Assistante
Rosa S.
77450 Esbly
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Auto-entretien de Rosa S.
Cet entretien a eu lieu le 23/09/22 à 12h56
Consultant : Pourriez vous vous présenter en quelques phrases s'il vous plait ?
Rosa : Je suis Assistante de direction depuis une vingtaine d'années, plus particulièrement dans le secteur audiovisuel et cinéma.
J'ai accompagné divers dirigeants, DG au niveau gouvernance et opérationnelle. J'ai démarré très tôt dans la vie active après une formation de secrétariat.
Ma carrière se décompose en 3 temps :
-les 12 premières années dans un groupe cinématographique
-puis, après une pause maman, j'ai évoluée au seine d'un prestataire vidéo où je suis restée 2.5 ans
-J'ai été rappelée par mon ancien DAF pour rejoindre le groupe Telfrance en 2003 où je suis restée 19 ans.
A titre personnel, je suis mariée, j'ai 2 filles de 25 et 23 ans et je vis en Seine-et-Marne.
Consultant : Etes vous heureus(e) d'exercer votre métier d'assistant(e) ?
Rosa : Oui
Consultant : qu'est ce que votre métier d'assistant(e) vous apporte ?
Rosa : Une relation forte en interne et externe. La satisfaction de me sentir utile en étant au courant de la vie de l'entreprise et des attentes d'un dirigeant, manager. Je résume cette relation comme un service client/fournisseur.
Consultant :
Dans quelle situation préférez vous travailler ?
Rosa : dans l'anticipation
Consultant :
Tolérez vous les dépassements d'horaires ?
Rosa : Oui
Consultant : Votre environnement tolère-t-il les dépassements d'horaires ?
Rosa : oui. J'ai toujours répondu présente aux urgences. Je suis organisée et j'aime que la journée du lendemain soit "carrée" pour mon patron afin de pouvoir répondre aux nouvelles demandes de la semaine.
Consultant :
Préférez vous ?
Rosa : Débuter tard - Finir tard
Consultant :
Avez vous déjà donné votre démission ?
Rosa : Oui
Consultant : Combien de fois avez vous donné votre démission et pourquoi ?
Rosa : 2
Consultant :
Qu'est ce que la ponctualité pour vous ?
Rosa : une vertu
Consultant : Pourquoi considérez vous la ponctualité comme une vertu ?
Rosa : cela est primordial pour les relations humaines, à titre professionnel et personnel. C'est un respect vis-à-vis de l'emploi du temps de chacun et du travail organisé
Consultant :
En dehors de vos loisirs, avez vous des activités extra professionnelles, du type association ?
Rosa : Non
Consultant : Quelles sont ces activités extra-professionnelles ?
Rosa : Je me consacre à mes proches, amis. Je prends le temps de me cultivée et sortir.
Consultant :
Que lisez vous régulierement ?
Rosa : Des livres
Consultant : Quel programme de télévision lisez vous ?
Rosa : Je suis une fidèle abonnée de TELE 7 JOURS. C'est ma madeleine de Proust avec la TV. J'adore le feuilleter assise sur mon canapé, jouer aux jeux de sociétés (Sudoku, mots fléchés...). C'est mon "temps calme".
Consultant :
Pouvez vous classer ces divertissements par ordre d'interet :
le cinéma,
la télé,
le théâtre,
la lecture,
le sport,
le shopping,
les sorties entre amis ?
Rosa : sortie entre amis
cinéma
télé
lecture
théâtre
shopping
sport
Consultant :
Aimez vous dessiner ?
Rosa : Oui
Consultant : Etes vous créatif(ve) et comment le savez vous ?
Rosa : J'aime dessiner mais je n'ai pas de talent de dessinatrice.
Je suis créative en réalisant des cadeaux personnalisés, j'adore tout ce qui touche à la couture. J'adore trouver un cadeau personnalisé dans un marché, brocante... J'ai créée plein de vêtements aux poupées Barbie de mes filles. Je sais tricoter, faire du crochet, du point de croix. Tout ce qui est "loisirs créatif" m'intéresse. Je suis la reine des cadres personnalisés pour des souvenirs photos (anniversaire, Noël...)
Consultant :
Pouvez vous classer ces vertus par ordre d'importance pour vous,
la politesse,
l'honnêteté,
la modestie,
le courage,
la franchise,
la ponctualité,
la rigueur ?
Rosa : politesse
honnêteté
franchise
ponctualité
rigueur
courage
Consultant :
Laissez vous votre numéro de portable à la disposition de votre entreprise ?
Rosa : Oui
Consultant : Vos collègues sont ils nécessairement vos amis ?
Rosa : pas tous. Certains sont devenus des amis
Consultant :
Aimez vous participer à des salons professionnels ?
Rosa : Non
Consultant : A quel salon avez vous déjà participé ?
Rosa : aucun
Consultant :
Aimez vous les relations avec la clientèle ?
Rosa : Oui
Consultant : Avez vous une dimension commerciale ?
Rosa : oui, j'ai un grand respect du client.
J'ai un très bon contact qui me fait souvent obtenir de bons tarifs !
J'adore négocier et trouver la juste valeur.
Consultant :
Avez vous déjà organisé des voyages à étapes pour des dirigeants ?
Rosa : Oui
Consultant : En quelle occasion avez organisé des voyages ?
Rosa : déplacements sur les sites de production en Province et festivals en France ou à l'étranger
Consultant :
Avez vous déjà été à l'initiative d'un changement d'organisation procédural ou managérial dans une entreprise ?
Rosa : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous pris cette initiative d'un changement d'organisation ?
Rosa : dans ma seconde expérience, en tant qu'assistante commerciale, j'ai mis en place le secrétariat commercial, la facturation clients informatisée qui n'existaient pas.
Sur tous mes postes, j'ai créée des formulaires internes pour faciliter les process (demande de chèques, remise des clés des bureaux...)
Consultant :
Vous êtes trés fatigué(e), mais avec 20 minutes d'efforts supplémentaires vous pouvez terminer tous les dossiers en cours, que faites vous ?
Rosa : Je poursuis en prévoyant de relire le lendemain
Consultant :
Avez vous déjà participé à des séminaires, des conférences, des cercles de qualité?
Rosa : Oui
Consultant :
Avez vous déjà travaillé en famille ?
Rosa : Non
Consultant :
Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à 10 personnes), une PME (30 à 100 salariés) ou un Grand Groupe ?
Rosa : Une PME
Consultant :
Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ?
Rosa : 70 %
Consultant : Est-ce trop selon vous ?
Rosa : les agendas très fluctuants nécessitent une grande concentration et par la force des choses prennent beaucoup de temps
Consultant :
Dans quel secteur d'activité souhaitez vous ne plus travailler ?
Rosa : je suis ouverte à tout secteur.
je me vois mal dans les secteurs médicaux, par exemple.
Consultant :
Travaillez vous avec un dictionnaire ?
Rosa : Oui
Consultant : Avez vous une bonne orthographe ?
Rosa : oui, le dictionnaire est très utilise pour les synonymes
Consultant :
Avez vous déjà travaillé avec une personnalité difficile ?
Rosa : Oui
Consultant : Combien de temps avez vous travaillé avec une personnalité difficile ?
Rosa : avec la même personnalité dans 2 sociétés différentes, une première fois 7 et une deuxième fois 8 ans.
Consultant :
Préférez vous le secteur privé ou public ?
Rosa : privé
Consultant :
Quelles sont vos relations avec les nouvelles technologies ?
Rosa : Bonnes
Consultant : Avez-vous un équipement informatique à votre domicile et lequel ?
Rosa : un ordinateur portable et fixe
Consultant :
Avez vous confiance en vous?
Rosa : Oui
Consultant : Comment savez vous que vous avez confiance en vous ?
Rosa : parce que je dépasse mes peurs malgré le doute de mal faire
Consultant :
Avez vous une confiance naturelle envers les autres ?
Rosa : Oui
Consultant : Avez vous déja été déçu(e) de cette confiance et dans quelle occasion ?
Rosa : oui, quand les promesses ne sont pas tenues
Consultant :
Avez vous les sens des responsabilités ?
Rosa : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous fait preuve de responsabilité ?
Rosa : durant toute ma carrière, j'ai dû prendre des initiatives en l'absence de mes dirigeants s'ils étaient injoignables, toujours dans le sens de l'entreprise et en ne dépassant pas son rôle de décisionnaire
Consultant :
Avez vous déjà passé un bilan de compétence ?
Rosa : Oui
Consultant : Quelles ont été les conclusions de ce bilan de compétences ?
Rosa : j'ai une grande polyvalence dans mon métier, une adaptation aux nouveaux process, la gestion des priorités et l'anticipation.
Fiable, engagée, de confiance et loyale. Très bon relationnel
Consultant :
Avez vous le sens de l'humour dans votre cadre professionnel?
Rosa : Oui
Consultant : Acceptez vous facilement que l'on vous fasse des petites plaisanteries ?
Rosa : avec plaisir !
Consultant :
Quelle est la valeur la plus importante selon vous ?
Rosa : La Justice
Consultant : Vous êtes vous déjà senti(e) injuste ?
Rosa : oui
Consultant :
Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ?
Rosa : plus de 35 000 euros
Consultant : Ce sont des salaires que vous avez déjà obtenus ?
Rosa : oui
Consultant :
Dans quelle displine vous sentez vous un(e) assistant(e) performant(e) et dans la pratique de quel logiciel ?
Rosa : Outlook
Consultant :
Lors de votre dernière expérience professionnelle, qu'avez-vous appris ?
Rosa : perfectionnement Powerpoint, anglais, la découverte des outils collaboratifs et des logiciels ERP/SI
Consultant :
Décrivez-moi les situations qui, au bureau, vous suscitent le plus de stress et comment les gérez-vous habituellement ?
Rosa : -une salle de réunion réservée qui a été prise par erreur le jour J et qu'il faut trouver une solution pour tout le monde. Je jongle avec tous les espaces disponibles et négocie avec les assistantes selon le nombre de participants pour que chacun puisse tenir ses réunions
-une livraison de repas qui a été oubliée par le prestataire, commander en urgence une autre prestation pour être à l'heure ou foncer chercher dans le quartier ce qu'il faut
Consultant :
Citez-moi un défi auquel vous avez été confronté(e) dans vos précédentes fonctions et comment l'avez-vous relevé ?
Rosa : Remplacer au pied levé une assistante qui ne pouvait pas assurer sa mission au Festival de Cannes à Cannes. J'ai accepté de la remplacer en proposant d'être en binôme avec une autre assistante afin de faire nos classes à 2 et pallier à toute urgence. Cela a été intense mais mission accomplie tout en gérant à distance à Cannes la préparation des élections des Délégués du personnel (à l'époque du fax !).
Consultant :
Parlez-moi d'une situation d'urgence ou de crise à laquelle vous avez été confronté(e) dans vos emplois précédents et quelle a été votre attitude ?
Rosa : Des cendres jetées dans une corbeille un soir par une collaboratrice ont provoqué l'incendie de son bureau. Heureusement, le feu s'est étouffé dans la nuit et ne s'est pas propagé à l'étage. Il a fallu gérer en urgence ce sinistre, dépollué le bureau, trouver un espace de travail pour la collaboratrice et 2 autres personnes le temps que les espaces soient opérationnels. Coordination urgente avec l'assureur, le prestataire d'entretien, l'informatique. Humainement, rassurer la collaboratrice qui se sentait extrêmement fautive en lui indiquant que ce n'était que des dégâts matériels. Depuis ce sinistre, des corbeilles ignifugées ont été mis en place et en avons profité pour rappeler l'interdiction formelle de fumer dans les espaces de travail (c'était avant la loi Evin).
Consultant :
Racontez-moi la plus belle réussite de votre carrière et quel but cherchez-vous à atteindre maintenant ?
Rosa : Dans l'assistanat, je crois qu'il n'y a pas de "belle réussite" mais des réussites tous les jours quand tout se passe sans bug dans l'agenda, les déplacements, les réunions.
Mon grand souvenir en 2006 est d'avoir organiser, avec un informaticien, le déménagement de 50 personnes en plein mois d'août avec toutes les contraintes de travaux non terminés.
Mon but actuellement est que mon expérience, que mon sens de l'anticipation, de la coordination répondent aux attentes d'une entreprise. Me sentir utile et efficace.
Consultant :
Citez-moi l'exemple d'une situation que vous avez prise en main sans que cela ne vous soit formellement demandé ?
Rosa : J'ai remplacé plusieurs fois au pied levé les hôtesses d'accueil le temps d'organisé leur remplacement tout en assurant mon poste d'assistante de direction afin de ne pas désorganiser la vie quotidienne de l'entreprise à l'accueil qui était importante (courrier postal, coursiers, demandes de taxis, livraisons, standard...)
Consultant :
Décrivez-nous une occasion où vous vous êtes vous-même fixé(e) des objectifs et quels en ont été les résultats ?
Rosa : Me remettre à l'anglais car malheureusement, je l'utilisais très peu dans mon poste. A la clé, une formation certifiante avec un Toeic en 2017
Consultant :
Quelles expériences de travail avez-vous avec des personnes d'âges différents, de cultures différentes ou des personnes handicapées ?
Rosa : J'ai eu des patrons plus âgés que moi de peu d'année, un patron plus jeune que moi de 3 ans venant de milieux différents. Etant moi-même de nationalité étrangère, je suis assez ouverte aux autres et très attentive au respect humain. J'ai déjà eu des stagiaires en situation d'handicape. Je ne supporte pas l'intolérance.
Consultant :
Dans vos expériences passées, avec quels types de clients ou de collègues aviez-vous le plus de mal à travailler et quel comportement adoptiez-vous ?
Rosa : Clients irrespectueux, menaçants pour obtenir moins cher.
Collègues un peu trop égocentriques et qui font tout pour ne pas faire ce dont ils sont chargés.
La première réaction est de ne pas entrer dans leur "jeu" en indiquant qu'on les comprend mais rappeler nos contraintes et leurs obligations
Consultant :
Souvenez-vous d'un moment où vous avez pris la mauvaise décision ou commis une erreur et comment avez-vous géré cette situation ?
Rosa : un document envoyé par erreur au mauvais destinataire.
J'en ai d'abord informé mon patron, en lui indiquant que j'ai prévenu le mauvais destinataire de détruire le document et que je comptais sur lui pour ne pas diffuser d'information. Renvoyer au bon destinataire. M'excusez auprès de mon patron de cette inattention. Cela m'est arrivé une fois !
Consultant :
Décrivez-moi une situation où vous êtes allé(e) au delà de votre fonction pour aider un client, ou un fournisseur ?
Rosa : J'ai eu plusieurs occasions où j'ai décidé sur des prix ou délai de livraison sur des prestations que je gérais de manière autonome et qui ne mettaient pas en péril nos marges.
Consultant :
Racontez-moi comment, dans vos expériences passées, vous avez agi en faveur du travail d'équipe ?
Rosa : J'ai souvent proposé de reporter des réunions si je savais qu'il y aurait trop absents afin d'éviter de l'annuler au dernier moment.
J'ai initié des déjeuners afin que certains collaborateurs fassent connaissance avant une réunion importante.
J'ai alerté ma Direction si un collaborateur, avec son accord, avec un problème grave qui l'empêchait d'être opérationnel ou présent sur un dossier important.
Consultant :
Pouvez-vous me décrire ce que vous avez le plus aimé et moins aimé dans la façon dont vous étiez dirigé(e) dans vos précédents postes ?
Rosa : J'ai beaucoup aimé la relation de confiance, d'autonomie, de dépassement de mes fonctions, de respect.
J'ai moins aimé être parfois, "la maîtresse de maison" de tout le monde...
Consultant :
Que vous soyez débutant(e) ou confirmé(e), autodidacte ou diplomé(e), qu'est-ce qui vous donne le sentiment d'être un(e) assistant(e) expert(e) ?
Rosa : mon parcours où j'ai touché à plusieurs domaines (assistanat, juridique, services généraux, RH, financier). Je peux facilement m'adapter dans différents services, directions.
Consultant :
Que ce soit en stage, en job d'été, en CDD ou en CDI dans combien d'entreprises avez vous travaillé ?
Rosa : 4
Consultant : Vous a t-on remis une lettre de recommandation ?
Rosa : oui, 3 lettres
Consultant :
Comment est votre Anglais ?
Rosa : Je parle bien Anglais
Consultant : Pensez vous que cela est un obstacle dans votre carrière professionnelle ?
Rosa : oui
Consultant :
L'entretien se termine, comment avez vous vécu cette expérience virtuelle ?
Rosa : assez bien
Consultant : Pourriez vous dire pourquoi vous estimez avoir bien vécu cette expérience ?
Rosa : Ce n'est pas le premier test/entretien que j'effectue.
Cela permet de se rappeler certaines expériences en bien ou en mal.
On apprend toujours quelque chose sur soi.
Consultant :
Y a-t-il une question que vous auriez aimé que je vous pose, si oui quelle est-elle ?
Rosa : quel était votre rêve ?
Consultant :
Rosa : Mon métier n'est pas celui dont j'ai rêvé, mais il m'a beaucoup apporté à titre humain et m'a révélée dans un domaine où je savais que j'allais beaucoup apprendre. Je suis tombée par hasard dans le secteur cinéma dont les coulisses me faisaient rêver et que j'ai eu la chance de voir !