Assistante

Licence Sciences Humaines et Sociales, option bureautique

Baccalauréat Sciences Médico-sociales, option bureautique

Assurer le secrétariat pour les collaborateurs des 3 services. Dans ce cadre, ses principales activités sont : • La saisie et la mise en forme de divers documents (lettres, notes, comptes-rendus, rapports et présentations), • Le traitement du courrier : enregistrement et diffusion, • L'organisation et la réalisation du classement, l'archivage et la traçabilité des documents administratifs ou techniques des services dans Socrate et Oscar, • L'organisation matérielle et logistique des déplacements, • L'organisation des rendez-vous, des réunions et la tenue des agendas, • La gestion des fournitures de bureau, • La gestion des tableaux des dossiers d'affaires des services. Plus spécifiquement : • Contribuer à l'activité de contrôles (établissement, suivi et gestion des demandes aux producteurs, constitution des dossiers CND, mise à jour de l'outil de suivi des prélèvements et des fiches de synthèse) , • Participe à l 'injection de documents historiques dans le FDR et Oscar (par exemple, les référentiels de production colis Cigéo).

• Tenue de l'agenda du chef de service et du planning du service (congés, réunions, déplacements, échéances dossiers…), • Organisation de rendez-vous, de réunions, de déplacements et de missions (établissement des ordres de mission), • Réception, filtrage et orientation des appels téléphoniques, • Saisie, mise en forme, diffusion et archivage de courriers et de documents (documents de consultation, notes de présentation, comptes rendus, contrats…), • Saisie et enregistrement des commandes dans B-Pack et SAP, • Tri, enregistrement et diffusion du courrier, • Gestion des fournitures de bureau. • Tenue de l'agenda du directeur achats et du planning hebdomadaire et mensuel du département (congés, réunions, déplacements, échéances dossiers…), • Assistance administrative du directeur achats, de son adjoint et du responsable performance achats et système d'information • Assistanat de la commission consultative des marchés (organisation des réunions, constitution des dossiers en lien avec les services achats de l'Agence, saisie des CR…), • Enregistrement de courriers et documents dans le système de gestion documentaire de I'Agence, • Gestion du classement des documents administratifs et techniques du département achats.

• Participer au reporting mensuel, en anglais, auprès des clients de CVO France ; • Gérer les contrats avec les consultants de CVO France ; • Assurer le suivi administratif des dossiers de CVO France ; • Gérer les contrats avec les prestataires de services concernant notamment la maintenance, l’entretien des équipements et les services liés aux bureaux ; • Assurer la gestion de la logistique : approvisionnements, fournitures de bureaux etc. ; • Assurer l’accueil des clients ; • Assurer la réception des appels téléphoniques ; • Assurer toute tâche de secrétariat (prise de rendez-vous, organisation des réunions, frappe et affranchissement du courrier, etc.) ; • Assurer l’archivage des dossiers ; • Fournir aux comptables tous les documents nécessaires à la tenue de la comptabilité de CVO France et à l’établissement des déclarations sociales et fiscales.

• Assister les ingénieurs/responsables/directeurs pour la partie production et/ou commerciale par la frappe des rapports, la relecture selon la procédure assurance qualité, le montage des dossiers d’appel d’offres, l’archivage, la reprographie… • Assurer l’accueil téléphonique, la rédaction des courriers et la gestion des déplacements • Alimenter la base de données de gestion (RAH : rapport d’activité hebdomadaire), mise en forme et envoi des factures, gestion des visites médicales • Réceptionner les visiteurs, commande de fournitures, gestion des stocks • Organiser des séminaires, des réunions internationales (directeurs de chaque pays) et des salons • Gérer le parc informatique (changement / nettoyage de pc, installation de logiciels…)