Assistante de direction
Catherine B.
78711 Mantes La Ville
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Auto-entretien de Catherine B.
Cet entretien a eu lieu le 16/09/07 à 21h50
Consultant : Bonjour, pourriez vous vous présenter brievement s'il vous plait ?
Catherine : je m'apelle Catherine, j'ai 34 ans, 2 enfants. Je suis actuellement à la recherche d'un emploi en tant qu'assistante de direction ou assistante commerciale.
Suite à la fermeture économique de ma précédente société, j'ai décidé de préparer un BTS Assistante de Direction par la Validation des Acquis de l'Expérience avec l'aide du DAVA.
En parallèle, j'ai suivi une formation d'anglais avec le GRETA pendant 4 mois, ce qui m'a permis d'obtenir un niveau 2 (niveau intermédiaire)
Pendant mon temps libre, j'organise des après midi dansantes avec orchestre, je m'occupe de la mise à jour du fichier Clients, des publicités et du déroulemen de la journée.
Consultant : Etes vous heureus(e) d'exercer votre métier d'assistant(e) ?
Catherine :
Oui
Consultant : qu'est ce que votre métier d'assistant(e) vous apporte ?
Catherine : le poste d'assistante m'apporte une diversité dans les tâches à accomplir, et un contact permanent autant avec les personnes en interne qu'à l'externe.
Consultant :
Dans quelle situation préférez vous travailler ?
Catherine :
dans l'urgence
Consultant : Pourquoi aimez vous travailler dans l'ugence ?
Catherine : le fait de travailler dans l'urgence me stimule, je me sens occupée et je suis fière quand ma tâche à accomplir est terminée dans les délais demandés
Consultant :
Tolérez vous les dépassements d'horaires ?
Catherine :
Oui
Consultant :
Préférez vous ?
Catherine :
Débuter tard - Finir tard
Consultant :
Avez vous déjà donné votre démission ?
Catherine :
Oui
Consultant : Combien de fois avez vous donné votre démission et pourquoi ?
Catherine : j'ai démissionée une fois après 13 années d'occupation du poste et à la suite de plusieurs plans sociaux qui ne correspondaient pas à mes ambitions de carrière
Consultant :
Qu'est ce que la ponctualité pour vous ?
Catherine :
une culture
Consultant :
En dehors de vos loisirs, avez vous des activités extra professionnelles, du type association ?
Catherine :
Oui
Consultant : Quelles sont ces activités extra-professionnelles ?
Catherine : comme indiquée lors de ma présentation, j'organise des thé dansants le dimanche a.midi dans ma région
Consultant :
Que lisez vous régulierement ?
Catherine :
Un magazine
Consultant : Quel magazine lisez vous régulièrement ?
Catherine : Challenges et magazines féminins
Consultant :
Pouvez vous classer ces divertissements par ordre d'interet :
le cinéma,
la télé,
le théâtre,
la lecture,
le sport,
le shopping,
les sorties entre amis ?
Catherine : Les sorties entre amis, le shopping, le théâtre, la lecture, la télé, le sport et le cinéma
Consultant :
Aimez vous dessiner ?
Catherine :
Non
Consultant : Etes vous créatif(ve) et comment le savez vous ?
Catherine : je suis créative pour la décoration ou la cuisine.
j'aime mélanger des couleurs ou des aliments.
Consultant :
Pouvez vous classer ces vertus par ordre d'importance pour vous,
la politesse,
l'honnêteté,
la modestie,
le courage,
la franchise,
la ponctualité,
la rigueur ?
Catherine : la ponctualité
la politesse
l'honnêteté
la franchise
la rigueur
le courage
la modestie
Consultant :
Laissez vous votre numéro de portable à la disposition de votre entreprise ?
Catherine :
Oui
Consultant : Vos collègues sont ils nécessairement vos amis ?
Catherine : pas nécessairement, mais j'ai le contact facile, et je reste régulièrement en contact avec mes anciens collègues.
J'arrive à faire la part des choses entre la vie professionnelle et ma vie personnelle
Consultant :
Aimez vous participer à des salons professionnels ?
Catherine :
Oui
Consultant : A quel salon avez vous déjà participé ?
Catherine : batimat,
interclima,
proseg,
expo gaz
Consultant :
Aimez vous les relations avec la clientèle ?
Catherine :
Oui
Consultant : Avez vous une dimension commerciale ?
Catherine : oui, régulièrement mes amis me félicite pour mon sens du contact et de la persuasion
Consultant :
Avez vous déjà organisé des voyages à étapes pour des dirigeants ?
Catherine :
Oui
Consultant : En quelle occasion avez organisé des voyages ?
Catherine : pour des réunions commerciales annuelles qui se déroulaient à des endroits différents et où il fallait envoyer l'équipe commerciale et le chef d'agence dans les meilleures conditions (contrainte de temps, de budget, etc......)
Consultant :
Avez vous déjà été à l'initiative d'un changement d'organisation procédural ou managérial dans une entreprise ?
Catherine :
Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous pris cette initiative d'un changement d'organisation ?
Catherine : lors du départ de l'hôtesse d'accueil standardiste, et selon le souhait du dirigeant de ne pas remplacer cette personne, j'ai proposé que le poste soit reporté sur les assistantes à raison de 2h00 de standard par jour chacune, ainsi qu'un système d'alerte nous prévenant qu'une personne se trouvait dans le hall d'accueil. Dans ce cas, l'assistante désignée selon un planning effectué en accord avec la direction, descendait accueillier et renseigner le visiteur
Consultant :
Vous êtes trés fatigué(e), mais avec 20 minutes d'efforts supplémentaires vous pouvez terminer tous les dossiers en cours, que faites vous ?
Catherine :
Je poursuis en prévoyant de relire le lendemain
Consultant :
Avez vous déjà participé à des séminaires, des conférences, des cercles de qualité?
Catherine :
Oui
Consultant :
Avez vous déjà travaillé en famille ?
Catherine :
Non
Consultant : Aimeriez-vous travailler en famille ?
Catherine : pas avec ma famille, mais j'ai travaillé dans une entreprise familiale (mari & femme) et cette expérience reste positive
Consultant :
Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à 10 personnes), une PME (30 à 100 salariés) ou un Grand Groupe ?
Catherine :
Cela m'est indifferent
Consultant :
Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ?
Catherine :
50 %
Consultant : Les 50 % sont consacrés à quelles autres activités ?
Catherine : la partie commerciale
Consultant :
Dans quel secteur d'activité souhaitez vous ne plus travailler ?
Catherine : aucun
Consultant :
Travaillez vous avec un dictionnaire ?
Catherine :
Non
Consultant : Avez vous une bonne orthographe ?
Catherine : oui
Consultant :
Avez vous déjà travaillé avec une personnalité difficile ?
Catherine :
Oui
Consultant : Combien de temps avez vous travaillé avec une personnalité difficile ?
Catherine : 10 ans lors de mon 1er emploi
Consultant :
Préférez vous le secteur privé ou public ?
Catherine : privé
Consultant :
Quelles sont vos relations avec les nouvelles technologies ?
Catherine :
Bonnes
Consultant : Avez-vous un équipement informatique à votre domicile et lequel ?
Catherine : oui je possède un ordinateur + un PC portable, une imprimante ainsi qu'internet
Consultant :
Avez vous confiance en vous?
Catherine :
Oui
Consultant : Comment savez vous que vous avez confiance en vous ?
Catherine : je vais jusqu'au bout de mes envies, et je n'ai pas peur de me remettre en question lors d'un échec.
Consultant :
Avez vous une confiance naturelle envers les autres ?
Catherine :
Non
Consultant : Pourquoi n'avez vous pas confiance envers les autres ?
Catherine : j'ai confiance envers les autres lorsque je les connais un minimum, lorsque je sais ce qu'ils attendent de moi et selon les relations établies
Consultant :
Avez vous les sens des responsabilités ?
Catherine :
Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous fait preuve de responsabilité ?
Catherine : lors de mon précédent poste, j'étais responsable de la gestion des appels d'offres, activité naissante pour l'entreprise, et j'ai su mettre en place les procédures et les documents nécessaires pour la réalisation de cette tâche
Consultant :
Avez vous déjà passé un bilan de compétence ?
Catherine :
Oui
Consultant : Quelles ont été les conclusions de ce bilan de compétences ?
Catherine : ce bilan a confirmé que j'avais besoin de contacts et de challenges
Consultant :
Avez vous le sens de l'humour dans votre cadre professionnel?
Catherine :
Oui
Consultant : Acceptez vous facilement que l'on vous fasse des petites plaisanteries ?
Catherine : oui à partir du moment ou les plaisanteries se font avec respect
Consultant :
Quelle est la valeur la plus importante selon vous ?
Catherine :
L'Honneteté
Consultant : Avez vous déjà été obligé(e) d'être malhonnête ?
Catherine : non je ne pense pas, en général j'aime dire les choses comme elles sont
Consultant :
Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ?
Catherine :
Entre 30 000 et 35 000 euros
Consultant : Ce sont des salaires que vous avez déjà obtenus ?
Catherine : mon précédent salaire s'élevait à 33000 Euros annuels sans le niveau BTS de validé
Consultant :
Dans quelle displine vous sentez vous un(e) assistant(e) performant(e) et dans la pratique de quel logiciel ?
Catherine : je suis à l'aise dans la partie négociation et j'aime le contact Clients. Je maitrise WORD, EXCEL, INTERNET et j'ai travaillé en tant qu'expert métier sur le logiciel MOVEX
Consultant :
Lors de votre dernière expérience professionnelle, qu'avez-vous appris ?
Catherine : j'ai appris à travailler dans une PME, avec 14 commerciaux et un PDG.
J'ai appris à travailler dans l'urgence tout en restant efficace
Consultant :
Décrivez-moi les situations qui, au bureau, vous suscitent le plus de stress et comment les gérez-vous habituellement ?
Catherine : je vais choisir la préparation d'un dossier d'appels d'offres car c'est pour moi dans cette tâche que j'ai rencontré le plus de stress.
Lorsque la date de remise du dossier approche, et que l'équipe commerciale (moi y comprise) n'est pas prêtre à remettre le dossier à la direction pour accord et signature avant envoi, en sachant que le rdv avec la direction a été pris relativement tôt dans la préparation du dossier et que le dirigeant n'a pas le temps de nous recevoir plusieurs fois pour un même dossier à signer.
il faut aller à l'essentiel et lui récapituler le contenu du dossier et les enjeux économiques pour l'entreprise
Consultant :
Citez-moi un défi auquel vous avez été confronté(e) dans vos précédentes fonctions et comment l'avez-vous relevé ?
Catherine : lorsque la société pour laquelle je travaillais à décider de changer de logiciel et m'a nommé expert métier.
Cette fonction consiste à travailler sur le développement du logiciel, d'établir les supports de formation et de former le personnel sur site avant la date de démarrage du nouveau logiciel.
Plus le personnel est formé à ce changement et plus le basculement entre l'ancien logiciel et le nouveau se passe bien, puisque les personnes se sentent indispensables au bon fonctionnement de ce changement.
J'ai donc travaillé sur ce logiciel pendant 6 mois, j'ai préparé les supports de formation et j'ai formé les assistantes commerciales en leur expliquant le rôle qu'elles avaient et la répercussion que cela pouvait avoir lors du basculement entre les 2 logiciels.
Consultant :
Parlez-moi d'une situation d'urgence ou de crise à laquelle vous avez été confronté(e) dans vos emplois précédents et quelle a été votre attitude ?
Catherine : Toujours pour la remise d'un dossier d'appels d'offres, après avoir changé l'offre de prix plusieurs fois à la demande du dirigeant, l'heure limite de dépôt était trop juste, j'ai donc téléphoné à la personne responsable de la réception du dossier pour lui demander un délai supplémentaire, et le soir après mon travail j'ai déposé ce dossier en mains propres.
Consultant :
Racontez-moi la plus belle réussite de votre carrière et quel but cherchez-vous à atteindre maintenant ?
Catherine : Après avoir travaillé plusieurs années en milieu exclusivement commercial, je suis contente d'avoir réuni l'assistanat du PDG et des commerciaux car mon poste s'en trouve d'autant plus enrichi.
Aujourd'hui je souhaite continuer l'assistanat de direction tout en gardant une partie commerciale toujours pour une question de contacts, mais j'aimerais également connaà®tre la partie ressources humaines
Consultant :
Citez-moi l'exemple d'une situation que vous avez prise en main sans que cela ne vous soit formellement demandé ?
Catherine : lors du départ de la standardiste et lorsque j'ai proposé à la direction de répartir son temps de travail entre les assistantes
Consultant :
Décrivez-nous une occasion où vous vous êtes vous-même fixé(e) des objectifs et quels en ont été les résultats ?
Catherine : lorsque j'ai travaillé sur le développement et le démarrage du logiciel MOVEX, lors de mon entretien annuel d'évaluation de carrière je pensais naturellement que ma forte implication dans ce projet, me permettrait d'être orienté vers un poste d'assistante de direction.
Quand j'ai vu que tel n'était pas le cas, j'ai répondu à une offre d'emploi en tant qu'assistante commerciale et à l'issue de mon entretien d'embauche, le dirigeant m'a embauché en tant qu'assistante de direction.
Consultant :
Quelles expériences de travail avez-vous avec des personnes d'âges différents, de cultures différentes ou des personnes handicapées ?
Catherine : j'ai travaillé essentiellement avec des personnes d'âges différents sans aucun soucis, je n'ai jamais eu l'occasion de travailler avec des personnes de culture différente, et j'ai travaillé quelque fois lors de préparation de mailing avec une personne du CAT
Consultant :
Dans vos expériences passées, avec quels types de clients ou de collègues aviez-vous le plus de mal à travailler et quel comportement adoptiez-vous ?
Catherine : Mon expérience professionnelle me laisse penser que je préfère travailler dans un environnemen masculin.
Je trouve les relations plus sincères et je ne ressens pas de concurrence comme cela peut être le cas avec une autre femme dans une fonction identique.
Lors de mon précédent poste, il y avait déjà une assistante de direction en place lors de mon arrivée, cette dernière à longtemps immaginé qu'à terme je serais un danger pour elle.
Je me suis mise à sa place et je lui ai proposé d'être alliées plutôt qu'ennemi puisque l'on travaillait dans la même entreprise et pour le même patron.
Je lui ai proposé de lui montrer la partie commerciale qu'elle ne maitrisait pas trop et en échange elle me formait sur le logiciel informatique interne qui m'était inconnu.
Notre binome fonctionnait bien et nous sommes très amies aujourd'hui.
Consultant :
Souvenez-vous d'un moment où vous avez pris la mauvaise décision ou commis une erreur et comment avez-vous géré cette situation ?
Catherine : Lorsque j'étais assistante commerciale, il m'est arrivé de commettre une erreur dans le prix remis au Client.
J'ai donc prévenu immédiatement le commercial responsable et je rappelais le client pour modifier mon prix tout en m'excusant
Consultant :
Décrivez-moi une situation où vous êtes allé(e) au delà de votre fonction pour aider un client, ou un fournisseur ?
Catherine : Je n'ai pas le sentiement d'avoir dépassé ma fonction en aidant un Client ou un Fournisseur.
Lorsqu'un Client n'est pas satisfait d'un prix ou du service attendu, je trouve normal de l'écouter de le renseigner et de l'aider à trouver une solution plus appropriée
Consultant :
Racontez-moi comment, dans vos expériences passées, vous avez agi en faveur du travail d'équipe ?
Catherine : toujours lors du départ de l'hôtesse d'accueil/standardiste, le fait de diviser son travail sur toutes les assistantes 'moi y comprise' je pense avoir agi en équipe plutôt que de désigner une assistante qui devra prendre en + ce travail en charge de façon intégrale
Consultant :
Pouvez-vous me décrire ce que vous avez le plus aimé et moins aimé dans la façon dont vous étiez dirigé(e) dans vos précédents postes ?
Catherine : J'ai aimé la relation de confiance et d'honnêteté qui existait entre moi et le dirigeant de l'entreprise.
Ce sentiment de transparence est assez plaisant en tant qu'assistante car on se sent impliquée réellement dans la vie de l'entreprise.
De ce fait, je n'ai pas aimé ne pas être au courant de la fermeture de l'entreprise et l'apprendre par hasard au détour d'une conversation téléphonique avec l'avocat de l'entreprise qui pensait que j'étais au courant
Consultant :
Que vous soyez débutant(e) ou confirmé(e), autodidacte ou diplomé(e), qu'est-ce qui vous donne le sentiment d'être un(e) assistant(e) expert(e) ?
Catherine : Mon expérience professionnelle me donne le sentiment d'être une assistante experte.
La diversité des postes que j'ai occupé, l'augmentation des responsabilités que l'on m'a confiée au fil des années me laisse penser que mes compétences dans l'assistant sont bonnes.
J'ai travaillé plusieurs années avec un commercial avec qui les relations de travail étaient difficiles, on a mis beaucoup de temps à se comprendre, à avoir confiance l'un envers l'autre et lorsque notre binome fonctionnait ce commercial a été mutait dans un autre service de l'entreprise.
Il a accepté sa mutation tout en demandant à ce que je reste son assistante.
Consultant :
Que ce soit en stage, en job d'été, en CDD ou en CDI dans combien d'entreprises avez vous travaillé ?
Catherine :
3
Consultant : Avez vous eu une lettre de recommandation ?
Catherine : non car ma dernière entreprise a cessé son activité à la suite de liquidation judiciaire
Consultant :
Comment est votre Anglais ?
Catherine :
Je parle un peu Anglais
Consultant : Pourriez vous me dire quelques mots en anglais ?
Catherine : My name's Catherine.
I hope to find a good job really
Thanks for your test
Best regards
Consultant :
L'entretien se termine, comment avez vous vécu cette expérience virtuelle ?
Catherine :
assez bien
Consultant : Pourriez vous dire pourquoi vous estimez avoir bien vécu cette expérience ?
Catherine : Je trouve ce test complet et très réel.
C'est une bonne préparation de réflexion pour un entretien visuel.
Je trouve les questions pertinantes et intéressantes.
Consultant :
Y a-t-il une question que vous auriez aimé que je vous pose, si oui quelle est-elle ?
Catherine : au délà du résultat du bilan de compétences, me demander pourquoi avoir fait un bilan de compétences, dans quel but et dans quelles conditions