Assistante de direction

Niveau BTS Assistant de direction

BAC STT SECRETARIAT

- Marchés publics : Gestion administrative des appels d'offres (appui à notre bureau d’études, préparation des dossiers administratifs : DC1, DC2, DC4, facturation mensuelle de plus de 80 dossiers, suivi des règlements et relances, contact direct avec les clients et les sous-traitants, suivi des chantiers liés aux modulaires, gestion des bons de commandes, contrôle avant chaque clôture mensuelle, gestion des ouvertures de comptes clients et fournisseurs…) - Gestion du personnel et RH, suivi et demande des accès informatiques des nouveaux collaborateurs, gestion et suivi des absences, arrêts maladies, congés, solde de tout compte, des formations, habilitations et visites médicales des salariés de notre BU, suivi de la masse salariale, gestion des notes de frais. - Assistanat Administratif : gestion des plannings et agendas de la direction, organisation des réunions en interne et externe, rédactions des comptes rendus, organisation des déplacements (hôtels, avions, train, réservation des véhicules et salles de conférence) suivi des fournitures et approvisionnements, appui et aide à nos agences nationales.

- Gestion des campagnes publicitaires de l'établissement. - Gestion des dossiers du personnel. - Organisation des réunions du comité d'entreprise et des délégués du personnel. - Organisation et gestion d'animations interne pour les salariés. - Apport d'un soutien logistique pour les programmes, les réunions et les événements, notamment la réservation de salles, la préparation des ordres du jour et la tenue du calendrier. - Gestion des dossiers du personnel (tri et sélection des CV, suivi du recrutement, préparation des dossiers d’embauche, visites médicales, habilitations et formations, pointage et contrôle des congés, absences et arrêts maladie, notes de frais…)

- Etablissement des devis. - Enregistrement et traitement des commandes. - Préparation des colis et gestion du stock. - Facturation, suivi des règlements et contentieux. - Traitement des anomalies liées aux contrats et à la facturation. - Suivi après-vente. - Traitement des demandes d'informations clients. - Participation à des salons pour la promotion d'une gamme de produits. - Mise à jour du site internet. - Tenue à jour méticuleuse des bases de données sur les clients et sur les produits en veillant à conserver un historique permettant de retracer l'évolution des uns et des autres. - Gestion des réclamations des clients en établissant les causes du problème rencontré et en recherchant la solution la mieux adaptée, conformément aux procédures en vigueur de l'entreprise.

- Constitution des dossiers administratifs. - Orientation des candidat(e)s et validation de leur inscription. - Présentation des candidats potentiels aux Responsables Relations entreprises. - Travail en binôme avec l’équipe commerciale relations entreprises pour favoriser et accélérer le placement des candidats - Organisation et suivi des process commerciaux d’admission des candidats. - Suivi de la bonne intégration de l'alternant. - Participation à divers salons pour la promotion de l'Ecole. - Organisation des réunions d'informations. - Suivi RH : absences, maladies, congés...