Assistante de direction trilingue anglais/espagnol

BACCALAUREAT STMG (G1)

Département Fiscalité et Mobilité internationale des personnes physiques : • Interlocuteur de référence du client, des expatriés et du réseau international (Assister, déclencher les opérations, relayer l’information) • Coordonner la mise en place des prestations fiscales liées aux missions des expatriés • Former et superviser des équipes support (Roumanie et Inde) • Coordonner sur plateforme technologique internationale la mise en place et le suivi des prestations fiscales rendues aux expatriés • Elaborer les rapports annuels (client) et autres rapports analytiques périodiques (interne) -> Créer un outil (Excel) de gestion des données collectées pour réaliser le suivi de performance, obtenir une analyse pertinente et permettre une extraction de différentes statistiques.

• Assistanat de direction d’une associée et d’une directrice : gérer les agendas - organiser et préparer des réunions, déplacements, évènements - filtrer les appels téléphoniques - réceptionner les courriers et les emails, les traiter en direct ou les transmettre - réaliser la gestion administrative du courrier - établir les notes de frais - effectuer les feuilles de temps - rédiger et mettre en forme des supports de communication internes et externes (rapports, notes, présentations) - suivre, classer et archiver les dossiers -> Créer un guide de procédures fonctions support pour optimiser les performances et faciliter l’intégration des nouveaux arrivants • Gestion : Demander et suivre la vérification de conflit d’intérêt potentiel - gérer les comptes client et établir les factures - relancer les impayés - produire des rapports et suivre les encours • Ressources Humaines : Contribuer au recrutement de stagiaires/CDD (≃ 25/an) pour la saison fiscale - Reporter et suivre les demandes de congés du département - former les nouveaux arrivants fonction support -> Créer une base de données candidats et un formulaire numérique de suivi de candidature pour maximiser la recherche et le suivi des candidats et dématérialiser les dossiers • Saison fiscale : établir les listes d’autorisation avec les clients, le réseau international et les fiscalistes - déployer, contrôler, suivre et mettre à jour les projets (prestations fiscales rendues aux expatriés) sur plateforme technologique internationale dédiée – préparer des rapports quotidiens sur l’avancée des projets - assister le client - finaliser, sécuriser, mettre en réseau et envoyer les déclarations d’impôts (administration et client)

Assistanat de direction classique + spécificités département/secteur PRICEWATERHOUSECOOPERS - Cabinet d’Audit • Mettre en forme et traiter les rapports (comptes annuels, rapports consolidés) NOVARTIS – Industrie pharmaceutique • Demander et suivre les autorisations de mise sur le marché (nouveaux médicaments) TECHNIP France - Architecture et ingénierie pétrochimique • Mettre en réseau et protéger les notices informatiques - réaliser et traiter les ordres de mission VINCI CONSTRUCTION (SOGEA-SATOM) - Construction

• Administrer et analyser les ventes des agences du Limousin ≃ 40 commerciaux (Chiffre d’affaire, marges, challenges, primes)

• Assister le Directeur de Projet (missions classiques d’assistanat de direction) • Assurer la coordination et l’appui logistique d’une équipe d’ingénieurs français, coréens et portugais (≃50 pers.) : accueil, intégration, matériel et organisation personnelle.

• Implanter des procédures et méthodes administratives • Manager deux assistantes administratives • Services généraux : Commander du matériel et des fournitures de bureau • Superviser la gestion administrative du bureau (courrier, devis, facturation) • Négocier avec les banques (facilités bancaires) et les fournisseurs (délais de paiement) • Gérer les comptes – effectuer les rapprochements bancaires - optimiser la trésorerie • Ressources Humaines : Salariés - contrôler et imputer les heures, suivre les absences et congés / Sous-traitants - vérifier les factures • Coordonner avec le prestataire comptable

• Relever les notes d'ouverture et de fermeture des valeurs administratives. • Relayer l’information à l’internationale • Documenter la base de consultation du service à partir de sources spécialisées • Evaluer les fluctuations économiques des valeurs administratives

Assistanat classique + spécificités département/secteur ELSCINT FRANCE (ASSISTANTE DE DIRECTION TECHNIQUE) • Réorganiser le service suite augmentation parc technique • Coordonner les interventions : Client (hôpitaux, cliniques...) / Techniciens • Gérer les garanties du planning d'interventions et de la logistique après-vente NORTHERN TELECOM (ASSISTANTE DE FORMATION) • Créer un réseau d'accueil pour stagiaires français et étrangers • Gérer l’agenda des cours (inscriptions, accueil, hébergement, attestations, préparation de cours complémentaires) • Coordonner les médias (documentation, préparation de classe, matériel d'étude) • Elaborer une base de données clients • Réaliser des statistiques JAGUAR FRANCE (SECRETAIRE DE DIRECTION COMMERCIALE) • Accueillir et informer la clientèle sur les produits • Réaliser des statistiques et des comparaisons produits • Relayer l’information entre le directeur commercial et les concessionnaires régionaux • Assurer la coordination internationale FRANCE TELECOM, BULL, CNPF, SOCIETE DE BANQUE OCCIDENTALE