Secretaire Polyvalent(e)

Créée en 2003, la SAS d'Architecture Bellecour & Barberot spécialisée dans tous les domaines de l'architecture, de l'urbanisme à  tous les stades du projet, de la conception à  la réalisation, recherche :

Secretaire Polyvalent(e)

Votre mission :

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Vous assurez les tâches suivantes :

La gestion de l'accueil à  l'agence :
> Accueil et orientation des visiteurs
> Permanence téléphonique
> Filtrage des appels
> Ouverture et tri du courrier
> Réception et départ des plis par coursiers
> Transmission et distribution des fax
> Supervision de l'état des bureaux et de l'archivage...

Les fonctions d'assistante :
> Gestion et suivi des dossiers de candidature
> Gestion des appels d'offre pour les projets d'architecture
> La rédaction, la saisie et mise en page de courriers (mailings)
> La centralisation d'informations
> La construction et la diffusion de documents internes
> Eventuellement,l'organisation d'opérations de communication.

La Participation à  la gestion de l'Agence :
> Préparation des documents administratifs et comptables
> Le suivi des facturations et relance clients.

La participation à  l'organisation de l'agence :
> La gestion des agendas des managers et des plannings des équipes (vacances, absence,…)
> Le suivi des feuilles de temps
> La mise à  jour des répertoires clients et prestataires
> Le suivi des commandes pour fournitures de bureau
> La relation avec les prestataires de services généraux (copieurs, maintenance,…)
> L'organisation des réunions
> La préparation et organisation des déplacements.


Votre profil :

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De formation Bac + 2 Bureautique ou Secrétariat

Vous maîtrisez parfaitement WORD et EXCEL et avez des connaisances
de POWER POINT, INTERNET EXPLORER et OUTLOOK

Vous êtes bilingue Anglais.


QUALITES PERSONNELLES :

- Autonomie, organisation, rigueur et capacité à  hiérarchiser les urgences

- Goà»t des contacts, sens commercial et capacité à  entretenir des relations professionnelles variées

- Polyvalence, adaptabilité, souplesse et curiosité professionnelle