Assistante de direction - assistante gestion pmi pme
Magali A.
75010 Paris
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Auto-entretien de Magali A.
Cet entretien a eu lieu le 08/11/07 à 13h51
Consultant : Bonjour, pourriez vous vous présenter brievement s'il vous plait ? Magali : Je suis assistante de gestion senior. J'ai acquis mon expérience dans ce domaine depuis 1986. J'ai eu l'occasion au cours de ma carrière d'avoir 2 postes très importants et très différents qui m'ont permis d'évoluer dans ma profession. Le premier dans une PME de fabrication, d'installation et entretien d'appareils élévateurs (paris XI) où je suis restée 11 ans. La deuxième dans une Startup KMOBILE où j'ai exercé 7 ans. Ces deux expériences restent les plus enrichissantes de ma carrière et sont celles qui m'ont permis de prendre possession de mon métier de le perfectionner.Consultant : Etes vous heureus(e) d'exercer votre métier d'assistant(e) ? Magali : Oui
Consultant : qu'est ce que votre métier d'assistant(e) vous apporte ? Magali : L'assistante est en relation avec tous les services. Elle est en général le pilier, l'axe central de l'entreprise, un centre d'informations et de communication.
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Consultant :
Dans quelle situation préférez vous travailler ?
Magali :
dans l'anticipation
Consultant : Pourquoi préférez vous travailler dans l'anticipation ? Magali : Prévoir et anticiper c'est améliorer la qualité de l'information.
Consultant : Tolérez vous les dépassements d'horaires ? Magali : Oui
Consultant : Votre environnement tolère-t-il les dépassements d'horaires ? Magali : OUI
Consultant : Préférez vous ? Magali : Débuter tôt - Finir tôt
Consultant : Avez vous déjà donné votre démission ? Magali : Non
Consultant : Mais avez vous eu parfois envie de donner votre démission ? Magali : OUI
Consultant : Qu'est ce que la ponctualité pour vous ? Magali : une culture
Consultant : Pouvez-vous expliquez la dimension culturelle de la ponctualité ? Magali : LA PONCTUALITE c'est le respect des autres.
Consultant : En dehors de vos loisirs, avez vous des activités extra professionnelles, du type association ? Magali : Non
Consultant : Manquez vous de temps ou d'interêt pour ces activités extra professionnelles ? Magali : NON
Consultant : Que lisez vous régulierement ? Magali : Des livres
Consultant : Quel type de littérature vous attire ? Magali : tout ce qui est en relation avec l'Histoire
Consultant : Pouvez vous classer ces divertissements par ordre d'interet : le cinéma, la télé, le théâtre, la lecture, le sport, le shopping, les sorties entre amis ? Magali : lecture, cinéma,sport,sorties entre amis, théâtre, shopping
Consultant : Aimez vous dessiner ? Magali : Oui
Consultant : Etes vous créatif(ve) et comment le savez vous ? Magali : Je cherche toujours à améliorer les outils du quotidien afin de facilité la tache de demain, et de laisser plus de temps à des tâches plus importantes. J'ai eu quelques succès de ce côté sur le plan professionnel. Sur le plan de la vie privé j'aime dessiner ....
Consultant : Pouvez vous classer ces vertus par ordre d'importance pour vous, la politesse, l'honnêteté, la modestie, le courage, la franchise, la ponctualité, la rigueur ? Magali : l'honnêteté, la politesse, la rigueur, le courage, la franchise, la ponctualité,
Consultant : Laissez vous votre numéro de portable à la disposition de votre entreprise ? Magali : Oui
Consultant : Vos collègues sont ils nécessairement vos amis ? Magali : Non pas nécessairement.
Consultant : Aimez vous participer à des salons professionnels ? Magali : Non
Consultant : Aimeriez vous participer à un salon ou à un évènement professionnel ? Magali : oui
Consultant : Aimez vous les relations avec la clientèle ? Magali : Oui
Consultant : Avez vous une dimension commerciale ? Magali : non je n'ai jamais eu l'occasion de mettre à l'épreuve une dimension commerciale
Consultant : Avez vous déjà organisé des voyages à étapes pour des dirigeants ? Magali : Non
Consultant : Vous sentez vous capable d'organiser des voyages pour des dirigeants ? Magali : OUI
Consultant : Avez vous déjà été à l'initiative d'un changement d'organisation procédural ou managérial dans une entreprise ? Magali : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous pris cette initiative d'un changement d'organisation ? Magali : J'ai eu l'occasion d'arriver dans une startup où l'administratif était inexistant. Il a donc fallu mettre en place des procédures inexistantes et les faire appliquer par les employés.
Consultant : Vous êtes trés fatigué(e), mais avec 20 minutes d'efforts supplémentaires vous pouvez terminer tous les dossiers en cours, que faites vous ? Magali : Je poursuis en prévoyant de relire le lendemain
Consultant : Avez vous déjà participé à des séminaires, des conférences, des cercles de qualité? Magali : Non
Consultant : Avez vous déjà travaillé en famille ? Magali : Non
Consultant : Aimeriez-vous travailler en famille ? Magali : NON
Consultant : Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à 10 personnes), une PME (30 à 100 salariés) ou un Grand Groupe ? Magali : Une PME
Consultant : Pourquoi préféreriez vous travailler dans une PME ? Magali : Parce que j'aime travailler dans un milieu où les gens se connaissent.
Consultant : Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ? Magali : 60 %
Consultant : Les 40 % sont consacrés à quelles autres activités ? Magali : comptabilité, reporting,
Consultant : Dans quel secteur d'activité souhaitez vous ne plus travailler ? Magali : A priori il n'y a pas de secteurs qui ne pourrait présenter aucun d'intérêt pour moi.
Consultant : Travaillez vous avec un dictionnaire ? Magali : Oui
Consultant : Avez vous une bonne orthographe ? Magali : oui
Consultant : Avez vous déjà travaillé avec une personnalité difficile ? Magali : Oui
Consultant : Combien de temps avez vous travaillé avec une personnalité difficile ? Magali : j'ai rencontré au cours de ma carrière quelques personnes difficiles au sein même de mon service, les périodes ont été variables
Consultant : Préférez vous le secteur privé ou public ? Magali : privé
Consultant : Quelles sont vos relations avec les nouvelles technologies ? Magali : Bonnes
Consultant : Avez-vous un équipement informatique à votre domicile et lequel ? Magali : oui. PC, imprimante, et ordinateur portable
Consultant : Avez vous confiance en vous? Magali : Oui
Consultant : Avez vous une confiance naturelle envers les autres ? Magali : Oui
Consultant : Avez vous déja été déçu(e) de cette confiance et dans quelle occasion ? Magali : j'ai été déçue à plusieurs occasions, mais je préfère continuer à faire confiance d'office à quelqu'un sinon comment avancer ?
Consultant : Avez vous les sens des responsabilités ? Magali : Oui
Consultant : Avez vous déjà passé un bilan de compétence ? Magali : Non
Consultant : Envisagez vous de faire un bilan de compétences ? Magali : OUI
Consultant : Avez vous le sens de l'humour dans votre cadre professionnel? Magali : Oui
Consultant : Acceptez vous facilement que l'on vous fasse des petites plaisanteries ? Magali : OUI
Consultant : Quelle est la valeur la plus importante selon vous ? Magali : La Justice
Consultant : Vous êtes vous déjà senti(e) injuste ? Magali : OUI
Consultant : Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ? Magali : plus de 35 000 euros
Consultant : Ce sont des niveaux de salaires que vous avez déjà obtenus ? Magali : 39960 € annu
Consultant : Dans quelle displine vous sentez vous un(e) assistant(e) performant(e) et dans la pratique de quel logiciel ? Magali : COMPTABILITE (outil SAGE)
Consultant : Lors de votre dernière expérience professionnelle, qu'avez-vous appris ? Magali : la mise en place d'un service administratif, avec l'internalisation de la comptabilité, et de la gestion RH
Consultant : Citez-moi un défi auquel vous avez été confronté(e) dans vos précédentes fonctions et comment l'avez-vous relevé ? Magali : Le plus gros défi que j'ai eu a relever lors de mon dernier emploi a été la mise en place d'un service administratif et comptable avec l'internalisation des tâches qui étaient sous-traitées. J'ai utilisé toutes mes connaissances aquises pendant 11 années en PME.
Consultant : Parlez-moi d'une situation d'urgence ou de crise à laquelle vous avez été confronté(e) dans vos emplois précédents et quelle a été votre attitude ? Magali : j'ai vécu plusieurs crises lors de ma carrière professionnelle, notamment la vente de la première entreprise où j'avais fait mes "armes", cette vente à entrainé la fermeture du siège social et des licenciements de tout le personnel du siège. Cette première expérience a été très difficile, je ne peut pas dire l'avoir bien vécu, mais je pense être restée professionnelle jusqu'au bout. J'ai eu l'occasion aussi lors de mon expérience de 7 années dans une start up, et après avoir vécu la création et l'envol de cette société, de participer à 3 plans de licenciements économiques en étant la dernière à partir. J'ai pu mener à bien ces diverses tâches parce que j'avait déjà fait l'expérience de ce genre de crise, avec plus de sérénité, même si elles n'ont pas été faciles à vivre.
Consultant : Racontez-moi la plus belle réussite de votre carrière et quel but cherchez-vous à atteindre maintenant ? Magali : Je pense avoir 2 belles réussite. La première dans mon premier emploi, où j'ai pu en 11 année passer du secrétariat/standard téléphonique à l'assistanat de direction en travaillant réellement en binôme avec mon patron. Ma deuxième réussite à été l'internalisation d'un système administratif dans une start up
Consultant : Citez-moi l'exemple d'une situation que vous avez prise en main sans que cela ne vous soit formellement demandé ? Magali : Quand j'ai accepté le poste de secrétaire chez la société KMOBILE, il n'était pas prévu dans mes fonctions que j'internalise le système administratif. Cela c'est fait naturellement à chacune de mes demandes argumentées sur l'intérêt économique de tout avoir en interne plutôt que de passer par un prestaire. Je pense que si je n'avais pas eu cette initiative, cela serait arrivé de toute façons à plus ou moins long terme, mais cela aurait été fait par quelqu'un d'autre que moi ...
Consultant : Décrivez-nous une occasion où vous vous êtes vous-même fixé(e) des objectifs et quels en ont été les résultats ? Magali : Je pense avoir répondu à cette question en répondant à la précédente
Consultant : Quelles expériences de travail avez-vous avec des personnes d'âges différents, de cultures différentes ou des personnes handicapées ? Magali : Dans ma première expérience je travaillais avec des gens de mon âge. J'ai eu l'occasion de travailler pendant 2 ans dans une société où j'étais la plus jeune, et ensuite j'ai travaillé pendant 7 ans dans une société où j'étais parmis les plus agées. J'ai eu aussi l'occasion de travailler avec des personnes de nationalités différentes (Américains, anglais, espagnols, roumains,)Je n'ai par contre pas eu l'occasion de travailler avec des personnes handicapées à ce jour.
Consultant : Souvenez-vous d'un moment où vous avez pris la mauvaise décision ou commis une erreur et comment avez-vous géré cette situation ? Magali : lors d'un recrutement d'une hôtesse d'accueil, que je n'aurais peut-être pas choisi, je me suis laissée influancer par mon supérieur qui voulait absolument cette personne sous pretexte qu'elle avait le profil qui conviendrait pour notre direction américaine. J'ai donc validé cette embauche, sans beaucoup de conviction ce qui a été une erreur. J'ai dans un premier temps essayé d'aider cette personne qui était hélas incompétente, par la suite j'ai exposé la situation à mon directeur.
Consultant : Décrivez-moi une situation où vous êtes allé(e) au delà de votre fonction pour aider un client, ou un fournisseur ? Magali : Je n'ai pas souvenir de ce type de situation
Consultant : Que vous soyez débutant(e) ou confirmé(e), autodidacte ou diplomé(e), qu'est-ce qui vous donne le sentiment d'être un(e) assistant(e) expert(e) ? Magali : l'expertise d'un métier s'acquiert au fil des années mais aussi des expériences vécues. Je pense avoir vécu un certain nombre de situations qui font que je me sens très à l'aise dans mon métier.
Consultant : Que ce soit en stage, en job d'été, en CDD ou en CDI dans combien d'entreprises avez vous travaillé ? Magali : 5
Consultant : Combien de lettres de recommandation pouvez vous produire pour justifier la qualité de votre apport professionnel dans ces differentes entreprises ? Magali : 1
Consultant : Comment est votre Anglais ? Magali : Je parle un peu Anglais
Consultant : Pourriez vous me dire quelques mots en anglais ? Magali : yes of course, but I don't have an english so fluent for an english meeting.
Consultant : L'entretien se termine, comment avez vous vécu cette expérience virtuelle ? Magali : assez bien
Réduire son Auto-entretien Consultant : Pourquoi préférez vous travailler dans l'anticipation ? Magali : Prévoir et anticiper c'est améliorer la qualité de l'information.
Consultant : Tolérez vous les dépassements d'horaires ? Magali : Oui
Consultant : Votre environnement tolère-t-il les dépassements d'horaires ? Magali : OUI
Consultant : Préférez vous ? Magali : Débuter tôt - Finir tôt
Consultant : Avez vous déjà donné votre démission ? Magali : Non
Consultant : Mais avez vous eu parfois envie de donner votre démission ? Magali : OUI
Consultant : Qu'est ce que la ponctualité pour vous ? Magali : une culture
Consultant : Pouvez-vous expliquez la dimension culturelle de la ponctualité ? Magali : LA PONCTUALITE c'est le respect des autres.
Consultant : En dehors de vos loisirs, avez vous des activités extra professionnelles, du type association ? Magali : Non
Consultant : Manquez vous de temps ou d'interêt pour ces activités extra professionnelles ? Magali : NON
Consultant : Que lisez vous régulierement ? Magali : Des livres
Consultant : Quel type de littérature vous attire ? Magali : tout ce qui est en relation avec l'Histoire
Consultant : Pouvez vous classer ces divertissements par ordre d'interet : le cinéma, la télé, le théâtre, la lecture, le sport, le shopping, les sorties entre amis ? Magali : lecture, cinéma,sport,sorties entre amis, théâtre, shopping
Consultant : Aimez vous dessiner ? Magali : Oui
Consultant : Etes vous créatif(ve) et comment le savez vous ? Magali : Je cherche toujours à améliorer les outils du quotidien afin de facilité la tache de demain, et de laisser plus de temps à des tâches plus importantes. J'ai eu quelques succès de ce côté sur le plan professionnel. Sur le plan de la vie privé j'aime dessiner ....
Consultant : Pouvez vous classer ces vertus par ordre d'importance pour vous, la politesse, l'honnêteté, la modestie, le courage, la franchise, la ponctualité, la rigueur ? Magali : l'honnêteté, la politesse, la rigueur, le courage, la franchise, la ponctualité,
Consultant : Laissez vous votre numéro de portable à la disposition de votre entreprise ? Magali : Oui
Consultant : Vos collègues sont ils nécessairement vos amis ? Magali : Non pas nécessairement.
Consultant : Aimez vous participer à des salons professionnels ? Magali : Non
Consultant : Aimeriez vous participer à un salon ou à un évènement professionnel ? Magali : oui
Consultant : Aimez vous les relations avec la clientèle ? Magali : Oui
Consultant : Avez vous une dimension commerciale ? Magali : non je n'ai jamais eu l'occasion de mettre à l'épreuve une dimension commerciale
Consultant : Avez vous déjà organisé des voyages à étapes pour des dirigeants ? Magali : Non
Consultant : Vous sentez vous capable d'organiser des voyages pour des dirigeants ? Magali : OUI
Consultant : Avez vous déjà été à l'initiative d'un changement d'organisation procédural ou managérial dans une entreprise ? Magali : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous pris cette initiative d'un changement d'organisation ? Magali : J'ai eu l'occasion d'arriver dans une startup où l'administratif était inexistant. Il a donc fallu mettre en place des procédures inexistantes et les faire appliquer par les employés.
Consultant : Vous êtes trés fatigué(e), mais avec 20 minutes d'efforts supplémentaires vous pouvez terminer tous les dossiers en cours, que faites vous ? Magali : Je poursuis en prévoyant de relire le lendemain
Consultant : Avez vous déjà participé à des séminaires, des conférences, des cercles de qualité? Magali : Non
Consultant : Avez vous déjà travaillé en famille ? Magali : Non
Consultant : Aimeriez-vous travailler en famille ? Magali : NON
Consultant : Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à 10 personnes), une PME (30 à 100 salariés) ou un Grand Groupe ? Magali : Une PME
Consultant : Pourquoi préféreriez vous travailler dans une PME ? Magali : Parce que j'aime travailler dans un milieu où les gens se connaissent.
Consultant : Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ? Magali : 60 %
Consultant : Les 40 % sont consacrés à quelles autres activités ? Magali : comptabilité, reporting,
Consultant : Dans quel secteur d'activité souhaitez vous ne plus travailler ? Magali : A priori il n'y a pas de secteurs qui ne pourrait présenter aucun d'intérêt pour moi.
Consultant : Travaillez vous avec un dictionnaire ? Magali : Oui
Consultant : Avez vous une bonne orthographe ? Magali : oui
Consultant : Avez vous déjà travaillé avec une personnalité difficile ? Magali : Oui
Consultant : Combien de temps avez vous travaillé avec une personnalité difficile ? Magali : j'ai rencontré au cours de ma carrière quelques personnes difficiles au sein même de mon service, les périodes ont été variables
Consultant : Préférez vous le secteur privé ou public ? Magali : privé
Consultant : Quelles sont vos relations avec les nouvelles technologies ? Magali : Bonnes
Consultant : Avez-vous un équipement informatique à votre domicile et lequel ? Magali : oui. PC, imprimante, et ordinateur portable
Consultant : Avez vous confiance en vous? Magali : Oui
Consultant : Avez vous une confiance naturelle envers les autres ? Magali : Oui
Consultant : Avez vous déja été déçu(e) de cette confiance et dans quelle occasion ? Magali : j'ai été déçue à plusieurs occasions, mais je préfère continuer à faire confiance d'office à quelqu'un sinon comment avancer ?
Consultant : Avez vous les sens des responsabilités ? Magali : Oui
Consultant : Avez vous déjà passé un bilan de compétence ? Magali : Non
Consultant : Envisagez vous de faire un bilan de compétences ? Magali : OUI
Consultant : Avez vous le sens de l'humour dans votre cadre professionnel? Magali : Oui
Consultant : Acceptez vous facilement que l'on vous fasse des petites plaisanteries ? Magali : OUI
Consultant : Quelle est la valeur la plus importante selon vous ? Magali : La Justice
Consultant : Vous êtes vous déjà senti(e) injuste ? Magali : OUI
Consultant : Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ? Magali : plus de 35 000 euros
Consultant : Ce sont des niveaux de salaires que vous avez déjà obtenus ? Magali : 39960 € annu
Consultant : Dans quelle displine vous sentez vous un(e) assistant(e) performant(e) et dans la pratique de quel logiciel ? Magali : COMPTABILITE (outil SAGE)
Consultant : Lors de votre dernière expérience professionnelle, qu'avez-vous appris ? Magali : la mise en place d'un service administratif, avec l'internalisation de la comptabilité, et de la gestion RH
Consultant : Citez-moi un défi auquel vous avez été confronté(e) dans vos précédentes fonctions et comment l'avez-vous relevé ? Magali : Le plus gros défi que j'ai eu a relever lors de mon dernier emploi a été la mise en place d'un service administratif et comptable avec l'internalisation des tâches qui étaient sous-traitées. J'ai utilisé toutes mes connaissances aquises pendant 11 années en PME.
Consultant : Parlez-moi d'une situation d'urgence ou de crise à laquelle vous avez été confronté(e) dans vos emplois précédents et quelle a été votre attitude ? Magali : j'ai vécu plusieurs crises lors de ma carrière professionnelle, notamment la vente de la première entreprise où j'avais fait mes "armes", cette vente à entrainé la fermeture du siège social et des licenciements de tout le personnel du siège. Cette première expérience a été très difficile, je ne peut pas dire l'avoir bien vécu, mais je pense être restée professionnelle jusqu'au bout. J'ai eu l'occasion aussi lors de mon expérience de 7 années dans une start up, et après avoir vécu la création et l'envol de cette société, de participer à 3 plans de licenciements économiques en étant la dernière à partir. J'ai pu mener à bien ces diverses tâches parce que j'avait déjà fait l'expérience de ce genre de crise, avec plus de sérénité, même si elles n'ont pas été faciles à vivre.
Consultant : Racontez-moi la plus belle réussite de votre carrière et quel but cherchez-vous à atteindre maintenant ? Magali : Je pense avoir 2 belles réussite. La première dans mon premier emploi, où j'ai pu en 11 année passer du secrétariat/standard téléphonique à l'assistanat de direction en travaillant réellement en binôme avec mon patron. Ma deuxième réussite à été l'internalisation d'un système administratif dans une start up
Consultant : Citez-moi l'exemple d'une situation que vous avez prise en main sans que cela ne vous soit formellement demandé ? Magali : Quand j'ai accepté le poste de secrétaire chez la société KMOBILE, il n'était pas prévu dans mes fonctions que j'internalise le système administratif. Cela c'est fait naturellement à chacune de mes demandes argumentées sur l'intérêt économique de tout avoir en interne plutôt que de passer par un prestaire. Je pense que si je n'avais pas eu cette initiative, cela serait arrivé de toute façons à plus ou moins long terme, mais cela aurait été fait par quelqu'un d'autre que moi ...
Consultant : Décrivez-nous une occasion où vous vous êtes vous-même fixé(e) des objectifs et quels en ont été les résultats ? Magali : Je pense avoir répondu à cette question en répondant à la précédente
Consultant : Quelles expériences de travail avez-vous avec des personnes d'âges différents, de cultures différentes ou des personnes handicapées ? Magali : Dans ma première expérience je travaillais avec des gens de mon âge. J'ai eu l'occasion de travailler pendant 2 ans dans une société où j'étais la plus jeune, et ensuite j'ai travaillé pendant 7 ans dans une société où j'étais parmis les plus agées. J'ai eu aussi l'occasion de travailler avec des personnes de nationalités différentes (Américains, anglais, espagnols, roumains,)Je n'ai par contre pas eu l'occasion de travailler avec des personnes handicapées à ce jour.
Consultant : Souvenez-vous d'un moment où vous avez pris la mauvaise décision ou commis une erreur et comment avez-vous géré cette situation ? Magali : lors d'un recrutement d'une hôtesse d'accueil, que je n'aurais peut-être pas choisi, je me suis laissée influancer par mon supérieur qui voulait absolument cette personne sous pretexte qu'elle avait le profil qui conviendrait pour notre direction américaine. J'ai donc validé cette embauche, sans beaucoup de conviction ce qui a été une erreur. J'ai dans un premier temps essayé d'aider cette personne qui était hélas incompétente, par la suite j'ai exposé la situation à mon directeur.
Consultant : Décrivez-moi une situation où vous êtes allé(e) au delà de votre fonction pour aider un client, ou un fournisseur ? Magali : Je n'ai pas souvenir de ce type de situation
Consultant : Que vous soyez débutant(e) ou confirmé(e), autodidacte ou diplomé(e), qu'est-ce qui vous donne le sentiment d'être un(e) assistant(e) expert(e) ? Magali : l'expertise d'un métier s'acquiert au fil des années mais aussi des expériences vécues. Je pense avoir vécu un certain nombre de situations qui font que je me sens très à l'aise dans mon métier.
Consultant : Que ce soit en stage, en job d'été, en CDD ou en CDI dans combien d'entreprises avez vous travaillé ? Magali : 5
Consultant : Combien de lettres de recommandation pouvez vous produire pour justifier la qualité de votre apport professionnel dans ces differentes entreprises ? Magali : 1
Consultant : Comment est votre Anglais ? Magali : Je parle un peu Anglais
Consultant : Pourriez vous me dire quelques mots en anglais ? Magali : yes of course, but I don't have an english so fluent for an english meeting.
Consultant : L'entretien se termine, comment avez vous vécu cette expérience virtuelle ? Magali : assez bien
