ASSISTANT(E) DE DIRECTION H/F

Agence d'architecture et d'urbanisme de renom, basée à  Paris (75) et à  New York (USA), recherche pour assister les 2 associés un(e):


ASSISTANTE(E) DE DIRECTION


VOS MISSIONS:

Au sein de l'agence parisienne, vous devrez effectuer des missions dans différents domaines:


ORGANISATION:

> Secrétariat classique (gestion d'agenda et de la messagerie électronique, filtrage téléphonique, traitement de texte, tri
et classement du courrier...)
> Prise en charge et traitement de dossiers administratifs
> Suivi calendrier de production de l'agence
> Organisation des réunions, des rendez-vous clients/fournisseurs (réunions, déjeuners, cocktails..., voyages/déplacements des architectes
> Rédaction de courriers administratifs
> Gestion en liaison avec les fournisseurs du parc informatique et terminaux imprimantes
> Classement et archivage des dossiers administratifs


GESTION ADMINISTRATIVE:

> Elaboration avec la direction de documents types : contrat de maîtrise d'oeuvre, contrat de sous-traitance,...
> Suivi et gestion avec la direction des contrats
> Gestion de la facturation, des notes d'honoraires
> Préparation des documents comptables en relation avec l'expert comptable
> Négociations tarifaires avec les fournisseurs,...
> Relation avec l'assureur et l'avocat


COMPTABILITE:

> Comptabilité clients / fournisseurs
> Etablissement des documents de synthèse
> Rapprochement des comptes bancaires
> Prévision de trésorerie mensuelle
> Suivi du budget et des frais généraux
> Régler les litiges fournisseurs
> Collaboration avec le cabinet comptable pour situation et bilan


RESSOURCES HUMAINES:

> Gestion du personnel : en concertation avec le cabinet d'expert comptable, avenants, recrutement, déclarations uniques
d'embauchés, tenue du registre du personnel congé payé, note de frais...
> Tenue des registres d'Assemblées, convocations
> Montage des dossiers de formalités administratives liées au personnel


PROSPECTIVE • DEVELOPPEMENT:

> Préparation des dossiers de candidature (DC5 - DC4, et références)> Sélection de candidatures dans les journaux et sites web officiels


VOTRE PROFIL:

> Capacité à  travailler dans l'urgence et le stress
> Grande rigueur sur l'aspect comptabilité - contrat
> Travail en équipe (plusieurs architectes)
> Excellent sens de l'organisation
> Respect de la confidentialité des informations
> Prise d'initiative et adaptation aux diverses méthodes de travail
> Maîtrise des logiciels : Word - Excel - Powerpoint - Outlook - illustrator ou mise en page In design (si possible)
> Maîtrise de l'anglais
> Expérience souhaitée


CONDITIONS D'EMPLOI:

Type de contrat: CDD de 6 mois avec extension à  un CDI suivant satisfaction de la direction.
Assistante de Direction ETAM Niveau III Position 1, coefficient 320.
Rémunération : salaire mensuel brut de 2 500 €.
Temps complet.

ASSISTANT(E) DE DIRECTION H/F

Votre mission :