assistante de direction - chargée de communication
Nadine I.
05000 Gap
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Auto-entretien de Nadine I.
Cet entretien a eu lieu le 02/02/12 à 06h27
Consultant : Etes vous heureus(e) d'exercer votre métier d'assistant(e) ?
Nadine :
Oui
Consultant : qu'est ce que votre métier d'assistant(e) vous apporte ?
Nadine : confiance, ambition, loyauté et serviabilité, polyvalence et dépassement de soi !
Consultant :
Dans quelle situation préférez vous travailler ?
Nadine :
dans l'anticipation
Consultant : Pourquoi préférez vous travailler dans l'anticipation ?
Nadine : je préfère avancer que stabiliser ou bien perdre du temps ! c'est mieux si on voit d'avance dans un environnement turbulent ou stressé , la faille ou le petit détail qui nous déstabilise car on perçoit plus efficacement l'enjeu essentiel au dossier , événement ou défi !
Consultant :
Tolérez vous les dépassements d'horaires ?
Nadine :
Oui
Consultant : Votre environnement tolère-t-il les dépassements d'horaires ?
Nadine : Oui car travailler dans la publicité se doit de ne pas regarder ses horaires car on ne maitrise pas la création , une réunion, un bon à tirer ou bien tout simplement le travail d'une équipe !
Consultant :
Préférez vous ?
Nadine :
Débuter tard - Finir tard
Consultant :
Avez vous déjà donné votre démission ?
Nadine :
Non
Consultant : Mais avez vous eu parfois envie de donner votre démission ?
Nadine : oui quand l'ennui face à une non progression se fait sentir, quand les relations professionnelles sont définitivement coupées.
Consultant :
Qu'est ce que la ponctualité pour vous ?
Nadine :
une culture
Consultant : Pouvez-vous expliquez la dimension culturelle de la ponctualité ?
Nadine : c'est un savant mélange ou dosage de respect et d'importance. je sais que si je suis en retard pour avoir fini un plan média financier indispensable à mon bureau pour arriver en réunion suivante , c'est excusable. Mais je suis en avance pour le matin lors de l'ouverture de mon bureau pour donner le bon exemple , c'est vital au bon déroulement de la journée et de la culture d'entreprise !
Consultant :
En dehors de vos loisirs, avez vous des activités extra professionnelles, du type association ?
Nadine :
Oui
Consultant : Quelles sont ces activités extra-professionnelles ?
Nadine : je mets à jour des sites web de musique , de e-commerce par back office.
Consultant :
Que lisez vous régulierement ?
Nadine :
Des livres
Consultant : Quel type de littérature vous attire ?
Nadine : livres bit-lit, d'histoire, des romans et des magazines numériques sur économique , l'environnement, people et multimédia , geek !
Consultant :
Pouvez vous classer ces divertissements par ordre d'interet :
le cinéma,
la télé,
le théâtre,
la lecture,
le sport,
le shopping,
les sorties entre amis ?
Nadine : le cinéma
la télé
le shopping
la lecture
les sorties entre amies
le théâtre
le sport
Consultant :
Aimez vous dessiner ?
Nadine :
Oui
Consultant : Etes vous créatif(ve) et comment le savez vous ?
Nadine : je suis créative car j'adore agencer en harmonie ce que je fais pour mes enfants , pour leur école, pour mes cartes de và…“ux, mes soirées, mes gouter d'anniversaire = le manuel et l'envie que cela plaise avec originalité.
Consultant :
Pouvez vous classer ces vertus par ordre d'importance pour vous,
la politesse,
l'honnêteté,
la modestie,
le courage,
la franchise,
la ponctualité,
la rigueur ?
Nadine : l'honnêteté
le courage
la franchise
la politesse
la rigueur
la modestie
la ponctualité
Consultant :
Laissez vous votre numéro de portable à la disposition de votre entreprise ?
Nadine :
Oui
Consultant : Vos collègues sont ils nécessairement vos amis ?
Nadine : à 75 % car je travaille au feeling et surtout en équipe dans le métier que je pratique = indispensable car passer plus 16-18 heures ensembles et ne pas pouvoir parler librement pour cause de distance , impensable pour moi .
Consultant :
Aimez vous participer à des salons professionnels ?
Nadine :
Oui
Consultant : A quel salon avez vous déjà participé ?
Nadine : SALON AUTO MOTO localement car j'ai participé au montage et à la logistique communicative.
Consultant :
Aimez vous les relations avec la clientèle ?
Nadine :
Oui
Consultant : Avez vous une dimension commerciale ?
Nadine : oui j'ai su devenir en sus de mon métier d'assistante , une responsable de l'administration des ventes d'espaces publicitaires. j'apprécie fortement négocier, vendre et effectuer le service après vente d'un contrat , d'un achat...
Consultant :
Avez vous déjà organisé des voyages à étapes pour des dirigeants ?
Nadine :
Oui
Consultant : En quelle occasion avez organisé des voyages ?
Nadine : SALON AUTO-MOTO DE GENàƒË†VE pour mon directeur avec réunions syndicales sur PARIS.
VOYAGE DES MEILLEURS VENDEURS
pour le gagnant de l'année aux CARAàBES
UN INCENTIVE pour le personnel en été sur l'à®le de la Ràƒâ€°UNION.
Consultant :
Avez vous déjà été à l'initiative d'un changement d'organisation procédural ou managérial dans une entreprise ?
Nadine :
Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous pris cette initiative d'un changement d'organisation ?
Nadine : j'ai pris cette initiative lors du départ de mon directeur sur PARIS et que je devais le seconder localement donc changement d'horaires de travail du au fait du décalage de 3 heures en hiver et de 2 heures en été , prendre des décisions sur le fait, réorganiser le budget pour intégrer une aide , une intérimaire afin de ne pas se voir submerger ou déborder sur des détails...
Consultant :
Vous êtes trés fatigué(e), mais avec 20 minutes d'efforts supplémentaires vous pouvez terminer tous les dossiers en cours, que faites vous ?
Nadine :
Je poursuis en prévoyant de relire le lendemain
Consultant :
Avez vous déjà participé à des séminaires, des conférences, des cercles de qualité?
Nadine :
Oui
Consultant :
Avez vous déjà travaillé en famille ?
Nadine :
Oui
Consultant : Quels sont les avantages du travail en famillle ?
Nadine : avantages = pas besoin de faire les présentations et de s'apprivoiser car on se connaà®t déjà , on va à l'essentiel.
contraintes = trop se connaà®tre , on est soit trop franc , soit trop intimidé donc pas de directives savamment réfléchies
Consultant :
Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à 10 personnes), une PME (30 à 100 salariés) ou un Grand Groupe ?
Nadine :
Cela m'est indifferent
Consultant :
Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ?
Nadine :
50 %
Consultant : Les 50 % sont consacrés à quelles autres activités ?
Nadine : développer une aptitude, se former aux nouvelles technologies, discuter ou se faire une nouvelle relation professionnelle, manager,
Consultant :
Dans quel secteur d'activité souhaitez vous ne plus travailler ?
Nadine : aucun
Consultant :
Travaillez vous avec un dictionnaire ?
Nadine :
Oui
Consultant : Avez vous une bonne orthographe ?
Nadine : oui quand je suis calme et je déteste les fautes = faute de goà»t pour une femme !
Consultant :
Avez vous déjà travaillé avec une personnalité difficile ?
Nadine :
Oui
Consultant : Combien de temps avez vous travaillé avec une personnalité difficile ?
Nadine : 12 ans
Consultant :
Préférez vous le secteur privé ou public ?
Nadine : le secteur privé car je ne connais pas le secteur public...
Consultant :
Quelles sont vos relations avec les nouvelles technologies ?
Nadine :
Bonnes
Consultant : Avez-vous un équipement informatique à votre domicile et lequel ?
Nadine : 2 portables, un smartphone, un combiné scanner-photocopieur-fax-imprimante, 4 disques durs, un IPAD .
Consultant :
Avez vous confiance en vous?
Nadine :
Oui
Consultant : Comment savez vous que vous avez confiance en vous ?
Nadine : je sais ou je veux arrive, je sais exister, je sais que je suis capable du bien comme du pire car je vis à l'instinct !
Consultant :
Avez vous une confiance naturelle envers les autres ?
Nadine :
Non
Consultant : Pourquoi n'avez vous pas confiance envers les autres ?
Nadine : car j'apprécie que la confiance soit un sentiment non galvaudé , que l'on doit la mériter face à qui contre afin d'être en phase réelle lors d'une relation amicale, amoureuse ou professionnelle.
Consultant :
Avez vous les sens des responsabilités ?
Nadine :
Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous fait preuve de responsabilité ?
Nadine : très tôt lorsque je suis devenue mère, ensuite que j'ai du faire face à un divorce et ensuite lors des fautes et de mes erreurs, je ne suis pas une lâche , ni une traitresse. Je déteste revenir en arrière sans intelligence, mentir pour arrondir mes fins mais arriver à un objectif appréciable à mes yeux , m'apporte plus de sourires et de stress!
Consultant :
Avez vous déjà passé un bilan de compétence ?
Nadine :
Oui
Consultant : Quelles ont été les conclusions de ce bilan de compétences ?
Nadine : Mon bilan de compétences fut d'analyser et d'évaluer mes compétences professionnelles et personnelles, ainsi que mes aptitudes et mes motivations.
Il a abouti à la définition d'un projet professionnel qui m'importait : passer un BTS Assistant Manager en VA pour valider mon savoir faire et ma polyvalence sur ces 14 années.
Je voulais évoluer en interne ou en externe.
Consultant :
Avez vous le sens de l'humour dans votre cadre professionnel?
Nadine :
Oui
Consultant : Acceptez vous facilement que l'on vous fasse des petites plaisanteries ?
Nadine : oui cela pimente les relations entre collègues mais il faut savoir dire stop et mettre des limites car le bureau n'est pas un terrain de jeu.
Consultant :
Quelle est la valeur la plus importante selon vous ?
Nadine :
La Justice
Consultant : Vous êtes vous déjà senti(e) injuste ?
Nadine : non je n'aime pas l'injustice car j'ai trop souvent subie ce fort sentiment dans ma vie pour le redouter.
Consultant :
Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ?
Nadine :
Entre 30 000 et 35 000 euros
Consultant : Ce sont des salaires que vous avez déjà obtenus ?
Nadine : oui mon dernier travail j'avais 32 K€ brut annuel sur 13 mois.
Consultant :
Dans quelle displine vous sentez vous un(e) assistant(e) performant(e) et dans la pratique de quel logiciel ?
Nadine : LA LOGISTIQUE
LES RELATIONS SOCIALES
LE COMMERCIALE
LES LOGICIELS = OFFICE WORD EXCEL POWERPOINT, WEB MESSAGERIE FIREFOX ET GOOGLE MAIL, PDF CREATOR, NERO GRAVURE, PHOTOSHOP, GIMP, ACDSEE, ADESIGN, WINRAR, CONVERSION DE PDF EN JPEG-WORD-EXCEL-PWP-PSD
LOGICIEL GESTION COMMERCIALE SAGE SAARI, CODA etc...
Consultant :
Lors de votre dernière expérience professionnelle, qu'avez-vous appris ?
Nadine : la finance , la trésorerie, la gestion des paies, le droit social et des affaires, la gestion des litiges , des créances , des dettes l622-17 du code du commerce...
Consultant :
Décrivez-moi les situations qui, au bureau, vous suscitent le plus de stress et comment les gérez-vous habituellement ?
Nadine : lors des bilans comptables annuels, des virements de salaires , on a des rapports, des éléments, des informations diverses et divergentes arrivant de toutes les sociétés de mon groupe et la surcharge de travail est réelle et importante car pas le droit à l'erreur pour cause vie sociales des employés et des sociétés entre mes mains.
Consultant :
Citez-moi un défi auquel vous avez été confronté(e) dans vos précédentes fonctions et comment l'avez-vous relevé ?
Nadine : Lors de l'ouverture de mon Agenda, j'ai été confrontée au fait qu'une commande de spots radios très importante ait été oubliée par le Directeur Artistique un vendredi matin. Il avait confondu les dates de remise au studio Digital se trouvant à 60 kms du bureau , avant le démarrage de campagne et la diffusion sur les ondes ce samedi.
Stressée et réfléchissant très vite, je m'informe que les textes, la musique, les comédiens et le client reçoivent leurs directives et copie des éléments sur la création de ces packs shots CHAMPIONS et qu'ils devaient être prêts à répondre très vite à mes demandes.
Par mail et par téléphone, j'ai suivi le processus du BON A TIRER, négociée les devis avec les fournisseurs et mettant en relation le technicien audiovisuel, le Directeur Artistique et le client. J'ai procuré les moyens de transmissions du produit fini, en appelant un coursier motorisé avec obligation de timing pour sa livraison aux coordonnées des radios et régies locales.
Et ceux ci avant 19h30 ce vendredi.
Pour conclure, cette organisation soudaine et rapide m'a permis de tenir le cahier des charges de production malgré le manque de temps imparti. Mais sans la cohésion de personnalités différentes, auxquelles j'ai toujours su m'adapter de façon naturelle autant que professionnelle (différences de méthodes de travail, d'éducation, de catégories sociales, de religions, d'opinions en général,), la remise du dossier n'aurait pu se faire.
Consultant :
Parlez-moi d'une situation d'urgence ou de crise à laquelle vous avez été confronté(e) dans vos emplois précédents et quelle a été votre attitude ?
Nadine : lors du départ imprévu de mon directeur sur Paris et moi devant rester sur l'ile pour le seconder ,j'ai géré mon temps de façon différente afin de participer à la saisie des informations, des dossiers urgents et problématiques, du manque de personnel (heures supplémentaires, répartition différente des tâches, réorganisation du planning avec ma Direction et avec mes autres collègues)
J'ai réagi selon ce qui me semble relever du bon sens : faire ce qui est à faire pour satisfaire la clientèle et respecter au mieux les délais sans être un Manager. Ce qui m'a amenée à opter pour une gestion souple de mon emploi du temps et de la formation spontanée.
J'ai mis en place, des procédures d'organisation de travail afin que nous soyons une équipe soudée et motivée autour de l'ensemble des dossiers.
Consultant :
Racontez-moi la plus belle réussite de votre carrière et quel but cherchez-vous à atteindre maintenant ?
Nadine : J'ai périodiquement proposé mes idées à mes supérieurs hiérarchiques directs, ce qui a souvent donné lieu à discussion et transmission des informations au Président Directeur Général pour avis et mise en place.
Mes marges d'initiative et d'autonomie étaient sans limite dès lors que le sujet était bien cerné, que l'objectif à atteindre était la satisfaction des clients et que l'image de notre entreprise était respectée :
Je gérais en mon nom et celui de mon Responsable toute la filière administrative avec une surveillance partielle des responsables et je n'hésitais pas à chercher l'appui de mes supérieurs si j'en ressentais le besoin (manque d'informations techniques, par exemple).
j'ai su évoluer d'assistante de Direction en un bon Manager d'agence sans avoir eu les compétences à prime abord. Je fus récompensée mais pas officialiser comme cadre. Ce que je recherche maintenant , c'est non pas démontrer seulement mes capacités mais faire en sorte qu'elles soient reconnues comme telles par la profession.
Consultant :
Citez-moi l'exemple d'une situation que vous avez prise en main sans que cela ne vous soit formellement demandé ?
Nadine : J'ai proposé l'embauche d'un nouveau directeur communication local en interne lors du départ définitif de l'ancien ( avec plusieurs années de pratique ) ainsi que des réunions pour l'avenir de la structure.
Par rapport à l'évolution du marché et du département marketing, j'ai voulu avoir une réponse informatique avec un traitement humain : j'ai demandé un nouveau logiciel de gestion commerciale adapté à toutes les demandes des deux services, d'améliorer notre logiciel SAGE SAARI pour me permettre de faire des média planning = des factures automatisées.
Ces demandes furent bien reçues par le service informatique et le service comptabilité, par le service Marketing, afin d'améliorer le système autant à la saisie qu'à la consultation des données.
Ce qui en résultat, une meilleure crédibilité dans le secteur professionnel, un délai d'attente réduit sur les dossiers , une mise en place une équipe améliorée et formée sur la Communication et le Marketing et surtout un budget de confiance augmenté par le PDG.
Consultant :
Décrivez-nous une occasion où vous vous êtes vous-même fixé(e) des objectifs et quels en ont été les résultats ?
Nadine : La crise n'épargne personne et la démotivation, le désordre social
n'arrangeaient rien à la petite structure incluse dans un groupe en sauvegarde comme cela fut dans mon dernier travail.
Mon objectif était de durer et de montrer à mon Directeur qu'être un bon gestionnaire pouvait être un Manager et un bon collègue et que cela profiterait à tous.
Consultant :
Quelles expériences de travail avez-vous avec des personnes d'âges différents, de cultures différentes ou des personnes handicapées ?
Nadine : 3 tranches d'âge
Junior mon Directeur d'agence, je fus son assistante,
Sénior ma directrice de studio,
je fus son relais,
Ado, mon stagiaire, je fus son Maà®tre de stage.
très bonnes car avec ces diverses situations , tu apprends la différence de culture et de l'âge.
Consultant :
Dans vos expériences passées, avec quels types de clients ou de collègues aviez-vous le plus de mal à travailler et quel comportement adoptiez-vous ?
Nadine : les personnes avec lesquelles , j'ai du mal à travailler , sont celles qui sont certaines de tout savoir et d'avoir raison de tout faire dans la vie !
les racistes sur l'Ethnie, la religion et la politique,
Je fais le strict minimum lorsque je vois que rien en changera ou sinon je me défis de le faire évoluer si je vois une autre facette cachée sous le masque !
Consultant :
Souvenez-vous d'un moment où vous avez pris la mauvaise décision ou commis une erreur et comment avez-vous géré cette situation ?
Nadine : Malade, j'ai effectué une erreur lors de mon calcul de budget sur une campagne et lors de la réalisation , il fut trop onéreux à la production.
Le client ne pouvait dépasser son montant alloué donc j'ai fait faire la campagne , pris en charge l'excédent que j'ai expliqué clairement par mail à mon directeur et que cela venait de moi .
Pour mon directeur j'ai supposé que la solution au déficit était que le client pouvait se permettre de revoir son plan annuel de communication pour un sponsoring de notre équipe de sport interne...
Consultant :
Décrivez-moi une situation où vous êtes allé(e) au delà de votre fonction pour aider un client, ou un fournisseur ?
Nadine : Après que notre maquette soit éditée à 20h30 , je ne trouve pas de coursier pour faire le dépôt au journal pour que cela sort le lendemain. je prends ma voiture et j'arrive pile 3 mns avant la sortie du commercial qui croyait la commande annulée. on mets en place en urgence l'impression et le jour suivant , l'article et la pub furent éditées comme vendues au client.
Consultant :
Racontez-moi comment, dans vos expériences passées, vous avez agi en faveur du travail d'équipe ?
Nadine : on a eu un conflit entre deux dirigeants et ils voulaient que je fasse un arbitrage entre eux car je travaillais pour les deux.
J'ai refusé car les objectifs et les conséquences les plus dures ne leur seraient pas attribuées mais à moi.
Donc je leur ai expliqué que je travaillais pour l'agence entière et pour l'équipe.
Consultant :
Pouvez-vous me décrire ce que vous avez le plus aimé et moins aimé dans la façon dont vous étiez dirigé(e) dans vos précédents postes ?
Nadine : ce que j'ai aimé :
la formation, la relation scolaire et participiale
ce que j'ai pas aimé :
l'égoà¯sme, l'égotisme lorsque l'on a eu un avis de fermeture après le conflit inter dirigeant.
Consultant :
Que vous soyez débutant(e) ou confirmé(e), autodidacte ou diplomé(e), qu'est-ce qui vous donne le sentiment d'être un(e) assistant(e) expert(e) ?
Nadine : je maitrise ce que je fais car j'adore ce que je fais.
je suis devenue polyvalente car curieuse et non fermée au progrès et aux changements mais surtout j'ai eu des remerciements et des votes de confiance de personnes tels que la Directrice RH, les clients, les fournisseurs pour certains devenus amis, des collègues parfois invitée à leurs événements personnels.
Consultant :
Que ce soit en stage, en job d'été, en CDD ou en CDI dans combien d'entreprises avez vous travaillé ?
Nadine :
4
Consultant : Combien de lettres de recommandation pouvez vous produire pour justifier la qualité de votre apport professionnel dans ces differentes entreprises ?
Nadine : 2
Consultant :
Comment est votre Anglais ?
Nadine :
Je parle bien Anglais
Consultant : Could you tell me in a few english words who you are and what's the job you are looking for, then ?
Nadine : Near my 18 years of experience(experiment) of which 15 years in management assistant on two different departments: communication and financier in a big Local Group, I am at present looking for a job in the field of the administrative and commercial assistantship.
In addition, 2 years of experience(experiment) as commercial assistant in a mutual insurance(mutuality) Deaths and on 1 year in the field of the Distribution(Casting) of furnishing, learnt me to adapt me quickly to all the situations.
Smiling and serious, dynamic and rigorous, general-purpose. I am strongly interested to work within a dynamic company.
I am ready to meet new challenges and to turn to good account my knowledge and skills.
Consultant :
L'entretien se termine, comment avez vous vécu cette expérience virtuelle ?
Nadine :
assez bien
Consultant : Pourriez vous dire pourquoi vous estimez avoir bien vécu cette expérience ?
Nadine : j'ai bien apprécié car cela demande un travail de fond sur sa personne , d'admettre , de comprendre certaines facettes de soi et surtout pas facile d'expliquer ou de définir ses fonctions par écrit aux autres.
Consultant :
Y a-t-il une question que vous auriez aimé que je vous pose, si oui quelle est-elle ?
Nadine : qu'attendez vous de la vie professionnelle ?
je suis une bosseuse et en comparaison de l'école , j'attendais beaucoup du milieu socio-professionnel et je ne suis pas déçue...
Informations complémentaires
L'expérience professionnelle qui m'a fait le plus évoluer ?
Chargée de Communication interne et externe car c'est une véritable passion , une créativité permanente , je suis devenue geek et je me forme en community manageriale internationale, à la photographie pour pouvoir m'occuper de la réputation des marques ou de leurs représentants !
Je suis à la recherche d'un CDI
Je me considère comme un(e) Assistant(e) Sénior
Je n'ai pas de préférence pour le mode de travail
Je suis à l'aise avec les chiffres comme avec les lettres
J'accepte de travailler à temps partiel
J'accepte le télétravail
Je possède le permis de conduire