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Attachée de direction
Nathalie G.
75018 Paris
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Auto-entretien de Nathalie G.
Cet entretien a eu lieu le 21/02/10 à 12h04
Consultant : Bonjour, pourriez vous vous présenter brievement s'il vous plait ? Nathalie : Mon nom est Nathalie, 45 ans, célibataire, résidante à Paris 18ème, Attachée de Direction. Titulaire d'1 BTS Assistante de Direction et d'1 DESS Administration des Entreprises. En ectivité depuis 1983. Expériences professionnelles dans différents domaines d'activité (SSII, ste d'Enginierie, Labo Pharma, Cabinets d'Expertise Comptable, Egole d'ingénieurs, Etablissement de Tourisme). Postes occupés dans différents départements de l'entreprise (Dir Générale, Direction Administrative et Financière, Marketing et Communication, Force de vente et toute la chaine de traitement des commandes clients, Supply chain, AQ).Intégration à de nombreux projets (Réorganisation, création et développement de site de distribution, migration informatique).Consultant : Etes vous heureus(e) d'exercer votre métier d'assistant(e) ? Nathalie : Oui
Consultant : qu'est ce que votre métier d'assistant(e) vous apporte ? Nathalie : La satisfaction d'être efficace donc utile.
Voir la suite de son l'Auto-entretien
Consultant :
Dans quelle situation préférez vous travailler ?
Nathalie :
dans l'anticipation
Consultant : Pourquoi préférez vous travailler dans l'anticipation ? Nathalie : Parcequ'au quotidien, toutes les entreprises sont soumises à des impondérables pour lesquels il est nécessaire d'être extrèmement réactif. Aussi, il est préférable d'être le mieux organisé au départ. Ceci permet d'absorber 80% de son travail sans encombre.
Consultant : Tolérez vous les dépassements d'horaires ? Nathalie : Oui
Consultant : Votre environnement tolère-t-il les dépassements d'horaires ? Nathalie : Oui car je sélectionne mes missions professionnelles de sorte à ce qu'elles soient passionnantes et donc vécues comme un loisir.
Consultant : Avez vous déjà donné votre démission ? Nathalie : Oui
Consultant : Combien de fois avez vous donné votre démission et pourquoi ? Nathalie : 1 fois pour reprendre mes études.
Consultant : Qu'est ce que la ponctualité pour vous ? Nathalie : une culture
Consultant : Pouvez-vous expliquez la dimension culturelle de la ponctualité ? Nathalie : Etre ponctuelle fait partie des us et coutumes transmis par mon éducation familiale. Il s'agit là d'une marque de respect vis à vis des autres (individus et organisations).
Consultant : En dehors de vos loisirs, avez vous des activités extra professionnelles, du type association ? Nathalie : Oui
Consultant : Quelles sont ces activités extra-professionnelles ? Nathalie : J'apporte mon aide aux personnes qui m'entourent (famille, amis, connaissances) dans la création ou extention de leurs activités (études financières, business plans, construction juridiques, démarches administratives). Par ailleurs, j'organise 1 à 2 fois par une soirée à thème (ex : soirée café théatre). En équipe nous faisons appel aux compétences de chacuns (son, lumière, installation régie, projection, déco, costumes, restauration, hébergements ..) Gestion des autorisations administratives, relation avec les préfectures, Mairies, associations.
Consultant : Que lisez vous régulierement ? Nathalie : Des livres
Consultant : Quel type de littérature vous attire ? Nathalie : Ouvrages en langue anglaise et de façon journalière. Les intrigues politico-judiciaires(ex actuel Déception Point de Dan Brown). Mais également des ouvrages plus scientifiques tels que Sciences et Vie.
Consultant : Pouvez vous classer ces divertissements par ordre d'interet : le cinéma, la télé, le théâtre, la lecture, le sport, le shopping, les sorties entre amis ? Nathalie : Lecture Sport Sorties entre amis Théatre Cinéma Télé Shopping.
Consultant : Aimez vous dessiner ? Nathalie : Oui
Consultant : Etes vous créatif(ve) et comment le savez vous ? Nathalie : Mon entourage me le dit.
Consultant : Pouvez vous classer ces vertus par ordre d'importance pour vous, la politesse, l'honnêteté, la modestie, le courage, la franchise, la ponctualité, la rigueur ? Nathalie : 1 Politesse/Ponctualité/Modestie/Rigueur. 2 Honnêteté/Franchise/Courage
Consultant : Laissez vous votre numéro de portable à la disposition de votre entreprise ? Nathalie : Oui
Consultant : Vos collègues sont ils nécessairement vos amis ? Nathalie : Non.
Consultant : Aimez vous participer à des salons professionnels ? Nathalie : Oui
Consultant : A quel salon avez vous déjà participé ? Nathalie : Plusieurs Forums informatiques (Forum PC, IT Forum). Salon de l'Emballage, Salon de l'Enginierie.
Consultant : Aimez vous les relations avec la clientèle ? Nathalie : Oui
Consultant : Avez vous une dimension commerciale ? Nathalie : Mes expériences dans les départements Marketing, Administration des Ventes, Force de Vente, SAV + mes connaissances de la chaine de traitement des commandes associées à la gestion de cellule de crise (labo pharma) me confèrent des compétences dans ce domaine.
Consultant : Avez vous déjà organisé des voyages à étapes pour des dirigeants ? Nathalie : Oui
Consultant : En quelle occasion avez organisé des voyages ? Nathalie : Chez LCE pour l'équipe Force de Vente (déplacements en France et à l'Etranger). Chez APV et S2M (en France et à l'étranger pour les techniciens responsables de la maintenance des équipements installés chez les clients. A l'ESTP pour les voyages d'affaires ou visites clients ou séminaires du Comité de Direction.
Consultant : Avez vous déjà été à l'initiative d'un changement d'organisation procédural ou managérial dans une entreprise ? Nathalie : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous pris cette initiative d'un changement d'organisation ? Nathalie : Duchesne Emballages pour la formation bureautique des 40 salariés + nouvelle organisation de travail pour accompagner la changement de système informatique. Idem chez APV dans le processus de gestion des interventions. Idem chez GSK avant le passage sous SAP. Idem dans le cadre de mon stage DESS pour le redressement d'une entreprise en difficulté. Idem chez S2M dans la gestion des revues de contrat des ingénieurs d'affaires. Idem à l'ESTP pour la mise en place d'un nouveau secrétariat suite à un changement de gouvernance.
Consultant : Vous êtes trés fatigué(e), mais avec 20 minutes d'efforts supplémentaires vous pouvez terminer tous les dossiers en cours, que faites vous ? Nathalie : J'arrête tout immédiatement
Consultant : Avez vous déjà participé à des séminaires, des conférences, des cercles de qualité? Nathalie : Oui
Consultant : Avez vous déjà travaillé en famille ? Nathalie : Oui
Consultant : Quels sont les avantages du travail en famillle ? Nathalie : Connaitre les limites de chacun. Unir ses forces.
Consultant : Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à 10 personnes), une PME (30 à 100 salariés) ou un Grand Groupe ? Nathalie : Cela m'est indifferent
Consultant : Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ? Nathalie : 60 %
Consultant : Les 40 % sont consacrés à quelles autres activités ? Nathalie : Anticiper les changements à venir pour améliorer l'existant (fonctionnel, humain, technique). Et comme tout le monde les impondérables.
Consultant : Dans quel secteur d'activité souhaitez vous ne plus travailler ? Nathalie : Aucun
Consultant : Travaillez vous avec un dictionnaire ? Nathalie : Oui
Consultant : Avez vous une bonne orthographe ? Nathalie : Oui
Consultant : Avez vous déjà travaillé avec une personnalité difficile ? Nathalie : Oui
Consultant : Combien de temps avez vous travaillé avec une personnalité difficile ? Nathalie : De nombreuses fois
Consultant : Préférez vous le secteur privé ou public ? Nathalie : Je crois que le Privé offre plus de possibilité (négociation de poste, de rémunération, liberté de s'organiser soit même). N'ayant jamais travaillé dans le public, mais en partenariat ses représentants, il me semble que les procédures et règlements laissent moin de marge de manoeuvre.
Consultant : Quelles sont vos relations avec les nouvelles technologies ? Nathalie : Bonnes
Consultant : Avez-vous un équipement informatique à votre domicile et lequel ? Nathalie : 5 PCs et portables en réseau+2imprimantes+1 copieur scanner fax+Internet. Pack office sur chaque poste avec dernières versions + logiciels d'anglais + Harrap's.
Consultant : Avez vous confiance en vous? Nathalie : Oui
Consultant : Comment savez vous que vous avez confiance en vous ? Nathalie : Je ne m'engage jamais à la légère. Je suis consciente de mes lmites et si je me sens capable de faire quelque chose (autre travail), je demande à être testée. Je sais prendre des risques car je les calcule au préalable.
Consultant : Avez vous une confiance naturelle envers les autres ? Nathalie : Oui
Consultant : Avez vous déja été déçu(e) de cette confiance et dans quelle occasion ? Nathalie : Oui en recommandant 1 ex collègue dont je connaissais les compétences. Oui, lors d'1 mission que l'on m'avait confiée sans m'avertir d'une situation RH compliquée.
Consultant : Avez vous les sens des responsabilités ? Nathalie : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous fait preuve de responsabilité ? Nathalie : En assumant mes erreurs.
Consultant : Avez vous déjà passé un bilan de compétence ? Nathalie : Oui
Consultant : Quelles ont été les conclusions de ce bilan de compétences ? Nathalie : Que je savais ce que je voulais.
Consultant : Avez vous le sens de l'humour dans votre cadre professionnel? Nathalie : Oui
Consultant : Acceptez vous facilement que l'on vous fasse des petites plaisanteries ? Nathalie : Oui, évidemment. L'humour allège bien souvent des situations difficiles.
Consultant : Quelle est la valeur la plus importante selon vous ? Nathalie : L'Honneteté
Consultant : Avez vous déjà été obligé(e) d'être malhonnête ? Nathalie : Personne n'est "Obligé" d'être malhonnête. J'ai connu des situations parfois très difficiles et j'ai toujours oeuvré pour rester droite. Mais peut-être n'ai- je pas été confrontée au pire.
Consultant : Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ? Nathalie : plus de 35 000 euros
Consultant : Ce sont des niveaux de salaires que vous avez déjà obtenus ? Nathalie : Oui
Consultant : Dans quelle displine vous sentez vous un(e) assistant(e) performant(e) et dans la pratique de quel logiciel ? Nathalie : Secrétariat (Pack Office + BO) ADV (divers ERP) Comptabilité(logiciel compta type sage) Gestion de projet (MS Project)
Consultant : Lors de votre dernière expérience professionnelle, qu'avez-vous appris ? Nathalie : La gestion d'une Ecole (orga interne, règles des concours, vie sur un campus, financement via la taxe d'apprentissage). L'environnement des Grandes Ecoles, les relations avec le milieu du BTP et les Ministères. L'étendue de leurs pouvoirs.
Consultant : Décrivez-moi les situations qui, au bureau, vous suscitent le plus de stress et comment les gérez-vous habituellement ? Nathalie : 1 : Les tensions entre les gens. J'essaye parfois d'y remédier en me posant en médiateur, en utilisant ma naturelle bonne humeur, et parfois en exerçant mon autorité. 2 : Les responsables qui n'assument pas leurs responsabilités, qui ne règlent pas les problèmes dont ils ont la charge. En ce cas je pose le problème, J'essaye d'avancer des solutions et si la réussite de ma mission est comprise volontairement par un manque de moyens humains ou financiers ou de décisions à prendre, j'explique calmement que le résultat de ma mission ne relève pas de mes compétences.
Consultant : Citez-moi un défi auquel vous avez été confronté(e) dans vos précédentes fonctions et comment l'avez-vous relevé ? Nathalie : Convaincre les membres du Codir d'utiliser l'agenda d'Outlook pour permettre l'organisation des réunions et rdv en automatique (gain de temps, gain d'argent, moins de stress, meilleur résultat). Gagner du temps en travaillant mieux avec les outils d'aujoud'hui (Idem pour la Conférence Téléphonique) lorsque les participants sont éloignés). J'ai proposé de former les assistantes et les membres du Codir (résistance au changement oblige), j'ai pu convaincre et obtenir du temps pour effectuer ces formations. Le plus dur étant de réunir tous les participants, de les convaincre qu'il faut savoir perdre du temps avant pour en gagner après. Résultat : Opération réussie, retour sur investissement avéré, personnel et dirigeants satisfaits.
Consultant : Parlez-moi d'une situation d'urgence ou de crise à laquelle vous avez été confronté(e) dans vos emplois précédents et quelle a été votre attitude ? Nathalie : Laboratoire Pharmaceutique. Après la mise en place d'SAP et au moment du déremboursement des médicaments par le Ministère de la Santé. Plusieurs problèmes se sont présentés (SAP ne sortaient plus les commandes clients dont certains produits étaient en rupture de stock). Pour remédier au problème de rupture, la décision a été prise de ne pas saisir les produits manquants. Or, le système fonctionnant en réappro automatique, les produits ne se fabriquaient plus, ce qui augmentait les ruptures. Dans le même temps, il fallait procéder à un rappel de plusieurs produits déremboursés pour assurer leur revignettage et les remettre sur le marché. Rupture totale de plusieurs produits (dont certains vitaux)sur le marché. Le service ADV et le standard général étaient saturés d'appels des clients et patients eux-mêmes. J'ai intégré la cellule de crise sous la responsabilité directe du Pharmacien Responsable. Pour ma part, j'ai organisé différemment le travail des assistantes commerciales (12 personnes en 3X8) en créant 2 groupes (1 pour la gestion administratives des commandes, litiges et ruptures) et (1 pour la gestion des appels clients). En alternance toutes les 2 heures. Par ailleurs, réunions avec ces personnes (15mns toutes les 2 heures) pour faire un point de situation sur les commandes, ruptures et identification des cas les plus difficiles. Nous avions également toutes les 2 heures une réunion de cellule de crise avec le Codir pour faire un point de la situation et sur les actions à mener à court, moyen ou long terme. Dans le même temps, on m'a demandé de lancer un recrutement d'urgence (24 téléphonistes Bac+2) pour les installer sur une plateforme crée pour la cause (ordinateurs, fax, tel création d'1 ligne unique d'appel). Je me suis chargée de la partie logistique et intendance en collaboration avec mes collègues des services généraux, informatiques et sécurité du site. Puis de façon collégiale, nous avons travaillé sur les argumentaires à fournir aux téléphonistes pour répondre aux clients et patients. 3 mois auront été nécessaires pour revenir à une situation quasi-normale. Plusieurs réunions se sont tenues après cet évènement (retour de cellule de crise). Celles-ci avaient pour objet de tirer les enseignements de cette crise et de prévoir (via des procédures écrites et enseignées) d'éventuelles situations similaires. Des remerciements de la Direction et en particulier du Pharmacien Responsable nous sont parvenus, de façon très concrète. En ce qui me concerne mon intégration au poste d'assistante projet pour la construction de la nouvelle plateforme logistique et une prime équivalente à 2 mois de salaire.
Consultant : Racontez-moi la plus belle réussite de votre carrière et quel but cherchez-vous à atteindre maintenant ? Nathalie : L'obtention de mes diplômes alors que j'étais en situation professionnelle (Bac et BTS en 1 an). Le DESS obtenu en 6 mois en ayant réussi à redresser une petite affaire : Via la mise en place d'une organisation administrative et financière adaptée. Via la renégociation du passif avec l'administration fiscale, l'Urssaf, les créanciers etla banque. En ayant obtenu la condamnation du cabinet d'expertise déficient à l'égard de son client. Je souhaite à présent mettre mes compétences au service d'une entreprise que j'aurai choisie (peu importe sa taille, son activité). Je cherche un poste qui me permette d'utiliser l'anglais. Un poste pour lequel on me confie une ou plusieurs missions en me laissant une certaine liberté d'action. Attachée de Direction me semble la bonne appellation, mais chargée de projet l'est également.
Consultant : Citez-moi l'exemple d'une situation que vous avez prise en main sans que cela ne vous soit formellement demandé ? Nathalie : Le cas de GSK cité plus haut en était une. Le cas de implémentation d'Outlook à l'ESTP en était une aussi. Chez S2M, Une mauvaise utilisation du système informatique entrainait de graves conséquence pour mon services et d'autres. J'ai étudié la question avec la société chargée du développement de ce logiciel et ai déclenché des réunions avec les différents intervenants pour remédier au problème.
Consultant : Décrivez-nous une occasion où vous vous êtes vous-même fixé(e) des objectifs et quels en ont été les résultats ? Nathalie : La reprise de mes études (BAC,BTS,DESS)cités au dessus. Sur un plan personnel cette fois, la remise en état d'une propriété familiale et la création de location de logements meublés dont l'activité a démarré il y a 2 ans.
Consultant : Quelles expériences de travail avez-vous avec des personnes d'âges différents, de cultures différentes ou des personnes handicapées ? Nathalie : 1 - Ages différents : ESTP,S2M ou Duchesne, personnel stable depuis longtemps et doté d'une grande compétence et expérience. J'ai énormément apprécié leurs enseignements. Dans les autres structures, j'ai travaillé avec des plus jeunes et moins expérimentés, j'ai apprécié de leur apporter mes connaissances. 2 - Culture différente : ESTP car (ex : enseignants et membres du codir représentant tous les pays). S2M (en particulier, russe ukrainien, libanais, sud-américains et chinois). J'ai apprécié ces différences de cultures et en même temps dans une entreprise internationale, tous les pays communiquent en anglais et ont tendance à adopter une culture occidentale. Formatage un peu dommage car on gomme la richesse de la différence. 3 : Personnes handicapés : Pas d'expérience dans le milieu du travail mais dans ma vie privée oui. Je n'ai aucune appréhension face au handicap.
Consultant : Dans vos expériences passées, avec quels types de clients ou de collègues aviez-vous le plus de mal à travailler et quel comportement adoptiez-vous ? Nathalie : - Ceux qui ne respectent pas leurs engagements ou sont imprécis, ceux qui sont volcaniques. Je tente généralement la voie diplomatique. Parfois je peux être plus expéditive (selon le cas). - Ceux qui se plaignent du matin au soir. S'ils sont importants pour mon travail, je tente plutôt de les rassurer et les mettre en confiance. On arrive toujours à trouver une façon de travailler avec les gens.
Consultant : Souvenez-vous d'un moment où vous avez pris la mauvaise décision ou commis une erreur et comment avez-vous géré cette situation ? Nathalie : J'étais l'assistante du Directeur du site. Un accident est survenu sur une ligne de production(Picking). Une employée a vu la manche de sa chemise happée par le tapis. Elle n'a pu actionner le bouton d'arrêt d'urgence et a passé son bras dans la machine. Après avoir effectué toutes les formalités d'urgences, j'ai envoyé des fleurs à l'hôpital (ce qui se faisait généralement pour toute personne qui connait un accident). Sauf que s'agissant d'un accident sur le lieu du travail. La responsabilité de l'entreprise pouvait être engagée. Dans le cas précis, la ste pouvait être incriminée car elle n'avait pas posé les boutons d'arrêt d'urgence aux emplacements prévus par la commission de sécurité. Mon initiative aurait pu laisser penser que la Ste se sentant en tort avait tenté (d'amadouer le salarié). Si la victime avait souhaité poursuivre la Ste, son avocat aurait pu se servir de cela. J'ai mal vécu cette expérience car si je n'ai pas été (réprimandée), on m'a fait le reproche de ne pas avoir demandé avant à un de mes supérieurs l'autorisation d'agir. Mon initiative ne relevait pas de mes fonctions. J'avoue avoir été très vexée car la façon de me préciser que j'avais agit au poste qui n'était pas le mien me remettait à ma place de "simple assistante". J'ai digéré et en ai tiré la conclusion qu'il ne fallait pas agir trop vite et sur le coup de l'émotion.
Consultant : Racontez-moi comment, dans vos expériences passées, vous avez agi en faveur du travail d'équipe ? Nathalie : La mise en place d'Outlook à l'ESTP en est un. Collaboration avec tous les services ainsi que les personnes concernées. Plus généralement sur tous les projets auxquels j'ai participé.
Consultant : Pouvez-vous me décrire ce que vous avez le plus aimé et moins aimé dans la façon dont vous étiez dirigé(e) dans vos précédents postes ? Nathalie : Le plus aimé : Qu'on me laisse faire mon travail en toute liberté. Le moin aimé : Les directives imprécises, Le manque de respects des personnes.
Consultant : Que vous soyez débutant(e) ou confirmé(e), autodidacte ou diplomé(e), qu'est-ce qui vous donne le sentiment d'être un(e) assistant(e) expert(e) ? Nathalie : Mes nombreuses expériences au sein d'entreprises d'activités différentes et dans des fonctions aussi différentes. Le fait d'être polyvalente et adaptable selon les entreprises et situations. Mes compétences techniques et organisationnelles. L'avis de mes collègues et responsables sur mon travail.
Consultant : Que ce soit en stage, en job d'été, en CDD ou en CDI dans combien d'entreprises avez vous travaillé ? Nathalie : 10
Consultant : Combien de lettres de recommandation pouvez vous produire pour justifier la qualité de votre apport professionnel dans ces differentes entreprises ? Nathalie : 8 car 2 stes n'existent plus
Consultant : Comment est votre Anglais ? Nathalie : Je parle bien Anglais
Consultant : Could you tell me in a few english words who you are and what's the job you are looking for, then ? Nathalie : My name is Nathalie GAUTHIER, I'm forty five years old. I'm leaving in Paris and I've been working for 20 years. I've worked in different companies (French and International). Most of the time, I've been engaged as a PA for different departments such as accountant, commercial, Administration sales Services, After Sales Services). I've been integrated in sevaral projects to manage the three most important points which are delay, costs and quality. Now, I'm looking for a company to offer it my competencies and allow it to succeed in its activities and projects.
Consultant : L'entretien se termine, comment avez vous vécu cette expérience virtuelle ? Nathalie : assez bien
Consultant : Pourriez vous dire pourquoi vous estimez avoir bien vécu cette expérience ? Nathalie : Vos questions bien que parfois difficiles permettent de mieux cibler ma recherche de travail. Il est toujours bien de revenir sur ses succès et ses échecs car ceux-ci permettent d'en tirer les enseignements et ainsi progresser.
Consultant : Y a-t-il une question que vous auriez aimé que je vous pose, si oui quelle est-elle ? Nathalie : Souhaitez vous un retour d'analyse de ce test ?
Réduire son Auto-entretien Consultant : Pourquoi préférez vous travailler dans l'anticipation ? Nathalie : Parcequ'au quotidien, toutes les entreprises sont soumises à des impondérables pour lesquels il est nécessaire d'être extrèmement réactif. Aussi, il est préférable d'être le mieux organisé au départ. Ceci permet d'absorber 80% de son travail sans encombre.
Consultant : Tolérez vous les dépassements d'horaires ? Nathalie : Oui
Consultant : Votre environnement tolère-t-il les dépassements d'horaires ? Nathalie : Oui car je sélectionne mes missions professionnelles de sorte à ce qu'elles soient passionnantes et donc vécues comme un loisir.
Consultant : Avez vous déjà donné votre démission ? Nathalie : Oui
Consultant : Combien de fois avez vous donné votre démission et pourquoi ? Nathalie : 1 fois pour reprendre mes études.
Consultant : Qu'est ce que la ponctualité pour vous ? Nathalie : une culture
Consultant : Pouvez-vous expliquez la dimension culturelle de la ponctualité ? Nathalie : Etre ponctuelle fait partie des us et coutumes transmis par mon éducation familiale. Il s'agit là d'une marque de respect vis à vis des autres (individus et organisations).
Consultant : En dehors de vos loisirs, avez vous des activités extra professionnelles, du type association ? Nathalie : Oui
Consultant : Quelles sont ces activités extra-professionnelles ? Nathalie : J'apporte mon aide aux personnes qui m'entourent (famille, amis, connaissances) dans la création ou extention de leurs activités (études financières, business plans, construction juridiques, démarches administratives). Par ailleurs, j'organise 1 à 2 fois par une soirée à thème (ex : soirée café théatre). En équipe nous faisons appel aux compétences de chacuns (son, lumière, installation régie, projection, déco, costumes, restauration, hébergements ..) Gestion des autorisations administratives, relation avec les préfectures, Mairies, associations.
Consultant : Que lisez vous régulierement ? Nathalie : Des livres
Consultant : Quel type de littérature vous attire ? Nathalie : Ouvrages en langue anglaise et de façon journalière. Les intrigues politico-judiciaires(ex actuel Déception Point de Dan Brown). Mais également des ouvrages plus scientifiques tels que Sciences et Vie.
Consultant : Pouvez vous classer ces divertissements par ordre d'interet : le cinéma, la télé, le théâtre, la lecture, le sport, le shopping, les sorties entre amis ? Nathalie : Lecture Sport Sorties entre amis Théatre Cinéma Télé Shopping.
Consultant : Aimez vous dessiner ? Nathalie : Oui
Consultant : Etes vous créatif(ve) et comment le savez vous ? Nathalie : Mon entourage me le dit.
Consultant : Pouvez vous classer ces vertus par ordre d'importance pour vous, la politesse, l'honnêteté, la modestie, le courage, la franchise, la ponctualité, la rigueur ? Nathalie : 1 Politesse/Ponctualité/Modestie/Rigueur. 2 Honnêteté/Franchise/Courage
Consultant : Laissez vous votre numéro de portable à la disposition de votre entreprise ? Nathalie : Oui
Consultant : Vos collègues sont ils nécessairement vos amis ? Nathalie : Non.
Consultant : Aimez vous participer à des salons professionnels ? Nathalie : Oui
Consultant : A quel salon avez vous déjà participé ? Nathalie : Plusieurs Forums informatiques (Forum PC, IT Forum). Salon de l'Emballage, Salon de l'Enginierie.
Consultant : Aimez vous les relations avec la clientèle ? Nathalie : Oui
Consultant : Avez vous une dimension commerciale ? Nathalie : Mes expériences dans les départements Marketing, Administration des Ventes, Force de Vente, SAV + mes connaissances de la chaine de traitement des commandes associées à la gestion de cellule de crise (labo pharma) me confèrent des compétences dans ce domaine.
Consultant : Avez vous déjà organisé des voyages à étapes pour des dirigeants ? Nathalie : Oui
Consultant : En quelle occasion avez organisé des voyages ? Nathalie : Chez LCE pour l'équipe Force de Vente (déplacements en France et à l'Etranger). Chez APV et S2M (en France et à l'étranger pour les techniciens responsables de la maintenance des équipements installés chez les clients. A l'ESTP pour les voyages d'affaires ou visites clients ou séminaires du Comité de Direction.
Consultant : Avez vous déjà été à l'initiative d'un changement d'organisation procédural ou managérial dans une entreprise ? Nathalie : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous pris cette initiative d'un changement d'organisation ? Nathalie : Duchesne Emballages pour la formation bureautique des 40 salariés + nouvelle organisation de travail pour accompagner la changement de système informatique. Idem chez APV dans le processus de gestion des interventions. Idem chez GSK avant le passage sous SAP. Idem dans le cadre de mon stage DESS pour le redressement d'une entreprise en difficulté. Idem chez S2M dans la gestion des revues de contrat des ingénieurs d'affaires. Idem à l'ESTP pour la mise en place d'un nouveau secrétariat suite à un changement de gouvernance.
Consultant : Vous êtes trés fatigué(e), mais avec 20 minutes d'efforts supplémentaires vous pouvez terminer tous les dossiers en cours, que faites vous ? Nathalie : J'arrête tout immédiatement
Consultant : Avez vous déjà participé à des séminaires, des conférences, des cercles de qualité? Nathalie : Oui
Consultant : Avez vous déjà travaillé en famille ? Nathalie : Oui
Consultant : Quels sont les avantages du travail en famillle ? Nathalie : Connaitre les limites de chacun. Unir ses forces.
Consultant : Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à 10 personnes), une PME (30 à 100 salariés) ou un Grand Groupe ? Nathalie : Cela m'est indifferent
Consultant : Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ? Nathalie : 60 %
Consultant : Les 40 % sont consacrés à quelles autres activités ? Nathalie : Anticiper les changements à venir pour améliorer l'existant (fonctionnel, humain, technique). Et comme tout le monde les impondérables.
Consultant : Dans quel secteur d'activité souhaitez vous ne plus travailler ? Nathalie : Aucun
Consultant : Travaillez vous avec un dictionnaire ? Nathalie : Oui
Consultant : Avez vous une bonne orthographe ? Nathalie : Oui
Consultant : Avez vous déjà travaillé avec une personnalité difficile ? Nathalie : Oui
Consultant : Combien de temps avez vous travaillé avec une personnalité difficile ? Nathalie : De nombreuses fois
Consultant : Préférez vous le secteur privé ou public ? Nathalie : Je crois que le Privé offre plus de possibilité (négociation de poste, de rémunération, liberté de s'organiser soit même). N'ayant jamais travaillé dans le public, mais en partenariat ses représentants, il me semble que les procédures et règlements laissent moin de marge de manoeuvre.
Consultant : Quelles sont vos relations avec les nouvelles technologies ? Nathalie : Bonnes
Consultant : Avez-vous un équipement informatique à votre domicile et lequel ? Nathalie : 5 PCs et portables en réseau+2imprimantes+1 copieur scanner fax+Internet. Pack office sur chaque poste avec dernières versions + logiciels d'anglais + Harrap's.
Consultant : Avez vous confiance en vous? Nathalie : Oui
Consultant : Comment savez vous que vous avez confiance en vous ? Nathalie : Je ne m'engage jamais à la légère. Je suis consciente de mes lmites et si je me sens capable de faire quelque chose (autre travail), je demande à être testée. Je sais prendre des risques car je les calcule au préalable.
Consultant : Avez vous une confiance naturelle envers les autres ? Nathalie : Oui
Consultant : Avez vous déja été déçu(e) de cette confiance et dans quelle occasion ? Nathalie : Oui en recommandant 1 ex collègue dont je connaissais les compétences. Oui, lors d'1 mission que l'on m'avait confiée sans m'avertir d'une situation RH compliquée.
Consultant : Avez vous les sens des responsabilités ? Nathalie : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous fait preuve de responsabilité ? Nathalie : En assumant mes erreurs.
Consultant : Avez vous déjà passé un bilan de compétence ? Nathalie : Oui
Consultant : Quelles ont été les conclusions de ce bilan de compétences ? Nathalie : Que je savais ce que je voulais.
Consultant : Avez vous le sens de l'humour dans votre cadre professionnel? Nathalie : Oui
Consultant : Acceptez vous facilement que l'on vous fasse des petites plaisanteries ? Nathalie : Oui, évidemment. L'humour allège bien souvent des situations difficiles.
Consultant : Quelle est la valeur la plus importante selon vous ? Nathalie : L'Honneteté
Consultant : Avez vous déjà été obligé(e) d'être malhonnête ? Nathalie : Personne n'est "Obligé" d'être malhonnête. J'ai connu des situations parfois très difficiles et j'ai toujours oeuvré pour rester droite. Mais peut-être n'ai- je pas été confrontée au pire.
Consultant : Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ? Nathalie : plus de 35 000 euros
Consultant : Ce sont des niveaux de salaires que vous avez déjà obtenus ? Nathalie : Oui
Consultant : Dans quelle displine vous sentez vous un(e) assistant(e) performant(e) et dans la pratique de quel logiciel ? Nathalie : Secrétariat (Pack Office + BO) ADV (divers ERP) Comptabilité(logiciel compta type sage) Gestion de projet (MS Project)
Consultant : Lors de votre dernière expérience professionnelle, qu'avez-vous appris ? Nathalie : La gestion d'une Ecole (orga interne, règles des concours, vie sur un campus, financement via la taxe d'apprentissage). L'environnement des Grandes Ecoles, les relations avec le milieu du BTP et les Ministères. L'étendue de leurs pouvoirs.
Consultant : Décrivez-moi les situations qui, au bureau, vous suscitent le plus de stress et comment les gérez-vous habituellement ? Nathalie : 1 : Les tensions entre les gens. J'essaye parfois d'y remédier en me posant en médiateur, en utilisant ma naturelle bonne humeur, et parfois en exerçant mon autorité. 2 : Les responsables qui n'assument pas leurs responsabilités, qui ne règlent pas les problèmes dont ils ont la charge. En ce cas je pose le problème, J'essaye d'avancer des solutions et si la réussite de ma mission est comprise volontairement par un manque de moyens humains ou financiers ou de décisions à prendre, j'explique calmement que le résultat de ma mission ne relève pas de mes compétences.
Consultant : Citez-moi un défi auquel vous avez été confronté(e) dans vos précédentes fonctions et comment l'avez-vous relevé ? Nathalie : Convaincre les membres du Codir d'utiliser l'agenda d'Outlook pour permettre l'organisation des réunions et rdv en automatique (gain de temps, gain d'argent, moins de stress, meilleur résultat). Gagner du temps en travaillant mieux avec les outils d'aujoud'hui (Idem pour la Conférence Téléphonique) lorsque les participants sont éloignés). J'ai proposé de former les assistantes et les membres du Codir (résistance au changement oblige), j'ai pu convaincre et obtenir du temps pour effectuer ces formations. Le plus dur étant de réunir tous les participants, de les convaincre qu'il faut savoir perdre du temps avant pour en gagner après. Résultat : Opération réussie, retour sur investissement avéré, personnel et dirigeants satisfaits.
Consultant : Parlez-moi d'une situation d'urgence ou de crise à laquelle vous avez été confronté(e) dans vos emplois précédents et quelle a été votre attitude ? Nathalie : Laboratoire Pharmaceutique. Après la mise en place d'SAP et au moment du déremboursement des médicaments par le Ministère de la Santé. Plusieurs problèmes se sont présentés (SAP ne sortaient plus les commandes clients dont certains produits étaient en rupture de stock). Pour remédier au problème de rupture, la décision a été prise de ne pas saisir les produits manquants. Or, le système fonctionnant en réappro automatique, les produits ne se fabriquaient plus, ce qui augmentait les ruptures. Dans le même temps, il fallait procéder à un rappel de plusieurs produits déremboursés pour assurer leur revignettage et les remettre sur le marché. Rupture totale de plusieurs produits (dont certains vitaux)sur le marché. Le service ADV et le standard général étaient saturés d'appels des clients et patients eux-mêmes. J'ai intégré la cellule de crise sous la responsabilité directe du Pharmacien Responsable. Pour ma part, j'ai organisé différemment le travail des assistantes commerciales (12 personnes en 3X8) en créant 2 groupes (1 pour la gestion administratives des commandes, litiges et ruptures) et (1 pour la gestion des appels clients). En alternance toutes les 2 heures. Par ailleurs, réunions avec ces personnes (15mns toutes les 2 heures) pour faire un point de situation sur les commandes, ruptures et identification des cas les plus difficiles. Nous avions également toutes les 2 heures une réunion de cellule de crise avec le Codir pour faire un point de la situation et sur les actions à mener à court, moyen ou long terme. Dans le même temps, on m'a demandé de lancer un recrutement d'urgence (24 téléphonistes Bac+2) pour les installer sur une plateforme crée pour la cause (ordinateurs, fax, tel création d'1 ligne unique d'appel). Je me suis chargée de la partie logistique et intendance en collaboration avec mes collègues des services généraux, informatiques et sécurité du site. Puis de façon collégiale, nous avons travaillé sur les argumentaires à fournir aux téléphonistes pour répondre aux clients et patients. 3 mois auront été nécessaires pour revenir à une situation quasi-normale. Plusieurs réunions se sont tenues après cet évènement (retour de cellule de crise). Celles-ci avaient pour objet de tirer les enseignements de cette crise et de prévoir (via des procédures écrites et enseignées) d'éventuelles situations similaires. Des remerciements de la Direction et en particulier du Pharmacien Responsable nous sont parvenus, de façon très concrète. En ce qui me concerne mon intégration au poste d'assistante projet pour la construction de la nouvelle plateforme logistique et une prime équivalente à 2 mois de salaire.
Consultant : Racontez-moi la plus belle réussite de votre carrière et quel but cherchez-vous à atteindre maintenant ? Nathalie : L'obtention de mes diplômes alors que j'étais en situation professionnelle (Bac et BTS en 1 an). Le DESS obtenu en 6 mois en ayant réussi à redresser une petite affaire : Via la mise en place d'une organisation administrative et financière adaptée. Via la renégociation du passif avec l'administration fiscale, l'Urssaf, les créanciers etla banque. En ayant obtenu la condamnation du cabinet d'expertise déficient à l'égard de son client. Je souhaite à présent mettre mes compétences au service d'une entreprise que j'aurai choisie (peu importe sa taille, son activité). Je cherche un poste qui me permette d'utiliser l'anglais. Un poste pour lequel on me confie une ou plusieurs missions en me laissant une certaine liberté d'action. Attachée de Direction me semble la bonne appellation, mais chargée de projet l'est également.
Consultant : Citez-moi l'exemple d'une situation que vous avez prise en main sans que cela ne vous soit formellement demandé ? Nathalie : Le cas de GSK cité plus haut en était une. Le cas de implémentation d'Outlook à l'ESTP en était une aussi. Chez S2M, Une mauvaise utilisation du système informatique entrainait de graves conséquence pour mon services et d'autres. J'ai étudié la question avec la société chargée du développement de ce logiciel et ai déclenché des réunions avec les différents intervenants pour remédier au problème.
Consultant : Décrivez-nous une occasion où vous vous êtes vous-même fixé(e) des objectifs et quels en ont été les résultats ? Nathalie : La reprise de mes études (BAC,BTS,DESS)cités au dessus. Sur un plan personnel cette fois, la remise en état d'une propriété familiale et la création de location de logements meublés dont l'activité a démarré il y a 2 ans.
Consultant : Quelles expériences de travail avez-vous avec des personnes d'âges différents, de cultures différentes ou des personnes handicapées ? Nathalie : 1 - Ages différents : ESTP,S2M ou Duchesne, personnel stable depuis longtemps et doté d'une grande compétence et expérience. J'ai énormément apprécié leurs enseignements. Dans les autres structures, j'ai travaillé avec des plus jeunes et moins expérimentés, j'ai apprécié de leur apporter mes connaissances. 2 - Culture différente : ESTP car (ex : enseignants et membres du codir représentant tous les pays). S2M (en particulier, russe ukrainien, libanais, sud-américains et chinois). J'ai apprécié ces différences de cultures et en même temps dans une entreprise internationale, tous les pays communiquent en anglais et ont tendance à adopter une culture occidentale. Formatage un peu dommage car on gomme la richesse de la différence. 3 : Personnes handicapés : Pas d'expérience dans le milieu du travail mais dans ma vie privée oui. Je n'ai aucune appréhension face au handicap.
Consultant : Dans vos expériences passées, avec quels types de clients ou de collègues aviez-vous le plus de mal à travailler et quel comportement adoptiez-vous ? Nathalie : - Ceux qui ne respectent pas leurs engagements ou sont imprécis, ceux qui sont volcaniques. Je tente généralement la voie diplomatique. Parfois je peux être plus expéditive (selon le cas). - Ceux qui se plaignent du matin au soir. S'ils sont importants pour mon travail, je tente plutôt de les rassurer et les mettre en confiance. On arrive toujours à trouver une façon de travailler avec les gens.
Consultant : Souvenez-vous d'un moment où vous avez pris la mauvaise décision ou commis une erreur et comment avez-vous géré cette situation ? Nathalie : J'étais l'assistante du Directeur du site. Un accident est survenu sur une ligne de production(Picking). Une employée a vu la manche de sa chemise happée par le tapis. Elle n'a pu actionner le bouton d'arrêt d'urgence et a passé son bras dans la machine. Après avoir effectué toutes les formalités d'urgences, j'ai envoyé des fleurs à l'hôpital (ce qui se faisait généralement pour toute personne qui connait un accident). Sauf que s'agissant d'un accident sur le lieu du travail. La responsabilité de l'entreprise pouvait être engagée. Dans le cas précis, la ste pouvait être incriminée car elle n'avait pas posé les boutons d'arrêt d'urgence aux emplacements prévus par la commission de sécurité. Mon initiative aurait pu laisser penser que la Ste se sentant en tort avait tenté (d'amadouer le salarié). Si la victime avait souhaité poursuivre la Ste, son avocat aurait pu se servir de cela. J'ai mal vécu cette expérience car si je n'ai pas été (réprimandée), on m'a fait le reproche de ne pas avoir demandé avant à un de mes supérieurs l'autorisation d'agir. Mon initiative ne relevait pas de mes fonctions. J'avoue avoir été très vexée car la façon de me préciser que j'avais agit au poste qui n'était pas le mien me remettait à ma place de "simple assistante". J'ai digéré et en ai tiré la conclusion qu'il ne fallait pas agir trop vite et sur le coup de l'émotion.
Consultant : Racontez-moi comment, dans vos expériences passées, vous avez agi en faveur du travail d'équipe ? Nathalie : La mise en place d'Outlook à l'ESTP en est un. Collaboration avec tous les services ainsi que les personnes concernées. Plus généralement sur tous les projets auxquels j'ai participé.
Consultant : Pouvez-vous me décrire ce que vous avez le plus aimé et moins aimé dans la façon dont vous étiez dirigé(e) dans vos précédents postes ? Nathalie : Le plus aimé : Qu'on me laisse faire mon travail en toute liberté. Le moin aimé : Les directives imprécises, Le manque de respects des personnes.
Consultant : Que vous soyez débutant(e) ou confirmé(e), autodidacte ou diplomé(e), qu'est-ce qui vous donne le sentiment d'être un(e) assistant(e) expert(e) ? Nathalie : Mes nombreuses expériences au sein d'entreprises d'activités différentes et dans des fonctions aussi différentes. Le fait d'être polyvalente et adaptable selon les entreprises et situations. Mes compétences techniques et organisationnelles. L'avis de mes collègues et responsables sur mon travail.
Consultant : Que ce soit en stage, en job d'été, en CDD ou en CDI dans combien d'entreprises avez vous travaillé ? Nathalie : 10
Consultant : Combien de lettres de recommandation pouvez vous produire pour justifier la qualité de votre apport professionnel dans ces differentes entreprises ? Nathalie : 8 car 2 stes n'existent plus
Consultant : Comment est votre Anglais ? Nathalie : Je parle bien Anglais
Consultant : Could you tell me in a few english words who you are and what's the job you are looking for, then ? Nathalie : My name is Nathalie GAUTHIER, I'm forty five years old. I'm leaving in Paris and I've been working for 20 years. I've worked in different companies (French and International). Most of the time, I've been engaged as a PA for different departments such as accountant, commercial, Administration sales Services, After Sales Services). I've been integrated in sevaral projects to manage the three most important points which are delay, costs and quality. Now, I'm looking for a company to offer it my competencies and allow it to succeed in its activities and projects.
Consultant : L'entretien se termine, comment avez vous vécu cette expérience virtuelle ? Nathalie : assez bien
Consultant : Pourriez vous dire pourquoi vous estimez avoir bien vécu cette expérience ? Nathalie : Vos questions bien que parfois difficiles permettent de mieux cibler ma recherche de travail. Il est toujours bien de revenir sur ses succès et ses échecs car ceux-ci permettent d'en tirer les enseignements et ainsi progresser.
Consultant : Y a-t-il une question que vous auriez aimé que je vous pose, si oui quelle est-elle ? Nathalie : Souhaitez vous un retour d'analyse de ce test ?
