Assitante
Sabine T.
84210 Althen Des Paluds
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Auto-entretien de Sabine T.
Cet entretien a eu lieu le 14/03/07 à 18h25
Consultant : Bonjour, pourriez vous vous présenter brievement s'il vous plait ?
Sabine : J'exerce le métier d'assistante auprès d'ingénieurs depuis 17 ans et j'éprouve le besoin de renouveler mon environnement professionnel.
Consultant : Etes vous heureus(e) d'exercer votre métier d'assistant(e) ?
Sabine :
Oui
Consultant : qu'est ce que votre métier d'assistant(e) vous apporte ?
Sabine : L'autonomie dont ma personnalité à besoin.
Consultant :
Dans quelle situation préférez vous travailler ?
Sabine :
dans l'anticipation
Consultant : Pourquoi préférez vous travailler dans l'anticipation ?
Sabine : J'aime travailler dans la prévision et l'organisation.
Consultant :
Tolérez vous les dépassements d'horaires ?
Sabine :
Oui
Consultant : Votre environnement tolère-t-il les dépassements d'horaires ?
Sabine : Etant assistante depuis 17 ans, mon environnement est habitué au dépassement d'horaires que mon poste nécessite souvent.
Consultant :
Préférez vous ?
Sabine :
Débuter tard - Finir tard
Consultant :
Avez vous déjà donné votre démission ?
Sabine :
Non
Consultant : Mais avez vous eu parfois envie de donner votre démission ?
Sabine : Les 17 années passées dans la société où j'exerce ont parfois été houleuses : changement de directeur, renouvellement de collaborateurs, et quelquefois j'ai éprouvé le sentiment de devoir partir.
Consultant :
Qu'est ce que la ponctualité pour vous ?
Sabine :
une culture
Consultant : Pouvez-vous expliquez la dimension culturelle de la ponctualité ?
Sabine : On m'a appris à n'être jamais en retard à un rendez-vous, par simple politesse et respect de la personne qui vous attend.
Consultant :
En dehors de vos loisirs, avez vous des activités extra professionnelles, du type association ?
Sabine :
Non
Consultant : Manquez vous de temps ou d'interêt pour ces activités extra professionnelles ?
Sabine : Un manque de temps certain.
Consultant :
Que lisez vous régulierement ?
Sabine :
Des livres
Consultant : Quel type de littérature vous attire ?
Sabine : Un simple roman, en passant par des romans policiers, fantastiques, jusqu'aux récits historiques, entre autres.
Consultant :
Pouvez vous classer ces divertissements par ordre d'interet :
le cinéma,
la télé,
le théâtre,
la lecture,
le sport,
le shopping,
les sorties entre amis ?
Sabine : - Sorties entre amis
- Lecture
- Cinéma
- Sport
- Télé
- Théatre
- Shopping
Consultant :
Aimez vous dessiner ?
Sabine :
Non
Consultant : Etes vous créatif(ve) et comment le savez vous ?
Sabine : Dans le cadre de mon travail, je fais partie du Comité d'Entreprise et tous les 2 - 3 ans nous organisons un voyage pour lequel je suis "déléguée" à la préparation de la plaquette de présentation du voyage.
Consultant :
Pouvez vous classer ces vertus par ordre d'importance pour vous,
la politesse,
l'honnêteté,
la modestie,
le courage,
la franchise,
la ponctualité,
la rigueur ?
Sabine : - la politesse
- l'honnêteté
- la franchise
- la rigueur
- la ponctualité
- le courage
- la modestie
Consultant :
Laissez vous votre numéro de portable à la disposition de votre entreprise ?
Sabine :
Oui
Consultant : Vos collègues sont ils nécessairement vos amis ?
Sabine : Non pas nécessairement.
Consultant :
Aimez vous participer à des salons professionnels ?
Sabine :
Oui
Consultant : A quel salon avez vous déjà participé ?
Sabine : Assist'expo, le salon national des secrétaires et assistantes
Consultant :
Aimez vous les relations avec la clientèle ?
Sabine :
Oui
Consultant : Avez vous une dimension commerciale ?
Sabine : En relation avec les Mairies, Syndicats des eaux, Communautés de Communes,... qui sont les clients d'un bureau d'études, j'ai developpé un sens commercial grâce à ces contacts.
Consultant :
Avez vous déjà organisé des voyages à étapes pour des dirigeants ?
Sabine :
Non
Consultant : Vous sentez vous capable d'organiser des voyages pour des dirigeants ?
Sabine : Tout à fait, de part mon expérience via le Comité d'Entreprise, j'ai déjà emmené un centaine de personnes à Disneyland Paris (3j/2n)en organisant la réservation des trajets (au départ de toute la France) et hôtels, une cinquantaine de personnes à Londres et à Venise, avec le même type d'organisation à préparer. J'ajouterais également que j'ai organisé des voyages à Disneyland Paris et au Futuroscope dans un cadre familial mais avec un minimum de vingt personnes à chaque fois.
Consultant :
Avez vous déjà été à l'initiative d'un changement d'organisation procédural ou managérial dans une entreprise ?
Sabine :
Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous pris cette initiative d'un changement d'organisation ?
Sabine : Lorsque jai été nommé à l'organisation d'un pôle secrétariat composé de trois personnes.
Consultant :
Vous êtes trés fatigué(e), mais avec 20 minutes d'efforts supplémentaires vous pouvez terminer tous les dossiers en cours, que faites vous ?
Sabine :
Je poursuis en prévoyant de relire le lendemain
Consultant :
Avez vous déjà participé à des séminaires, des conférences, des cercles de qualité?
Sabine :
Non
Consultant :
Avez vous déjà travaillé en famille ?
Sabine :
Non
Consultant : Aimeriez-vous travailler en famille ?
Sabine : Pourquoi pas ? Si l'occasion se présentait j'en évaluerais les avantages et inconvénients avant de donner ma réponse.
Consultant :
Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à 10 personnes), une PME (30 à 100 salariés) ou un Grand Groupe ?
Sabine :
Cela m'est indifferent
Consultant :
Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ?
Sabine :
60 %
Consultant : Les 40 % sont consacrés à quelles autres activités ?
Sabine : Dispatching des tâches du pôle secrétariat, gestion administrative de l'agence (préparation de contrats, facturation...), contrôle des documents élaborés par les techniciens et ingénieurs...
Consultant :
Dans quel secteur d'activité souhaitez vous ne plus travailler ?
Sabine : Aucun à priori.
Consultant :
Travaillez vous avec un dictionnaire ?
Sabine :
Oui
Consultant : Avez vous une bonne orthographe ?
Sabine : Oui, j'ai une bonne orthographe.
Consultant :
Avez vous déjà travaillé avec une personnalité difficile ?
Sabine :
Oui
Consultant : Combien de temps avez vous travaillé avec une personnalité difficile ?
Sabine : Je travaille encore avec cette personne présente dans la société depuis 6 mois et faisant partie du pôle secrétariat.
Consultant :
Préférez vous le secteur privé ou public ?
Sabine : N'ayant jamais travaillé dans le secteur public, il m'est difficile de répondre.
Consultant :
Quelles sont vos relations avec les nouvelles technologies ?
Sabine :
Bonnes
Consultant : Avez-vous un équipement informatique à votre domicile et lequel ?
Sabine : Nous disposons de 2 ordinateurs portables, d'un scanner et d'une imprimante à jet d'encre.
Consultant :
Avez vous confiance en vous?
Sabine :
Oui
Consultant : Comment savez vous que vous avez confiance en vous ?
Sabine : Mes années d'expérience m'ont permis de prendre de l'assurance et l'autonomie que me laisse mon supérieur me donne confiance en moi.
Consultant :
Avez vous une confiance naturelle envers les autres ?
Sabine :
Non
Consultant : Pourquoi n'avez vous pas confiance envers les autres ?
Sabine : La confiance doit être gagnée et partagée.
Consultant :
Avez vous les sens des responsabilités ?
Sabine :
Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous fait preuve de responsabilité ?
Sabine : Chaque jour, lorsque mon supérieur me confie des tâches qu'il ne contrôle pas forcément, et lorsque je supervise le pôle secrétariat.
Consultant :
Avez vous déjà passé un bilan de compétence ?
Sabine :
Oui
Consultant : Quelles ont été les conclusions de ce bilan de compétences ?
Sabine : Les conclusions ont été textuellement les suivantes : "Mme TIRAND a réalisé une valuation satisfaisante qui a permis de déterminer de bons acquis professionnels pouvant s'étendre à d'autres secteurs professionnels que celui qu'elle occupe actuellement. Savoirs, savoir-faire et savoir être forts, d'un excellent niveau IV d'intervention. Sa rapidité d'analyse et de synthèse, l'adaptabilité dont elle a fait preuve, son esprit logique et sa rigueur lui permettraient de prétendre à réaliser une formation de niveau III sans problème. Elle possède une forte capacité d'apprentissage"
Consultant :
Avez vous le sens de l'humour dans votre cadre professionnel?
Sabine :
Oui
Consultant : Acceptez vous facilement que l'on vous fasse des petites plaisanteries ?
Sabine : Les petites plaisanteries ne me dérangent pas tant qu'elles ne sont pa déplacées.
Consultant :
Quelle est la valeur la plus importante selon vous ?
Sabine :
L'Honneteté
Consultant : Avez vous déjà été obligé(e) d'être malhonnête ?
Sabine : Absolument pas !
Consultant :
Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ?
Sabine :
Entre 25 000 et 30 000 euros
Consultant : Ce sont des salaires que vous avez déjà obtenus ?
Sabine : Je suis actuellement à 25 OOO €uros brut par an (sur 13 mois)
Consultant :
Dans quelle displine vous sentez vous un(e) assistant(e) performant(e) et dans la pratique de quel logiciel ?
Sabine : Dès lors qu'une tâche m'est confiée je m'applique à la réalisation à la perfection dans le meilleur temps possible. J'utilise des logiciels spécifiques à ma société et je suis une utilisatrice avertie de Word et Excel.
Consultant :
Lors de votre dernière expérience professionnelle, qu'avez-vous appris ?
Sabine : Tout, puisque lorsque je suis entrée dans la société où j'exerce depuis 17 ans, j'exerçais la fonction de secrétaire : frappe de documents et courriers sur machine à écrire. J'ai évolué au poste que j'exerce actuellement par application à réaliser correctement les tâches qui m'ont été confiées et par développement de l'agence qui est passé de 5 à 23 personnes durant cette période et au développpement technologique en passant d'une machine à écrire à un ordinateur pour chacun !
Consultant :
Décrivez-moi les situations qui, au bureau, vous suscitent le plus de stress et comment les gérez-vous habituellement ?
Sabine : Un programme établi la veille et bouleversé par une demande urgente de la part d'un client peut susciter du stress, mais je le gère en regroupant le pôle secrétariat et en faisant équipe avec elles pour réaliser la mission le mieux et le plus rapidement possible.
Consultant :
Citez-moi un défi auquel vous avez été confronté(e) dans vos précédentes fonctions et comment l'avez-vous relevé ?
Sabine : Le dernier en date est certainement la création du pôle secrétariat de 3 personnes puisque pendant des années j'ai été seule, et il m'a fallu apprendre à gérer directement du personnel, à gagner leur confiance et leur respect, et leur faire confiance. Défi accepté et réussi.
Consultant :
Parlez-moi d'une situation d'urgence ou de crise à laquelle vous avez été confronté(e) dans vos emplois précédents et quelle a été votre attitude ?
Sabine : Chaque jour est fait d'urgences de part le fait des délais de plus en plus courts laissés par les clients. Une bonne organisation dans les urgences urgentes et les urgences moins urgentes s'imposent à moi chaque jour.
Consultant :
Racontez-moi la plus belle réussite de votre carrière et quel but cherchez-vous à atteindre maintenant ?
Sabine : Ma carrière est en soi ma plus belle réussite : 17 ans dans la même société ! mes seuls bagages 1 bacalauréat et une envie de travailler m'ont permis de m'adapter à tous les changements intervenus.
Maintenant j'aspire à un renouvellement de mon environnement de travail, en effet c'est ma seule expérience et j'aimerais travailler dans un autre domaine que celui du Code des Marchés Publics !
Consultant :
Citez-moi l'exemple d'une situation que vous avez prise en main sans que cela ne vous soit formellement demandé ?
Sabine : J'ai informé une des personnes du pôle secrétariat que ces négligences n'étaient plus tolérables et que si elle ne rémédiait pas à cette attitude, son contrat serait interrompu plus tôt que prévu. J'ai informé mon supérieur de cette démarche après coup et il l'a entièrement approuvée.
Consultant :
Décrivez-nous une occasion où vous vous êtes vous-même fixé(e) des objectifs et quels en ont été les résultats ?
Sabine : Après des années passées seule secrétaire au sein du bureau, une secrétaire a été embauchée pour m'assister. Dès son arrivée nous nous sommes attachés à nous occuper des archives sur lesquelles j'avais pris énormément de retard (environ 1 an) et je nous avais donné un mois pour récupérer tout l'arriéré ; nous y sommes parvenus en 1,5 mois !
Consultant :
Quelles expériences de travail avez-vous avec des personnes d'âges différents, de cultures différentes ou des personnes handicapées ?
Sabine : Lorsque je suis entrée dans la Société, j'avais 25 ans et je me suis trouvée en face de personnes d'une 50aines d'années (ils auraient pu être mon père), une fois nous avons accueilli un jeune stagiaire souffrant d'un handicap moteur, se déplaçant dans un fauteuil roulant, et souffrant d'un gros retard intellectuel, avec toute sa volonté et la nôtre le stage s'est très bien déroulé. Actuellement, la courbe des âges s'est inversée, avec mes 43 ans je suis l'une des plus vieilles et la plus ancienne dans la société, mon supérieur à 30 ans qui est la moyenne d'âge des ingénieurs, les techniciens eux n'atteignent pas les 25 ans.
Consultant :
Dans vos expériences passées, avec quels types de clients ou de collègues aviez-vous le plus de mal à travailler et quel comportement adoptiez-vous ?
Sabine : Les clients ont tous des exigences, parfois certains exagèrent dans leurs demandes, mais ce sont les clients, je m'exécute. Pour ce qui est de mes collègues, j'ai plus de mal avec les jeunes gens un peu impétueux et volage dans le sens d'inattentionné dans leur travail, je leur fait moins confiance et beaucoup plus vigilante quant au travail fourni.
Consultant :
Souvenez-vous d'un moment où vous avez pris la mauvaise décision ou commis une erreur et comment avez-vous géré cette situation ?
Sabine : Pour moi, il n'y a que ceux qui ne font rien qui ne font pas d'erreur ; le risque zéro n'existe pas. Il faut savoir s'excuser et proposer une solution pour réparer l'erreur commise. A ce jour, je n'en ai commis aucune qui n'ait été irréparable.
Consultant :
Décrivez-moi une situation où vous êtes allé(e) au delà de votre fonction pour aider un client, ou un fournisseur ?
Sabine : Dans le cadre de notre métier, nous sommes attachés au Code des Marchés Publics. Certains clients m'appellent pour avoir des conseils quant aux procédures à suivre pour tel ou tel marché. Je leur rédige parfois des textes afin de les aider dans leurs démarches même si c'est en dehors de notre contrat.
Consultant :
Racontez-moi comment, dans vos expériences passées, vous avez agi en faveur du travail d'équipe ?
Sabine : Le travail en équipe est nécessaire pour faire avancer les dossiers, il faut savoir cerner les talents et compétences de ses collègues pour pouvoir jouer au "chef d'orchestre" et faire que chacun se retrouver dans la démarche.
Consultant :
Pouvez-vous me décrire ce que vous avez le plus aimé et moins aimé dans la façon dont vous étiez dirigé(e) dans vos précédents postes ?
Sabine : Etre trop dirigée est une situation que je n'apprécie que modérément : je n'aime pas me sentir maternée à outrance.
Consultant :
Que vous soyez débutant(e) ou confirmé(e), autodidacte ou diplomé(e), qu'est-ce qui vous donne le sentiment d'être un(e) assistant(e) expert(e) ?
Sabine : Mes 17 années d'expérience sous 4 directeurs différents qui ont su montrer qu'ils appréciaient mon travail et qui ont su me faire confiance ; le respect et la confiance des collaborateurs de la société ; le respect et la confiance des fournisseurs et des clients ; tout cela me donne le sentiment que je suis une assistante experte.
Consultant :
Que ce soit en stage, en job d'été, en CDD ou en CDI dans combien d'entreprises avez vous travaillé ?
Sabine :
6
Consultant : Combien de lettres de recommandation pouvez vous produire pour justifier la qualité de votre apport professionnel dans ces differentes entreprises ?
Sabine : 1
Consultant :
Comment est votre Anglais ?
Sabine :
Je parle un peu Anglais
Consultant : Pourriez vous me dire quelques mots en anglais ?
Sabine : I'm an executive secretary and I'm in search of a new job. I assure my futur employer that he'll never regret having employed me.
Consultant :
L'entretien se termine, comment avez vous vécu cette expérience virtuelle ?
Sabine :
assez bien
Consultant : Pourriez vous dire pourquoi vous estimez avoir bien vécu cette expérience ?
Sabine : Je ne pensais pas pouvoir répondre à l'ensemble des questions. Parler de moi et des situations rencontrées me paraissaient un exercice difficile.
Consultant :
Y a-t-il une question que vous auriez aimé que je vous pose, si oui quelle est-elle ?
Sabine : Aucune question non posée ne me vient à l'esprit.