Assistant(e) administratif(ve) h/f

Association SCIRE recherche pour le Secrétariat Master Approches Interdisciplinaires du Vivant au sein du Centre de Recherches Interdisciplinaires, un(e) :

Assistant(e) administratif(ve) h/f

Votre mission :

Véritable référent pour les étudiants, l'assistant(e) administratif(ve) met en œuvre toutes ses compétences afin de faciliter leurs différentes démarches.

Mission auprès des étudiants :

Gestion administrative des étudiants :

- dossiers de bourses
- accompagnement social des étudiants étrangers (50%)
- gestion des conventions de stage
- transmission des notes et commentaires
- feuilles de présence
- anciens étudiants...

Diffusion des informations tout au long de l'année via la plateforme Moodle et Direct Mail

Mission auprès des enseignants et de l'équipe de direction / coordination :

- gestion et mise à jour des outils de coordination partagés avec l'équipe (Google Drive)
- gestion administrative des enseignants : dossiers de vacation, contrats, états des heures, rémunération
- synthèse annuelle des heures et salaires
- organisation des réunions hebdomadaires de l'équipe : rédaction des ordres du jour et compte-rendus
- suivi et diffusion aux enseignants des projets de stage via formulaires web (Jotform) et Google Drive (120 stages par an), organisation des soutenances

Mission auprès des Universités Paris Diderot et Paris Descartes :

- mise en œuvre des procédures (jury, PV de notes, conventions de stage, statistiques…)
- suivi des inscriptions

Logistique :

- gestion de la campagne de recrutement et des candidatures, organisation des entretiens de sélections
- organisation logistique de le semaine de rentrée (Workshop au CIEP) et de tout événement incluant le Master
- gestion des commandes pour le Master

Communication :

- communication interne via la plateforme du Moodle et le site web (Word Press), mise à jour des contenus
- communication externe : organisation de la campagne de recrutement, des salons et journées portes ouvertes
- mise à jour des procédures concernant le master AIV

Qualités / personnalité

- sens de l'organisation et qualités rédactionnelles
- forte capacité d'adaptation
- prise d'initiatives et autonomie
- goût pour le travail d'équipe
- sens de l'accueil et bon relationnel


Votre profil :

De formation administrative - niveau de formation Bac + 3

Expérience administrative 2/3 ans obligatoire : CDD et/ou stages significatifs acceptés

Maîtrise bureautique (office, base de données), usage courant du web, emailings

pratique de l'anglais indispensable

expérience du monde de la recherche / éducation / université appréciée


Conditions d'emploi :

Contrat CDD de 12 mois

Poste basé à Paris 4ème
Rémunération : comprise entre 24 à 26 K€, à définir selon profil

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