Office manager
Valérie F.
27000 Evreux
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Auto-entretien de Valérie F.
Cet entretien a eu lieu le 14/06/11 à 18h39
Consultant : Bonjour, pourriez vous vous présenter brievement s'il vous plait ?
Valérie : Bonjour,
En qualité d'Assistante, j'apprecie de travailler en toute implication dans une Entreprise en respectant les objectifs définis. Mon expérience me permet maintenant une certaine polyvalence. Et comme les anciens disaient : "dans le mot secrétaire il y a le mot secret".
Merci
Consultant : Etes vous heureus(e) d'exercer votre métier d'assistant(e) ?
Valérie :
Oui
Consultant : qu'est ce que votre métier d'assistant(e) vous apporte ?
Valérie : En fonction du secteur d'activité dans lequel j'évolue, j'apprends tous les jours des choses nouvelles et découvre des personnalités différentes.
Consultant :
Dans quelle situation préférez vous travailler ?
Valérie :
dans l'anticipation
Consultant : Pourquoi préférez vous travailler dans l'anticipation ?
Valérie : Le cas échéant, si je dois répondre à une urgence le jour d'une deadline, je pourrai y répondre sans précipitation et ou affolement
Consultant :
Tolérez vous les dépassements d'horaires ?
Valérie :
Oui
Consultant : Votre environnement tolère-t-il les dépassements d'horaires ?
Valérie : Tout dépend de la raison de ces dépassements. Si cela est dà» à un accroissement des objectifs, effectivement le dépassement est tolérable. Si cela est dà» à une mauvaise organisation, ce dépassement ne devient plus tolérable
Consultant :
Avez vous déjà donné votre démission ?
Valérie :
Non
Consultant :
Qu'est ce que la ponctualité pour vous ?
Valérie :
une culture
Consultant : Pouvez-vous expliquez la dimension culturelle de la ponctualité ?
Valérie : Le respect de la ponctualité est la marque du respect en général
Consultant :
En dehors de vos loisirs, avez vous des activités extra professionnelles, du type association ?
Valérie :
Oui
Consultant : Quelles sont ces activités extra-professionnelles ?
Valérie : La gestion de SCI
Consultant :
Que lisez vous régulierement ?
Valérie :
Des livres
Consultant : Quel type de littérature vous attire ?
Valérie : La réflexion sur le genre humain (Dalai Lama)
Consultant :
Pouvez vous classer ces divertissements par ordre d'interet :
le cinéma,
la télé,
le théâtre,
la lecture,
le sport,
le shopping,
les sorties entre amis ?
Valérie : La lecture
Le sport
Pour le reste je n'ai pas d'idée car je ne suis pas fan
Consultant :
Aimez vous dessiner ?
Valérie :
Oui
Consultant : Etes vous créatif(ve) et comment le savez vous ?
Valérie : Je ne sais pas
Consultant :
Pouvez vous classer ces vertus par ordre d'importance pour vous,
la politesse,
l'honnêteté,
la modestie,
le courage,
la franchise,
la ponctualité,
la rigueur ?
Valérie : La politesse,l'honnêteté, le courage, la rigueur, la ponctualité, la modestie, la franchise
Consultant :
Laissez vous votre numéro de portable à la disposition de votre entreprise ?
Valérie :
Oui
Consultant : Vos collègues sont ils nécessairement vos amis ?
Valérie : Non
Consultant :
Aimez vous participer à des salons professionnels ?
Valérie :
Oui
Consultant : A quel salon avez vous déjà participé ?
Valérie : Salon de l'Auto à Chicago
Consultant :
Aimez vous les relations avec la clientèle ?
Valérie :
Oui
Consultant : Avez vous une dimension commerciale ?
Valérie : Je pense
Consultant :
Avez vous déjà organisé des voyages à étapes pour des dirigeants ?
Valérie :
Oui
Consultant : En quelle occasion avez organisé des voyages ?
Valérie : En qualité d'Assistante pour un dirigeant d'Audits Internationaux
Pour l'intégralité de mes supérieurs hiérarchiques dans le cadre de leurs objectifs mondiaux
Consultant :
Avez vous déjà été à l'initiative d'un changement d'organisation procédural ou managérial dans une entreprise ?
Valérie :
Non
Consultant : Avez vous l'esprit d'initiative ?
Valérie : Je pense
Consultant :
Vous êtes trés fatigué(e), mais avec 20 minutes d'efforts supplémentaires vous pouvez terminer tous les dossiers en cours, que faites vous ?
Valérie :
Je poursuis en faisant trés attention aux erreurs
Consultant :
Avez vous déjà participé à des séminaires, des conférences, des cercles de qualité?
Valérie :
Oui
Consultant :
Avez vous déjà travaillé en famille ?
Valérie :
Oui
Consultant : Quels sont les avantages du travail en famillle ?
Valérie : La convivialité
Consultant :
Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à 10 personnes), une PME (30 à 100 salariés) ou un Grand Groupe ?
Valérie :
Cela m'est indifferent
Consultant :
Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ?
Valérie :
30 %
Consultant : Les 70 % sont consacrés à quelles autres activités ?
Valérie : L'anticipation des deadlines et dossiers y afferant
L'analyse des budgets
La lecture des informations stratégiques d'une entreprise...
Consultant :
Travaillez vous avec un dictionnaire ?
Valérie :
Oui
Consultant : Avez vous une bonne orthographe ?
Valérie : Je pense
Consultant :
Avez vous déjà travaillé avec une personnalité difficile ?
Valérie :
Oui
Consultant :
Préférez vous le secteur privé ou public ?
Valérie : Je n'ai jamais travaillé dans le public, je ne peux donc pas comparer
Consultant :
Quelles sont vos relations avec les nouvelles technologies ?
Valérie :
Bonnes
Consultant : Avez-vous un équipement informatique à votre domicile et lequel ?
Valérie : Oui un simple PC portable
Consultant :
Avez vous une confiance naturelle envers les autres ?
Valérie :
Oui
Consultant : Avez vous déja été déçu(e) de cette confiance et dans quelle occasion ?
Valérie : Oui, quand une personne analyse un point faible pour en tirer profit
Consultant :
Avez vous les sens des responsabilités ?
Valérie :
Oui
Consultant :
Avez vous déjà passé un bilan de compétence ?
Valérie :
Non
Consultant : Envisagez vous de faire un bilan de compétences ?
Valérie : Non
Consultant :
Avez vous le sens de l'humour dans votre cadre professionnel?
Valérie :
Oui
Consultant : Acceptez vous facilement que l'on vous fasse des petites plaisanteries ?
Valérie : Parfois, tout dépend par qui et comment, il ne faut jamais oublié le respect
Consultant :
Quelle est la valeur la plus importante selon vous ?
Valérie :
L'Honneteté
Consultant : Avez vous déjà été obligé(e) d'être malhonnête ?
Valérie : Je ne pense pas
Consultant :
Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ?
Valérie :
plus de 35 000 euros
Consultant : Ce sont des niveaux de salaires que vous avez déjà obtenus ?
Valérie : Oui
Consultant :
Dans quelle displine vous sentez vous un(e) assistant(e) performant(e) et dans la pratique de quel logiciel ?
Valérie : La performance est certainement le fait de pouvoir etre efficiente.
Les logiciels courants du Pack office, SAP, Ciel sont des logiciels avec lesquels je travaille
Consultant :
Lors de votre dernière expérience professionnelle, qu'avez-vous appris ?
Valérie : Le fonctionnement des Audits Qualité dans l'intégralité des sites mondiaux
Consultant :
Décrivez-moi les situations qui, au bureau, vous suscitent le plus de stress et comment les gérez-vous habituellement ?
Valérie : Lorsqu'une tache est demandée au dernier moment alors que le demandeur a connaissance de cet objectif plusieurs jours avant la deadline. Le rôle de l'assistante est d'executer ce qu'on lui demande avec le plus de rigueur et de professionnalisme possible sans aucun commentaire
Consultant :
Citez-moi un défi auquel vous avez été confronté(e) dans vos précédentes fonctions et comment l'avez-vous relevé ?
Valérie : Avoir à préparer des dossiers confidentiels et minutieux dans un délai de 24h sachant que nous étions vendredi soir. J'ai simplement demander la mise à disposition d'un pc portable afin que je puisse travailler à domicile
Consultant :
Parlez-moi d'une situation d'urgence ou de crise à laquelle vous avez été confronté(e) dans vos emplois précédents et quelle a été votre attitude ?
Valérie : Lorsque mon supérieur hiérarchique s'est fait voler ses effets personnels et professionnels à 19h le vendredi soir, je suis rester jusqu'à 21h au bureau en demandant à l'informaticien de se joindre à moi pour récupérer l'intégralité des données informatiques volées, faire toutes les démarches administratives possibles à cette heure du jour et lancer une cellule de crise auprès de la RH au vu du poste occupé et des informations stratégiques dérobées.
Consultant :
Citez-moi l'exemple d'une situation que vous avez prise en main sans que cela ne vous soit formellement demandé ?
Valérie : Il est souvent préférable de rester à sa place en qualité d'Assistante
Consultant :
Décrivez-nous une occasion où vous vous êtes vous-même fixé(e) des objectifs et quels en ont été les résultats ?
Valérie : Un de mes objectifs est souvent la réorganisation de mon bureau et du classement lorsque je prends un nouveau poste en établissement clairement un plan de classement et un système de communication qui permette de retrouver mes dossiers en cas d'absence
Consultant :
Quelles expériences de travail avez-vous avec des personnes d'âges différents, de cultures différentes ou des personnes handicapées ?
Valérie : Il faut de toutes façons s'adapter
Consultant :
Dans vos expériences passées, avec quels types de clients ou de collègues aviez-vous le plus de mal à travailler et quel comportement adoptiez-vous ?
Valérie : Je pense qu'il est difficile de supporter la soumission
Consultant :
Souvenez-vous d'un moment où vous avez pris la mauvaise décision ou commis une erreur et comment avez-vous géré cette situation ?
Valérie : Il m'est arrivé de faire des erreurs comme tout à chacun, dans ce cas, je le dis et je m'excuse du mal entendu
Consultant :
Décrivez-moi une situation où vous êtes allé(e) au delà de votre fonction pour aider un client, ou un fournisseur ?
Valérie : Il est difficile de faire ce genre de chose lorque l'on travaille dans une holding
Consultant :
Racontez-moi comment, dans vos expériences passées, vous avez agi en faveur du travail d'équipe ?
Valérie : En mettant à disposition mes dossiers usuels (non confidentiels) et en partageant l'information qui incombe à l'intégralité de l'Equipe de travail
Consultant :
Que vous soyez débutant(e) ou confirmé(e), autodidacte ou diplomé(e), qu'est-ce qui vous donne le sentiment d'être un(e) assistant(e) expert(e) ?
Valérie : L'expérience et la polyvalence
Consultant :
Que ce soit en stage, en job d'été, en CDD ou en CDI dans combien d'entreprises avez vous travaillé ?
Valérie :
10
Consultant : Combien de lettres de recommandation pouvez vous produire pour justifier la qualité de votre apport professionnel dans ces differentes entreprises ?
Valérie : Certainement deux
Consultant :
Comment est votre Anglais ?
Valérie :
Je parle bien Anglais
Consultant : Could you tell me in a few english words who you are and what's the job you are looking for, then ?
Valérie : I think I am now Office Manager and I would like to work as well. So I do appreciate to be involved in a company
Consultant :
L'entretien se termine, comment avez vous vécu cette expérience virtuelle ?
Valérie :
assez bien
Consultant : Pourriez vous dire pourquoi vous estimez avoir bien vécu cette expérience ?
Valérie : Parfois, il est plus facile d'écrire que de parler