Office manager
Jessica D.
91140 Villebon Sur Yvette
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Auto-entretien de Jessica D.
Cet entretien a eu lieu le 09/03/09 à 22h56
Consultant : Bonjour, pourriez vous vous présenter brievement s'il vous plait ?
Jessica : j'ai 32 ans, je suis titulaire d'un BTS assistante de direction et je suis trilingue anglais, français et italien. Je possède une expérience de 10 ans dans le domaine administratif ce qui m'a permis de développer de solides compétences, une grande polyvalence et beaucoup d'adaptabilité. J'ai une préference pour les missions de services généraux et ressources humaines. Je recherche aujourd'hui un nouveau challenge pour investir mes compétences pour accompagner la croissance d'une société dynamique.
Consultant : Etes vous heureus(e) d'exercer votre métier d'assistant(e) ?
Jessica : Oui
Consultant : qu'est ce que votre métier d'assistant(e) vous apporte ?
Jessica : La multiplicité des taches fait que je ne m'ennuie jamais et je suis passionnée par le domaine administratif
Consultant :
Dans quelle situation préférez vous travailler ?
Jessica : dans l'anticipation
Consultant : Pourquoi préférez vous travailler dans l'anticipation ?
Jessica : c'est plus confortable pour tous et cela permet de gérer les inévitables urgences dans la sérenité
Consultant :
Tolérez vous les dépassements d'horaires ?
Jessica : Oui
Consultant : Votre environnement tolère-t-il les dépassements d'horaires ?
Jessica : je tolère les dépassements d'horaires s'ils sont occasionnels.
Consultant :
Préférez vous ?
Jessica : Débuter tôt - Finir tôt
Consultant :
Avez vous déjà donné votre démission ?
Jessica : Oui
Consultant : Combien de fois avez vous donné votre démission et pourquoi ?
Jessica : une fois car je venais d'avoir mon BTS et je souhaitais travailler à l'international. J'ai donc quitté la société qui m'employait qui n'offrait pas cette opportunité
Consultant :
Qu'est ce que la ponctualité pour vous ?
Jessica : une vertu
Consultant : Pourquoi considérez vous la ponctualité comme une vertu ?
Jessica : c'est la politesse des rois.
Consultant :
En dehors de vos loisirs, avez vous des activités extra professionnelles, du type association ?
Jessica : Oui
Consultant : Quelles sont ces activités extra-professionnelles ?
Jessica : J'enseigne la danse de salon au sein d'une association 2 fois par semaine, en soirée
Consultant :
Que lisez vous régulierement ?
Jessica : Des livres
Consultant : Quel type de littérature vous attire ?
Jessica : Les romans policiers, le fantastique , les nouvelles
Consultant :
Pouvez vous classer ces divertissements par ordre d'interet :
le cinéma,
la télé,
le théâtre,
la lecture,
le sport,
le shopping,
les sorties entre amis ?
Jessica : Sorties entre amis, sport, télévision, cinéma, lecture, shopping, théatre
Consultant :
Aimez vous dessiner ?
Jessica : Non
Consultant : Etes vous créatif(ve) et comment le savez vous ?
Jessica : J'ai souvent crée des chorégraphies pour mes élèves de danse. Dans mon métier, j'ai créé beaucoup de procédures et d'outils de gestion administrative.
Consultant :
Pouvez vous classer ces vertus par ordre d'importance pour vous,
la politesse,
l'honnêteté,
la modestie,
le courage,
la franchise,
la ponctualité,
la rigueur ?
Jessica : Honneteté, courage, politesse, rigueur, , ponctualité, modestie, franchise
Consultant :
Laissez vous votre numéro de portable à la disposition de votre entreprise ?
Jessica : Oui
Consultant : Vos collègues sont ils nécessairement vos amis ?
Jessica : Amis est un peu fort. Des relations cordiales et chaleureuses sont idéales et recherchée. Des liens d'amitié peuvent parfois se tisser mais cela ne va pas de pair
Consultant :
Aimez vous participer à des salons professionnels ?
Jessica : Oui
Consultant : A quel salon avez vous déjà participé ?
Jessica : Proseg/ siseg. Cardiostim. Elec 2000, salon de l'auto
Consultant :
Aimez vous les relations avec la clientèle ?
Jessica : Oui
Consultant : Avez vous une dimension commerciale ?
Jessica : Oui, en terme de négociation de contrats et de suivi des fournisseurs dans le cadre de missions de services généraux. Mais aussi de création et de gestion de bases de données clients/prospects. Enfin, je suis capable d'offrir mon support sur des réponses à appels d'offres
Consultant :
Avez vous déjà organisé des voyages à étapes pour des dirigeants ?
Jessica : Oui
Consultant : En quelle occasion avez organisé des voyages ?
Jessica : Pour des seminaires et des congrès. J'ai notamment organisé un tour d'Europe puis des USA pour un groupe de dirigeants souhaitant à la fois visiter les filiales à l'étranger, les fournisseurs mais aussi des clients.
Consultant :
Avez vous déjà été à l'initiative d'un changement d'organisation procédural ou managérial dans une entreprise ?
Jessica : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous pris cette initiative d'un changement d'organisation ?
Jessica : Au sein d'une société d'ingenierie de 300 personnes, j'ai réorganisé le département services généraux: création de procédures et communication aux clients internes, renégociation des contrats de prestation, organisation générale du service et maitrise du budget. Tous les objectifs ont été atteints
Consultant :
Vous êtes trés fatigué(e), mais avec 20 minutes d'efforts supplémentaires vous pouvez terminer tous les dossiers en cours, que faites vous ?
Jessica : Je poursuis en prévoyant de relire le lendemain
Consultant :
Avez vous déjà participé à des séminaires, des conférences, des cercles de qualité?
Jessica : Oui
Consultant :
Avez vous déjà travaillé en famille ?
Jessica : Non
Consultant : Aimeriez-vous travailler en famille ?
Jessica : Ce n'est pas mon reve mais pourquoi pas?
Consultant :
Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à 10 personnes), une PME (30 à 100 salariés) ou un Grand Groupe ?
Jessica : Une PME
Consultant : Pourquoi préféreriez vous travailler dans une PME ?
Jessica : Une PME a souvent les avantages des grands groupes et des microstructures sans en avoir les inconvénients.
Consultant :
Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ?
Jessica : 20 %
Consultant : Les 80 % sont consacrés à quelles autres activités ?
Jessica : Gestion des services généraux, gestion des ressources humaines
Consultant :
Dans quel secteur d'activité souhaitez vous ne plus travailler ?
Jessica : Batiment
Consultant :
Travaillez vous avec un dictionnaire ?
Jessica : Non
Consultant : Avez vous une bonne orthographe ?
Jessica : excellente
Consultant :
Avez vous déjà travaillé avec une personnalité difficile ?
Jessica : Oui
Consultant : Combien de temps avez vous travaillé avec une personnalité difficile ?
Jessica : 1 an et demi
Consultant :
Préférez vous le secteur privé ou public ?
Jessica : je n'ai aucune préférence
Consultant :
Quelles sont vos relations avec les nouvelles technologies ?
Jessica : Bonnes
Consultant : Avez-vous un équipement informatique à votre domicile et lequel ?
Jessica : oui, je suis équipée d'un ordinateur et d'une connexion internet
Consultant :
Avez vous confiance en vous?
Jessica : Oui
Consultant : Comment savez vous que vous avez confiance en vous ?
Jessica : J'ai toujours réussi à avancer dans la vie, meme quand celle ci est difficile.
Consultant :
Avez vous une confiance naturelle envers les autres ?
Jessica : Oui
Consultant : Avez vous déja été déçu(e) de cette confiance et dans quelle occasion ?
Jessica : Bien souvent malheureusement.
Consultant :
Avez vous les sens des responsabilités ?
Jessica : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous fait preuve de responsabilité ?
Jessica : Je pense que les postes que j'ai occupés ces dernières années impliquaient d'avoir le sens des responsabilités. Je les ai tenus avec succès
Consultant :
Avez vous déjà passé un bilan de compétence ?
Jessica : Non
Consultant : Envisagez vous de faire un bilan de compétences ?
Jessica : non
Consultant :
Avez vous le sens de l'humour dans votre cadre professionnel?
Jessica : Oui
Consultant : Acceptez vous facilement que l'on vous fasse des petites plaisanteries ?
Jessica : Si elles ne sont pas déplacées ou vulgaires, cela est bienvenu.
Consultant :
Quelle est la valeur la plus importante selon vous ?
Jessica : La Loyauté
Consultant : Avez vous déjà eu le sentiment d'être déloyal(e) ?
Jessica : non, j'essaye d'eviter car je ne supporte vraiment pas la deloyauté
Consultant :
Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ?
Jessica : Entre 30 000 et 35 000 euros
Consultant : Ce sont des salaires que vous avez déjà obtenus ?
Jessica : oui, sur mes derniers postes
Consultant :
Dans quelle displine vous sentez vous un(e) assistant(e) performant(e) et dans la pratique de quel logiciel ?
Jessica : Dans la gestion des services généraux mais aussi l'utilisation de Powerpoint
Consultant :
Lors de votre dernière expérience professionnelle, qu'avez-vous appris ?
Jessica : J'ai accru ma polyvalence et mon adaptabilité. J'ai beaucoup pratiqué les langues étrangères et l'anglais notamment.
Consultant :
Décrivez-moi les situations qui, au bureau, vous suscitent le plus de stress et comment les gérez-vous habituellement ?
Jessica : Les urgences imprévues génèrent toujours du stress. Mais avec une bonne gestion des priorités, on peut se réorganiser en intégrant la contrainte, pour la gérer sereinement.
Consultant :
Citez-moi un défi auquel vous avez été confronté(e) dans vos précédentes fonctions et comment l'avez-vous relevé ?
Jessica : Au sein d'une société de 300 personnes, j'ai eu à mettre en place un système de sécurité interne (badge) pour protéger la confidentialité des études menées au RDC du bâtiment. Il fallait faire accepter cette nouvelle procédure aux ingénieurs mais aussi trouver un fournisseur de controle d'accès au bon rapport qualité /prix. Le défi a été relevé avec succès.
Consultant :
Parlez-moi d'une situation d'urgence ou de crise à laquelle vous avez été confronté(e) dans vos emplois précédents et quelle a été votre attitude ?
Jessica : Lorsque la société dans laquelle je travaillais a été rachetée, il fallait maintenir la cohésion et la motivation de l'équipe. Bien qu'aussi déçue que mes collègues, j'ai taché de mettre mes sentiments de coté pour donner une energie positive et éviter un maximun de stress.
Consultant :
Racontez-moi la plus belle réussite de votre carrière et quel but cherchez-vous à atteindre maintenant ?
Jessica : Ma plus belle réussite a été de réussir à créer un département services généraux dans un contexte difficile, avec des outils et des prestataires performants, dont les clients internes et externes étaient satisfaits, avec un budget équilibré. Je souhaite aujourd'hui investir ces compétences dans un poste d'office manager, avec des missions polyvalentes dans un contexte international
Consultant :
Quelles expériences de travail avez-vous avec des personnes d'âges différents, de cultures différentes ou des personnes handicapées ?
Jessica : J'ai travaillé dans des sociétés internationales où j'ai eu à collaborer avec beaucoup de cultures différentes. Mes expériences d'enseignement font de moi un personne ouverte
Consultant :
Dans vos expériences passées, avec quels types de clients ou de collègues aviez-vous le plus de mal à travailler et quel comportement adoptiez-vous ?
Jessica : Les gens irrespecteux ou déloyaux me posent problème et j'ai beaucoup de mal à les gérer