Assistante de direction et communication
Roxane J.
69007 Lyon
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Auto-entretien de Roxane J.
Cet entretien a eu lieu le 11/05/15 à 17h17
Consultant : Etes vous heureus(e) d'exercer votre métier d'assistant(e) ?
Roxane :
Oui
Consultant : qu'est ce que votre métier d'assistant(e) vous apporte ?
Roxane : Je vois le métier d'assistante comme un soutien et un facilitateur du quotidien d'un dirigeant et / ou d'une équipe. J'aime être au carrefour des projets et trouver des solutions pour mes partenaires professionnels.
Consultant :
Dans quelle situation préférez vous travailler ?
Roxane :
dans l'anticipation
Consultant : Pourquoi préférez vous travailler dans l'anticipation ?
Roxane : Une fois que les tâches prévisibles sont gérées, il reste du temps pour traiter plus sereinement les urgences.
Consultant :
Tolérez vous les dépassements d'horaires ?
Roxane :
Oui
Consultant : Votre environnement tolère-t-il les dépassements d'horaires ?
Roxane : Oui.
Consultant :
Préférez vous ?
Roxane :
Débuter tôt - Finir tôt
Consultant :
Avez vous déjà donné votre démission ?
Roxane :
Oui
Consultant : Combien de fois avez vous donné votre démission et pourquoi ?
Roxane : 2 fois pour changer d'entreprise, quand les possibilités de progression sur mon poste n'étaient pas envisageables.
Consultant :
Qu'est ce que la ponctualité pour vous ?
Roxane :
une vertu
Consultant : Pourquoi considérez vous la ponctualité comme une vertu ?
Roxane : C'est un respect indispensable.
Consultant :
En dehors de vos loisirs, avez vous des activités extra professionnelles, du type association ?
Roxane :
Oui
Consultant : Quelles sont ces activités extra-professionnelles ?
Roxane : Bénévole pour des concerts, festivals.
Consultant :
Que lisez vous régulierement ?
Roxane :
Des livres
Consultant : Quel type de littérature vous attire ?
Roxane : Romans policiers.
Consultant :
Pouvez vous classer ces divertissements par ordre d'interet :
le cinéma,
la télé,
le théâtre,
la lecture,
le sport,
le shopping,
les sorties entre amis ?
Roxane : Les sorties entre amis, la lecture, la télé, le sport, le cinéma, le théâtre, le shopping.
Consultant :
Aimez vous dessiner ?
Roxane :
Oui
Consultant : Etes vous créatif(ve) et comment le savez vous ?
Roxane : Je me vois comme créative, mais pas au sens artistique du terme. Je dirais plutôt que je suis inventive dans la résolution de problèmes, et que j'ai déjà eu l'opportunité d'apporter ce savoir-être au service des mes employeurs.
Consultant :
Pouvez vous classer ces vertus par ordre d'importance pour vous,
la politesse,
l'honnêteté,
la modestie,
le courage,
la franchise,
la ponctualité,
la rigueur ?
Roxane : La rigueur, le courage, l'honnêteté, la politesse, la franchise, la modestie, la ponctualité.
Consultant :
Laissez vous votre numéro de portable à la disposition de votre entreprise ?
Roxane :
Oui
Consultant : Vos collègues sont ils nécessairement vos amis ?
Roxane : Non, Il est important pour moi de construire une relation de confiance avec eux, et cela peut, au fil du temps se transformer en amitié, mais ce n'est pas une nécessité.
Consultant :
Aimez vous participer à des salons professionnels ?
Roxane :
Oui
Consultant : A quel salon avez vous déjà participé ?
Roxane : En tant qu'exposant : salons du livre, salons de loisirs créatifs. En tant que participant : Meedex. En tant qu'organisateur : Equita Lyon (Eurexpo).
Consultant :
Aimez vous les relations avec la clientèle ?
Roxane :
Oui
Consultant : Avez vous une dimension commerciale ?
Roxane : J'ai une dimension commerciale, et un vrai goût pour la relation client (accueil, suivi, conseil, devis, facturation). Je suis un peu moins à l'aise dans le démarchage.
Consultant :
Avez vous déjà organisé des voyages à étapes pour des dirigeants ?
Roxane :
Oui
Consultant : En quelle occasion avez organisé des voyages ?
Roxane : Pour les déplacements professionnels des dirigeants dont j'étais l'assistante, (national et international), mais aussi pour des groupes de 5 à 15 personnes.
Consultant :
Avez vous déjà été à l'initiative d'un changement d'organisation procédural ou managérial dans une entreprise ?
Roxane :
Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous pris cette initiative d'un changement d'organisation ?
Roxane : Pour des changements de logiciels (gestion des contrats de travail, gestion des droits d'auteur), pour de la gestion électronique de documents (numérisation et archivage de données sensibles), pour organiser la formation de salariés.
Consultant :
Vous êtes trés fatigué(e), mais avec 20 minutes d'efforts supplémentaires vous pouvez terminer tous les dossiers en cours, que faites vous ?
Roxane :
Je poursuis en prévoyant de relire le lendemain
Consultant :
Avez vous déjà participé à des séminaires, des conférences, des cercles de qualité?
Roxane :
Oui
Consultant :
Avez vous déjà travaillé en famille ?
Roxane :
Non
Consultant : Aimeriez-vous travailler en famille ?
Roxane : La question ne se pose pas.
Consultant :
Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à 10 personnes), une PME (30 à 100 salariés) ou un Grand Groupe ?
Roxane :
Cela m'est indifferent
Consultant :
Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ?
Roxane :
50 %
Consultant : Les 50 % sont consacrés à quelles autres activités ?
Roxane : 40% communication
10% projets transversaux
Consultant :
Dans quel secteur d'activité souhaitez vous ne plus travailler ?
Roxane : Aucun !
Consultant :
Travaillez vous avec un dictionnaire ?
Roxane :
Oui
Consultant : Avez vous une bonne orthographe ?
Roxane : Oui, la correction et la relecture de tous types de documents font partie de mon cursus et de mon parcours professionnels.
Consultant :
Avez vous déjà travaillé avec une personnalité difficile ?
Roxane :
Oui
Consultant : Combien de temps avez vous travaillé avec une personnalité difficile ?
Roxane : 3 ans.
Consultant :
Préférez vous le secteur privé ou public ?
Roxane : Je ne connais que le secteur privé.
Consultant :
Quelles sont vos relations avec les nouvelles technologies ?
Roxane :
Bonnes
Consultant : Avez-vous un équipement informatique à votre domicile et lequel ?
Roxane : Ordinateur portable.
Consultant :
Avez vous confiance en vous?
Roxane :
Oui
Consultant : Comment savez vous que vous avez confiance en vous ?
Roxane : Je connais mes forces et mes faiblesses. J'ai appris à mettre les premières en oeuvre et à demander de l'aide pour progresser sur les deuxièmes.
Consultant :
Avez vous une confiance naturelle envers les autres ?
Roxane :
Oui
Consultant : Avez vous déja été déçu(e) de cette confiance et dans quelle occasion ?
Roxane : J'ai été déçue une fois par un stagiaire à qui j'avais confié des missions importantes. Malgré un suivi quotidien et une formation poussée, il n'a pas pris ces missions au sérieux. J'ai du lui assigner de nouvelles tâches, moins intéressantes, et refaire son travail.
Consultant :
Avez vous les sens des responsabilités ?
Roxane :
Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous fait preuve de responsabilité ?
Roxane : Lorsque mon binôme a eu un accident à quelques jours d'un gros événement, j'ai eu à prendre des décisions pour le bon déroulement de celui-ci.
Consultant :
Avez vous déjà passé un bilan de compétence ?
Roxane :
Non
Consultant : Envisagez vous de faire un bilan de compétences ?
Roxane : Oui, j'aimerais, cela me permettrait sans doute de progresser.
Consultant :
Avez vous le sens de l'humour dans votre cadre professionnel?
Roxane :
Oui
Consultant : Acceptez vous facilement que l'on vous fasse des petites plaisanteries ?
Roxane : A bon escient oui ! Il ne faut pas que ça m'empêche de faire mon travail. Mais si cela permet d'entretenir un climat détendu et studieux, je suis cliente.
Consultant :
Quelle est la valeur la plus importante selon vous ?
Roxane :
La Rigueur
Consultant : Dans quel contexte manquez vous de rigueur ?
Roxane : Parfois sur un plan personnel.
Consultant :
Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ?
Roxane :
Entre 25 000 et 30 000 euros
Consultant : Ce sont des salaires que vous avez déjà obtenus ?
Roxane : Oui
Consultant :
Dans quelle displine vous sentez vous un(e) assistant(e) performant(e) et dans la pratique de quel logiciel ?
Roxane : Je me sens performante en communication externe (organisation d’événements, animation de réseau social). Je suis particulièrement à l'aise avec les logiciels Excel et Indesign.
Consultant :
Lors de votre dernière expérience professionnelle, qu'avez-vous appris ?
Roxane : J'ai appris à gérer des événements haut de gamme pour des clients exigeants. Et j'ai vraiment adoré !
Consultant :
Décrivez-moi les situations qui, au bureau, vous suscitent le plus de stress et comment les gérez-vous habituellement ?
Roxane : Le manque de communication interne. Si je ne peux pas répondre à un client, ou un collègue parce que je n'ai pas reçu les informations dont je suis censée disposer, je me sens stressée. Dans ces cas-là, je contacte la personne qui peut me les fournir et reviens au plus vite vers mon interlocuteur.
Consultant :
Parlez-moi d'une situation d'urgence ou de crise à laquelle vous avez été confronté(e) dans vos emplois précédents et quelle a été votre attitude ?
Roxane : Chez GL events, j'avais organisé le déplacement de 3 équipes de techniciens pour l'installation électrique de l'exposition universelle de Shanghai. L'annulation des vols, due au volcan islandais à bloqué les groupes sur les lieux des correspondances. Avec les chargé 'affaires nous nous sommes répartis les tâches pour organiser les rapatriements et n'avons quitté le travail qu'après avoir trouvé des solutions pour tout le monde.
Consultant :
Racontez-moi la plus belle réussite de votre carrière et quel but cherchez-vous à atteindre maintenant ?
Roxane : Le concert de Dee Dee Bridgewater à la salle 3000 à Lyon. C'était le premier avec l'Orchestre Symphonique Lyonnais, moins de deux mois après mon arrivée et avec un tuilage très bref. Tout s'est bien passé, les clients, mes collègues et le chef d'orchestre étaient ravis. Mon but est lié, je cherche à œuvrer pour la réussite de beaux projets, qui satisfassent tout le monde et qui me rendent épanouie dans mon travail.
Consultant :
Citez-moi l'exemple d'une situation que vous avez prise en main sans que cela ne vous soit formellement demandé ?
Roxane : La mise à jour de la base de données des intermittents du spectacle au sein de GL Events. J'avais identifié qu'elle ne permettait pas de savoir si les techniciens étaient à jour des habilitations requises et donc d'assurer n toute circonstances la sécurité des hommes et du matériel. Pour aller plus loin, j'ai demandé à organiser les formations nécessaires pour les mises à niveaux en partenariat avec les RH groupe et les organismes formateurs pour le financement et la logistique.
Consultant :
Décrivez-nous une occasion où vous vous êtes vous-même fixé(e) des objectifs et quels en ont été les résultats ?
Roxane : Je m'étais fixée l'objectif de progresser en prospection. J'ai donc pris le fichier client et conçu un mailing pour présenter les vœux de bonne année aux clients de plus de deux ans et leur envoyer les nouveaux catalogues des services de l'entreprise. Sur la centaine de contacts ciblés, une prestation a été vendue, et j'ai eu quelques demandes de devis. Cette initiative a été très bien perçue par mon supérieur, qui a souhaité mettre en place de façon pérenne ce mailing.
Consultant :
Quelles expériences de travail avez-vous avec des personnes d'âges différents, de cultures différentes ou des personnes handicapées ?
Roxane : Je me considère comme quelqu'un de curieux et d'ouvert, je m'attache aux compétences et au savoir-être des gens plus qu'à ces caractéristiques.
Consultant :
Dans vos expériences passées, avec quels types de clients ou de collègues aviez-vous le plus de mal à travailler et quel comportement adoptiez-vous ?
Roxane : J'ai eu à faire face à des comportements discriminants en vers moi, et d'autres collègues. J'ai toujours réagi, en expliquant calmement en quoi c'était un problème directement à la personne.
Consultant :
Souvenez-vous d'un moment où vous avez pris la mauvaise décision ou commis une erreur et comment avez-vous géré cette situation ?
Roxane : Dans un de mes précédents postes, j'avais commis une erreur de planning problématique pour la production. Dès que je m'en suis rendue compte, j'en ai informé mon supérieur et le service production. J'ai demandé à aider à trouver une solution et une fois fait, à réfléchir à un système de contrôle qui permette d'éviter que ça se reproduise.
Consultant :
Décrivez-moi une situation où vous êtes allé(e) au delà de votre fonction pour aider un client, ou un fournisseur ?
Roxane : Lors de mon premier poste, j'avais un souci récurrent de qualité avec un fournisseur. Ce fournisseur était en pleine restructuration, et avait du nouveau matériel pas encore complètement opérationnel. Je me suis beaucoup déplacée dans l'usine pour comprendre leurs contraintes, et même parfois adapter mes demandes techniques. J'ai ainsi été conviée aux réunions qualité de ce fournisseur, et apporter mon aide dans cette phase de transition.
Consultant :
Pouvez-vous me décrire ce que vous avez le plus aimé et moins aimé dans la façon dont vous étiez dirigé(e) dans vos précédents postes ?
Roxane : Ce que j'ai le plus aimé : lorsque, après un temps d'adaptation au poste, ma hiérarchie me faisait confiance pour mener des projets en autonomie. Ce que j'ai le moins aimé : une hiérarchie jusqu'à n+5, avec une réactivité peu adaptée aux réalités opérationnelles.
Consultant :
Que vous soyez débutant(e) ou confirmé(e), autodidacte ou diplomé(e), qu'est-ce qui vous donne le sentiment d'être un(e) assistant(e) expert(e) ?
Roxane : La variété de mes expériences m'a amenée à rencontrer beaucoup de situations et d'interlocuteurs. Cela m'a appris à m'adapter et à être réactive, ce qui est pour moi indispensable pour une assistante experte !
Consultant :
Que ce soit en stage, en job d'été, en CDD ou en CDI dans combien d'entreprises avez vous travaillé ?
Roxane :
18
Consultant :
Comment est votre Anglais ?
Roxane :
Je parle bien Anglais
Consultant : Could you tell me in a few english words who you are and what's the job you are looking for, then ?
Roxane : I am a manager assistant with specific skills in communication. I am looking for a job in which I could use these skills, be part of a dynamic team, in a company with great plans.
Consultant :
L'entretien se termine, comment avez vous vécu cette expérience virtuelle ?
Roxane :
assez bien
Consultant : Pourriez vous dire pourquoi vous estimez avoir bien vécu cette expérience ?
Roxane : Il y a beaucoup de questions que j'aimerais avoir en entretien réel, et je pense que c'est une bonne préparation dans cette optique.
Consultant :
Y a-t-il une question que vous auriez aimé que je vous pose, si oui quelle est-elle ?
Roxane : Quand pouvez-vous commencer ?