Assistante de direction
Sylvie B.
92130 Issy Les Moulineaux
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Auto-entretien de Sylvie B.
Cet entretien a eu lieu le 04/06/14 à 18h11
Consultant : Etes vous heureus(e) d'exercer votre métier d'assistant(e) ?
Sylvie :
Oui
Consultant : qu'est ce que votre métier d'assistant(e) vous apporte ?
Sylvie : Une vision globale des problématiques des dirigeants. Une disponibilité, écoute et capacité d'analyse. Développement de ma curiosité et de ma culture générale. Patience, diplomatie et ouverture d'esprit. Esprit d'équipe. Sens du service. Créativité et débrouillardise. Sens du devoir et des responsabilités.
Consultant :
Dans quelle situation préférez vous travailler ?
Sylvie :
dans l'anticipation
Consultant : Pourquoi préférez vous travailler dans l'anticipation ?
Sylvie : Pour avoir le temps de réfléchir, organiser, proposer avant d'agir.
Consultant :
Tolérez vous les dépassements d'horaires ?
Sylvie :
Oui
Consultant : Votre environnement tolère-t-il les dépassements d'horaires ?
Sylvie : Oui mais quand il est organisé et si possible prévisible.
Consultant :
Préférez vous ?
Sylvie :
Débuter tard - Finir tard
Consultant :
Avez vous déjà donné votre démission ?
Sylvie :
Non
Consultant : Mais avez vous eu parfois envie de donner votre démission ?
Sylvie : Non.
Consultant :
Qu'est ce que la ponctualité pour vous ?
Sylvie :
une culture
Consultant : Pouvez-vous expliquez la dimension culturelle de la ponctualité ?
Sylvie : Respect des autres, sens des responsabilités.
Consultant :
En dehors de vos loisirs, avez vous des activités extra professionnelles, du type association ?
Sylvie :
Oui
Consultant : Quelles sont ces activités extra-professionnelles ?
Sylvie : Association Femmes 3000
Courses à pied
Théâtre
Cinéma
Lecture
Consultant :
Que lisez vous régulierement ?
Sylvie :
Des livres
Consultant : Quel type de littérature vous attire ?
Sylvie : Aventures, politiques, intrigues policières
Consultant :
Pouvez vous classer ces divertissements par ordre d'interet :
le cinéma,
la télé,
le théâtre,
la lecture,
le sport,
le shopping,
les sorties entre amis ?
Sylvie : Cinéma
sorties entre amis
sport
lecture
Théâtre
télé
shopping
Consultant :
Aimez vous dessiner ?
Sylvie :
Oui
Consultant : Etes vous créatif(ve) et comment le savez vous ?
Sylvie : Oui car j'aime imaginer des situations, organiser des événements, peindre et sculpter.
Consultant :
Pouvez vous classer ces vertus par ordre d'importance pour vous,
la politesse,
l'honnêteté,
la modestie,
le courage,
la franchise,
la ponctualité,
la rigueur ?
Sylvie : Modestie
Rigueur
Honnêteté
politesse
courage
ponctualité
Consultant :
Laissez vous votre numéro de portable à la disposition de votre entreprise ?
Sylvie :
Oui
Consultant : Vos collègues sont ils nécessairement vos amis ?
Sylvie : Non
Consultant :
Aimez vous participer à des salons professionnels ?
Sylvie :
Oui
Consultant : A quel salon avez vous déjà participé ?
Sylvie : Salons des Maires de France
TechDays
Transport
Urbania
Consultant :
Aimez vous les relations avec la clientèle ?
Sylvie :
Oui
Consultant : Avez vous une dimension commerciale ?
Sylvie : Oui car cela marche avec la disposition d'esprit d'une assistante de direction. et participe au développement et à la notoriété d'une entreprise.
Consultant :
Avez vous déjà organisé des voyages à étapes pour des dirigeants ?
Sylvie :
Oui
Consultant : En quelle occasion avez organisé des voyages ?
Sylvie : Séminaires
Salons
Visites
Consultant :
Avez vous déjà été à l'initiative d'un changement d'organisation procédural ou managérial dans une entreprise ?
Sylvie :
Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous pris cette initiative d'un changement d'organisation ?
Sylvie : En cas de dysfonctionnement et à la demande d'un dirigeant.
Consultant :
Vous êtes trés fatigué(e), mais avec 20 minutes d'efforts supplémentaires vous pouvez terminer tous les dossiers en cours, que faites vous ?
Sylvie :
Je poursuis en prévoyant de relire le lendemain
Consultant :
Avez vous déjà participé à des séminaires, des conférences, des cercles de qualité?
Sylvie :
Oui
Consultant :
Avez vous déjà travaillé en famille ?
Sylvie :
Non
Consultant : Aimeriez-vous travailler en famille ?
Sylvie : Non
Consultant :
Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à 10 personnes), une PME (30 à 100 salariés) ou un Grand Groupe ?
Sylvie :
Cela m'est indifferent
Consultant :
Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ?
Sylvie :
70 %
Consultant : Les 30 % sont consacrés à quelles autres activités ?
Sylvie : Evénementiels
Rédaction de supports promotionnels
Internet
Consultant :
Dans quel secteur d'activité souhaitez vous ne plus travailler ?
Sylvie : L'alimentation
Consultant :
Travaillez vous avec un dictionnaire ?
Sylvie :
Oui
Consultant : Avez vous une bonne orthographe ?
Sylvie : oui
Consultant :
Avez vous déjà travaillé avec une personnalité difficile ?
Sylvie :
Oui
Consultant : Combien de temps avez vous travaillé avec une personnalité difficile ?
Sylvie : 3 ans
Consultant :
Préférez vous le secteur privé ou public ?
Sylvie : non, je connais bien les deux.
Consultant :
Quelles sont vos relations avec les nouvelles technologies ?
Sylvie :
Bonnes
Consultant : Avez-vous un équipement informatique à votre domicile et lequel ?
Sylvie : Oui : 2 ordinateurs PC et Mac
Consultant :
Avez vous confiance en vous?
Sylvie :
Oui
Consultant : Comment savez vous que vous avez confiance en vous ?
Sylvie : Je me lance des défis et cherche à atteindre mes objectifs en y arrivant.
Je mets en place des méthodes qui me sont propres pour arriver à mes fins. J'ai réussi des missions difficiles.
Consultant :
Avez vous une confiance naturelle envers les autres ?
Sylvie :
Oui
Consultant : Avez vous déja été déçu(e) de cette confiance et dans quelle occasion ?
Sylvie : Oui, lors d'un travail d'équipe qui consistait à mettre à jour une base de données communes avec des personnes qui ne collaboraient pas.
Consultant :
Avez vous les sens des responsabilités ?
Sylvie :
Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous fait preuve de responsabilité ?
Sylvie : En organisant des événements de A à Z et en prenant les initiatives et contacts qui s'imposaient car on attendait de moi des résultats précis et capitaux. En reportant aussi à ma hiérarchie.
Consultant :
Avez vous déjà passé un bilan de compétence ?
Sylvie :
Oui
Consultant : Quelles ont été les conclusions de ce bilan de compétences ?
Sylvie : Que j'étais faite pour mon métier.
Consultant :
Avez vous le sens de l'humour dans votre cadre professionnel?
Sylvie :
Oui
Consultant : Acceptez vous facilement que l'on vous fasse des petites plaisanteries ?
Sylvie : Oui, si elles ne manquent pas de respect et ne frisent pas la vulgarité.
Consultant :
Quelle est la valeur la plus importante selon vous ?
Sylvie :
La Loyauté
Consultant : Avez vous déjà eu le sentiment d'être déloyal(e) ?
Sylvie : J'essaye.
Consultant :
Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ?
Sylvie :
plus de 35 000 euros
Consultant : Ce sont des niveaux de salaires que vous avez déjà obtenus ?
Sylvie : oui
Consultant :
Dans quelle displine vous sentez vous un(e) assistant(e) performant(e) et dans la pratique de quel logiciel ?
Sylvie : Coordination et organisation.
Word
Consultant :
Lors de votre dernière expérience professionnelle, qu'avez-vous appris ?
Sylvie : L'esprit de synthèse, la discrétion, la diplomatie, la rapidité et prise d'initiative à haut niveau.
Consultant :
Décrivez-moi les situations qui, au bureau, vous suscitent le plus de stress et comment les gérez-vous habituellement ?
Sylvie : Lorsque les dirigeants ou collaborateurs proches sont en retard dans leurs plannings et dans des situations délicates : j'écoute, cherche et trouve des solutions de substitut et rassure.
Consultant :
Citez-moi un défi auquel vous avez été confronté(e) dans vos précédentes fonctions et comment l'avez-vous relevé ?
Sylvie : Organiser un Conseil d'Administration avec le vice-président du Sénat, Questeurs, des Sénateurs et le président de la chaîne parlementaire : je me suis renseignée et imprégnée des process et j'ai établi un plan d'actions avec rétro planning. J'ai anticipé et assuré la présence de chacun par des relances téléphoniques et courriers électroniques et par l'envoi des convocations au bon moment.
Consultant :
Parlez-moi d'une situation d'urgence ou de crise à laquelle vous avez été confronté(e) dans vos emplois précédents et quelle a été votre attitude ?
Sylvie : Un malaise dans une entreprise lié à l'installation d'une caméra sans que le personnel ait été averti. J'ai passé du temps vers chacun pour avoir le ressenti ce qui a détendu l'atmosphère et proposé à ma direction de faire une réunion d'urgence pour expliquer la raison de son installation et son fonctionnement à venir. Nous y avons invité les responsables de service pour avoir leurs questions en direct et les rassurer. En 3 jours, la situation était détendue.
Consultant :
Racontez-moi la plus belle réussite de votre carrière et quel but cherchez-vous à atteindre maintenant ?
Sylvie : L'organisation des 10 ans de la société Aptus avec les dirigeants du siège et des filiales. Fédérer, organiser, animer et servir des équipes pour assurer le bon fonctionnement d'une entreprise et servir ses valeurs.
Consultant :
Citez-moi l'exemple d'une situation que vous avez prise en main sans que cela ne vous soit formellement demandé ?
Sylvie : Sur un salon alors que j'étais la première arrivée, j'ai accueilli des clients important et les ai fait patienter en les installant et en servant un petit déjeuner improvisé. J'ai également présenté les produits exposés pour faire patienter les clients.
Consultant :
Décrivez-nous une occasion où vous vous êtes vous-même fixé(e) des objectifs et quels en ont été les résultats ?
Sylvie : Réaliser un livret d'accueil : un outil carte de visite de l'entreprise et un guide.
Consultant :
Quelles expériences de travail avez-vous avec des personnes d'âges différents, de cultures différentes ou des personnes handicapées ?
Sylvie : De nombreuses expériences, notamment chez Schlumberger avec des équipes très jeunes et des dirigeants plus âgés et des cultures très différentes.
Consultant :
Dans vos expériences passées, avec quels types de clients ou de collègues aviez-vous le plus de mal à travailler et quel comportement adoptiez-vous ?
Sylvie : Avec des collègues irritables ou qui font de la rétention d'information. Je vais à la recherche des informations moi-même, je leur soumets un projet, je propose des solutions et j'essaye de les impliquer en les valorisant dans leur rôle.
Consultant :
Souvenez-vous d'un moment où vous avez pris la mauvaise décision ou commis une erreur et comment avez-vous géré cette situation ?
Sylvie : Je me suis trompé dans le titre d'un Sénateur, oralement : je me suis excusée auprès de l'assistante qui devait me le passer et surtout, lorsque que je l'ai rencontré, j'ai rectifié les choses avec diplomatie. Je me suis ensuite appliquée à relire le who's who du Sénat.
Consultant :
Décrivez-moi une situation où vous êtes allé(e) au delà de votre fonction pour aider un client, ou un fournisseur ?
Sylvie : Pour faire accepter un devis, j'ai fait une démonstration du produit du fournisseur aux personnes intéressées. Elles ont été convaincues et il a fallu passer commande. C'était une nouvelle photocopieuse plus complète et plus rentable.
Consultant :
Racontez-moi comment, dans vos expériences passées, vous avez agi en faveur du travail d'équipe ?
Sylvie : J'ai organisé une opération de Team Building avec la force de vente.
Consultant :
Pouvez-vous me décrire ce que vous avez le plus aimé et moins aimé dans la façon dont vous étiez dirigé(e) dans vos précédents postes ?
Sylvie : Le plus, c'est la symbiose et la confiance. L'ambition et le charisme.
Le moins : la méfiance ou le manque de fiabilité ou de constance.
Consultant :
Que vous soyez débutant(e) ou confirmé(e), autodidacte ou diplomé(e), qu'est-ce qui vous donne le sentiment d'être un(e) assistant(e) expert(e) ?
Sylvie : La proximité et l'excellence dans les rapports au quotidien : deviner et anticiper dans les deux sens. Se compléter.
Consultant :
Que ce soit en stage, en job d'été, en CDD ou en CDI dans combien d'entreprises avez vous travaillé ?
Sylvie :
20
Consultant : Combien de lettres de recommandation pouvez vous produire pour justifier la qualité de votre apport professionnel dans ces differentes entreprises ?
Sylvie : 1
Consultant :
Comment est votre Anglais ?
Sylvie :
Je parle bien Anglais
Consultant : Could you tell me in a few english words who you are and what's the job you are looking for, then ?
Sylvie : I'm an Office Manager very motivated. I would like a job at the top level in a private or public sector to share my knowledges et to serv a Boss with confidence.
Consultant :
L'entretien se termine, comment avez vous vécu cette expérience virtuelle ?
Sylvie :
assez bien
Consultant : Pourriez vous dire pourquoi vous estimez avoir bien vécu cette expérience ?
Sylvie : C'est toujours intéressant de se poser les bonnes questions.
Consultant :
Y a-t-il une question que vous auriez aimé que je vous pose, si oui quelle est-elle ?
Sylvie : Comment pensez-vous gérer efficacement une carrière d'Assistante de direction après 50 ans ?