Assistante - office manager
Estelle A.
77170 Brie Comte Robert
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Auto-entretien de Estelle A.
Cet entretien a eu lieu le 01/07/10 à 10h03
Consultant : Bonjour, pourriez vous vous présenter brievement s'il vous plait ?
Estelle : Bonjour, je suis Estelle, j'ai 25 ans et je recherche actuellement un poste d'assistante ou office manager. J'ai démarré ma carrière en alternance en 2004 afin d'obtenir le diplome BTS Assistant de Direction puis j'ai acquérit de l'expérience au fil des postes que j'ai eu la chance d'occuper.
Consultant : Etes vous heureus(e) d'exercer votre métier d'assistant(e) ?
Estelle :
Oui
Consultant : qu'est ce que votre métier d'assistant(e) vous apporte ?
Estelle : J'aime pouvoir rendre service aux personnes qui m'entourent. J'ai eu la chance de souvent travailler de manière autonome tout en ayant des objectifs précis, ce qui est, selon moi, très motivant.
Consultant :
Dans quelle situation préférez vous travailler ?
Estelle :
dans l'urgence
Consultant : Pourquoi aimez vous travailler dans l'ugence ?
Estelle : Plus de motivation car je sais que je n'ai pas le droit à l'erreur puisqu'on n'aura pas le temps de revenir sur le dossier
Consultant :
Tolérez vous les dépassements d'horaires ?
Estelle :
Oui
Consultant : Votre environnement tolère-t-il les dépassements d'horaires ?
Estelle : Bien sà»r.
Consultant :
Préférez vous ?
Estelle :
Débuter tôt - Finir tard
Consultant :
Avez vous déjà donné votre démission ?
Estelle :
Oui
Consultant : Combien de fois avez vous donné votre démission et pourquoi ?
Estelle : Une fois lorsque j'étais en poste chez Ernst & Young. L'environnement de travail ne me plaisait pas du tout et le poste n'était pas du tout à la hauteur de mes espérances selon la description qui m'en avait été faite lors des entretiens.
Consultant :
Qu'est ce que la ponctualité pour vous ?
Estelle :
une culture
Consultant : Pouvez-vous expliquez la dimension culturelle de la ponctualité ?
Estelle : C'est une question d'éducation. La politesse commence par respecter autrui dans sa demande de ponctualité. Je ne tolèrerai pas de faire attendre qui que ce soit, ce serait de l'irrespect
Consultant :
En dehors de vos loisirs, avez vous des activités extra professionnelles, du type association ?
Estelle :
Non
Consultant : Manquez vous de temps ou d'interêt pour ces activités extra professionnelles ?
Estelle : Je manque de temps étant donné que je m'investie énormément dans mon job
Consultant :
Que lisez vous régulierement ?
Estelle :
Un magazine
Consultant : Quel magazine lisez vous régulièrement ?
Estelle : Cosmopolitan, un magasine féminin, pas très intelligent certes, mais ca détend :-)
Consultant :
Pouvez vous classer ces divertissements par ordre d'interet :
le cinéma,
la télé,
le théâtre,
la lecture,
le sport,
le shopping,
les sorties entre amis ?
Estelle : Les sorties entre amis
Le shopping
Le cinéma
Le théatre
La lecture
La télévision
Le sport
Consultant :
Aimez vous dessiner ?
Estelle :
Non
Consultant : Etes vous créatif(ve) et comment le savez vous ?
Estelle : Artistiquement parlant non. Mais je suis force de propositions.
Consultant :
Pouvez vous classer ces vertus par ordre d'importance pour vous,
la politesse,
l'honnêteté,
la modestie,
le courage,
la franchise,
la ponctualité,
la rigueur ?
Estelle : Politesse - Ponctualité
Honneteté - Franchise
Rigueur
Modestie
Courage
Consultant :
Laissez vous votre numéro de portable à la disposition de votre entreprise ?
Estelle :
Oui
Consultant : Vos collègues sont ils nécessairement vos amis ?
Estelle : Certains le sont devenus oui mais cela reste discret à l'intérieur de l'entreprise car cela peut parfois nuire
Consultant :
Aimez vous participer à des salons professionnels ?
Estelle :
Oui
Consultant : A quel salon avez vous déjà participé ?
Estelle : Salon de l'actionnariat (Paris) Mipcom (Cannes) et 2 fois au Mobile World Congress (Barcelone)
Consultant :
Aimez vous les relations avec la clientèle ?
Estelle :
Oui
Consultant : Avez vous une dimension commerciale ?
Estelle : Oui, j'aime beaucoup le relationnel et le "jeu" des négociations.
Consultant :
Avez vous déjà organisé des voyages à étapes pour des dirigeants ?
Estelle :
Oui
Consultant : En quelle occasion avez organisé des voyages ?
Estelle : J'en organise énormément depuis toujours. Mes différents patrons sont très régulièrement en déplacements.
Consultant :
Avez vous déjà été à l'initiative d'un changement d'organisation procédural ou managérial dans une entreprise ?
Estelle :
Non
Consultant : Avez vous l'esprit d'initiative ?
Estelle : Oui car j'aime être autonome. Je pense que cela facilite la vie de mon responsable car il peut se décharger plus facilement de certains dossiers car il sait que je pourrais le mener à bien sans lui poser de questions.
Consultant :
Vous êtes trés fatigué(e), mais avec 20 minutes d'efforts supplémentaires vous pouvez terminer tous les dossiers en cours, que faites vous ?
Estelle :
Je poursuis en faisant trés attention aux erreurs
Consultant :
Avez vous déjà participé à des séminaires, des conférences, des cercles de qualité?
Estelle :
Oui
Consultant :
Avez vous déjà travaillé en famille ?
Estelle :
Oui
Consultant : Quels sont les avantages du travail en famillle ?
Estelle : J'étais jeune, c'était un emploi estival. Cela n'a pas d'avantages particuliers puisqu'à l'intérieur de l'entreprise, les liens familiaux ne doivent pas transparaitre.
Consultant :
Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à 10 personnes), une PME (30 à 100 salariés) ou un Grand Groupe ?
Estelle :
Cela m'est indifferent
Consultant :
Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ?
Estelle :
30 %
Consultant : Les 70 % sont consacrés à quelles autres activités ?
Estelle : Comptabilité sur Sage (saisie des éléments, rapprochements bancaires, déclaration de la TVA), gestion des fournisseurs et négociation des contrats, gestion des flottes de téléphonie mobile, préparation des éléments de paie, gestion de la mutuelle des salariés, prise en charge des factures, gestion des notes de frais, organisation d'évènements d'équipe et de séminaires, organisation et participation aux salons professionnels, déléguée du personnel
Consultant :
Dans quel secteur d'activité souhaitez vous ne plus travailler ?
Estelle : L'audit comptable
Consultant :
Travaillez vous avec un dictionnaire ?
Estelle :
Non
Consultant : Avez vous une bonne orthographe ?
Estelle : Je pense que oui
Consultant :
Avez vous déjà travaillé avec une personnalité difficile ?
Estelle :
Oui
Consultant : Combien de temps avez vous travaillé avec une personnalité difficile ?
Estelle : Je suis toujours en poste. Finalement, on devient aussi exigeant que ces personnes là et la relation devient saine.
Consultant :
Préférez vous le secteur privé ou public ?
Estelle : Privé
Consultant :
Quelles sont vos relations avec les nouvelles technologies ?
Estelle :
Bonnes
Consultant : Avez-vous un équipement informatique à votre domicile et lequel ?
Estelle : Un ordinateur
Consultant :
Avez vous confiance en vous?
Estelle :
Oui
Consultant : Comment savez vous que vous avez confiance en vous ?
Estelle : J'ai toujours cru en moi professionnellement et les retours ont toujours été positifs
Consultant :
Avez vous une confiance naturelle envers les autres ?
Estelle :
Oui
Consultant : Avez vous déja été déçu(e) de cette confiance et dans quelle occasion ?
Estelle : Oui beaucoup. j'avais fait recruté une copine pour travailler en binôme avec moi et il s'est avéré qu'elle a trahit ma confiance de manière absolument innatendue. C'est une longue histoire qui devait certainement venir d'une sorte de jalousie de sa part
Consultant :
Avez vous les sens des responsabilités ?
Estelle :
Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous fait preuve de responsabilité ?
Estelle : J'en ai tous les jours notamment dans la tenue de la comptabilité et la déclaration de la TVA. De même lorsque j'organise un déplacement ou un évènement, je gère le tout, de la recherche des prestataires au budget jusqu'au projet abouti
Consultant :
Avez vous déjà passé un bilan de compétence ?
Estelle :
Non
Consultant : Envisagez vous de faire un bilan de compétences ?
Estelle : Pas pour le moment
Consultant :
Avez vous le sens de l'humour dans votre cadre professionnel?
Estelle :
Oui
Consultant : Acceptez vous facilement que l'on vous fasse des petites plaisanteries ?
Estelle : Oui, j'en fais moi-même régulièrement
Consultant :
Quelle est la valeur la plus importante selon vous ?
Estelle :
L'Honneteté
Consultant : Avez vous déjà été obligé(e) d'être malhonnête ?
Estelle : Non jamais, ce serait contre ma nature. Je ferai en sorte de trouver un autre moyen pour parvenir à mes fins
Consultant :
Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ?
Estelle :
Entre 30 000 et 35 000 euros
Consultant : Ce sont des salaires que vous avez déjà obtenus ?
Estelle : Oui, actuellement
Consultant :
Dans quelle displine vous sentez vous un(e) assistant(e) performant(e) et dans la pratique de quel logiciel ?
Estelle : Je pense être performante de manière générale, je ne saurai pas dire sur quelle partie en particulier.
Côté logiciel, j'utilise le pack office, outlook et Sage Comptabilité et ca se passe plutôt bien
Consultant :
Lors de votre dernière expérience professionnelle, qu'avez-vous appris ?
Estelle : La comptabilité, la négociation et ne plus embaucher d'ami(e)s
Consultant :
Décrivez-moi les situations qui, au bureau, vous suscitent le plus de stress et comment les gérez-vous habituellement ?
Estelle : L'urgence mais c'est mon moteur donc je le gère très bien
Consultant :
Citez-moi un défi auquel vous avez été confronté(e) dans vos précédentes fonctions et comment l'avez-vous relevé ?
Estelle : Obtenir un meilleur taux de remise que mon responsable sur une prestation de services, GAGNE !!
Consultant :
Parlez-moi d'une situation d'urgence ou de crise à laquelle vous avez été confronté(e) dans vos emplois précédents et quelle a été votre attitude ?
Estelle : Finaliser le salon Mobile World Congress, j'ai fait des heures supplémentaires puis travailler de chez moi
Consultant :
Racontez-moi la plus belle réussite de votre carrière et quel but cherchez-vous à atteindre maintenant ?
Estelle : Ma plus belle réussite est d'avoir réussi à accéder au poste que j'occupe actuellement car je suis encore jeune et je me suis donné beaucoup de mal pour y parvenir. Je cherche encore et toujours à évoluer davantage et à apprendre encore beaucoup de choses
Consultant :
Citez-moi l'exemple d'une situation que vous avez prise en main sans que cela ne vous soit formellement demandé ?
Estelle : La plupart de mes tâches actuelles ne me sont pas demandées.
Consultant :
Décrivez-nous une occasion où vous vous êtes vous-même fixé(e) des objectifs et quels en ont été les résultats ?
Estelle : mon seul objectif est de faciliter la vie de mon chef
Consultant :
Quelles expériences de travail avez-vous avec des personnes d'âges différents, de cultures différentes ou des personnes handicapées ?
Estelle : J'ai travaillé avec des personnes de 20 à 60 ans, des personnes de toutes nationalités et cultures confondues et une personne handicapée que j'assistai beaucoup lors de ses déplacements dans les locaux notamment en cas d'alerte incendie.
Consultant :
Dans vos expériences passées, avec quels types de clients ou de collègues aviez-vous le plus de mal à travailler et quel comportement adoptiez-vous ?
Estelle : Les collègues lunatiques mais j'attends que "l'orage" passe et un RDV avec un fournisseur atteint de Gilles de la Tourette... Un grand moment de solitude mais j'ai gardé mon sang froid et mener à terme le RDV.
Consultant :
Souvenez-vous d'un moment où vous avez pris la mauvaise décision ou commis une erreur et comment avez-vous géré cette situation ?
Estelle : J'ai envoyé une fois un email à une personne et je n'aurai pas du. J'ai assumé mon erreur et présenté de plates excuses
Consultant :
Décrivez-moi une situation où vous êtes allé(e) au delà de votre fonction pour aider un client, ou un fournisseur ?
Estelle : Je n'ai pas de situation en tête
Consultant :
Racontez-moi comment, dans vos expériences passées, vous avez agi en faveur du travail d'équipe ?
Estelle : Toujours faire en sorte que tout le monde participe, faire des comptes-rendus de réunion pour que tout le monde soit bien informé et organiser des petits-déjeuners de temps en temps pour que les personnes puissent discuter d'autres choses que les dossiers en cours
Consultant :
Pouvez-vous me décrire ce que vous avez le plus aimé et moins aimé dans la façon dont vous étiez dirigé(e) dans vos précédents postes ?
Estelle : J'ai beaucoup aimé la confiance de mes responsables.
En revanche, j'ai travaillé pour une personne détestable qui me prenait pour sa bonne ! J'ai mis les points sur les I et ca a été terminé ensuite. Je demande un minimum de reconnaissance et de respect.
Consultant :
Que vous soyez débutant(e) ou confirmé(e), autodidacte ou diplomé(e), qu'est-ce qui vous donne le sentiment d'être un(e) assistant(e) expert(e) ?
Estelle : Les diverses expériences que j'ai eu, en terme de contenus de poste, d'environnement de travail, de management... j'ai beaucoup appris et me sens parée à affronter toute situation à venir
Consultant :
Que ce soit en stage, en job d'été, en CDD ou en CDI dans combien d'entreprises avez vous travaillé ?
Estelle :
8
Consultant : Combien de lettres de recommandation pouvez vous produire pour justifier la qualité de votre apport professionnel dans ces differentes entreprises ?
Estelle : J'en ai une pour le moment et devrait pouvoir en obtenir une autre d'ici peu.
Consultant :
Comment est votre Anglais ?
Estelle :
Je parle bien Anglais
Consultant : Could you tell me in a few english words who you are and what's the job you are looking for, then ?
Estelle : Of course, I could.
I'm Estelle, Personal Assistant since 2004. I'm looking for a job of Office Manager in order to have responsabilities and a variety of tasks. I don't really like the basic secretary task but of course, I'm doing it if needed.
Consultant :
L'entretien se termine, comment avez vous vécu cette expérience virtuelle ?
Estelle :
assez bien
Consultant : Pourriez vous dire pourquoi vous estimez avoir bien vécu cette expérience ?
Estelle : C'est très particulier et les questions sont très similaires mais celà permet de se poser également de vraies questions sur soi-même et d'avoir une bonne vision de sa carrière.
Consultant :
Y a-t-il une question que vous auriez aimé que je vous pose, si oui quelle est-elle ?
Estelle : Pas particulièrement