Assistante de direction
Sophie L.
75015 Paris
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Auto-entretien de Sophie L.
Cet entretien a eu lieu le 05/06/13 à 13h04
Consultant : Etes vous heureus(e) d'exercer votre métier d'assistant(e) ?
Sophie :
Oui
Consultant : qu'est ce que votre métier d'assistant(e) vous apporte ?
Sophie : Je m'épanouis dans une fonction qui me permet d'aider, d'organiser, de planifier et de rendre service. J'ai un profil coopératif, j'aime chercher les meilleures solutions pour satisfaire aux demandes qui me sont faites. J'apprécie de découvrir et de m'adapter à de nouveaux univers professionnels, tout en exploitant mes compétences.
Consultant :
Dans quelle situation préférez vous travailler ?
Sophie :
dans l'anticipation
Consultant : Pourquoi préférez vous travailler dans l'anticipation ?
Sophie : En règle générale, je préfère pouvoir planifier les étapes nécessaires à l'aboutissement d'un projet et mettre en place des méthodes qui me permettent de gérer au mieux la gestion de mon temps de travail.
Consultant :
Tolérez vous les dépassements d'horaires ?
Sophie :
Oui
Consultant : Votre environnement tolère-t-il les dépassements d'horaires ?
Sophie : Oui, je vis en couple, mon compagnon travaille beaucoup, est souvent en déplacement, et je n'ai pas d'enfant.
Consultant :
Préférez vous ?
Sophie :
Débuter tard - Finir tard
Consultant :
Avez vous déjà donné votre démission ?
Sophie :
Oui
Consultant : Combien de fois avez vous donné votre démission et pourquoi ?
Sophie : 4 fois au cours de mon parcours professionnel. Essentiellement pour un changement de lieu de vie (étranger)et une fois pour suivre mon supérieur hiérarchique promu à de nouvelles fonctions au sein d'une autre entreprise.
Consultant :
Qu'est ce que la ponctualité pour vous ?
Sophie :
une culture
Consultant : Pouvez-vous expliquez la dimension culturelle de la ponctualité ?
Sophie : Comme le dit le dicton, la ponctualité est la politesse des rois. C'est pour moi une question d'éducation, être à l'heure est important car il s'agit d'interaction avec d'autres personnes qui ont aussi leur agenda à gérer... il se peut que certains retards soient pleinement justifiés (grèves des transports, imprévu de dernière minute, etc...), auquel cas je préviens la personne qui m'attend.
Consultant :
En dehors de vos loisirs, avez vous des activités extra professionnelles, du type association ?
Sophie :
Oui
Consultant : Quelles sont ces activités extra-professionnelles ?
Sophie : Je fais du bénévolat auprès de groupes de soutien de personnes en difficulté. Je pratique aussi la course à pied de façon régulière.
Consultant :
Que lisez vous régulierement ?
Sophie :
Des livres
Consultant : Quel type de littérature vous attire ?
Sophie : Romans divers, notamment historiques et biographiques.
Consultant :
Pouvez vous classer ces divertissements par ordre d'interet :
le cinéma,
la télé,
le théâtre,
la lecture,
le sport,
le shopping,
les sorties entre amis ?
Sophie : la lecture, le sport, le cinéma, la télé, le théâtre, les sorties entre amis et le shopping.
Consultant :
Aimez vous dessiner ?
Sophie :
Oui
Consultant : Etes vous créatif(ve) et comment le savez vous ?
Sophie : Je suis un peu créative, bien que cela ne soit pas un atout que je mets en avant. Le dessin et la peinture sont pour moi un moyen de détente occasionnelle.
Consultant :
Pouvez vous classer ces vertus par ordre d'importance pour vous,
la politesse,
l'honnêteté,
la modestie,
le courage,
la franchise,
la ponctualité,
la rigueur ?
Sophie : l'honnêteté, le courage, la franchise, la politesse, la ponctualité, la modestie, la rigueur.
Consultant :
Laissez vous votre numéro de portable à la disposition de votre entreprise ?
Sophie :
Oui
Consultant : Vos collègues sont ils nécessairement vos amis ?
Sophie : Je préfère avoir de bonnes relations avec mes collègues, mais ceux-ci ne deviennent pas forcément mes amis. J'ai déjà un cercle social qui me satisfait, si toutefois des liens se tissent avec mes collègues, je ne me bloque pas sur le principe.
Consultant :
Aimez vous participer à des salons professionnels ?
Sophie :
Oui
Consultant : A quel salon avez vous déjà participé ?
Sophie : Plusieurs salons de la gastronomie, du vin et des cosmétiques, en France et à l'étranger.
Consultant :
Aimez vous les relations avec la clientèle ?
Sophie :
Oui
Consultant : Avez vous une dimension commerciale ?
Sophie : Oui, j'ai beaucoup travaillé dans le domaine de l'hôtellerie-restauration, dans lequel la notion de service est essentielle. Au cours de mon dernier poste, j'étais également attachée commerciale, en relation directe avec la clientèle.
Consultant :
Avez vous déjà organisé des voyages à étapes pour des dirigeants ?
Sophie :
Oui
Consultant : En quelle occasion avez organisé des voyages ?
Sophie : A de nombreuses reprises, dans les cadres professionnels et personnels pour les dirigeants que j'ai assistés. J'ai également organisé des déplacement d'équipes ou de clients, en France et à l'étranger. C'est un aspect de ma fonction que j'aime particulièrement.
Consultant :
Avez vous déjà été à l'initiative d'un changement d'organisation procédural ou managérial dans une entreprise ?
Sophie :
Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous pris cette initiative d'un changement d'organisation ?
Sophie : Dans le cadre de mon poste Chef de Produit à Nancy, j'ai géré le dossier permettant à mon entreprise d'obtenir la validation du Label norme ISO 9004 ; J'ai également mis en place un process de numérisation systèmatique de tous les documents entrants et sortants, permettant à mon équipe d'y accéder simplement d'un clic...
Consultant :
Vous êtes trés fatigué(e), mais avec 20 minutes d'efforts supplémentaires vous pouvez terminer tous les dossiers en cours, que faites vous ?
Sophie :
Je poursuis en prévoyant de relire le lendemain
Consultant :
Avez vous déjà participé à des séminaires, des conférences, des cercles de qualité?
Sophie :
Oui
Consultant :
Avez vous déjà travaillé en famille ?
Sophie :
Oui
Consultant :
Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à 10 personnes), une PME (30 à 100 salariés) ou un Grand Groupe ?
Sophie :
Cela m'est indifferent
Consultant :
Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ?
Sophie :
50 %
Consultant : Les 50 % sont consacrés à quelles autres activités ?
Sophie : - Mise en place de nouvelles procédures pour améliorer la gestion du temps de travail
- Veille et exploration du marché
- Etablissement de documents de synthèse ou d'information
- Missions annexes, commerciale ou marketing, confiées par ma direction.
Consultant :
Travaillez vous avec un dictionnaire ?
Sophie :
Non
Consultant : Avez vous une bonne orthographe ?
Sophie : Oui, et je n'hésite pas à vérifier sur le net dès que j'ai un doute...
Consultant :
Avez vous déjà travaillé avec une personnalité difficile ?
Sophie :
Oui
Consultant : Combien de temps avez vous travaillé avec une personnalité difficile ?
Sophie : 2 ans environ
Consultant :
Préférez vous le secteur privé ou public ?
Sophie : Cela m'est indifférent.
Consultant :
Quelles sont vos relations avec les nouvelles technologies ?
Sophie :
Bonnes
Consultant : Avez-vous un équipement informatique à votre domicile et lequel ?
Sophie : Oui, ordinateur, tablette, Iphone, connexion wi-fi, imprimante/scanner.
Consultant :
Avez vous confiance en vous?
Sophie :
Oui
Consultant : Comment savez vous que vous avez confiance en vous ?
Sophie : Je viens de terminer un bilan de compétences qui me confirme qui le souligne.
Consultant :
Avez vous une confiance naturelle envers les autres ?
Sophie :
Oui
Consultant :
Avez vous les sens des responsabilités ?
Sophie :
Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous fait preuve de responsabilité ?
Sophie : J'ai géré des petites équipes (6-8 personnes) au cours de mes expériences dans la restauration. Je me suis aussi souvent vue confier des dossiers à gérer de façon responsable et autonome.
Consultant :
Avez vous déjà passé un bilan de compétence ?
Sophie :
Oui
Consultant : Quelles ont été les conclusions de ce bilan de compétences ?
Sophie : J'ai un profil coopératif, c'est-à -dire de l'intérêt pour les activités sollicitant une dimension relationnelle : informer, assister, développer, animer. Il pointe également pour une préférence pour l'action concrète et le consensus. Articulé au profil \"Réflexion\" qui ressort également, mettant en évidence le besoin d'exercer une activité nécessitant de l'anticipation et de la planification. Enfin, il ressort aussi une grande capacité d'assimilation rapide et d'adaptation aux exigences requises.
Consultant :
Avez vous le sens de l'humour dans votre cadre professionnel?
Sophie :
Oui
Consultant :
Quelle est la valeur la plus importante selon vous ?
Sophie :
L'Honneteté
Consultant : Avez vous déjà été obligé(e) d'être malhonnête ?
Sophie : Non
Consultant :
Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ?
Sophie :
plus de 35 000 euros
Consultant : Ce sont des niveaux de salaires que vous avez déjà obtenus ?
Sophie : oui, lors des 3 derniers postes occupés.
Consultant :
Dans quelle displine vous sentez vous un(e) assistant(e) performant(e) et dans la pratique de quel logiciel ?
Sophie : En toute modestie, dans de nombreuses disciplines en rapport avec ma fonction ; la pratique de Word et d'Excel pour la performance sur des logiciels.
Consultant :
Lors de votre dernière expérience professionnelle, qu'avez-vous appris ?
Sophie : J'ai développé la fonction commerciale en plus de mon poste d'Assistante de direction. J'ai mis en place un système de classement et d'archivage numérisé, en scannant tous les documents de travail et en les intégrant comme liens directs dans un tableau excel installé sur le serveur de la société.
Consultant :
Décrivez-moi les situations qui, au bureau, vous suscitent le plus de stress et comment les gérez-vous habituellement ?
Sophie : Je suis stressée dans une ambiance conflictuelle, impolie et trop autoritaire. J'évite donc de travailler avec des personnalités difficiles.
Consultant :
Citez-moi un défi auquel vous avez été confronté(e) dans vos précédentes fonctions et comment l'avez-vous relevé ?
Sophie : Mettre en place une stratégie de commercialisation de crus du Beaujolais, valorisant l'image du produit. J'ai réussi à atteindre l'objectif en démarchant les restaurants prestigieux de la capitale, et en y \"plaçant\" le produit en bonne position sur leur carte des vins. J'ai également contacté les professionnels de la presse à ce sujet, et les récompenses reçues par le produit ont permis de développer le marché à l'export (Chine, Canada, Union Européenne), sensible à l'image du produit sur le territoire français (haut-de-gamme).
Consultant :
Parlez-moi d'une situation d'urgence ou de crise à laquelle vous avez été confronté(e) dans vos emplois précédents et quelle a été votre attitude ?
Sophie : Organiser le recrutement et la gestion de 80 vendangeurs sur le site viticole, qui venait juste d'être racheté par l'entreprise pour laquelle je travaillais. J'ai pris le maximum d'informations auprès d'autres professionnels, et je me suis déplacée sur le site afin de gérer cette mission au plus près. J'ai ensuite travaillé intensément (jour et une partie de la nuit) pour que tout se passe le mieux possible, ce qui a été le cas.
Consultant :
Citez-moi l'exemple d'une situation que vous avez prise en main sans que cela ne vous soit formellement demandé ?
Sophie : Le restaurant que je gérai à Antigua fermait pour la saison estivale (saison touristique trop calme). J'ai entrepris de rester ouvert, permettant ainsi au personnel de conserver leur emploi hors-saison. J'ai alors mis en place des événements spéciaux susceptibles d'attirer une clientèle de \"locaux\" (et non de touristes), j'ai géré au plus juste les dépenses, et à la grande satisfaction des propriétaires, j'ai pu exploiter sainement le restaurant pendant la saison estivale.
Consultant :
Décrivez-nous une occasion où vous vous êtes vous-même fixé(e) des objectifs et quels en ont été les résultats ?
Sophie : Faire gagner du temps à toute l'équipe en créant une base de données de tous les documents de travail numérisés et accessibles en un clic. L'équipe utilisait cette BDD quotidiennement et me félicitait de la simplification qu'elle apportait, permettant d'obtenir des informations rapidement.
Consultant :
Quelles expériences de travail avez-vous avec des personnes d'âges différents, de cultures différentes ou des personnes handicapées ?
Sophie : J'ai beaucoup travaillé à l'étranger (une douzaine d'années), dans des univers pluriculturels et anglophones, m'adaptant à leurs méthodes et leur culture.
Consultant :
Dans vos expériences passées, avec quels types de clients ou de collègues aviez-vous le plus de mal à travailler et quel comportement adoptiez-vous ?
Sophie : Les hyper-autoritaires, les personnes qui hurlent au lieu de parler. En interaction avec ce type de comportement, j'ai tendance à stresser et à me bloquer.
Consultant :
Souvenez-vous d'un moment où vous avez pris la mauvaise décision ou commis une erreur et comment avez-vous géré cette situation ?
Sophie : Je ne me souviens pas...
Consultant :
Décrivez-moi une situation où vous êtes allé(e) au delà de votre fonction pour aider un client, ou un fournisseur ?
Sophie : En l'absence de ma direction qui était en vacances, et dans l'impossibilité de la joindre, j'ai pris les devants en la représentant à une réunion juridique importante débouchant sur la signature d'un contrat d'artiste.
Consultant :
Racontez-moi comment, dans vos expériences passées, vous avez agi en faveur du travail d'équipe ?
Sophie : Dans la restauration, milieu dans lequel j'ai longtemps travaillé, j'ai souvent pris en charge un poste d'une autre fonction que la mienne, afin que l'équipe entière ne soit pas pénalisée (par exemple, en l'absence de la plongeuse malade, je m'y mettais sans état d'âme).
Consultant :
Pouvez-vous me décrire ce que vous avez le plus aimé et moins aimé dans la façon dont vous étiez dirigé(e) dans vos précédents postes ?
Sophie : Le dernier poste occupé était un poste où j'étais souvent seule, la principale activité de l'entreprise étant localisée en province. Je n'aime pas travailler dans l'isolement.
Consultant :
Que vous soyez débutant(e) ou confirmé(e), autodidacte ou diplomé(e), qu'est-ce qui vous donne le sentiment d'être un(e) assistant(e) expert(e) ?
Sophie : Une grande expérience me permettant de m'adapter à tout type de fonction. On m'a d'ailleurs souvent qualifiée d'\"excellent lieutenant\".
Consultant :
Que ce soit en stage, en job d'été, en CDD ou en CDI dans combien d'entreprises avez vous travaillé ?
Sophie :
12
Consultant : Combien de lettres de recommandation pouvez vous produire pour justifier la qualité de votre apport professionnel dans ces differentes entreprises ?
Sophie : 5/6
Consultant :
Comment est votre Anglais ?
Sophie :
Je suis Bilingue Anglais