Assistante de gestion / polyvalente
Fernanda L.
95800 Cergy Le Haut
Vous devez obtenir les coordonnées du
candidat pour utiliser ce service
candidat pour utiliser ce service
Auto-entretien de Fernanda L.
Cet entretien a eu lieu le 21/05/07 à 22h07
Consultant : Bonjour, pourriez vous vous présenter brievement s'il vous plait ? Fernanda : J'ai commencé à travailler en 1998, au moment de l'obtention de mon BTS Assistante de Gestion PME/PMI. En 9 ans d'expérience, j'ai eu 4 profils de postes différents, dans divers secteurs. Le principal point commun de ces postes qui me caractérise le mieux est la polyvalence. Posséder un maximum de connaissances, de savoir-faire et de compétences pour pouvoir répondre aux besoins de petites structures représente ce qui me motive le plus dans mon travail.Consultant : Etes vous heureus(e) d'exercer votre métier d'assistant(e) ? Fernanda : Oui
Consultant : qu'est ce que votre métier d'assistant(e) vous apporte ? Fernanda : Mon métier d'assistante me donne le sentiment du devoir accompli : quelque soit la durée de chaque mission, à court, moyen ou long terme, surtout au sein de petites structures, je sais que je contribues au bon développement de l'entreprise. Chaque mission débouche sur un résultat concret, que je peux constater.
Voir la suite de son l'Auto-entretien
Consultant :
Dans quelle situation préférez vous travailler ?
Fernanda :
dans l'anticipation
Consultant : Pourquoi préférez vous travailler dans l'anticipation ? Fernanda : Travailler dans l'anticipation permet d'éviter énormément de stress, ce qui engendre inévitablement à un moment donné, des erreurs et des relations plus tendues entre collaborateurs.
Consultant : Tolérez vous les dépassements d'horaires ? Fernanda : Oui
Consultant : Votre environnement tolère-t-il les dépassements d'horaires ? Fernanda : Oui
Consultant : Préférez vous ? Fernanda : Débuter tôt - Finir tard
Consultant : Avez vous déjà donné votre démission ? Fernanda : Non
Consultant : Mais avez vous eu parfois envie de donner votre démission ? Fernanda : Oui
Consultant : Qu'est ce que la ponctualité pour vous ? Fernanda : une culture
Consultant : Pouvez-vous expliquez la dimension culturelle de la ponctualité ? Fernanda : En fonction du pays, la notion de ponctualité est différente. En Angleterre, 5 minutes de plus ou de moins sur l'horaire n'est pas considéré comme un retard. En Europe du Sud, 15 minutes sont tolérées. Mais ce n'est pas une généralité. Chaque individu, quelque soit son origine culturelle, peut être tolérant ou non vis-à -vis du respect de la ponctualité.
Consultant : En dehors de vos loisirs, avez vous des activités extra professionnelles, du type association ? Fernanda : Non
Consultant : Manquez vous de temps ou d'interêt pour ces activités extra professionnelles ? Fernanda : Je manque de temps.
Consultant : Que lisez vous régulierement ? Fernanda : Des livres
Consultant : Quel type de littérature vous attire ? Fernanda : Les biographies, les romans policiers
Consultant : Pouvez vous classer ces divertissements par ordre d'interet : le cinéma, la télé, le théâtre, la lecture, le sport, le shopping, les sorties entre amis ? Fernanda : Sorties entre amis Sport Lecture Cinéma Shopping Télé Théâtre
Consultant : Aimez vous dessiner ? Fernanda : Oui
Consultant : Etes vous créatif(ve) et comment le savez vous ? Fernanda : Je pense être créative car j'aime trouver des solutions, améliorer ce qui peut l'être, travailler avec mes mains.
Consultant : Pouvez vous classer ces vertus par ordre d'importance pour vous, la politesse, l'honnêteté, la modestie, le courage, la franchise, la ponctualité, la rigueur ? Fernanda : 1.L'honnêteté 2.La franchise 3.La politesse 4.La rigueur 5.La ponctualité 6.La modestie 7.Le courage
Consultant : Laissez vous votre numéro de portable à la disposition de votre entreprise ? Fernanda : Oui
Consultant : Vos collègues sont ils nécessairement vos amis ? Fernanda : Non. Je peux avoir des rapports cordiaux avec tous mes collègues. Je vais cependant avoir des rapports amicaux avec une poignée d'entre eux.
Consultant : Aimez vous participer à des salons professionnels ? Fernanda : Non
Consultant : Aimeriez vous participer à un salon ou à un évènement professionnel ? Fernanda : Non
Consultant : Aimez vous les relations avec la clientèle ? Fernanda : Oui
Consultant : Avez vous une dimension commerciale ? Fernanda : Non
Consultant : Avez vous déjà organisé des voyages à étapes pour des dirigeants ? Fernanda : Non
Consultant : Vous sentez vous capable d'organiser des voyages pour des dirigeants ? Fernanda : Oui
Consultant : Avez vous déjà été à l'initiative d'un changement d'organisation procédural ou managérial dans une entreprise ? Fernanda : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous pris cette initiative d'un changement d'organisation ? Fernanda : Au sein de la société où je travaille actuellement, aucune procédure clairement définie de classement et d'archivage des dossiers papier et informatique n'existait à mon arrivée. Chaque personne avait son classement personnel et perdait du temps lorsqu'il s'agissait de retrouver un document relatif à son département ou commun à la structure. J'ai alors proposé un nouveau mode de classement plus rationnel et commun à tous les départements.
Consultant : Vous êtes trés fatigué(e), mais avec 20 minutes d'efforts supplémentaires vous pouvez terminer tous les dossiers en cours, que faites vous ? Fernanda : Je poursuis en faisant trés attention aux erreurs
Consultant : Avez vous déjà participé à des séminaires, des conférences, des cercles de qualité? Fernanda : Oui
Consultant : Avez vous déjà travaillé en famille ? Fernanda : Non
Consultant : Aimeriez-vous travailler en famille ? Fernanda : Oui
Consultant : Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à 10 personnes), une PME (30 à 100 salariés) ou un Grand Groupe ? Fernanda : Une PME
Consultant : Pourquoi préféreriez vous travailler dans une PME ? Fernanda : Une PME permet encore de connaà®tre facilement la structure, de connaà®tre tous ses collègues et de ne pas subir les lourdeurs procédurales et administratives propres aux grands groupes. Au sein d'une micro entreprise, chaque personne a un rôle important et bien défini, ce qui peut être très gênant en cas d'absence de cette dernière, contrairement aux PME où il est plus facile d'être remplacé par un binôme ou un(e)à compétences égales.
Consultant : Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ? Fernanda : 30 %
Consultant : Les 70 % sont consacrés à quelles autres activités ? Fernanda : Les 70% sont consacrés à la réalisation des missions spécifiques au poste.
Consultant : Dans quel secteur d'activité souhaitez vous ne plus travailler ? Fernanda : Il n'y a pas de secteur d'activité où je ne souhaite plus travailler
Consultant : Travaillez vous avec un dictionnaire ? Fernanda : Oui
Consultant : Avez vous une bonne orthographe ? Fernanda : Oui
Consultant : Avez vous déjà travaillé avec une personnalité difficile ? Fernanda : Non
Consultant : Vous sentez vous prête à vivre cette situation ? Fernanda : Non
Consultant : Préférez vous le secteur privé ou public ? Fernanda : Je n'ai aucune préférence particulière.
Consultant : Quelles sont vos relations avec les nouvelles technologies ? Fernanda : Bonnes
Consultant : Avez-vous un équipement informatique à votre domicile et lequel ? Fernanda : Oui, j'ai un ordinateur portable.
Consultant : Avez vous confiance en vous? Fernanda : Oui
Consultant : Comment savez vous que vous avez confiance en vous ? Fernanda : Je suis sà»re de moi, des décisions que je prenddans la qualité de mon
Consultant : Avez vous une confiance naturelle envers les autres ? Fernanda : Non
Consultant : Pourquoi n'avez vous pas confiance envers les autres ? Fernanda : J'ai déjà fait confiance et ai été abusé par les autres. J'ai maintenant besoin de connaà®tre les autres, d'avoir un rapport d'honnêteté et de franchise réciproque pour pouvoir leur faire confiance.
Consultant : Avez vous les sens des responsabilités ? Fernanda : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous fait preuve de responsabilité ? Fernanda : J'estime faire preuve de responsabilité à chaque fois que je mets tout en oeuvre pour réaliser une tâche ou une mission.
Consultant : Avez vous déjà passé un bilan de compétence ? Fernanda : Non
Consultant : Envisagez vous de faire un bilan de compétences ? Fernanda : Non
Consultant : Avez vous le sens de l'humour dans votre cadre professionnel? Fernanda : Oui
Consultant : Acceptez vous facilement que l'on vous fasse des petites plaisanteries ? Fernanda : Oui
Consultant : Quelle est la valeur la plus importante selon vous ? Fernanda : La Loyauté
Consultant : Avez vous déjà eu le sentiment d'être déloyal(e) ? Fernanda : Non
Consultant : Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ? Fernanda : Entre 30 000 et 35 000 euros
Consultant : Ce sont des salaires que vous avez déjà obtenus ? Fernanda : Non
Consultant : Dans quelle displine vous sentez vous un(e) assistant(e) performant(e) et dans la pratique de quel logiciel ? Fernanda : 1.Création, relecture, frappe, mailing sous WORD 2.Création, frappe, animation de présentations, sous POWERPOINT 3.Création et mise à jour de tableaux de bord, sous EXCEL 4. Création et mise à jour de bases de données sous ACCESS
Consultant : Lors de votre dernière expérience professionnelle, qu'avez-vous appris ? Fernanda : J'ai appris plus particulièrement la comptabilité spécifique aux professions libérales, à travailler en équipe, à faire preuve de plus de diplomatie.
Consultant : Décrivez-moi les situations qui, au bureau, vous suscitent le plus de stress et comment les gérez-vous habituellement ? Fernanda : Situation : 16h - production d'un nouveau document à la dernière minute à remettre le soir même - Temps de réalisation estimé : 4 heures Solution(s) dans l'ordre : 1. expédier les dossiers les plus urgents qui ne peuvent attendre le lendemain dans les 30 minutes suivantes 2.obtenir un nouveau délai pour les dossiers urgents restants 3.obtenir le maximum d'information sur le résultat souhaite pour gagner du temps lors de la réalisation. 4.réaliser le document pour le soir même.
Consultant : Citez-moi un défi auquel vous avez été confronté(e) dans vos précédentes fonctions et comment l'avez-vous relevé ? Fernanda : Au sein de la société où je travaille actuellement, j'ai dà» mettre en place en 2 semaines la structure d'accueil physique de l'une de nos académies de golf. J'ai listé toutes les actions à faire, leurs délais de réalisation et mis en place un rétroplanning pour être dans les temps.
Consultant : Parlez-moi d'une situation d'urgence ou de crise à laquelle vous avez été confronté(e) dans vos emplois précédents et quelle a été votre attitude ? Fernanda : Voici une situation d'urgence "classique" à laquelle j'étais confrontée dans la société de Conseil Périclès Consulting: la relecture/correction, l'impression couleur et la reliure de dossiers commerciaux, l'après-midi même pour le lendemain. Face à ce genre de situation, j'étais toujours très stressée mais de façon positive car je maà®trisais la situation. Je maà®trisai bien les logiciels (word ou powerpoint), la gestion des stocks de consommables (pas de risque de panne de toner ou de papier), la durée du temps d'impression et la manipulation de la machine à relier, ainsi que la coordination de toutes ces tâches pour gagner du temps. La remise de ces dossiers le soir même pour le lendemain était motivante et valorisante car le résultat de mon travail constituait la première étape de la réussite du rendez-vous.
Consultant : Citez-moi l'exemple d'une situation que vous avez prise en main sans que cela ne vous soit formellement demandé ? Fernanda : La création d'une base de données sous Access pour optimiser la gestion du fichier Clients (sous Excel) et des opérations de mailing (prospection, cartes de voeux)
Consultant : Décrivez-nous une occasion où vous vous êtes vous-même fixé(e) des objectifs et quels en ont été les résultats ? Fernanda : Je m'étais fixé pour objectif de diminuer de 5% le coà»t des fournitures de bureau sur l'année ce que j'ai pu obtenir en négociant les prix des fournitures les plus utilisées avec le fournisseur(papier, toner...).
Consultant : Quelles expériences de travail avez-vous avec des personnes d'âges différents, de cultures différentes ou des personnes handicapées ? Fernanda : J'ai travaillé avec des personnes d'âges et de culutres différentes ce qui est plutôt enrichissant. Cependant je n'ai jamais eu l'occasion de travailler avec des personnes handicapées.
Consultant : Dans vos expériences passées, avec quels types de clients ou de collègues aviez-vous le plus de mal à travailler et quel comportement adoptiez-vous ? Fernanda : Les clients (ou fournisseurs) ou collègues avec lesquels j'ai eu le plus de mal à travailler sont ceux qui vous prennent beaucoup de temps pour plusieurs raisons : bavardages superficiels, manque d'organisation. Avec les clients, je faisais preuve de patience et ne rentrait pas dans leur conversation pour abréger au maximum le temps passé au téléphone. Avec les collègues, je leur proposai mon aide pour optimiser leur classement ou leur temps de travail.
Consultant : Souvenez-vous d'un moment où vous avez pris la mauvaise décision ou commis une erreur et comment avez-vous géré cette situation ? Fernanda : J'ai toujours géré la situation de la même façon : dès que je constate la mauvaise décision ou l'erreur, j'en parle immédiatement à mon manager et lui propose une solution, ou lui demande son avis, pour régler la situation de la meilleure façon possible.
Consultant : Décrivez-moi une situation où vous êtes allé(e) au delà de votre fonction pour aider un client, ou un fournisseur ? Fernanda : Lors de ma première expérience dans une société d'import-export, j'ai pris l'initiative de répondre au besoin urgent en légumes surgelés d'un client, en lui faisant une offre après avoir contacté directement les fournisseurs et les transporteurs pour répondre à sa demande.
Consultant : Racontez-moi comment, dans vos expériences passées, vous avez agi en faveur du travail d'équipe ? Fernanda : J'ai agi en faveur du travail d'équipe en tentant toujours de trouver des solutions pour faciliter la réalisation ou le travail de chaque collaborateur. Par exemple, en améliorant le classement et l'archivage des documents papier et informatique pour que chacun s'y retrouve plus facilement et travaille mieux avec les autres.
Consultant : Pouvez-vous me décrire ce que vous avez le plus aimé et moins aimé dans la façon dont vous étiez dirigé(e) dans vos précédents postes ? Fernanda : J'ai particulièrement apprécié, dans mes précédents postes, que mes managers me fassent confiance et me laissent suffisamment d'autonomie pour que je puisse organiser mon travail, que je puisse prendre des initiatives, trouver des solutions et les leurs proposer. J'ai moins aimé lorsqu'il y avait peu ou pas de reconnaissance du travail accompli ou que mon travail était constamment vérifié et contrôlé.
Consultant : Que vous soyez débutant(e) ou confirmé(e), autodidacte ou diplomé(e), qu'est-ce qui vous donne le sentiment d'être un(e) assistant(e) expert(e) ? Fernanda : J'ai le sentiment d'être une assistante experte par la connaissance de mon métier, d'être sà»re de pouvoir faire face aux besoins de l'entreprise où je me trouve.
Consultant : Que ce soit en stage, en job d'été, en CDD ou en CDI dans combien d'entreprises avez vous travaillé ? Fernanda : 7
Consultant : Combien de lettres de recommandation pouvez vous produire pour justifier la qualité de votre apport professionnel dans ces differentes entreprises ? Fernanda : 4
Consultant : Comment est votre Anglais ? Fernanda : Je parle bien Anglais
Consultant : Could you tell me in a few english words who you are and what's the job you are looking for, then ? Fernanda : My name is Fernanda and I have 9 years' experience as an assistant in different firms. I am looking for a job of office manager to be in charge of several and various type of missions like updating databases, charts, answering the telephone...
Consultant : L'entretien se termine, comment avez vous vécu cette expérience virtuelle ? Fernanda : assez bien
Consultant : Pourriez vous dire pourquoi vous estimez avoir bien vécu cette expérience ? Fernanda : Les questions étaient pertinentes et m'ont permis d'analyser très précisémment des situations professionnelles. Je suis plutôt satisfaite des réponses données.
Consultant : Y a-t-il une question que vous auriez aimé que je vous pose, si oui quelle est-elle ? Fernanda : Oui, la "traditionnelle" question sur les "défaus et qualités" qui m'a souvent été posée en entretien.
Réduire son Auto-entretien Consultant : Pourquoi préférez vous travailler dans l'anticipation ? Fernanda : Travailler dans l'anticipation permet d'éviter énormément de stress, ce qui engendre inévitablement à un moment donné, des erreurs et des relations plus tendues entre collaborateurs.
Consultant : Tolérez vous les dépassements d'horaires ? Fernanda : Oui
Consultant : Votre environnement tolère-t-il les dépassements d'horaires ? Fernanda : Oui
Consultant : Préférez vous ? Fernanda : Débuter tôt - Finir tard
Consultant : Avez vous déjà donné votre démission ? Fernanda : Non
Consultant : Mais avez vous eu parfois envie de donner votre démission ? Fernanda : Oui
Consultant : Qu'est ce que la ponctualité pour vous ? Fernanda : une culture
Consultant : Pouvez-vous expliquez la dimension culturelle de la ponctualité ? Fernanda : En fonction du pays, la notion de ponctualité est différente. En Angleterre, 5 minutes de plus ou de moins sur l'horaire n'est pas considéré comme un retard. En Europe du Sud, 15 minutes sont tolérées. Mais ce n'est pas une généralité. Chaque individu, quelque soit son origine culturelle, peut être tolérant ou non vis-à -vis du respect de la ponctualité.
Consultant : En dehors de vos loisirs, avez vous des activités extra professionnelles, du type association ? Fernanda : Non
Consultant : Manquez vous de temps ou d'interêt pour ces activités extra professionnelles ? Fernanda : Je manque de temps.
Consultant : Que lisez vous régulierement ? Fernanda : Des livres
Consultant : Quel type de littérature vous attire ? Fernanda : Les biographies, les romans policiers
Consultant : Pouvez vous classer ces divertissements par ordre d'interet : le cinéma, la télé, le théâtre, la lecture, le sport, le shopping, les sorties entre amis ? Fernanda : Sorties entre amis Sport Lecture Cinéma Shopping Télé Théâtre
Consultant : Aimez vous dessiner ? Fernanda : Oui
Consultant : Etes vous créatif(ve) et comment le savez vous ? Fernanda : Je pense être créative car j'aime trouver des solutions, améliorer ce qui peut l'être, travailler avec mes mains.
Consultant : Pouvez vous classer ces vertus par ordre d'importance pour vous, la politesse, l'honnêteté, la modestie, le courage, la franchise, la ponctualité, la rigueur ? Fernanda : 1.L'honnêteté 2.La franchise 3.La politesse 4.La rigueur 5.La ponctualité 6.La modestie 7.Le courage
Consultant : Laissez vous votre numéro de portable à la disposition de votre entreprise ? Fernanda : Oui
Consultant : Vos collègues sont ils nécessairement vos amis ? Fernanda : Non. Je peux avoir des rapports cordiaux avec tous mes collègues. Je vais cependant avoir des rapports amicaux avec une poignée d'entre eux.
Consultant : Aimez vous participer à des salons professionnels ? Fernanda : Non
Consultant : Aimeriez vous participer à un salon ou à un évènement professionnel ? Fernanda : Non
Consultant : Aimez vous les relations avec la clientèle ? Fernanda : Oui
Consultant : Avez vous une dimension commerciale ? Fernanda : Non
Consultant : Avez vous déjà organisé des voyages à étapes pour des dirigeants ? Fernanda : Non
Consultant : Vous sentez vous capable d'organiser des voyages pour des dirigeants ? Fernanda : Oui
Consultant : Avez vous déjà été à l'initiative d'un changement d'organisation procédural ou managérial dans une entreprise ? Fernanda : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous pris cette initiative d'un changement d'organisation ? Fernanda : Au sein de la société où je travaille actuellement, aucune procédure clairement définie de classement et d'archivage des dossiers papier et informatique n'existait à mon arrivée. Chaque personne avait son classement personnel et perdait du temps lorsqu'il s'agissait de retrouver un document relatif à son département ou commun à la structure. J'ai alors proposé un nouveau mode de classement plus rationnel et commun à tous les départements.
Consultant : Vous êtes trés fatigué(e), mais avec 20 minutes d'efforts supplémentaires vous pouvez terminer tous les dossiers en cours, que faites vous ? Fernanda : Je poursuis en faisant trés attention aux erreurs
Consultant : Avez vous déjà participé à des séminaires, des conférences, des cercles de qualité? Fernanda : Oui
Consultant : Avez vous déjà travaillé en famille ? Fernanda : Non
Consultant : Aimeriez-vous travailler en famille ? Fernanda : Oui
Consultant : Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à 10 personnes), une PME (30 à 100 salariés) ou un Grand Groupe ? Fernanda : Une PME
Consultant : Pourquoi préféreriez vous travailler dans une PME ? Fernanda : Une PME permet encore de connaà®tre facilement la structure, de connaà®tre tous ses collègues et de ne pas subir les lourdeurs procédurales et administratives propres aux grands groupes. Au sein d'une micro entreprise, chaque personne a un rôle important et bien défini, ce qui peut être très gênant en cas d'absence de cette dernière, contrairement aux PME où il est plus facile d'être remplacé par un binôme ou un(e)à compétences égales.
Consultant : Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ? Fernanda : 30 %
Consultant : Les 70 % sont consacrés à quelles autres activités ? Fernanda : Les 70% sont consacrés à la réalisation des missions spécifiques au poste.
Consultant : Dans quel secteur d'activité souhaitez vous ne plus travailler ? Fernanda : Il n'y a pas de secteur d'activité où je ne souhaite plus travailler
Consultant : Travaillez vous avec un dictionnaire ? Fernanda : Oui
Consultant : Avez vous une bonne orthographe ? Fernanda : Oui
Consultant : Avez vous déjà travaillé avec une personnalité difficile ? Fernanda : Non
Consultant : Vous sentez vous prête à vivre cette situation ? Fernanda : Non
Consultant : Préférez vous le secteur privé ou public ? Fernanda : Je n'ai aucune préférence particulière.
Consultant : Quelles sont vos relations avec les nouvelles technologies ? Fernanda : Bonnes
Consultant : Avez-vous un équipement informatique à votre domicile et lequel ? Fernanda : Oui, j'ai un ordinateur portable.
Consultant : Avez vous confiance en vous? Fernanda : Oui
Consultant : Comment savez vous que vous avez confiance en vous ? Fernanda : Je suis sà»re de moi, des décisions que je prenddans la qualité de mon
Consultant : Avez vous une confiance naturelle envers les autres ? Fernanda : Non
Consultant : Pourquoi n'avez vous pas confiance envers les autres ? Fernanda : J'ai déjà fait confiance et ai été abusé par les autres. J'ai maintenant besoin de connaà®tre les autres, d'avoir un rapport d'honnêteté et de franchise réciproque pour pouvoir leur faire confiance.
Consultant : Avez vous les sens des responsabilités ? Fernanda : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous fait preuve de responsabilité ? Fernanda : J'estime faire preuve de responsabilité à chaque fois que je mets tout en oeuvre pour réaliser une tâche ou une mission.
Consultant : Avez vous déjà passé un bilan de compétence ? Fernanda : Non
Consultant : Envisagez vous de faire un bilan de compétences ? Fernanda : Non
Consultant : Avez vous le sens de l'humour dans votre cadre professionnel? Fernanda : Oui
Consultant : Acceptez vous facilement que l'on vous fasse des petites plaisanteries ? Fernanda : Oui
Consultant : Quelle est la valeur la plus importante selon vous ? Fernanda : La Loyauté
Consultant : Avez vous déjà eu le sentiment d'être déloyal(e) ? Fernanda : Non
Consultant : Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ? Fernanda : Entre 30 000 et 35 000 euros
Consultant : Ce sont des salaires que vous avez déjà obtenus ? Fernanda : Non
Consultant : Dans quelle displine vous sentez vous un(e) assistant(e) performant(e) et dans la pratique de quel logiciel ? Fernanda : 1.Création, relecture, frappe, mailing sous WORD 2.Création, frappe, animation de présentations, sous POWERPOINT 3.Création et mise à jour de tableaux de bord, sous EXCEL 4. Création et mise à jour de bases de données sous ACCESS
Consultant : Lors de votre dernière expérience professionnelle, qu'avez-vous appris ? Fernanda : J'ai appris plus particulièrement la comptabilité spécifique aux professions libérales, à travailler en équipe, à faire preuve de plus de diplomatie.
Consultant : Décrivez-moi les situations qui, au bureau, vous suscitent le plus de stress et comment les gérez-vous habituellement ? Fernanda : Situation : 16h - production d'un nouveau document à la dernière minute à remettre le soir même - Temps de réalisation estimé : 4 heures Solution(s) dans l'ordre : 1. expédier les dossiers les plus urgents qui ne peuvent attendre le lendemain dans les 30 minutes suivantes 2.obtenir un nouveau délai pour les dossiers urgents restants 3.obtenir le maximum d'information sur le résultat souhaite pour gagner du temps lors de la réalisation. 4.réaliser le document pour le soir même.
Consultant : Citez-moi un défi auquel vous avez été confronté(e) dans vos précédentes fonctions et comment l'avez-vous relevé ? Fernanda : Au sein de la société où je travaille actuellement, j'ai dà» mettre en place en 2 semaines la structure d'accueil physique de l'une de nos académies de golf. J'ai listé toutes les actions à faire, leurs délais de réalisation et mis en place un rétroplanning pour être dans les temps.
Consultant : Parlez-moi d'une situation d'urgence ou de crise à laquelle vous avez été confronté(e) dans vos emplois précédents et quelle a été votre attitude ? Fernanda : Voici une situation d'urgence "classique" à laquelle j'étais confrontée dans la société de Conseil Périclès Consulting: la relecture/correction, l'impression couleur et la reliure de dossiers commerciaux, l'après-midi même pour le lendemain. Face à ce genre de situation, j'étais toujours très stressée mais de façon positive car je maà®trisais la situation. Je maà®trisai bien les logiciels (word ou powerpoint), la gestion des stocks de consommables (pas de risque de panne de toner ou de papier), la durée du temps d'impression et la manipulation de la machine à relier, ainsi que la coordination de toutes ces tâches pour gagner du temps. La remise de ces dossiers le soir même pour le lendemain était motivante et valorisante car le résultat de mon travail constituait la première étape de la réussite du rendez-vous.
Consultant : Citez-moi l'exemple d'une situation que vous avez prise en main sans que cela ne vous soit formellement demandé ? Fernanda : La création d'une base de données sous Access pour optimiser la gestion du fichier Clients (sous Excel) et des opérations de mailing (prospection, cartes de voeux)
Consultant : Décrivez-nous une occasion où vous vous êtes vous-même fixé(e) des objectifs et quels en ont été les résultats ? Fernanda : Je m'étais fixé pour objectif de diminuer de 5% le coà»t des fournitures de bureau sur l'année ce que j'ai pu obtenir en négociant les prix des fournitures les plus utilisées avec le fournisseur(papier, toner...).
Consultant : Quelles expériences de travail avez-vous avec des personnes d'âges différents, de cultures différentes ou des personnes handicapées ? Fernanda : J'ai travaillé avec des personnes d'âges et de culutres différentes ce qui est plutôt enrichissant. Cependant je n'ai jamais eu l'occasion de travailler avec des personnes handicapées.
Consultant : Dans vos expériences passées, avec quels types de clients ou de collègues aviez-vous le plus de mal à travailler et quel comportement adoptiez-vous ? Fernanda : Les clients (ou fournisseurs) ou collègues avec lesquels j'ai eu le plus de mal à travailler sont ceux qui vous prennent beaucoup de temps pour plusieurs raisons : bavardages superficiels, manque d'organisation. Avec les clients, je faisais preuve de patience et ne rentrait pas dans leur conversation pour abréger au maximum le temps passé au téléphone. Avec les collègues, je leur proposai mon aide pour optimiser leur classement ou leur temps de travail.
Consultant : Souvenez-vous d'un moment où vous avez pris la mauvaise décision ou commis une erreur et comment avez-vous géré cette situation ? Fernanda : J'ai toujours géré la situation de la même façon : dès que je constate la mauvaise décision ou l'erreur, j'en parle immédiatement à mon manager et lui propose une solution, ou lui demande son avis, pour régler la situation de la meilleure façon possible.
Consultant : Décrivez-moi une situation où vous êtes allé(e) au delà de votre fonction pour aider un client, ou un fournisseur ? Fernanda : Lors de ma première expérience dans une société d'import-export, j'ai pris l'initiative de répondre au besoin urgent en légumes surgelés d'un client, en lui faisant une offre après avoir contacté directement les fournisseurs et les transporteurs pour répondre à sa demande.
Consultant : Racontez-moi comment, dans vos expériences passées, vous avez agi en faveur du travail d'équipe ? Fernanda : J'ai agi en faveur du travail d'équipe en tentant toujours de trouver des solutions pour faciliter la réalisation ou le travail de chaque collaborateur. Par exemple, en améliorant le classement et l'archivage des documents papier et informatique pour que chacun s'y retrouve plus facilement et travaille mieux avec les autres.
Consultant : Pouvez-vous me décrire ce que vous avez le plus aimé et moins aimé dans la façon dont vous étiez dirigé(e) dans vos précédents postes ? Fernanda : J'ai particulièrement apprécié, dans mes précédents postes, que mes managers me fassent confiance et me laissent suffisamment d'autonomie pour que je puisse organiser mon travail, que je puisse prendre des initiatives, trouver des solutions et les leurs proposer. J'ai moins aimé lorsqu'il y avait peu ou pas de reconnaissance du travail accompli ou que mon travail était constamment vérifié et contrôlé.
Consultant : Que vous soyez débutant(e) ou confirmé(e), autodidacte ou diplomé(e), qu'est-ce qui vous donne le sentiment d'être un(e) assistant(e) expert(e) ? Fernanda : J'ai le sentiment d'être une assistante experte par la connaissance de mon métier, d'être sà»re de pouvoir faire face aux besoins de l'entreprise où je me trouve.
Consultant : Que ce soit en stage, en job d'été, en CDD ou en CDI dans combien d'entreprises avez vous travaillé ? Fernanda : 7
Consultant : Combien de lettres de recommandation pouvez vous produire pour justifier la qualité de votre apport professionnel dans ces differentes entreprises ? Fernanda : 4
Consultant : Comment est votre Anglais ? Fernanda : Je parle bien Anglais
Consultant : Could you tell me in a few english words who you are and what's the job you are looking for, then ? Fernanda : My name is Fernanda and I have 9 years' experience as an assistant in different firms. I am looking for a job of office manager to be in charge of several and various type of missions like updating databases, charts, answering the telephone...
Consultant : L'entretien se termine, comment avez vous vécu cette expérience virtuelle ? Fernanda : assez bien
Consultant : Pourriez vous dire pourquoi vous estimez avoir bien vécu cette expérience ? Fernanda : Les questions étaient pertinentes et m'ont permis d'analyser très précisémment des situations professionnelles. Je suis plutôt satisfaite des réponses données.
Consultant : Y a-t-il une question que vous auriez aimé que je vous pose, si oui quelle est-elle ? Fernanda : Oui, la "traditionnelle" question sur les "défaus et qualités" qui m'a souvent été posée en entretien.
