ASSISTANT(E) DE DIRECTION / OFFICE MANAGER

Agence de relations presse et relations publiques (14 personnes) située à  Paris 8e, recherche un(e) :


ASSISTANT(E) DE DIRECTION / OFFICE MANAGER

Votre mission :

r />Services généraux
- Accueil téléphonique / Accueil clients, coursiers…
- Gestion du courrier
- Commandes et gestion du matériel (téléphonie, informatique, photocopieur, fax,…)
- Gestion des fournisseurs : prise de contacts, négociations des contrats, gérer les problèmes
- Gestion du stock et des commandes en fournitures/papeterie…
- Mise à  jour du fichier clients & fournisseurs
- Mise à  jour de notre « fichier lieux » avec synthèses, visuels et tarifs de tous les lieux visités
- Mise sous plis (très ponctuel)
- Classement / archivage des dossiers
- Suivi des abonnements presse (une trentaine)
- Rangement des bureaux (il s'agit de veiller à  ce que les parties communes soient toujours en ordre)
- Organisation ponctuelle d'événements (soirée théâtre, dîners, séminaires…) et actions relations publiques auprès de nos clients à  l'occasion d'événements tels que la nouvelle année, la Saint-Valentin..

Assistanat de direction
- Tenue de l'agenda,
- Gestion et organisation des déplacements (réservation de taxis, hôtel, billets de train et/ou d'avion)
- Rédaction de courriers divers,
- Mise en page de recommandations et/ou présentation agence…

Ressources humaines
- Interface entre la direction et les salariés (notes internes…)
- Gestion des entrées et sorties des collaborateurs, élaboration des contrats, DUE, paies,…
- Tenue des congés, RTT, absences diverses (arrêt de travail…), des notes de frais, chèques déjeuners, visites médicales
- Envois de courriers ou mails en réponse aux candidatures reçues.

Gestion / administration / “petite” comptabilité
- Suivi comptable en direct avec le cabinet d'expertise comptable sur l'externalisation des éléments (TVA, URSSAFF, IS, Taxe Pro, salaires…)
- Préparation de tous les éléments comptable à  envoyer chaque mois dont état des comptes, tableau de facturation, recettes, factures réglées…
- Emission, envoi et relances des factures (gestion et suivi du tableau de facturation)
- Contact direct avec la banque : tenue des comptes, virements, suivi de la trésorerie et gestion des titres, virements des salaires, encaissement et envoi des règlements…
- Paiement des factures : tenue des échéanciers, élaboration des chèques et/ou virements bancaires,
- Prévisionnels et suivi des dossiers de gestion,
- Prévisionnels des frais généraux
- Prise en charge des contrats clients/fournisseurs…

Communication, publicité, développement…
- Gérer les insertions pub, interviews,…


Votre profil :

br />Polyvalent(e), organisé(e), rigoureux(se) et ouvert(e), vous avez une bonne maîtrise du Pack Office.
Vous avez une expérience professionnelle de minimum 5 ans dans ce domaine.


Conditions d'emploi :

r />Localisation : Paris (75)
Durée du contrat : CDI (début septembre)
Rémunération : à  déterminer selon expérience