Assistante de direction / executive assistant

BTS ASSISTANTE DE DIRECTION

BACCALAUREAT SERIE L

Support Direction Affrètement / Ventes et Achats - Gestion et organisation administrative de la direction, préparation, mise en forme et suivi des dossiers et des différentes réunions, organisation des événements d'équipe. - Préparation des déplacements professionnels en France et à l'étranger - Elaboration du plan de formation de la direction en lien avec le département de la formation. - Suivi des dossiers d'affrètement (contrats juridiques).

Support Direction - Optimisation de l'agenda, anticipation et préparation des dossiers et des différentes réunions, réalisation de présentations Powerpoint en anglais et en français, organisation des déplacements en France et à l'étranger, notes de frais, suivi budgétaire de la direction Interfaces : - Siège / Site / Groupe : Veille / Alerte - Direction Siège / RH / Managers / Représentants du Personnel / Cellule de reclassement : Contexte PSE - Prestataires (Médecine du Travail, DIRRECTE, CRAMIF, restauration entreprise ,agences de communication) - Assistantes COMEX - Participation à la création de la communauté des assistantes de Roche France (80 personnes) : Création d'un website et organisation d'une journée dédiée - Animation ateliers Diversité et Inclusion Support RH - Organisation des réunions avec les représentants du personnel (CE, DP, CHSCT) - Etablissement et suivi du plan de formation des collaborateurs du site - Evaluation des besoins en personnel intérimaire et coordination - Accompagnement et support de la Direction dans le cadre d'un PSE suite au redéploiement des activités logistiques du Site Roche - Détection des situations à risque en période de crise - Participation au groupe de travail sur l'élaboration de la fiche métier « assistante de direction » Communication - Pilotage et animation du comité communication et gestion des opérations Organisation d'événements dans le cadre du bien-être au travail - Réalisation d'une plaquette et d'un film de présentation du site logistique - Exposition photos mettant en valeur les collaborateurs et leurs métiers - Participation au groupe de projet communication dans le cadre du projet de redéploiement des activités logistiques. - Coordination avec le Siège des opérations de communication interne, des réunions du Comité de Direction. - Gestion d'une chaîne TV interne avec mise en ligne régulière des informations de communication Siège et Site sur logiciel Design Studio. - Organisation des réunions de site avec propositions de sujets et coordination avec les différents intervenants.

2008 à 2011 Assistante du Directeur de Business Unit Siège - Equipe de 150 personnes (marketing / ventes / partenariat Laboratoire Chugai) - Assistanat de Direction classique : Présentations Powerpoint en anglais et en français, relations avec les différentes filiales du Groupe et de la maison mère, organisation des déplacements en France et à l'étranger, gestion des notes de frais de la Business Unit, coordination avec le laboratoire Chugai et optimisation du partenariat. - Organisation logistique des séminaires des équipes Siège et des forces de vente - Choix agence de communication, coordination avec les équipes médico-marketing-ventes sur place Organisation du lancement d'un médicament dans la polyarthrite en Sardaigne (150 personnes) - Participation au groupe projet dédié au déménagement du Siège Social - Préparation et coordination administrative de celui-ci pour la Business Unit 2003 à 2008 Assistante du Directeur d?Unité Opérationnelle Médecine Générale et Spécialisée Siège / Equipe de 250 personnes (marketing / ventes) - Au-delà de l'assistanat classique, réflexion à la mise en place de la structure de l'Unité - Participation à l'organisation des partenariats marketing / ventes avec d'autres laboratoires (GSK, NovoNordisk) - Organisation logistique, coordination et participation aux séminaires des équipes de forces de vente (250 personnes) Repérage, coordination agences, choix cadeau, choix et organisation du teambuilding, gestion des plénières 1990 à 2003 Assistante Chef de Groupe et Directeur Marketing - Préparation des campagnes produits avec suivi des documents et du budget / Participation aux lancements de médicaments dans la mucoviscidose et l'obésité - Organisation et suivi des opérations produits - Opérations de communication auprès des collaborateurs de l'entreprise / Organisation des Virades de l?Espoir au profit de l'association « Vaincre la mucoviscidose » 1986 à 1990 Assistante Chef de produit - Préparation des campagnes produits (éléments promotionnels, suivi budgétaire) - Organisation et suivi des opérations produits