Assistante de direction
Virginie W.
78150 Le Chesnay
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Auto-entretien de Virginie W.
Cet entretien a eu lieu le 18/01/10 à 10h56
Consultant : Bonjour, pourriez vous vous présenter brievement s'il vous plait ?
Virginie : Bonjour, Je me présente, Virginie, 33 ans, assistante de direction depuis 6 ans et dans la vie active depuis 14 ans. Je suis titulaire d'un BAC Pro Bureautique/Comptabilité et gestion du personnel. Mes principales qualités: Rigueur, organisation et autononomie.
Consultant : Etes vous heureus(e) d'exercer votre métier d'assistant(e) ?
Virginie :
Oui
Consultant : qu'est ce que votre métier d'assistant(e) vous apporte ?
Virginie : Mon métier m'apporte beaucoup de reconnaissance et sait me valoriser à ma juste valeur.
Consultant :
Dans quelle situation préférez vous travailler ?
Virginie :
dans l'anticipation
Consultant : Pourquoi préférez vous travailler dans l'anticipation ?
Virginie : Parce que je suis une personne extrêmement prévoyante. Nous devont toujours trouver les solutions avant même que les problèmes n'apparaissent!
Consultant :
Tolérez vous les dépassements d'horaires ?
Virginie :
Oui
Consultant : Votre environnement tolère-t-il les dépassements d'horaires ?
Virginie : Je suis mère de 3 enfants et cela ne m'a jamais empêché de faire des heures supplémentaires.
Consultant :
Préférez vous ?
Virginie :
Débuter tôt - Finir tôt
Consultant :
Avez vous déjà donné votre démission ?
Virginie :
Oui
Consultant : Combien de fois avez vous donné votre démission et pourquoi ?
Virginie : 2 fois pour la simple et bonne raison que j'avais trouvé meileur emploi dans une autre entreprise.
Consultant :
Qu'est ce que la ponctualité pour vous ?
Virginie :
une vertu
Consultant : Pourquoi considérez vous la ponctualité comme une vertu ?
Virginie : Ponctualité = anticipation du tempss et organisation; ce qui me semble indispensable dans un métier comme le mien!
Consultant :
En dehors de vos loisirs, avez vous des activités extra professionnelles, du type association ?
Virginie :
Non
Consultant : Manquez vous de temps ou d'interêt pour ces activités extra professionnelles ?
Virginie : Avec 3 enfants, il ne reste plus beaucoup de temps pour les activités extra professionnelles....
Consultant :
Que lisez vous régulierement ?
Virginie :
Des livres
Consultant : Quel type de littérature vous attire ?
Virginie : Histoires vraies, Romans dramatique ou d'amour. Enquêtes policières.
Consultant :
Pouvez vous classer ces divertissements par ordre d'interet :
le cinéma,
la télé,
le théâtre,
la lecture,
le sport,
le shopping,
les sorties entre amis ?
Virginie : - Le sport
- Sorties entre amis
- Le shopping
- La lecture
- Le cinema
- Le théâtre
- La télé
Consultant :
Aimez vous dessiner ?
Virginie :
Non
Consultant : Etes vous créatif(ve) et comment le savez vous ?
Virginie : Oui. On m'a toujours dit que j'écrivais très bien....
Consultant :
Pouvez vous classer ces vertus par ordre d'importance pour vous,
la politesse,
l'honnêteté,
la modestie,
le courage,
la franchise,
la ponctualité,
la rigueur ?
Virginie : - La politesse
- La ponctualité
- L'honnêteté
- La rigueur
- La franchise
- le courage
- La modestie
Consultant :
Laissez vous votre numéro de portable à la disposition de votre entreprise ?
Virginie :
Oui
Consultant : Vos collègues sont ils nécessairement vos amis ?
Virginie : Non pas spécialement. Cela dépend du feeling.
Consultant :
Aimez vous participer à des salons professionnels ?
Virginie :
Oui
Consultant : A quel salon avez vous déjà participé ?
Virginie : Equip'mag et Equip'hôtel
Consultant :
Aimez vous les relations avec la clientèle ?
Virginie :
Oui
Consultant : Avez vous une dimension commerciale ?
Virginie : Oui. Je suis une femme très ouverte et assez persuasive!
Consultant :
Avez vous déjà organisé des voyages à étapes pour des dirigeants ?
Virginie :
Oui
Consultant : En quelle occasion avez organisé des voyages ?
Virginie : Pour des salons à l'étranger ou pour des séminaires.
Consultant :
Avez vous déjà été à l'initiative d'un changement d'organisation procédural ou managérial dans une entreprise ?
Virginie :
Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous pris cette initiative d'un changement d'organisation ?
Virginie : Le Président avec lequel je travaillais en 2006 tenait compte de mon côté féminin pour réorganiser la vie de l'entreprise. Je l'ai notamment aidé dans le choix du mobilier pour les espaces de travail et de détente, j'ai remis en forme beaucoup de documents avec le sevice communication et j'ai repris en charge tout le management des hôtesses d'accueil et des assistantes commerciales que je formais en binôme avec une autre assistante co sénior.
Consultant :
Vous êtes trés fatigué(e), mais avec 20 minutes d'efforts supplémentaires vous pouvez terminer tous les dossiers en cours, que faites vous ?
Virginie :
Je poursuis en prévoyant de relire le lendemain
Consultant :
Avez vous déjà participé à des séminaires, des conférences, des cercles de qualité?
Virginie :
Oui
Consultant :
Avez vous déjà travaillé en famille ?
Virginie :
Non
Consultant : Aimeriez-vous travailler en famille ?
Virginie : Non.
Consultant :
Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à 10 personnes), une PME (30 à 100 salariés) ou un Grand Groupe ?
Virginie :
Cela m'est indifferent
Consultant :
Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ?
Virginie :
80 %
Consultant : Les 20 % sont consacrés à quelles autres activités ?
Virginie : Organisation, vie de l'entreprise, management.
Consultant :
Dans quel secteur d'activité souhaitez vous ne plus travailler ?
Virginie : Finance, Juridique.
Consultant :
Travaillez vous avec un dictionnaire ?
Virginie :
Oui
Consultant : Avez vous une bonne orthographe ?
Virginie : Excellente.
Consultant :
Avez vous déjà travaillé avec une personnalité difficile ?
Virginie :
Oui
Consultant : Combien de temps avez vous travaillé avec une personnalité difficile ?
Virginie : 1 an.
Consultant :
Préférez vous le secteur privé ou public ?
Virginie : Je n'ai jamais travaillé dans le secteur public.
Consultant :
Quelles sont vos relations avec les nouvelles technologies ?
Virginie :
Bonnes
Consultant : Avez-vous un équipement informatique à votre domicile et lequel ?
Virginie : Oui. J'ai un PC bureau avec imprimante photo/scanner pour toute la famille et un mini PC Eee avec imprimante/scanner pour mon usage personnel dans ma chambre.
Consultant :
Avez vous confiance en vous?
Virginie :
Oui
Consultant : Comment savez vous que vous avez confiance en vous ?
Virginie : Je suis une battante. Je me fixe des objectifs à atteindre et je fais tout pour les obtenir sans jamais baisser les bras.
Consultant :
Avez vous une confiance naturelle envers les autres ?
Virginie :
Non
Consultant : Pourquoi n'avez vous pas confiance envers les autres ?
Virginie : Je préfère par expérience, observer avant d'accorder ma confiance.
Consultant :
Avez vous les sens des responsabilités ?
Virginie :
Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous fait preuve de responsabilité ?
Virginie : - Dans mes différentes missions d'assistanat
- Lorsque j'ai eu en charge une équipe de 20 assistantes.
- Lorsque j'ai dà» prendre des décisions à la place de mon supérieur en son absence.
Consultant :
Avez vous déjà passé un bilan de compétence ?
Virginie :
Non
Consultant : Envisagez vous de faire un bilan de compétences ?
Virginie : Pourquoi pas!
Consultant :
Avez vous le sens de l'humour dans votre cadre professionnel?
Virginie :
Oui
Consultant : Acceptez vous facilement que l'on vous fasse des petites plaisanteries ?
Virginie : Oui biensà»r!
Consultant :
Quelle est la valeur la plus importante selon vous ?
Virginie :
La Loyauté
Consultant : Avez vous déjà eu le sentiment d'être déloyal(e) ?
Virginie : Jamais!
Consultant :
Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ?
Virginie :
plus de 35 000 euros
Consultant : Ce sont des niveaux de salaires que vous avez déjà obtenus ?
Virginie : Oui tout à fait.
Consultant :
Dans quelle displine vous sentez vous un(e) assistant(e) performant(e) et dans la pratique de quel logiciel ?
Virginie : Les lettres!
Je maà®trise le pack office et internet.
Consultant :
Lors de votre dernière expérience professionnelle, qu'avez-vous appris ?
Virginie : Encore plus de rigueur et d'organisation, le classement, l'archivage, le travail dans l'urgence. Le travail avec plusieurs départements en même temps.
Consultant :
Décrivez-moi les situations qui, au bureau, vous suscitent le plus de stress et comment les gérez-vous habituellement ?
Virginie : Le manque de comunication au sein d'une entreprise est un facteur de stress pour moi car qui dit pas de communication dit pas de transfert d'informations donc cela donne une situation bloquée ou chacun se dit que c'est l'autre qui va s'en occuper.... Seul remède à cela, l'échange de données et l'anticipation!
Consultant :
Citez-moi un défi auquel vous avez été confronté(e) dans vos précédentes fonctions et comment l'avez-vous relevé ?
Virginie : La data room de notre projet de Lille. En 2007, un centre commercial construit par mon ancien employeur avait vu le jour. Celui-ci a été revendu 2 ans plus tard. Pour cela, nous avions dà» copier et scanner chaque page de ce projet de 5 ans afin que l'investisseur est un etat complet (papier et informatique) de celui-ci. Un travail titanesque qui nous a pris des mois et qui nous a coà»té beaucoup d'heures supplémentaires....
Consultant :
Parlez-moi d'une situation d'urgence ou de crise à laquelle vous avez été confronté(e) dans vos emplois précédents et quelle a été votre attitude ?
Virginie : Notre seule et unique hôtesse d'accueil a disparu de la circulation pendant 15 jours sans prévenir l'entreprise. Etant en charge à l'époque de l'organisation des plannings des assistantes et de l'hôtesse(5)en cas d'absence, j'ai dà» organiser une permanence afin que l'entreprise ne souffre pas de cette absence injustifiée. J'ai dà» tenir compte des critères de chacune d'entre elles(horaires, enfants, RDV), un vrai casse tête. J'ai moi-même effectué pendant cette période des heures supplémentaires en commençant plus tôt et en finissant plus tard... Mon supérieur a été ravi de mon action et de mon investissement personnel récompensé par une prime.
Consultant :
Racontez-moi la plus belle réussite de votre carrière et quel but cherchez-vous à atteindre maintenant ?
Virginie : Ma plus belle réussite c'est d'être ce que je suis aujourd'hui. J'ai commencé au bas de l'échelle en 1995 et j'ai évolué tout au long de ces 14 années... Mon but est de continuer à évoluer dans ma carrière professionnelle, à élargir toujours plus mon domaine de compétences, et à apprendre chaque jour!
Consultant :
Citez-moi l'exemple d'une situation que vous avez prise en main sans que cela ne vous soit formellement demandé ?
Virginie : Celle décrite précedemment (absence de l'hôtesse).
Consultant :
Décrivez-nous une occasion où vous vous êtes vous-même fixé(e) des objectifs et quels en ont été les résultats ?
Virginie : Ce jour là je me suis présentée pour un poste de réceptionniste bilingue paris 9 dans un centre d'affaires international alors que je ne parlais pas un mot d'Anglais... Mon objectif, avoir ce poste! J'ai eu un entretien avec deux manager parlant 5 langues chacune... Je leur ai dit franchement dès le début de l'entrevue que je ne parlais pas Anglais mais que j'étais travailleuse et que j'étais prête à apprendre! Ma persévérance et mon enthousiasme les ont convaincus et séduites! J'ai eu le poste et suis restée dans l'entreprise 3 ans. J'ai obtenu une promotion en tant qu'assistante commerciale la dernière année.
Consultant :
Quelles expériences de travail avez-vous avec des personnes d'âges différents, de cultures différentes ou des personnes handicapées ?
Virginie : Aucune.
Consultant :
Dans vos expériences passées, avec quels types de clients ou de collègues aviez-vous le plus de mal à travailler et quel comportement adoptiez-vous ?
Virginie : Je ne peux pas travailler avec les gens acariâtres ou lunatiques, je les évite pour ne pas tomber dans le conflit. Par contre cela ne me pose aucun problème d'avoir un client désagréable au téléphone... Plus il est désagréable, plus je suis agréable et souriante, plus il hausse le ton et plus j'adoucie ma voix...
Consultant :
Souvenez-vous d'un moment où vous avez pris la mauvaise décision ou commis une erreur et comment avez-vous géré cette situation ?
Virginie : J'ai convaincu mon patron de l'époque de rencontrer une hôtesse que je connaissais d'une ancienne entreprise. Celle-ci n'est pas venue a deux reprises aux RDV qui lui avaient été proposés sans s'excuser... Je me suis sentie fautive d'avoir bloqué du temps dans l'agenda surchargé de mon patron pour rien... Je lui ai promis de ne plus jamais lui faire part d'une quelconque autre personne. Cela m'a servi de leçon!
Consultant :
Décrivez-moi une situation où vous êtes allé(e) au delà de votre fonction pour aider un client, ou un fournisseur ?
Virginie : Lorsque j'étais réceptionniste, il m'est arrivé après le départ de toutes les assistantes et pour depanner de faires des travaux de secrétariat pour les clients en plus de mon travail au standard.
Consultant :
Racontez-moi comment, dans vos expériences passées, vous avez agi en faveur du travail d'équipe ?
Virginie : Lorsque j'ai eu en charge une équipe de 20 assistantes, j'ai instauré une relation de confiance et de dialogue. Je les ai reçu en entretien individuel afin qu'elles me disent franchement ce qu'elles attendaient de moi. J'ai ensuite fait une synthèse et une réunion globale afin de réorganiser leur travail. J'ai amélioré leurs conditions de travail et me suis montrée très à l'écoute de chacune d'entre elles afin de gérer au mieux les désaccords et les conflits. ce fut une très belle expérience!
Consultant :
Pouvez-vous me décrire ce que vous avez le plus aimé et moins aimé dans la façon dont vous étiez dirigé(e) dans vos précédents postes ?
Virginie : Le plus: l'echange, la transmission des connaissances, l'apprentissage (technique), les relations humaines, l'ecoute, le soutien, l'encouragement, la reconnaissance
Le moins:
le management directif, le harcèlement, le non respect de ma vie privé, le machisme, la mysoginie, l'injustice, l'intolérance.
Consultant :
Que vous soyez débutant(e) ou confirmé(e), autodidacte ou diplomé(e), qu'est-ce qui vous donne le sentiment d'être un(e) assistant(e) expert(e) ?
Virginie : J'ai un parcours et une personnalité atypiques. C'est la raison pour laquelle j'ai le sentiment d'être une asssistante experte.
Consultant :
Que ce soit en stage, en job d'été, en CDD ou en CDI dans combien d'entreprises avez vous travaillé ?
Virginie :
7
Consultant : Combien de lettres de recommandation pouvez vous produire pour justifier la qualité de votre apport professionnel dans ces differentes entreprises ?
Virginie : Au moins 2.
Consultant :
Comment est votre Anglais ?
Virginie :
Je parle bien Anglais
Consultant : Could you tell me in a few english words who you are and what's the job you are looking for, then ?
Virginie : Hello, my name is Virginie, I'm 33 years old. I worked as personal assistant for 6 years. I'm looking for a new job as personal assistant in my city or in paris.
Consultant :
L'entretien se termine, comment avez vous vécu cette expérience virtuelle ?
Virginie :
assez bien
Consultant : Pourriez vous dire pourquoi vous estimez avoir bien vécu cette expérience ?
Virginie : J'adore répondre a des questions, je trouve cela amusant et intéressant!
Consultant :
Y a-t-il une question que vous auriez aimé que je vous pose, si oui quelle est-elle ?
Virginie : Oui il y en a bien une....
- Vos 4 meilleures qualités?
- Vos 4 plus gros défauts?