler et quel comportement adoptiez-vous ? Dora : Avec les clients qui pensent que les femmes ne sont pas aptes à comprendre un milieu d'homme, vécu dans le secteur automobile et finalement ils ont beaucoup apprécié travaillé avec moi car j'étais une "personne de confiance", je leur ai simplement demandé de m'accorder une chance et de me juger ensuite. Concernant les collègues, j'ai beaucoup de mal avec les comportements individualistes. Je travaille avec eux mais avec des mises au point régulières, assez gentille, lorsqu'ils ne font pas remonter l'information.
Consultant : Souvenez-vous d'un moment où vous avez pris la mauvaise décision ou commis une erreur et comment avez-vous géré cette situation ? Dora : D'abord, dès que je me suis aperçue de mon erreur, j'ai cherché à corriger mais trop tard, donc j'en ai averti de suite la Directeur et j'ai soumis ma démission. J'étais décomposée. A ma grande surprise, le Directeur m'a assuré que plus gros ce n'était pas possible et il m'a gardée et plus jamais cela ne m'est arrivé, du moins de ce niveau là .
Consultant : Décrivez-moi une situation où vous êtes allé(e) au delà de votre fonction pour aider un client, ou un fournisseur ? Dora : J'ai accordé un échelonnement de paiement à un très mauvais payeur au lieu de mettre son dossier en contentieux. Avec du mal, j'ai réussi à obtenir tout le paiement.
Consultant : Racontez-moi comment, dans vos expériences passées, vous avez agi en faveur du travail d'équipe ? Dora : Il fallait clôturer le mois et pour cela il fallait expédier le maximum de marchandises pour pouvoir facturer. J'
Consultant : Pouvez-vous me décrire ce que vous avez le plus aimé et moins aimé dans la façon dont vous étiez dirigé(e) dans vos précédents postes ? Dora : Le plus aimé, c'était l'entière confiance qu'ils me faisaient, le moins : mon evolution de carrière.
Consultant : Que vous soyez débutant(e) ou confirmé(e), autodidacte ou diplomé(e), qu'est-ce qui vous donne le sentiment d'être un(e) assistant(e) expert(e) ? Dora : Mes différentes expériences professionnelles et surtout l'appréciation toujours très positive de mes anciens employeurs, certains me disaient même que j'étais "une perle rare", je pense que c'est du fait de ma très grande implication dans mon travail.
Consultant : Que ce soit en stage, en job d'été, en CDD ou en CDI dans combien d'entreprises avez vous travaillé ? Dora : 10
Consultant : Combien de lettres de recommandation pouvez vous produire pour justifier la qualité de votre apport professionnel dans ces differentes entreprises ? Dora : une
Consultant : Comment est votre Anglais ? Dora : Je suis Bilingue Anglais
Consultant : Could you tell me in a few english words who you are and what's the job you are looking for, then ? Dora : I'm a personn who loves her work as a personnal assistant,I can organise my day depending on the main tasks. I have 10 years of experience as a similar job. I need to have responsabilities, I'm looking for a manager who believes in my capacities to help him every day in administrative tasks.
Consultant : L'entretien se termine, comment avez vous vécu cette expérience virtuelle ? Dora : assez bien
Consultant : Pourriez vous dire pourquoi vous estimez avoir bien vécu cette expérience ? Dora : Je croyais que ce seraient des test psyco techniques chronométrés. Donc je suis agréablement surprise
Consultant : Y a-t-il une question que vous auriez aimé que je vous pose, si oui quelle est-elle ? Dora : Pourquoi j'aimerai changer de région.
Réduire son Auto-entretien Consultant : Pourquoi préférez vous travailler dans le stress ? Dora : J'aime affronter plusieurs tâches en même temps, j'aime un milieu dynamique et le stress est très stimulant, il faut avoir beaucoup de rigueur et d'organisation pour y faire face, un vrai challenge au quotidien.
Consultant : Tolérez vous les dépassements d'horaires ? Dora : Oui
Consultant : Votre environnement tolère-t-il les dépassements d'horaires ? Dora : Oui, sans aucun problème.
Consultant : Préférez vous ? Dora : Débuter tôt - Finir tard
Consultant : Avez vous déjà donné votre démission ? Dora : Oui
Consultant : Combien de fois avez vous donné votre démission et pourquoi ? Dora : 2 fois, la première en début de carrière car on m'a fait comprendre que je n'avais aucune possibilité d'évolution, la deuxième car j'avais l'impression d'être le formateur des cadres de l'agence alors que je restais simple salariée.
Consultant : Qu'est ce que la ponctualité pour vous ? Dora : une culture
Consultant : Pouvez-vous expliquez la dimension culturelle de la ponctualité ? Dora : La ponctualité doit être innée, cela vient de l'éducation, de la culture personnelle et de l'évolution de l'être : être ponctuel pour moi c'est respecter l'autre et soi même. Si ce n'est pas un acte naturel cela devient une contrainte, donc un élément négatif.
Consultant : En dehors de vos loisirs, avez vous des activités extra professionnelles, du type association ? Dora : Non
Consultant : Manquez vous de temps ou d'interêt pour ces activités extra professionnelles ? Dora : Par manque de temps.
Consultant : Que lisez vous régulierement ? Dora : Des livres
Consultant : Quel type de littérature vous attire ? Dora : J'aime beaucoup les livres à suspens et j'ai un faible pour la littérature classique XVII XVII et XIXème siècle.
Consultant : Pouvez vous classer ces divertissements par ordre d'interet : le cinéma, la télé, le théâtre, la lecture, le sport, le shopping, les sorties entre amis ? Dora : lecture, télé, sorties entre amis,cinéma, théâtre, sport, shopping.
Consultant : Aimez vous dessiner ? Dora : Oui
Consultant : Etes vous créatif(ve) et comment le savez vous ? Dora : J'ai pris des cours de dessin, et j'ai découvert que je préfère travailler sur du concret que sur de l'imaginaire. Je suis plus créative avec un stylo, qu'avec un pinceau.
Consultant : Pouvez vous classer ces vertus par ordre d'importance pour vous, la politesse, l'honnêteté, la modestie, le courage, la franchise, la ponctualité, la rigueur ? Dora : la franchise, l'honnêteté, le courage, la rigueur, la ponctualité, la politesse, la modestie.
Consultant : Laissez vous votre numéro de portable à la disposition de votre entreprise ? Dora : Non
Consultant : Pourquoi ne laissez vous pas votre numéro de portable à la disposition de votre entreprise ? Dora : Par rapport à mon poste actuel, cela ne justifie pas le besoin d'avoir une telle disponibilité.
Consultant : Aimez vous participer à des salons professionnels ? Dora : Oui
Consultant : A quel salon avez vous déjà participé ? Dora : A des salons internationnaux : Equip'auto en France et en Allemagne
Consultant : Aimez vous les relations avec la clientèle ? Dora : Oui
Consultant : Avez vous une dimension commerciale ? Dora : J'ai toujours eu un profil commercial naturellement.
Consultant : Avez vous une dimension commerciale ? Dora : J'ai toujours eu un profil commercial naturellement.
Consultant : Avez vous déjà organisé des voyages à étapes pour des dirigeants ? Dora : Oui
Consultant : En quelle occasion avez organisé des voyages ? Dora : Une tournée de visite de clients du Directeur avec ses commerciaux.
Consultant : Avez vous déjà été à l'initiative d'un changement d'organisation procédural ou managérial dans une entreprise ? Dora : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous pris cette initiative d'un changement d'organisation ? Dora : Afin d'améliorer les conditions de travail du personnel, afin de les rendre plus motivés et donc plus rentables.
Consultant : Vous êtes trés fatigué(e), mais avec 20 minutes d'efforts supplémentaires vous pouvez terminer tous les dossiers en cours, que faites vous ? Dora : Je poursuis en prévoyant de relire le lendemain
Consultant : Avez vous déjà participé à des séminaires, des conférences, des cercles de qualité? Dora : Oui
Consultant : Avez vous déjà travaillé en famille ? Dora : Non
Consultant : Aimeriez-vous travailler en famille ? Dora : Non, je serai trop exigente de la personne car je la connais dans le domaine privé.
Consultant : Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à 10 personnes), une PME (30 à 100 salariés) ou un Grand Groupe ? Dora : Cela m'est indifferent
Consultant : Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ? Dora : 70 %
Consultant : Les 30 % sont consacrés à quelles autres activités ? Dora : Facturation, diverses saisies.
Consultant : Dans quel secteur d'activité souhaitez vous ne plus travailler ? Dora : Aucune importance du moment que je ne travaille pas en direct avec le particulier.
Consultant : Travaillez vous avec un dictionnaire ? Dora : Non
Consultant : Avez vous une bonne orthographe ? Dora : Assez bonne je pense.
Consultant : Avez vous déjà travaillé avec une personnalité difficile ? Dora : Oui
Consultant : Combien de temps avez vous travaillé avec une personnalité difficile ? Dora : Quelques années.
Consultant : Préférez vous le secteur privé ou public ? Dora : Je n'ai jamais travaillé pour le secteur public.
Consultant : Quelles sont vos relations avec les nouvelles technologies ? Dora : Bonnes
Consultant : Avez-vous un équipement informatique à votre domicile et lequel ? Dora : Un ordinateur portable.
Consultant : Avez vous confiance en vous? Dora : Oui
Consultant : Comment savez vous que vous avez confiance en vous ? Dora : J'ai pour habitude de re contrôler systématiquement afin d'éviter les erreurs. En vérité j'ai plus confiance dans mon contrôle qu'en moi même. L'auto contrôle me rassure.
Consultant : Avez vous une confiance naturelle envers les autres ? Dora : Non
Consultant : Pourquoi n'avez vous pas confiance envers les autres ? Dora : La confiance n'exclut jamais le contrôle. Personne n'est infaillible, mon rôle d'assistante bien souvent est de veiller à ce que les directeurs n'ont rien omis.
Consultant : Avez vous les sens des responsabilités ? Dora : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous fait preuve de responsabilité ? Dora : Quotidiennement, je me sens impliquée dans la vie de la société, et peux prendre des décisions qui vont dans le sens des directives, si ce n'est pas de mon ressort, j'essaye d'avoir le maximum d'informations concrètes pour la prise de décision par le supérieur.
Consultant : Avez vous déjà passé un bilan de compétence ? Dora : Oui
Consultant : Quelles ont été les conclusions de ce bilan de compétences ? Dora : Assez concluantes, capable de manager.
Consultant : Avez vous le sens de l'humour dans votre cadre professionnel? Dora : Oui
Consultant : Acceptez vous facilement que l'on vous fasse des petites plaisanteries ? Dora : J'aime rire, surtout quand je travaille sous le stress, cela permet de mieux repartir. J'accepte les petites plaisanteries mais dans une limite très décente.
Consultant : Quelle est la valeur la plus importante selon vous ? Dora : La Loyauté
Consultant : Avez vous déjà eu le sentiment d'être déloyal(e) ? Dora : J'évite parfois en utilisant la diplomatie.
Consultant : Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ? Dora : plus de 35 000 euros
Consultant : Ce sont des niveaux de salaires que vous avez déjà obtenus ? Dora : Oui, lorsque je travaillais en région parisienne.
Consultant : Dans quelle displine vous sentez vous un(e) assistant(e) performant(e) et dans la pratique de quel logiciel ? Dora : Difficile à dire, j'essaye d'être performante dans tout ce que je fais, par contre le logiciel est sans aucun doute WORD et Excel.
Consultant : Lors de votre dernière expérience professionnelle, qu'avez-vous appris ? Dora : Le contact avec l'export hors CEE et particulièrement le Japon.
Consultant : Décrivez-moi les situations qui, au bureau, vous suscitent le plus de stress et comment les gérez-vous habituellement ? Dora : En fin de mois, il faut gérer le facturé, les appels d'offres, la saisie des pointages des salariés avec des impératifs de clôtures du siège social. Je fais des piles par tâches et puis j'essaye de déterminer le temps par tâche et les priorités prioritaires. J'organise ainsi mon travail tout en laissant la possibilité de gérer les urgences imprévues. Si nécessité, je reste plus tard le soir afin d'atteintre les objectifs.
Consultant : Citez-moi un défi auquel vous avez été confronté(e) dans vos précédentes fonctions et comment l'avez-vous relevé ? Dora : Améliorer le poste de travail du magasinier avec un budget de 0 Euros. J'ai d'abord travaillé avec le magasinier pour identifier ses problèmes puis, ensemble nous avons déterminé une méthode de travail et j'ai contacté les services postaux (pour les petits colis) et ai obtenu un ordinateur avec une balance pour informatiser les colis postaux, le tout gratuit (négocié sur un engagement de CA annuel à faire). Puis je suis venue le week end pour saisir notre fichier client dans l'ordinateur de la poste. J'ai responsabilisé le magasinier en l'autorisant à contacter les transporteurs pour l'enlèvement de la marchandise, donc j'ai fait des tableaux récapitulatifs des transporteurs à appeler selon le poids et la région des expéditions. Plus responsable, plus autonome, il faisait partir plus de marchandises et travaillé dans un autre état d'esprit.
Consultant : Parlez-moi d'une situation d'urgence ou de crise à laquelle vous avez été confronté(e) dans vos emplois précédents et quelle a été votre attitude ? Dora : A l'époque nous avions le client le plus important qui était sur le point de nous rayer de sa liste de fournisseurs. On m'avait demandé de me plier en quatre pour ce client. J'ai d'abord instauré un dialogue d'écoute avec le client, j'ai voulu d'abord savoir ce qui faisait qu'il n'était pas content et que pouvait on faire pour le satisfaire. Le problème n'était pas en haut de la pyramide mais en bas. Le client se plaignait du manque de respect dans les délais, erreurs de facturation, de ne pas avoir d'étiquetage particulier spécifique, ce qui pertubait son service de réception. J'ai utilisé les étiquettes existantes pour un autre client (EDF) et je passais les week end à les écrires à la main, chez moi. Pour la direction c'était un simple détail, non contractuel. J'ai satisfait les différents services du client en m'adaptant à ses besoins. Résultat notre côte est montée en flèche, le client était venu accompagné de son assistante pour faire ma connaissance. Mon premier challenge était réussi, je démarrai seulement ma vie active.
Consultant : Racontez-moi la plus belle réussite de votre carrière et quel but cherchez-vous à atteindre maintenant ? Dora : Je suis entrée dans une société qui créait sa première filiale. Je suis rentrée comme assistante commerciale et fini comme l'adjointe du directeur de filiale. Le succès de la France a permis à la maison mère de créer d'autres filiales. Ma plus belle réussite a été de voir se monter et surtout grandir la filiale en France et je suis fière d'avoir contribué à sa réussite, car je m'y étais engagée corps et âme. Aujourd'hui, je cherche un poste à responsabilités en étant l'assistante de direction d'un directeur (PDG, Directeur général) afin de devenir plus tard son adjoint.
Consultant : Citez-moi l'exemple d'une situation que vous avez prise en main sans que cela ne vous soit formellement demandé ? Dora : Participation à un salon au Japon avec prise en charge par la CEE.
Consultant : Décrivez-nous une occasion où vous vous êtes vous-même fixé(e) des objectifs et quels en ont été les résultats ? Dora : Résoudre le problème des demandes de garanties : trop de réclamations, trop d'expédition de mauvaises pièces, pièces parfois servies en garanties alors qu'elles n'étaient plus en garantie. J'ai créée un document type de demande de prise en charge de garantie. Ce document a servi de base à la maison mère qui l'a rendu international. Résultat, plus de pièces facturées et moins de garanties prises en charge.
Consultant : Quelles expériences de travail avez-vous avec des personnes d'âges différents, de cultures différentes ou des personnes handicapées ? Dora : Je n'ai pas de soucis à travailler avec quelqu'un de différent.
Consultant : Dans vos expériences passées, avec quels types de clients ou de collègues aviez-vous le plus de mal à travailler et quel comportement adoptiez-vous ? Dora : Avec les clients qui pensent que les femmes ne sont pas aptes à comprendre un milieu d'homme, vécu dans le secteur automobile et finalement ils ont beaucoup apprécié travaillé avec moi car j'étais une "personne de confiance", je leur ai simplement demandé de m'accorder une chance et de me juger ensuite. Concernant les collègues, j'ai beaucoup de mal avec les comportements individualistes. Je travaille avec eux mais avec des mises au point régulières, assez gentille, lorsqu'ils ne font pas remonter l'information.
Consultant : Souvenez-vous d'un moment où vous avez pris la mauvaise décision ou commis une erreur et comment avez-vous géré cette situation ? Dora : D'abord, dès que je me suis aperçue de mon erreur, j'ai cherché à corriger mais trop tard, donc j'en ai averti de suite la Directeur et j'ai soumis ma démission. J'étais décomposée. A ma grande surprise, le Directeur m'a assuré que plus gros ce n'était pas possible et il m'a gardée et plus jamais cela ne m'est arrivé, du moins de ce niveau là .
Consultant : Décrivez-moi une situation où vous êtes allé(e) au delà de votre fonction pour aider un client, ou un fournisseur ? Dora : J'ai accordé un échelonnement de paiement à un très mauvais payeur au lieu de mettre son dossier en contentieux. Avec du mal, j'ai réussi à obtenir tout le paiement.
Consultant : Racontez-moi comment, dans vos expériences passées, vous avez agi en faveur du travail d'équipe ? Dora : Il fallait clôturer le mois et pour cela il fallait expédier le maximum de marchandises pour pouvoir facturer. J'
Consultant : Pouvez-vous me décrire ce que vous avez le plus aimé et moins aimé dans la façon dont vous étiez dirigé(e) dans vos précédents postes ? Dora : Le plus aimé, c'était l'entière confiance qu'ils me faisaient, le moins : mon evolution de carrière.
Consultant : Que vous soyez débutant(e) ou confirmé(e), autodidacte ou diplomé(e), qu'est-ce qui vous donne le sentiment d'être un(e) assistant(e) expert(e) ? Dora : Mes différentes expériences professionnelles et surtout l'appréciation toujours très positive de mes anciens employeurs, certains me disaient même que j'étais "une perle rare", je pense que c'est du fait de ma très grande implication dans mon travail.
Consultant : Que ce soit en stage, en job d'été, en CDD ou en CDI dans combien d'entreprises avez vous travaillé ? Dora : 10
Consultant : Combien de lettres de recommandation pouvez vous produire pour justifier la qualité de votre apport professionnel dans ces differentes entreprises ? Dora : une
Consultant : Comment est votre Anglais ? Dora : Je suis Bilingue Anglais
Consultant : Could you tell me in a few english words who you are and what's the job you are looking for, then ? Dora : I'm a personn who loves her work as a personnal assistant,I can organise my day depending on the main tasks. I have 10 years of experience as a similar job. I need to have responsabilities, I'm looking for a manager who believes in my capacities to help him every day in administrative tasks.
Consultant : L'entretien se termine, comment avez vous vécu cette expérience virtuelle ? Dora : assez bien
Consultant : Pourriez vous dire pourquoi vous estimez avoir bien vécu cette expérience ? Dora : Je croyais que ce seraient des test psyco techniques chronométrés. Donc je suis agréablement surprise
Consultant : Y a-t-il une question que vous auriez aimé que je vous pose, si oui quelle est-elle ? Dora : Pourquoi j'aimerai changer de région.
