OFFICE MANAGER POLYVALENT(E) BILINGUE ANGLAIS H/F

PhB Collections fabrique des tissages et revêtements sur mesure pour la décoration d'intérieur, ainsi que des cuirs et des parquets de haute gamme... Marchés du Luxe (design, architecture, 2nd Å'uvre…).

Nous sommes basés à Paris (75) et recherchons un(e) :


OFFICE MANAGER POLYVALENT(E) BILINGUE ANGLAIS H/F

Votre mission :

r />En relation directe avec le Président de la société, vous devrez effectuer les missions suivantes :

Suivi des affaires :

- Assister le président (SAS) dans la préparation des dossiers business.
- Assurer le secrétariat ainsi que la gestion administrative courante ainsi que le suivi logistique
- Gérer des agendas complexes
- Accueil téléphonique et suivi de courriels
- Soutien opérationnel et commercial
- Mise à jour des bases de contacts et de données (prospects, Clients, Fournisseurs…)
- Emailing
- Préparation de tarifs
- Force de propositions pour l’amélioration et le respect des procédures internes
- Alimentation et suivi des tableaux de bord d’activité (tableaux de productivité, de rentabilité …)
- Suivi des assurances
- Rédactions des devis
- Demande de prix auprès de prestataires & sous-traitants
- Calcul de prix
- Saisie des demandes clients dans interface de gestion projet (Progiciel)
- Préparation, mise en forme, frappe et envoi de devis
- Appels d’offre et études d’appels d’offre
- Préparation de demande de cotations auprès de sous-traitant
- Etablissement de Schémas / Fichiesr techniques & photos
- Specification sheets/ Ordre de Fabrication
- Etude de prix ventes
- Préparation, mise en forme, frappe et envoi de devis
- Réaliser des présentations


Sélection, gestion et négociation avec les fournisseurs (prestataires, transitaires, douanes…) :

- Gestion des transports aérien, mer & routier
- Préparation, saisie et envoi
- Demandes de cotations
- Des documents de transport
- Facture douane
- Liste de colisage
- Certificat d’origine & légalisation des documents
- Documents légalisés
- Ordres de transport & suivi avec transporteur
- Vous avez une bonne maitrise en transport international

Douanes :

- Préparation de dossier douane par affaire & classement mensuel
- Déclarations mensuelles DEB

Gestion des commandes :

Lancement en production, suivi des délais, cahiers des charges et reliquats jusqu’à la livraison, facturation, relance impayés, mise en place des tableaux de bord de l’activité commerciale, analyses et synthèses. Normalisation et harmonisation des procédures. Pour le client :

- Préparation de documents de production, suivi de validation
- Schémas
- Artworks
- Etablissement et suivi avec les fournisseurs du délai de production & transport
- Etablissement et suivi avec les clients du délai de production & transport
- Gestion quotidienne des commandes (validations, contrôles, relance…) pour assurer
- Collecte des informations pour établir les documents douane, transport…
- une livraison en temps et en heure
- Saisie & communication de fiche technique
- Pour le fournisseur :
- Préparation et suivi d’ordre de fabrication échantillons & produits
- Assitance à la préparation de specification techniques
- Réalisation de shémas (Power Point, Photoshop…)
-Contrôle et validation des artworks des fournisseurs
- qualité, mesures, couleurs...
- Préparation de plans de fabrication (si nécessaires)
- Gestion quotidienne des imprévus, des en-cours de fabrication, transport, …

Comptabilité
- Suivi et Mise à jour du tableau de facturation
- Pointage comptable : préparation mensuelle de factures & avoirs
- Rapprochement bancaire (dans le cadre des opérations mensuelles avec le cabinet comptable)
- Suivi des paiements et relances clients


Votre profil :

r />Vous êtes issu(e) d’une formation BAC + 2 dans l’assistanat et pouvez justifier d’une expérience de 5 ans minimun sur un poste similaire.

Vous avez une excellente maîtrise des outils informatique : Office (Word, Excel, Power Point, Access) et si possible Photoshop et êtes à l’aise avec internet.

Maîtrise parfaite de l’Anglais et si possible Allemand ou/et Chinois (Cantonais)

Vous êtes efficace et responsable dans la conduite des missions confiées.

Vous êtes autonome, polyvayent(e) et vous avez le sens de l’organisation.

Vous êtes reconnue pour votre sens de la rigueur.

Vous avez un excellent relationnel et possédez un réel esprit de service.

Conditions d’emploi :

Localisation : Paris (75)
Rémunération : à déterminer selon le profil
Poste à pourvoir immédiatement