Auto-entretien de Malika H.

Cet entretien a eu lieu le 18/11/18 à 15h46

Consultant : Pourriez vous vous présenter en quelques phrases s'il vous plait ? Malika : Bonjour Madame, Monsieur, Je suis une Assistante de Direction confirmée, rigoureuse, discrète et dynamique. Mon entourage professionnel me trouve opérationnelle, à l'écoute et persévérante, soucieuse du travail bien fait Mes valeurs sont la discrétion, la disponibilité, l'écoute Je suis une personne très investie dans tous les projets professionnelles, passionnée par mon travail, je ne m'ennuie jamais, je trouve toujours un intérêt aux choses Les différents Directeurs avec qui j'ai travaillé ont été ravis de notre collaboration

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Consultant : Etes vous heureus(e) d'exercer votre métier d'assistant(e) ? Malika : Oui

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Consultant : qu'est ce que votre métier d'assistant(e) vous apporte ? Malika : j'aime soutenir les Dirigeants avec qui je travaille, cela apporte une satisfaction personnelle

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Consultant : Dans quelle situation préférez vous travailler ? Malika : dans un environnement calme

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Consultant : Pourquoi préférez vous travailler dans le stress ? Malika : Je suis capable de travailler dans le stress et gérer des situations d'urgence, cependant travailler dans le calme c'est reposant pour l'esprit, mais aucune situation ne m'inquiète, je transforme le stress en quelque chose de positif mon expérience professionnelle fait que je peux gérer pas mal de situations différentes

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Consultant : Tolérez vous les dépassements d'horaires ? Malika : Oui

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Consultant : Votre environnement tolère-t-il les dépassements d'horaires ? Malika : Oui bien sûr, le poste d'assistante de direction est bien entendu soumis à des horaires variables Réunions tard le soir, démarrage tôt le matin, Soutien du DG, donc pas d'horaires à mon sens pour ce type de poste.

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Consultant : Préférez vous ? Malika : Débuter tôt - Finir tard

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Consultant : Avez vous déjà  donné votre démission ? Malika : Non

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Consultant : Qu'est ce que la ponctualité pour vous ? Malika : une culture

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Consultant : Pourquoi considérez vous la ponctualité comme une vertu ? Malika : Pour moi la ponctualité est essentielle dans la fonction d'assistante de Direction, c'est un savoir être, disponibilité, sens du service,

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Consultant : En dehors de vos loisirs, avez vous des activités extra professionnelles, du type association ? Malika : Non

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Consultant : Que lisez vous régulierement ? Malika : Des livres

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Consultant : Pouvez vous classer ces divertissements par ordre d'interet : le cinéma, la télé, le théâtre, la lecture, le sport, le shopping, les sorties entre amis ? Malika : les sorties entre amis ou famille le shopping la lecture

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Consultant : Aimez vous dessiner ? Malika : Oui

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Consultant : Pouvez vous classer ces vertus par ordre d'importance pour vous, la politesse, l'honnêteté, la modestie, le courage, la franchise, la ponctualité, la rigueur ? Malika : la politesse l'honnêteté la rigueur la ponctualité la modestie le courage la franchise

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Consultant : Laissez vous votre numéro de portable à  la disposition de votre entreprise ? Malika : Oui

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Consultant : Vos collègues sont ils nécessairement vos amis ? Malika : non j'ai de bonnes relations avec mes collègues, mais je n'entretiens aucune relation en dehors du travail. En effet, le poste d'Assistante de direction demande une certaine distance vis à vis du personnel, cependant je reste accessible et à l'écoute mais c'est professionnel

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Consultant : Aimez vous participer à  des salons professionnels ? Malika : Oui

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Consultant : A quel salon avez vous déjà  participé ? Malika : j'ai animé un stand lorsque je travaillais chez Office Depot, je présentais le site internet de passation de commandes de fournitures de bureau pour les pme/pmi, plusieurs salons sur toutes la France Je présentais le logiciel aux clients et mon objectif était d'inscrire le maximum de clients

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Consultant : Aimez vous les relations avec la clientèle ? Malika : Oui

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Consultant : Avez vous une dimension commerciale ? Malika : oui, j'aime la relation commerciale, soucieuse de répondre à la demande des clients je suis régulièrement sollicitée par des clients, questions diverses, mécontentements, j'aime les aider et leur donner les réponses

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Consultant : Avez vous déjà  organisé des voyages à  étapes pour des dirigeants ? Malika : Oui

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Consultant : En quelle occasion avez organisé des voyages ? Malika : Oui chez Office Depot, tour de France pour réunions d'informations générales, réservations des hôtels, étape par étape

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Consultant : Avez vous déjà  été à  l'initiative d'un changement d'organisation procédural ou managérial dans une entreprise ? Malika : Oui

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Consultant : En quelle occasion avez vous pris cette initiative d'un changement d'organisation ? Malika : J'ai eu une fonction d'auditrice libre sur la qualité et donc sur la certification ISO, c'était chez Office Depot, j'étais chargée en plus de mon poste d'Assistante de Direction, de préparer les procédures internes et de préparer le personnel à l'audit ISO, j'ai une compétence reconnue d'organisation et de rigueur

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Consultant : Vous êtes trés fatigué(e), mais avec 20 minutes d'efforts supplémentaires vous pouvez terminer tous les dossiers en cours, que faites vous ? Malika : J'arrête tout immédiatement

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Consultant : Avez vous déjà  participé à  des séminaires, des conférences, des cercles de qualité? Malika : Oui

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Consultant : Avez vous déjà  travaillé en famille ? Malika : Non

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Consultant : Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à  10 personnes), une PME (30 à  100 salariés) ou un Grand Groupe ? Malika : Cela m'est indifferent

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Consultant : Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ? Malika : 30 %

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Consultant : Est-ce trop selon vous ? Malika : non cela dépend du poste, actuellement je fais 1/3 d'assistanat courant du DG, car j'ai d'autres missions Ressources Humaines et Services Généraux, mais je suis bien entendu capable de faire 100 % de mon temps en assistanat courant, je m'adapte en fonction des besoins de l'entreprise

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Consultant : Dans quel secteur d'activité souhaitez vous ne plus travailler ? Malika : je n'ai pas d'exigence concernant le secteur d'activité

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Consultant : Travaillez vous avec un dictionnaire ? Malika : Oui

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Consultant : Avez vous une bonne orthographe ? Malika : OUI, mais je vérifie toujours lorsque j'ai un doute

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Consultant : Avez vous déjà  travaillé avec une personnalité difficile ? Malika : Oui

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Consultant : Combien de temps avez vous travaillé avec une personnalité difficile ? Malika : 4 ans, ensuite ce dirigeant est parti, aucune assistante n'a pu travaille avec lui, je suis la seule qui a réussi à le canaliser et l'écouter et j'ai réussi à créer une relation paisible avec lui, il faut en temps qu'assistante savoir s'adapter et ne jamais tenir tête de façon trop radicale, l'assistante est une personne qui doit savoir calmer les tensions et rassurer son dirigeant et l'aider dans la prise de décision et tout cela tout en douceur

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Consultant : Préférez vous le secteur privé ou public ? Malika : Privé

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Consultant : Quelles sont vos relations avec les nouvelles technologies ? Malika : Bonnes

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Consultant : Avez-vous un équipement informatique à  votre domicile et lequel ? Malika : j'ai une connexion à distance car je travaille souvent le soir pour terminer certains travaux qui nécessitent d'être au calme

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Consultant : Avez vous confiance en vous? Malika : Oui

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Consultant : Comment savez vous que vous avez confiance en vous ? Malika : je sais que j'ai confiance en moi, car je sais ce que l'on pense de moi en général, j'ai des compétences qui sont reconnues, soutien, travail bien fait, écoute, sens de l'organisation, méthodique, etc...

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Consultant : Avez vous une confiance naturelle envers les autres ? Malika : Non

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Consultant : Avez vous déja été déçu(e) de cette confiance et dans quelle occasion ? Malika : Non je ne fais pas d'emblée confiance, je suis une personne qui garde ses distances,

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Consultant : Avez vous les sens des responsabilités ? Malika : Oui

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Consultant : En quelle occasion avez vous fait preuve de responsabilité ? Malika : au quotidien, je sais prendre des décisions, elles sont souvent confirmées par ma Direction, soucieuse du résultat, je réfléchis, décortique le problème à régler et souvent mes Dirigeants me remercient pour ma clairvoyance et ma réactivité à prendre en charge les responsabilités

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Consultant : Avez vous déjà  passé un bilan de compétence ? Malika : Non

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Consultant : Avez vous le sens de l'humour dans votre cadre professionnel? Malika : Oui

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Consultant : Acceptez vous facilement que l'on vous fasse des petites plaisanteries ? Malika : tout dépend de la personnalité du Dirigeant, je sais garder mes distances, mais accepte bien entendu un moment de convivialité ou d'humour

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Consultant : Quelle est la valeur la plus importante selon vous ? Malika : La Justice

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Consultant : Vous êtes vous déjà  senti(e) injuste ? Malika : Non je ne me suis jamais sentie injuste, il est difficile de choisir la valeur la plus importante, toutes les valeurs sont importantes et interviennent dans le quotidien d'une assistante, il faut vraiment s'adapter aux interlocuteurs que nous avons Mais oui les valeurs d'honnêteté, de rigueur, de modestie etc sont importantes, mais compliqué de leur donner une priorité, à mon sens elles sont toutes importantes

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Consultant : Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ? Malika : plus de 35 000 euros

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Consultant : Ce sont des salaires que vous avez déjà  obtenus ? Malika : je suis actuellement à 51 700 euros bruts annuels (3900 x 13 mois) je souhaite évidemment pouvoir maintenir ce salaire dans la mesure du possible j'ai travaillé toutes ces années pour obtenir ce salaire qu'à mon sens j'ai mérité

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Consultant : Dans quelle displine vous sentez vous un(e) assistant(e) performant(e) et dans la pratique de quel logiciel ? Malika : je suis performante dans la gestion des imprévus, des urgences à traiter je n'ai pas de compétence particulière en logiciel, je sais utiliser office avec un bon niveau

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Consultant : Lors de votre dernière expérience professionnelle, qu'avez-vous appris ? Malika : j'ai découvert la partie Ressources Humaines, j'ai eu une formation certifiante en Droit Social RH, gestion de 100 personnes mais aussi la gestion de contrats importants pour les services généraux, négociation de contrats jusqu'à 50 000 euros, négociation de la flotte mobile, véhicules, etc....

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Consultant : Décrivez-moi les situations qui, au bureau, vous suscitent le plus de stress et comment les gérez-vous habituellement ? Malika : je n'ai aucune situation qui suscite un stress extrême, je suis une personne très rigoureuse et investie, le stress je me l'impose moi même pour réussir tous les objectifs qui me sont fixés, sans que mes interlocuteurs s'en apercoivent et tout en restant naturelle et disponible

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Consultant : Citez-moi un défi auquel vous avez été confronté(e) dans vos précédentes fonctions et comment l'avez-vous relevé ? Malika : sur le poste acutel, rachat en 2013 d'un cabinet d'administateurs de biens, intégration de 43 personnes dans nos locaux (déménagement, accueil, installation) etc et reprise de l'ensemble des dossiers du personnel, ainsi que les services généraux, je m'en suis très bien sortie D'ailleurs ensuite l'actionnaire m'a nommée Secrétaire Générale

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Consultant : Parlez-moi d'une situation d'urgence ou de crise à  laquelle vous avez été confronté(e) dans vos emplois précédents et quelle a été votre attitude ? Malika : exemple sur mon poste actuel : départ soudain de la Directrice Copropriété, j'ai dû reprendre la gestion des tableaux de bord et un certains nombres de missions qu'elle avait j'ai eu une attitude positive, j'ai géré de façon professionnelle jusqu'au recrutement d'une nouvelle personne

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Consultant : Racontez-moi la plus belle réussite de votre carrière et quel but cherchez-vous à  atteindre maintenant ? Malika : La plus belle réussite de ma carrière est la confiance témoignée par la société Office Dépot, j'ai eu plusieurs missions et j'étais la référente de l'ensemble des assistantes régionales, aujourd'hui je souhaite être le "bras droit" d'un dirigeant, construire une relation de confiance et pouvoir l'aider à avancer vers de beaux projets d'entreprise, je suis une valeur sûre et j'ai envie de partager mes valeurs de travail, de rigueur avec un Dirigeant

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Consultant : Citez-moi l'exemple d'une situation que vous avez prise en main sans que cela ne vous soit formellement demandé ? Malika : soutien au nouveau Directeur Copropriété dans la mise en place des tableaux de bord de suivi de son équipe (25 personnes) J'arrive à gérer largement mon périmètre, mais j'aime apporter mon aide aux chefs de service qui m'entourent pour la cohésion d'équipe et la réussite du Dirigeant

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Consultant : Décrivez-nous une occasion où vous vous êtes vous-même fixé(e) des objectifs et quels en ont été les résultats ? Malika : gestion du personnel, on m'a donné le périmètre suite à un rachat de cabinet, mais j'ai tout de suite réfléchi aux procédures à mettre en place pour la gestion du personnel et ne faire aucun impair J'ai eu les félicitations de notre commissaire aux comptes pour la gestion mise en place

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Consultant : Quelles expériences de travail avez-vous avec des personnes d'âges différents, de cultures différentes ou des personnes handicapées ? Malika : j'ai une expérience avec les personnes handicapées, car je suis manager aujourd'hui de 5 personnes dont 2 personnes handicapées, (service courriers) cela se passe très bien, je suis à leur écoute et j'arrive à canaliser et à réduire leur anxiété, je suis la bonne personne, car auparavant pilotés par une autre personne et cela ne fonctionnait pas très bien

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Consultant : Dans vos expériences passées, avec quels types de clients ou de collègues aviez-vous le plus de mal à  travailler et quel comportement adoptiez-vous ? Malika : je n'ai jamais eu de difficultés à travailler avec des personnalités différentes, je m'adapte tout le temps et trouve toujours le moyen de communiquer sans vague

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Consultant : Souvenez-vous d'un moment où vous avez pris la mauvaise décision ou commis une erreur et comment avez-vous géré cette situation ? Malika : non

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Consultant : Décrivez-moi une situation où vous êtes allé(e) au delà  de votre fonction pour aider un client, ou un fournisseur ? Malika : oui un de nos fournisseurs a réclamé pas mal de fois le règlement de certaines factures en souffrance, il a demandé à voir notre DG, mais j'ai pris la main et je me suis entretenue avec lui, synthèse des factures, communication avec les équipes, afin d'avancer sur le litige de ses factures et le problème a été résolu, certaines factures bloquées mais à juste titre, non conformes au devis, etc... mais avec un peu de diplomatie, on arrive à tout

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Consultant : Racontez-moi comment, dans vos expériences passées, vous avez agi en faveur du travail d'équipe ? Malika : ex : auditeur libre, j'ai travaillé avec les équipes, afin qu'il y ait une cohésion et que tout le monde trouve un intérêt aux procédures et au travail bien fait suivi des procédures égal gain de temps etc et en tant que chef de projet j'ai fais travailler 10 personnes ensemble, avec des caractères très différents et j'ai réussi à calmer les tensions et retrouver une ambiance sereine

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Consultant : Pouvez-vous me décrire ce que vous avez le plus aimé et moins aimé dans la façon dont vous étiez dirigé(e) dans vos précédents postes ? Malika : je n'ai pas d'expérience négative su la façon dont j'ai été dirigée, je suis quelqu'un de docile et je m'adapte

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Consultant : Que vous soyez débutant(e) ou confirmé(e), autodidacte ou diplomé(e), qu'est-ce qui vous donne le sentiment d'être un(e) assistant(e) expert(e) ? Malika : je suis une assistante experte, car de nombreuses qualités me sont reconnues, je suis passionnée, travailleuse, les personnes m'apprécient pour ma rigueur, ma réactivité, ma discrétion en général les Dirigeants pour qui j'ai travaillé me donnent même leurs affaires personnelles à gérer, donc je pense que c'est un signe important de la confiance qu'ils me témoignent

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Consultant : Que ce soit en stage, en job d'été, en CDD ou en CDI dans combien d'entreprises avez vous travaillé ? Malika : 3

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Consultant : Vous a t-on remis une lettre de recommandation ? Malika : non, mais je suis sur linkedin et j'ai quelques recommandations mais je pourrai si vous le souhaitez obtenir des recommandations écrites

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Consultant : Comment est votre Anglais ? Malika : Je parle un peu Anglais

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Consultant : Pensez vous que cela est un obstacle dans votre carrière professionnelle ? Malika : non

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Consultant : L'entretien se termine, comment avez vous vécu cette expérience virtuelle ? Malika : assez bien

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Consultant : Pourriez vous dire pourquoi vous estimez avoir bien vécu cette expérience ? Malika : les questions sont intéressantes et poussées par rapport à certains entretiens physiques

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Consultant : Y a-t-il une question que vous auriez aimé que je vous pose, si oui quelle est-elle ? Malika : Oui pourquoi j'ai décidé aujourd'hui de postuler ailleurs ? Raisons de mon souhait de quitter l'entreprise où je suis en poste actuellement

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