ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) H/F

Société de conseil indépendante spécialisée en communication financière et institutionnelle.

Notre équipe composée de professionnels de la finance et de la communication est focalisée sur la mise en œuvre de programmes adaptés aux objectifs stratégiques des dirigeants et aux attentes spécifiques de la communauté financière.

Dans le cadre de son développement, basée à Paris (75), elle recherche un(e) :

ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) H/F

Votre mission :

Vous devrez effectuer les missions suivantes :

- Organiser les rendez-vous, le planning d'un responsable, d'un collaborateur et filtrer les appels et les accueils physiques
- Concevoir et rédiger des courriers, rapports, notes, ...
- Traiter et transmettre les décisions, les notes de service, les contrats en interne et en externe
- Organiser les déplacements du responsable ou de membres de l'équipe
- Préparer et organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, ...)
- Effectuer la frappe de documents, le traitement du courrier et la gestion des messages électroniques

Compétences
- Utilisation d'outils bureautiques (traitement de texte, tableur,...)
- Techniques de secrétariat
- Méthodes de classement et d'archivage
- Modalités d'accueil
- Techniques de prise de notes
- Sténographie
- Normes rédactionnelles
- Techniques de gestion administrative

Activités et compétences spécifiques
- Instruire et suivre des dossiers professionnels (constitution, synthèse, mise à jour de fichier, ...)
- Concevoir des outils de suivi d'activité de la structure, des tableaux de bord et les mettre à jour
- Actualiser les informations professionnelles et réglementaires et procéder à l'archivage, au classement des documents
- Planifier et organiser des opérations de communication, des manifestations évènementielles
- Réaliser le suivi administratif des dossiers du personnel et organiser la logistique des recrutements et des formations
- Etablir les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons
- Organiser et suivre les conditions d'exécution de contrats de maintenance bureautique, de contrôles techniques des véhicules...
- Coordonner l'activité d'une équipe

Compétences
- Veille documentaire
- Eléments de base en droit du travail


Votre profil :

Vous êtes issu(e) d'une formation BAC+2 BTS. Vous avez 1 à 2 ans d'expérience minimum dans des fonctions similaires.

Profils débutants acceptés si motivation.

Vous avez une bonne maitrise des logiciels bureautiques : Pack Office (Word, Excel, Power point, Outlook).

Vous êtes organisé(e) et autonome.

Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de la rigueur.


Conditions d'emploi :

Localisation : Paris 75008
Type de contrat : CDI
Rémunération : à déterminer selon le profil