Secrétaire polyvalente
Stéphanie B.
71480 Dommartin Les Cuiseaux
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Auto-entretien de Stéphanie B.
Cet entretien a eu lieu le 14/01/09 à 21h22
Consultant : Bonjour, pourriez vous vous présenter brievement s'il vous plait ?
Stéphanie : J'ai 36 ans dont 12 d'expérience professionnelle en secrétariat assistanat. Je suis mariée, j'ai deux enfants.
Consultant : Etes vous heureus(e) d'exercer votre métier d'assistant(e) ?
Stéphanie :
Oui
Consultant : qu'est ce que votre métier d'assistant(e) vous apporte ?
Stéphanie : En premier lieu un salaire évidemment, un épanouissement également j'aime travailler sur informatique, être en contact avec des interlocuteurs, sentir que ce que je fais est utile et nécessaire à l'entreprise
Consultant :
Dans quelle situation préférez vous travailler ?
Stéphanie :
dans un environnement calme
Consultant : Pensez vous que la vie professionnelle offre ce calme ?
Stéphanie : A certains moments oui. Bien sà»r il faut souvent travailler dans l'urgence cela est motivant également mais se concentrer dans le calme pour une relecture ou un travail avec les chiffres par exemple est nécessaire pour que le travail soit bien fait
Consultant :
Tolérez vous les dépassements d'horaires ?
Stéphanie :
Oui
Consultant : Votre environnement tolère-t-il les dépassements d'horaires ?
Stéphanie : Mon environnement ? Ma famille vous voulez dire ? Ils pourront s'adapter je pense.
Consultant :
Préférez vous ?
Stéphanie :
Débuter tôt - Finir tôt
Consultant :
Avez vous déjà donné votre démission ?
Stéphanie :
Oui
Consultant : Combien de fois avez vous donné votre démission et pourquoi ?
Stéphanie : J'ai démissionné une première fois lorsque j'avais 19 ans. J'avais trouvé un emploi dans une grande surface aux rayons fruits et fromages à la coupe ; le salaire était minime (30 h par semaine) et j'avais envie de faire autre chose de ma vie. La seconde fois c'était lors de mon dernier emploi salarié, j'étais en pleine période de divorce et j'ai voulu changer de vie et me mettre à mon compte. Mon employeur a été désolé que je m'en aille mais il m'a proposé un "fait du prince". Je suis toujours en très bons termes avec lui.
Consultant :
Qu'est ce que la ponctualité pour vous ?
Stéphanie :
une vertu
Consultant : Pourquoi considérez vous la ponctualité comme une vertu ?
Stéphanie : La pontualité est indispensable dans un emploi qui implique notamment une prise de ligne téléphonique.
Consultant :
En dehors de vos loisirs, avez vous des activités extra professionnelles, du type association ?
Stéphanie :
Oui
Consultant : Quelles sont ces activités extra-professionnelles ?
Stéphanie : J'ai fait le secrétariat pendant 3 ans et la comptablité pendant 2 ans pour une association qui s'occupe d'organiser des soirées à thèmes, musicales, des sorties culturelles diverses... Aujourd'hui j'ai laissé ma place mais je fais toujours partie du conseil d'administration.
Consultant :
Que lisez vous régulierement ?
Stéphanie :
Des livres
Consultant : Quel type de littérature vous attire ?
Stéphanie : En ce moment je lis essentiellement des romans, des biographies. J'ai lu beaucoup de grands classiques de littérature française, des policiers, des livres esotériques aussi. J'ai mes périodes. je dévore l'oeuvre entière d'un auteur, lorsque je l'ai termniée, je trouve un autre auteur qui me plait à lire.
Consultant :
Pouvez vous classer ces divertissements par ordre d'interet :
le cinéma,
la télé,
le théâtre,
la lecture,
le sport,
le shopping,
les sorties entre amis ?
Stéphanie : La lecture, les sorties entre amis, le cinéma, le shopping, la télé, le théâtre, le sport.
Consultant :
Aimez vous dessiner ?
Stéphanie :
Oui
Consultant : Etes vous créatif(ve) et comment le savez vous ?
Stéphanie : Je ne suis pas très créative je fais plutôt de la reproduction. Peut être par peur de "rater". Je le sais parce que je chante depuis de nombreuses années et rares sont mes improvisations par exemple.
Consultant :
Pouvez vous classer ces vertus par ordre d'importance pour vous,
la politesse,
l'honnêteté,
la modestie,
le courage,
la franchise,
la ponctualité,
la rigueur ?
Stéphanie : L'honnêteté, le courage, la rigueur, la ponctualité, la franchise, la politesse, la modestie.
Consultant :
Laissez vous votre numéro de portable à la disposition de votre entreprise ?
Stéphanie :
Oui
Consultant : Vos collègues sont ils nécessairement vos amis ?
Stéphanie : Non mais j'aime avoir des rapports cordiaux ce qui m'est plutôt facile puisque je suis quelqu'un de très aborable.
Consultant :
Aimez vous participer à des salons professionnels ?
Stéphanie :
Oui
Consultant : A quel salon avez vous déjà participé ?
Stéphanie : Je m'attendais à cette question. Je n'ai jamais participé à un salon encore mais j'imagine que cela me plairais d'être en contact directe avec la clientèle et de leur vanter les produits de la société.
Consultant :
Aimez vous les relations avec la clientèle ?
Stéphanie :
Oui
Consultant : Avez vous une dimension commerciale ?
Stéphanie : D'un certain côté seulement. Je peux participer à la création de campagne, donner des idées, faire des plaquettes attractives etc. Je peux gérer les clients existants et répondre à leurs questions, les renseigner, les aiguiller vers les meilleures options possibles par contre je j'aime pas du tout le phoning.Je n'aime pas déranger les gens et faire du forçing par exemple.
Consultant :
Avez vous déjà organisé des voyages à étapes pour des dirigeants ?
Stéphanie :
Non
Consultant : Vous sentez vous capable d'organiser des voyages pour des dirigeants ?
Stéphanie : Tout s'apprend et j'adore apprendre. Cela me plairait j'en suis certaine.
Consultant :
Avez vous déjà été à l'initiative d'un changement d'organisation procédural ou managérial dans une entreprise ?
Stéphanie :
Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous pris cette initiative d'un changement d'organisation ?
Stéphanie : Quelques semaines après ma prise de poste dans mon dernier emploi salarié. J'ai remis à jour les bases de données, les fichiers clients, réorganisé le classement de différents documents, aidé à améliorer les conditions de travail en proposant d'autres techniques plus productives et plus simples, par exemple. J'étais assistante dans un centre d'affaires lyonnais (permanence téléphonique, secrétariat à façon pro et particuliers et domiciliation commerciale.
Consultant :
Vous êtes trés fatigué(e), mais avec 20 minutes d'efforts supplémentaires vous pouvez terminer tous les dossiers en cours, que faites vous ?
Stéphanie :
Je poursuis en prévoyant de relire le lendemain
Consultant :
Avez vous déjà participé à des séminaires, des conférences, des cercles de qualité?
Stéphanie :
Non
Consultant :
Avez vous déjà travaillé en famille ?
Stéphanie :
Oui
Consultant : Quels sont les avantages du travail en famillle ?
Stéphanie : Le côté compréhensif de la relation bien sà»r. Le dialogue est facilité et plus direct. C'est également un moteur de réussite, l'investissement en est d'autant plus fort.
Consultant :
Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à 10 personnes), une PME (30 à 100 salariés) ou un Grand Groupe ?
Stéphanie :
Cela m'est indifferent
Consultant :
Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ?
Stéphanie :
30 %
Consultant : Les 70 % sont consacrés à quelles autres activités ?
Stéphanie : J'ai répondu 30% en prenant pour référence mon dernier emploi salarié. Le reste du temps était consacré au travail de l'entreprise : saisie, rédaction, prise de rendez vous, gestion des appels, prise de messages, et tout travail afférent à nos activités de service.
Consultant :
Dans quel secteur d'activité souhaitez vous ne plus travailler ?
Stéphanie : Je n'ai pas de mauvaise expérience dans un secteur particulier.
Consultant :
Travaillez vous avec un dictionnaire ?
Stéphanie :
Oui
Consultant : Avez vous une bonne orthographe ?
Stéphanie : Oui je pense, en tous cas c'est ce que me disaient mes clients et mes employeurs. Je travaille avec un dictionnaire pour les termes techniques, notamment en secrétariat médical ou juridique.
Consultant :
Avez vous déjà travaillé avec une personnalité difficile ?
Stéphanie :
Non
Consultant : Vous sentez vous prête à vivre cette situation ?
Stéphanie : Tout dépend que quelles difficultés on parle...
Consultant :
Préférez vous le secteur privé ou public ?
Stéphanie : Je n'ai pas de préférence.
Consultant :
Quelles sont vos relations avec les nouvelles technologies ?
Stéphanie :
Bonnes
Consultant : Avez-vous un équipement informatique à votre domicile et lequel ?
Stéphanie : Oui. Un PC complet sous vista.
Consultant :
Avez vous confiance en vous?
Stéphanie :
Oui
Consultant : Comment savez vous que vous avez confiance en vous ?
Stéphanie : Arrivée à 36 ans on commence à se connaà®tre assez bien. J'ai assez confiance en moi pour prendre des responsabilités et les assumer.
Consultant :
Avez vous une confiance naturelle envers les autres ?
Stéphanie :
Oui
Consultant : Avez vous déja été déçu(e) de cette confiance et dans quelle occasion ?
Stéphanie : Je ne peux pas dire que j'ai été déçue ou je ne m'en souviens pas. Je suis d'un caractère plutôt optimiste et sans rancune.
Consultant :
Avez vous les sens des responsabilités ?
Stéphanie :
Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous fait preuve de responsabilité ?
Stéphanie : Lorsque mon ancien employeur me donnait les clefs du bureau et partait en vacances 15 jours en me laissant les 350 clients à gérer et à contenter par exemple.
Consultant :
Avez vous déjà passé un bilan de compétence ?
Stéphanie :
Non
Consultant : Envisagez vous de faire un bilan de compétences ?
Stéphanie : Oui car je n'ai qu'un BEP. Avec mon expérience professionnelle je pense avoir aujourd'hui le niveau Bac +2
Consultant :
Avez vous le sens de l'humour dans votre cadre professionnel?
Stéphanie :
Oui
Consultant : Acceptez vous facilement que l'on vous fasse des petites plaisanteries ?
Stéphanie : La bonne humeur au travail ne peut pas nuire, elle est même nécessaire.
Consultant :
Quelle est la valeur la plus importante selon vous ?
Stéphanie :
L'Honneteté
Consultant : Avez vous déjà été obligé(e) d'être malhonnête ?
Stéphanie : Si je réponds non ? (sourire) le serais-je ? Profondément malhonnête certainement pas, par contre il m'est arrivé de légèrement modifier la réalité pour me sortir d'une situation délicate.
Consultant :
Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ?
Stéphanie :
Entre 22 000 et 25 000 euros
Consultant : Ce sont des salaires que vous avez déjà obtenus ?
Stéphanie : Oui
Consultant :
Dans quelle displine vous sentez vous un(e) assistant(e) performant(e) et dans la pratique de quel logiciel ?
Stéphanie : J'aime assez le côté rédactionnel et la saisie, travailler sur ordinateur mais également les contacts téléphoniques. Mon logiciel de prédilection est word.
Consultant :
Lors de votre dernière expérience professionnelle, qu'avez-vous appris ?
Stéphanie : Enormément de choses. A gerer mon temps, à travailler dans l'urgence efficacement et correctement, à être aimable même lorsque les nerfs vont lâcher par exemple, à utiliser de nouveau logiciels, à travailler pour différents secteurs d'activités (médical, juridique, commercial...)
Consultant :
Décrivez-moi les situations qui, au bureau, vous suscitent le plus de stress et comment les gérez-vous habituellement ?
Stéphanie : Répondre au téléphone 400 fois par jour tout en ayant saisi en fin de journée une 60ène de pages pleines tout en recevant les clients venus chercher leurs documents peut à la longue être stressant. Le trop de travail en même temps en fait... La gestion se passe bien, il faut le faire autant sourire et faire au mieux. Le stress aiguise les compétences.
Consultant :
Citez-moi un défi auquel vous avez été confronté(e) dans vos précédentes fonctions et comment l'avez-vous relevé ?
Stéphanie : Je devais taper le mémoire de fin d'études d'une infirmière en chef : 300 pages avec graphiques, tableaux, anotations partout etc. La cliente venait tous les jours relire son mémoire et remontait en amont à chaque fois, changeant les mots, remaniant les phrases alors que j'avais déjà effectué la saisie. Cela changeait toute la mise en page puisque les anotations devaient bien sur être au bon endroit. Au bout de 10 jours cela commençait à me taper sur les nerfs sérieusement mais la cliente payait à l'heure après tout, je me devais de la contenter. Je l'ai géré au jour le jour, et j'ai poussé un gros soupir de soulagement lorsqu'elle a passé la porte une dernière fois son dossier sous le bras.
Consultant :
Parlez-moi d'une situation d'urgence ou de crise à laquelle vous avez été confronté(e) dans vos emplois précédents et quelle a été votre attitude ?
Stéphanie : Il y en a eu beaucoup mais je me souviens de peu en fait comme je vous l'ai dit j'ai une mémoire sélective... Je me souviens des réservations que je prenais pour un hôtel pendant ses vacances. Les clients parlaient toutes les langues (allemand, italien, même chinois...). Je parle peu anglais mais j'arrive à me débrouiller. J'ai donc demander aux clients de me faxer leurs désirs de réservation et les éléments permettant cette dernière en leur expliquant que je leur confirmerai par fax également dans la journée, le tout en anglais si possible. Cela m'a donné le temps de lire tranquillement les informations et de faire les réservations dans les meilleures conditions possibles.
Consultant :
Racontez-moi la plus belle réussite de votre carrière et quel but cherchez-vous à atteindre maintenant ?
Stéphanie : J'en reviens toujours à ce dernier poste. Avant j'ai eu des postes bien sur mais avec peu de responsabilités, peu de réalisations. Ce poste m'a aidé à prendre conscience que j'étais quelqu'un de très professionnel avec de grandes capacités d'adaptation et un fort pontentiel. Je souhaite aujourd'hui trouvé un poste dans lequel j'ai les mêmes motivations et la même implication dans mon travail : un travail qui me plait dans lequel je me sens utile et dans lequel j'apprend un peu tous les jours par exemple.
Consultant :
Citez-moi l'exemple d'une situation que vous avez prise en main sans que cela ne vous soit formellement demandé ?
Stéphanie : Je travaillais dans un bureau de secrétariat de services dans lequel travaillait également un comptable en libéral. Il avait pour habitude de partir en congés ou en week end en laissant ses clients dans l'attente de documents importants. Il m'est souvent arrivé de leur fournir en allant les chercher dans son bureau ou de le contacter pour trouver une solution urgente, il m'en a été reconnaissant bien des fois.
Consultant :
Décrivez-nous une occasion où vous vous êtes vous-même fixé(e) des objectifs et quels en ont été les résultats ?
Stéphanie : Je me suis mise à mon compte en 2006 au départ en secrétariat de service. Je suis une bonne "exécutante" mais pas vraiment une bonne commerciale... Le démarchage de clientèle n'est pas pour moi malheureusement. Il m'a donc fallut trouver une activité complémentaire. J'ai décidé de faire les marchés locaux et les foires en vendant des articles de décoration "zen",de l'encens, des tentures etc. J'ai également fait une boutique en ligne proposant le même genre de produits. J'avais omis le paramètre essentiel qui est que les marchés se font en extérieur et que je vis dans une région où le temps n'est pas toujours clément. Le ranking sur internet est très difficle à acquérir et je n'ai malheureusement pas eu beaucoup de vente sur mon site. J'ai dà» cesser mes activités en mai 2008, à regret, faute de chiffre d'affaires assez important.
Consultant :
Quelles expériences de travail avez-vous avec des personnes d'âges différents, de cultures différentes ou des personnes handicapées ?
Stéphanie : J'ai travaillé dans une radio arménienne. J'ai trouvé cela très enrichissant.
Consultant :
Dans vos expériences passées, avec quels types de clients ou de collègues aviez-vous le plus de mal à travailler et quel comportement adoptiez-vous ?
Stéphanie : Le client qui arrive à 18h50 pour un "travail hyper urgent qui ne prendra que quelques minutes" alors que vous savez qu'il prendra 1h minimum et que vous devez fermer le bureau dans 10mn après avoir travaillé 11h en non stop. Ou alors le collègue qui fait poireauter ses clients en leur promettant des documents dans des délais qu'il ne tient jamais et qui part tranquillement en week end en vous laissant vous "débrouiller avec". J'ai adopté le comportement qui s'imposait il me semble : effectuer le travail pour contenter le client et tenter de démêler la situation épineuse du collègue en contentant ses propres clients...
Consultant :
Souvenez-vous d'un moment où vous avez pris la mauvaise décision ou commis une erreur et comment avez-vous géré cette situation ?
Stéphanie : J'avais présumé de mon temps. Dans un centre d'affaires le travail tombe toutes les minutes, les délais ne sont pas souples, il faut les tenir. J'avais accepter d'effectuer des devis urgents pour un plombier qui devait passer les prendre une heure après. Le téléphone n'a pas cessé de sonner et malgré ma bonne volonté je n'ai pas pu terminer tous les devis. Je me suis excusée auprès du client et j'ai pris sur moi de ne pas lui facturer les devis qui n'étaient pas prêts à temps. Cela lui a convenu et mon employeur (qui m'avait demandé de bichonner ce gros client) a trouvé ce compromis satisafaisant.
Consultant :
Décrivez-moi une situation où vous êtes allé(e) au delà de votre fonction pour aider un client, ou un fournisseur ?
Stéphanie : Outre ce que je vous ai relaté plus avant rien ne me vient à l'esprit désolée...
Consultant :
Racontez-moi comment, dans vos expériences passées, vous avez agi en faveur du travail d'équipe ?
Stéphanie : Il m'est arrivé plus souvent qu'à mon tour de prendre le travail des collègues pour les soulager d'un timing trop court ou parce qu'ils étaient malades de faire des journées continues de 11h non stop par exemple.
Consultant :
Pouvez-vous me décrire ce que vous avez le plus aimé et moins aimé dans la façon dont vous étiez dirigé(e) dans vos précédents postes ?
Stéphanie : J'ai aimé l'autonomie et la confiance qui m'était accordée. La reconnaissance quotidienne de mon dévouement qui pour moi était naturel puisque j'étais payée pour faire un travail autant qu'il soit bien fait, je ne sais d'ailleurs pas faire autrement... J'ai moins aimé mon salaire (sourire) j'aurais évidemment préféré qu'il soit plus important ou avoir des primes plus souvent. Un "merci tu es une perle" ne nourrit pas son homme.
Consultant :
Que vous soyez débutant(e) ou confirmé(e), autodidacte ou diplomé(e), qu'est-ce qui vous donne le sentiment d'être un(e) assistant(e) expert(e) ?
Stéphanie : Je sais répondre à diverses situations et prendre les décisions rapidement. J'ai une bonne vivacité d'esprit mais je suis également "allée à bonne école" comme on dit.
Consultant :
Que ce soit en stage, en job d'été, en CDD ou en CDI dans combien d'entreprises avez vous travaillé ?
Stéphanie :
12
Consultant : Combien de lettres de recommandation pouvez vous produire pour justifier la qualité de votre apport professionnel dans ces differentes entreprises ?
Stéphanie : Je ne sais pas... J'ai toujours fait mon travail au mieux maintenant certains de ces postes "datent" un peu je ne sais pas si on se souviendra de moi. Je dirai 5, les plus importantes.
Consultant :
Comment est votre Anglais ?
Stéphanie :
Je parle un peu Anglais
Consultant : Pourriez vous me dire quelques mots en anglais ?
Stéphanie : I've very nice to meet you today. I stay at your disposition for another informations when you want.
Consultant :
L'entretien se termine, comment avez vous vécu cette expérience virtuelle ?
Stéphanie :
assez bien
Consultant : Pourriez vous dire pourquoi vous estimez avoir bien vécu cette expérience ?
Stéphanie : Le fait de d'écrire les réponses permet de se relire et de reformuler certaines phrases. D'autre part, les questions sont directes et axées essentiellement sur l'expérience professionnelle ce qui n'est pas toujours le cas dans un entretien d'embauche.
Consultant :
Y a-t-il une question que vous auriez aimé que je vous pose, si oui quelle est-elle ?
Stéphanie : Je n'en vois aucune.