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Candidat Assistante de direction - réf.36416

Assistante de direction

Sophie Q. 22120 Yffiniac
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Auto-entretien de Sophie Q.

Cet entretien a eu lieu le 26/01/06 à 13h53

Consultant : Bonjour, pourriez vous vous présenter brievement s'il vous plait ? Sophie : Bonjour, Je me présente, je suis actuellement assistante de direction au sein d'une PME et suis titulaire d'un BTS. J'ai 26 ans et suis maman d'une petite fille de 1 an. Le fait d'être maman ne change en rien mon objectif d'être l'assistante d'un directeur, de gérer un service. Actuellement, la structure de mon entreprise me permet d'être assistante du dirigeant, mais aussi comptable, et d'aider la qualité quand celle-ci à  besoin de mes services. J'aspire à  des fonctions essentiellement en rapport avec mes compétences d'assistante.
Consultant : Etes vous heureus(e) d'exercer votre métier d'assistant(e) ? Sophie : Oui
Consultant : qu'est ce que votre métier d'assistant(e) vous apporte ? Sophie : Mon métier m'apporte un enrichissement personnel, j'aime me sentir utile dans l'entreprise, dans la bonne marche des services. Pour moi, le travail est aussi important que ma vie privée. J'ai besoin de cet équilibre.
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Consultant : Dans quelle situation préférez vous travailler ? Sophie : dans l'anticipation
Consultant : Pourquoi préférez vous travailler dans l'anticipation ? Sophie : J'aime que les choses soient organisées. Je souhaite pouvoir anticiper les besoins de mon supérieur. Pour être une bonne assistante cette qualité est importante.
Consultant : Tolérez vous les dépassements d'horaires ? Sophie : Oui
Consultant : Votre environnement tolère-t-il les dépassements d'horaires ? Sophie : Actuellement, je travaille de 9 heures à  17 heures 30, je reste manger sur place le midi. Très souvent ma pause repas est écourtée, cela ne me dérange pas.
Consultant : Préférez vous ? Sophie : Débuter tard - Finir tard
Consultant : Avez vous déjà  donné votre démission ? Sophie : Non
Consultant : Mais avez vous eu parfois envie de donner votre démission ? Sophie : Je suis actuellement à  la recherche d'un emploi. Non pas parce que celui que j'occupe m'ennuie mais tout simplement pour un enrichissement personnel, je veux me consacrer au métier d'assistante de direction.
Consultant : Qu'est ce que la ponctualité pour vous ? Sophie : une vertu
Consultant : Pourquoi considérez vous la ponctualité comme une vertu ? Sophie : Pour moi la ponctualité est une vertu, c'est une qualité qui aujourd'hui si l'on regarde le monde du travail, on peut s'apercevoir que tout le monde ne l'a pas, chose que je ne peux concevoir.
Consultant : En dehors de vos loisirs, avez vous des activités extra professionnelles, du type association ? Sophie : Non
Consultant : Manquez vous de temps ou d'interêt pour ces activités extra professionnelles ? Sophie : Ma vie de famille m'occupe beaucoup pour le moment, cela me comble tout à  fait.
Consultant : Que lisez vous régulierement ? Sophie : Des livres
Consultant : Quel type de littérature vous attire ? Sophie : Principalement des histoires vécues
Consultant : Pouvez vous classer ces divertissements par ordre d'interet : le cinéma, la télé, le théâtre, la lecture, le sport, le shopping, les sorties entre amis ? Sophie : Classement du plus important au moins important : la lecture les sorties entre amis le shopping la télé le cinéma le théâtre le sport
Consultant : Aimez vous dessiner ? Sophie : Non
Consultant : Etes vous créatif(ve) et comment le savez vous ? Sophie : je suis crétive, car actuellement je prépare mon mariage et au niveau des idées, je pense que je ne suis pas en reste
Consultant : Pouvez vous classer ces vertus par ordre d'importance pour vous, la politesse, l'honnêteté, la modestie, le courage, la franchise, la ponctualité, la rigueur ? Sophie : courage politesse honnêteté franchise rigueur ponctualité modestie
Consultant : Laissez vous votre numéro de portable à  la disposition de votre entreprise ? Sophie : Oui
Consultant : Vos collègues sont ils nécessairement vos amis ? Sophie : Une bonne entente entre collègue est nécessaire à  la bonne marche de l'entreprise. Il y a une différence entre bonne entente et amitié, l'un n'entraà®ne pas forcément l'autre.
Consultant : Aimez vous participer à  des salons professionnels ? Sophie : Oui
Consultant : A quel salon avez vous déjà  participé ? Sophie : Pour l'instant aucun, mais c'est un point sur lequel j'aimerai remédier
Consultant : Aimez vous les relations avec la clientèle ? Sophie : Oui
Consultant : Avez vous une dimension commerciale ? Sophie : Les relations sont purement téléphonique, mais j'assiste le directeur lors de certaines réunions d'un point de vue administratif
Consultant : Avez vous déjà  organisé des voyages à  étapes pour des dirigeants ? Sophie : Non
Consultant : Vous sentez vous capable d'organiser des voyages pour des dirigeants ? Sophie : Lors de missions d'intérim, j'ai travaillé dans une agence de voyage, l'organisation n'est pas pour moi un monde inconnu.
Consultant : Vous êtes trés fatigué(e), mais avec 20 minutes d'efforts supplémentaires vous pouvez terminer tous les dossiers en cours, que faites vous ? Sophie : Je poursuis en prévoyant de relire le lendemain
Consultant : Avez vous déjà  participé à  des séminaires, des conférences, des cercles de qualité? Sophie : Non
Consultant : Avez vous déjà  travaillé en famille ? Sophie : Non
Consultant : Aimeriez-vous travailler en famille ? Sophie : Pour moi, le travail et la famille ne doivent pas se mélanger.
Consultant : Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à  10 personnes), une PME (30 à  100 salariés) ou un Grand Groupe ? Sophie : Cela m'est indifferent
Consultant : Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ? Sophie : 70 %
Consultant : Les 30 % sont consacrés à  quelles autres activités ? Sophie : Lse autres domaines sont : la comptabilité la qualité le règlement de litiges
Consultant : Dans quel secteur d'activité souhaitez vous ne plus travailler ? Sophie : aucun
Consultant : Travaillez vous avec un dictionnaire ? Sophie : Oui
Consultant : Avez vous une bonne orthographe ? Sophie : excellente
Consultant : Avez vous déjà  travaillé avec une personnalité difficile ? Sophie : Oui
Consultant : Combien de temps avez vous travaillé avec une personnalité difficile ? Sophie : Toujours actuellement
Consultant : Préférez vous le secteur privé ou public ? Sophie : Peu importe
Consultant : Quelles sont vos relations avec les nouvelles technologies ? Sophie : Bonnes
Consultant : Avez-vous un équipement informatique à  votre domicile et lequel ? Sophie : Oui, un pc avec connexion internet, scanner, appareil photo numérique
Consultant : Avez vous confiance en vous? Sophie : Oui
Consultant : Comment savez vous que vous avez confiance en vous ? Sophie : J'ai déjà  passé des tests, où il est ressorti que les entreprises pouvaient avoir confiance en moi, que j'étais quelqu'un de rapide. Depuis que je suis dans mon entreprise, j'ai fait évoluer mon poste de travail, en m'occupant de nouveaux secteurx, je pense donc être assez performante ce qui me permet d'avoir une certaine confiance en moi.
Consultant : Avez vous une confiance naturelle envers les autres ? Sophie : Non
Consultant : Pourquoi n'avez vous pas confiance envers les autres ? Sophie : Ne pas avoir confiance envers les autres est un grand mot, je dirais plutôt qu'avant d'avoir une totale confiance, j'ai une période d'observation avant de me prononcer.
Consultant : Avez vous les sens des responsabilités ? Sophie : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous fait preuve de responsabilité ? Sophie : Je m'occupe des contrats des oeuvres caritatives, je prends donc en charge la totalité du dossier, de l'appel d'offres aux règlement par l'OFIVAL. J'aime être à  l'initiative des changements, des améliorations. Pour preuve mon poste à  évoluer énormément car j'aime prendre des responsabilités.
Consultant : Avez vous déjà  passé un bilan de compétence ? Sophie : Non
Consultant : Envisagez vous de faire un bilan de compétences ? Sophie : Pourquoi pas.
Consultant : Avez vous le sens de l'humour dans votre cadre professionnel? Sophie : Oui
Consultant : Acceptez vous facilement que l'on vous fasse des petites plaisanteries ? Sophie : Si l'on en fait aux autres, il faut accepter d'en recevoir.
Consultant : Quelle est la valeur la plus importante selon vous ? Sophie : La Rigueur
Consultant : Dans quel contexte manquez vous de rigueur ? Sophie : Dans ma vie privée, dans le ménage
Consultant : Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ? Sophie : Entre 25 000 et 30 000 euros
Consultant : Ce sont des salaires que vous avez déjà  obtenus ? Sophie : Oui, actuellement
Consultant : Dans quelle displine vous sentez vous un(e) assistant(e) performant(e) et dans la pratique de quel logiciel ? Sophie : Dans le rapport avec les chiffres avec excel
Consultant : Lors de votre dernière expérience professionnelle, qu'avez-vous appris ? Sophie : J'ai appris l'ordre, le respect de mon supérieur, la maà®trise de soi
Consultant : Décrivez-moi les situations qui, au bureau, vous suscitent le plus de stress et comment les gérez-vous habituellement ? Sophie : Celle qui revientle plus souvent, c'est mon directeur qui a un rendez-vous le matin et qui ne m'a rien dit de préparer spécialement mais qui ce matin a absolument besoin d'un dossier, mais la personne arrive dans moins d'une heure. Etant habituée, je ne stress plus et fais les choses calmement, me stresser ne serait pas une bonne chose puisque je perdrai plus de temps.
Consultant : Citez-moi un défi auquel vous avez été confronté(e) dans vos précédentes fonctions et comment l'avez-vous relevé ? Sophie : Lors d'une mission d'intérim, j'ai été embauchée pour une durée déterminée afin de mettre le travail à  jour, car l'entreprise fermait. Travailler avec des gens qui vont être licenciés n'ai pas chose facile. J'ai su m'intégrer en me mettant à  leur place, en les écoutant, et en aidant dans les démarches personnelles suite à  leur perte d'emploi.
Consultant : Racontez-moi la plus belle réussite de votre carrière et quel but cherchez-vous à  atteindre maintenant ? Sophie : Ma plus belle réussite de ma courte carrière c'est d'avoir fait évoluer mon poste, de me sentir assistante, mon but maintenant, c'est de me consacrer à  être l'assistante d'un directeur essentiellement.
Consultant : Citez-moi l'exemple d'une situation que vous avez prise en main sans que cela ne vous soit formellement demandé ? Sophie : La prise en charge des oeuvres caritatives
Consultant : Dans vos expériences passées, avec quels types de clients ou de collègues aviez-vous le plus de mal à  travailler et quel comportement adoptiez-vous ? Sophie : je m'adapte assez facilement au différentes situations
Consultant : Souvenez-vous d'un moment où vous avez pris la mauvaise décision ou commis une erreur et comment avez-vous géré cette situation ? Sophie : il y avait une facture à  bloquée pour un problème qualité et je l'ai faite passer en comptabilité, voyant mon erreur j'en ai fait part au directeur qui a appelé le fournisseur et a réussi à  régler le problème. J'ai appris une chose, c'est que cela ne sert à  rien de cacher les choses, plus le problème est vu tôt plus il y a de chances de le régler facilement.
Consultant : Décrivez-moi une situation où vous êtes allé(e) au delà  de votre fonction pour aider un client, ou un fournisseur ? Sophie : Je reviens toujours aux oeuvres caritatives, mais le client qui en demande le plus est bien celui-la. Il faut toujours les aider avec leurs dossiers.
Consultant : Racontez-moi comment, dans vos expériences passées, vous avez agi en faveur du travail d'équipe ? Sophie : Une bonne entente est nécessaire dans une entreprise, le travail d'équipe est une opportunité pour apprendre d'autres choses et connaà®tre mieux ses collègues. Actuellement, le service qualité met en place la norme IFS, les délais sont courts. Elles m'ont demandé de les aider pour la certification, je ne peux pas refuser une opportunité comme celle-ci d'élargir mes compétences. Le travail en équipe est une bonne chose pour tout le monde.
Consultant : Pouvez-vous me décrire ce que vous avez le plus aimé et moins aimé dans la façon dont vous étiez dirigé(e) dans vos précédents postes ? Sophie : Il faut tirer des enseignements de chaque situation, il n'y aura jamais une bonne et une mauvaise façon d'être dirigée.
Consultant : Que vous soyez débutant(e) ou confirmé(e), autodidacte ou diplomé(e), qu'est-ce qui vous donne le sentiment d'être un(e) assistant(e) expert(e) ? Sophie : Ma rapidité, l'anticipation dans le travail, l'évolution de mon poste... Aujourd'hui qui peut se définir comme experte, une assistante n'arrête jamais d'apprendre et s'améliore tout au long de sa carrière. Experte aujourd'hui, encore plus demain.
Consultant : Que ce soit en stage, en job d'été, en CDD ou en CDI dans combien d'entreprises avez vous travaillé ? Sophie : 15
Consultant : Combien de lettres de recommandation pouvez vous produire pour justifier la qualité de votre apport professionnel dans ces differentes entreprises ? Sophie : Beaucoup ont été des missions par intérim donc courtes, les expériences assez longues pour produire une recommandations sont au nombre de 3.
Consultant : Comment est votre Anglais ? Sophie : Je parle un peu Anglais
Consultant : Pourriez vous me dire quelques mots en anglais ? Sophie : Hello, how are you ? Mister X is in meeting. Do you want to leave him a message?
Consultant : L'entretien se termine, comment avez vous vécu cette expérience virtuelle ? Sophie : assez bien
Consultant : Pourriez vous dire pourquoi vous estimez avoir bien vécu cette expérience ? Sophie : Cela permet de faire le point sur sa situation et l'évolution.
Consultant : Y a-t-il une question que vous auriez aimé que je vous pose, si oui quelle est-elle ? Sophie : Avez-vous des commentaires à  ajouter ? J'espère avoir bien répondu à  votre questionnaire.
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