Assistante polyvalene
Héloà¯se G.
78170 La Celle Saint Cloud
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Auto-entretien de Héloà¯se G.
Cet entretien a eu lieu le 15/12/06 à 13h08
Consultant : Bonjour, pourriez vous vous présenter brievement s'il vous plait ?
Héloà¯se : Bonjour, je m'appelle Héloà¯se, j'ai 33 ans, je vis à La Celle Saint Cloud dans les Yvelines, et je suis à la recherche d'un poste d'assistante.
Consultant : Etes vous heureus(e) d'exercer votre métier d'assistant(e) ?
Héloà¯se :
Oui
Consultant : qu'est ce que votre métier d'assistant(e) vous apporte ?
Héloà¯se : C'est un métier très diversifié, et très enrichissant tant sur le plan personnel que professionnel puisqu'il permet de découvrir de nombreux domaines d'activités et d'être l'interface privilégié de nombreux interlocuteurs.
Consultant :
Dans quelle situation préférez vous travailler ?
Héloà¯se :
dans l'urgence
Consultant : Pourquoi aimez vous travailler dans l'ugence ?
Héloà¯se : Le fait d'être pris par le temps, d'avoir des échéances à très court terme permet de se dépasser et d'évaluer ses capacités afin de les améliorer.
Consultant :
Tolérez vous les dépassements d'horaires ?
Héloà¯se :
Oui
Consultant : Votre environnement tolère-t-il les dépassements d'horaires ?
Héloà¯se : Dans une certaine mesure oui.
Consultant :
Préférez vous ?
Héloà¯se :
Débuter tôt - Finir tard
Consultant :
Avez vous déjà donné votre démission ?
Héloà¯se :
Oui
Consultant : Combien de fois avez vous donné votre démission et pourquoi ?
Héloà¯se : Une seule fois parce que le poste ne me convenait pas et ne répondait pas à mes attentes.
Consultant :
Qu'est ce que la ponctualité pour vous ?
Héloà¯se :
une vertu
Consultant : Pourquoi considérez vous la ponctualité comme une vertu ?
Héloà¯se : C'est une marque de respect envers la personne avec qui l'on a fixé un rendez-vous et cela est un gage de sérieux et de rigueur.
Consultant :
En dehors de vos loisirs, avez vous des activités extra professionnelles, du type association ?
Héloà¯se :
Non
Consultant : Manquez vous de temps ou d'interêt pour ces activités extra professionnelles ?
Héloà¯se : Je manque de temps, mais s'investir dans une association apporte toujours un plus sur le plan humain.
Consultant :
Que lisez vous régulierement ?
Héloà¯se :
Des livres
Consultant : Quel type de littérature vous attire ?
Héloà¯se : Essentiellement des romans puisque la lecture est pour moi une source de détente.
Consultant :
Pouvez vous classer ces divertissements par ordre d'interet :
le cinéma,
la télé,
le théâtre,
la lecture,
le sport,
le shopping,
les sorties entre amis ?
Héloà¯se : Les sorties entre amis, le cinéma, le théâtre, la lecture, la télé, le sport et le shopping.
Consultant :
Aimez vous dessiner ?
Héloà¯se :
Non
Consultant : Etes vous créatif(ve) et comment le savez vous ?
Héloà¯se : Je pense être créative puisque je fais des activités manuelles avec mes enfants qui requièrent une bonne dose d'imagination.
Consultant :
Pouvez vous classer ces vertus par ordre d'importance pour vous,
la politesse,
l'honnêteté,
la modestie,
le courage,
la franchise,
la ponctualité,
la rigueur ?
Héloà¯se : La politesse, la rigueur, la ponctualité, l'honnêteté, la franchise, le courage, la modestie.
Consultant :
Laissez vous votre numéro de portable à la disposition de votre entreprise ?
Héloà¯se :
Oui
Consultant : Vos collègues sont ils nécessairement vos amis ?
Héloà¯se : En règle générale non, même si certaines affinités peuvent parfois se créer au sein d'une entreprise.
Consultant :
Aimez vous participer à des salons professionnels ?
Héloà¯se :
Oui
Consultant : A quel salon avez vous déjà participé ?
Héloà¯se : Je n'ai malheureusement pas eu l'occasion d'y participer.
Consultant :
Aimez vous les relations avec la clientèle ?
Héloà¯se :
Oui
Consultant : Avez vous une dimension commerciale ?
Héloà¯se : Je ne pense pas avoir un excellent talent de négociatrice mais tout dépend de ce que l'on entend par "dimension commerciale".
Consultant :
Avez vous déjà organisé des voyages à étapes pour des dirigeants ?
Héloà¯se :
Oui
Consultant : En quelle occasion avez organisé des voyages ?
Héloà¯se : Un de mes supérieurs hiérarchiques était amené régulièrement à se déplacer en Ukraine, ainsi que partout en France pour des réunions, conférences ou séminaires.
Consultant :
Avez vous déjà été à l'initiative d'un changement d'organisation procédural ou managérial dans une entreprise ?
Héloà¯se :
Non
Consultant : Avez vous l'esprit d'initiative ?
Héloà¯se : Oui je pense qu'il est important d'être une force de proposition si l'on estime qu'une amélioration peut être apportée dans le fonctionnement d'un service.
Consultant :
Vous êtes trés fatigué(e), mais avec 20 minutes d'efforts supplémentaires vous pouvez terminer tous les dossiers en cours, que faites vous ?
Héloà¯se :
Je poursuis en prévoyant de relire le lendemain
Consultant :
Avez vous déjà participé à des séminaires, des conférences, des cercles de qualité?
Héloà¯se :
Non
Consultant :
Avez vous déjà travaillé en famille ?
Héloà¯se :
Non
Consultant : Aimeriez-vous travailler en famille ?
Héloà¯se : Je suis assez partagée sur cette question parce que je pense que cela peut être source de conflit et qu'il serait dommageable de ternir des relations familiales pour des questions professionnelles.
Consultant :
Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à 10 personnes), une PME (30 à 100 salariés) ou un Grand Groupe ?
Héloà¯se :
Cela m'est indifferent
Consultant :
Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ?
Héloà¯se :
60 %
Consultant : Les 40 % sont consacrés à quelles autres activités ?
Héloà¯se : En général, sur les postes que j'ai pu occuper, cela concernait une activité plus "technique" ou plus "ciblée".
Consultant :
Dans quel secteur d'activité souhaitez vous ne plus travailler ?
Héloà¯se : Je n'ai pour l'instant pas de réponse à cette question.
Consultant :
Travaillez vous avec un dictionnaire ?
Héloà¯se :
Non
Consultant : Avez vous une bonne orthographe ?
Héloà¯se : Oui puisque depuis mon plus jeune âge je lis beaucoup et cela permet d'acquérir une bonne orthographe de manière naturelle.
Consultant :
Avez vous déjà travaillé avec une personnalité difficile ?
Héloà¯se :
Oui
Consultant : Combien de temps avez vous travaillé avec une personnalité difficile ?
Héloà¯se : Deux ans
Consultant :
Préférez vous le secteur privé ou public ?
Héloà¯se : Cela m'est indifférent.
Consultant :
Quelles sont vos relations avec les nouvelles technologies ?
Héloà¯se :
Bonnes
Consultant : Avez-vous un équipement informatique à votre domicile et lequel ?
Héloà¯se : J'ai un ordinateur personnel à mon domicile avec une connexion ADSL.
Consultant :
Avez vous confiance en vous?
Héloà¯se :
Oui
Consultant : Comment savez vous que vous avez confiance en vous ?
Héloà¯se : Je nuancerais la réponse en disant que j'ai globalement confiance en moi pour certaines choses pour lesquelles j'ai obtenu une issue positive.
Consultant :
Avez vous une confiance naturelle envers les autres ?
Héloà¯se :
Oui
Consultant : Avez vous déja été déçu(e) de cette confiance et dans quelle occasion ?
Héloà¯se : Dans le cadres professionnel, par un collègue sur qui je pensais pouvoir compter sur un dossier et il s'est avéré que ça n'était pas le cas.
Dans le domaine privé, il me semble que tout le monde fait face à des déceptions, et cela permet de se remettre en question.
Consultant :
Avez vous les sens des responsabilités ?
Héloà¯se :
Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous fait preuve de responsabilité ?
Héloà¯se : A plusieurs reprises, mon responsable m'a confié des dossiers importants que j'ai dà» gérer même si mes connaissances en la matière n'étaient pas très vastes, et lorsqu'un problème se présente et que je suis seule à pouvoir le gérer sur le moment.
Consultant :
Avez vous déjà passé un bilan de compétence ?
Héloà¯se :
Non
Consultant : Envisagez vous de faire un bilan de compétences ?
Héloà¯se : Eventuellement
Consultant :
Avez vous le sens de l'humour dans votre cadre professionnel?
Héloà¯se :
Oui
Consultant : Acceptez vous facilement que l'on vous fasse des petites plaisanteries ?
Héloà¯se : Tout à fait tant que cela reste mesuré et si les plaisanteries n'ont pas un caractère insultant, que ce soit pour moi ou toute autre personne.
Consultant :
Quelle est la valeur la plus importante selon vous ?
Héloà¯se :
La Justice
Consultant : Vous êtes vous déjà senti(e) injuste ?
Héloà¯se : La situation s'est très certainement présentée mais je n'en ai pas souvenir.
Consultant :
Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ?
Héloà¯se :
Entre 22 000 et 25 000 euros
Consultant : Ce sont des salaires que vous avez déjà obtenus ?
Héloà¯se : Non mais je pense qu'il s'agit d'une fourchette raisonnable si je me réfère aux offres d'emploi que j'ai pu consulter.
Consultant :
Dans quelle displine vous sentez vous un(e) assistant(e) performant(e) et dans la pratique de quel logiciel ?
Héloà¯se : Pour la frappe et la mise en forme de documents sur Word et Power Point dans une moindre mesure.
Consultant :
Lors de votre dernière expérience professionnelle, qu'avez-vous appris ?
Héloà¯se : J'ai dà» m'intégrer dans une domaine totalement inconnu pour moi, à savoir la gestion technique d'immeubles. J'ai donc appris à être l'interface efficace et diplomate entre les propriétaires et les différents fournisseurs, à traiter de nombreux problèmes techniques (voire catastrophes) en urgence et à répondre de la manière la plus adaptée possible aux différentes demandes.
Consultant :
Décrivez-moi les situations qui, au bureau, vous suscitent le plus de stress et comment les gérez-vous habituellement ?
Héloà¯se : Des cas d'urgence extrême auxquels on n'arrive pas à trouver de solution malgré la mise en place de toutes les procédures à disposition.
Dans une telle situation, je recherche toutes les possibilités jusqu'à ce que le problème soit résolu en essayant de ne pas montrer mon stress même s'il est présent.
Consultant :
Citez-moi un défi auquel vous avez été confronté(e) dans vos précédentes fonctions et comment l'avez-vous relevé ?
Héloà¯se : En l'absence de ma responsable, j'ai dà» prendre en charge la gestion technique de ses immeubles et faire face à différents problèmes survenus sur un des immeubles (demandes d'interventions en urgence et information aux différents locataires et propriétaires pour répondre à leurs exigences).
Consultant :
Parlez-moi d'une situation d'urgence ou de crise à laquelle vous avez été confronté(e) dans vos emplois précédents et quelle a été votre attitude ?
Héloà¯se : Lors de la grande grève de 1995, de nombreux collaborateurs ne pouvaient pas rejoindre leur lieu de travail, j'ai donc, avec l'aide d'une collègue, mis en place une "bourse des transports" favorisant le covoiturage et la mise en place de navettes avec l'accord de la direction pour faciliter les déplacements des salariés.
Consultant :
Racontez-moi la plus belle réussite de votre carrière et quel but cherchez-vous à atteindre maintenant ?
Héloà¯se : Il s'agit en fait d'une mission d'intérim que j'ai effectuée pour le Directeur d'une agence de 150 employés.
Deux assistantes étaient en arrêt de travail et j'ai dà», en l'espace de 15 jours, prendre en charge l'assistanat du Directeur d'agence, du Directeur Commercial, la gestion des 150 collaborateurs répartis sur plusieurs sites (ressources humaines, notes de frais, organisation des déplacements), m'adapter au logiciel interne, assurer la préparation au recrutement de nouveaux ingénieurs et former deux autres intérimaires dans un temps très court.
Cela a été une expérience très intense et enrichissante que j'aimerais renouveler.
Consultant :
Décrivez-nous une occasion où vous vous êtes vous-même fixé(e) des objectifs et quels en ont été les résultats ?
Héloà¯se : En l'absence de l'assistante d'un de mes responsables et étant moi-même en contrat de qualification, il m'a été demandé de préparer une trentaine de transparents sur Power Point pour une conférence qui avait lieu dix jours après, et je ne connaissais pas du tout ce logiciel.
Je me suis fixée un délai de deux jours pour découvrir le fonctionnement de ce logiciel par moi-même et répondre à la demande.
Par la suite, ce responsable m'a systématiquement confié la préparation de ces documents.
Consultant :
Quelles expériences de travail avez-vous avec des personnes d'âges différents, de cultures différentes ou des personnes handicapées ?
Héloà¯se : J'ai travaillé à plusieurs reprises avec des gens plus âgés que moi, et cela ne pose pas de problème tant que la hiérarchie est respectée, ainsi que la personne en elle-même.
Il en est de même avec des personnes handicapées pour lesquelles il faut souvent faire preuve de patience et de compréhension.
Quant aux personnes de cultures différentes, c'est une situation à laquelle je n'ai jamais été confrontée.
Je pense que le respect de chacun est le maà®tre mot pour une bonne entente et un bon fonctionnement, même si parfois il est nécessaire de savoir s'imposer et faire preuve de dipomatie pour éviter certains malentendus ou ne pas risquer de blesser qui que ce soit.
Consultant :
Dans vos expériences passées, avec quels types de clients ou de collègues aviez-vous le plus de mal à travailler et quel comportement adoptiez-vous ?
Héloà¯se : Il est très difficile de travailler avec des clients "tyranniques" et caractériels qui ont des exigences démesurées et des des objectifs impossibles à atteindre. Il faut donc faire preuve de diplomatie et exposer le problème et ses solutions de manière claire, posée et rationnelle afin de leur faire prendre conscience que certaines choses ne peuvent pas se faire exactement comme ils le souhaitent.
Il en est de même dans les relations directes avec des collègues.
Consultant :
Souvenez-vous d'un moment où vous avez pris la mauvaise décision ou commis une erreur et comment avez-vous géré cette situation ?
Héloà¯se : Il m'est arrivé de commettre des erreurs concernant un fournisseur sur un immeuble (confusion dans le contrat), ce qui a retardé l'intervention sur une panne.
J'en ai avisé mon supérieur en lui faisant part de mon erreur et essayé de régler le problème dans les meilleurs délais possibles, tout en affrontant les plaintes des locataires de l'immeuble concerné.
Consultant :
Décrivez-moi une situation où vous êtes allé(e) au delà de votre fonction pour aider un client, ou un fournisseur ?
Héloà¯se : Lorsque j'étais conseillère en assurance maladie sur la plateforme téléphonique de la Sécurité Sociale, je ne devais que transmettre les doléances des assurés au centre concerné.
Il m'est arrivé de prendre en charge le cas d'un assuré qui se trouvait dans une situation très extrême afin d'accélérer la prise en charge de son dossier pour qu'il soit traité dans l'heure au lieu des 48 heures réglementaires.
Malgré les "remontrances" de mon superviseur, j'ai expliqué l'urgence de la situation et justifié mon implication, parce que cela me semblait important.
Consultant :
Racontez-moi comment, dans vos expériences passées, vous avez agi en faveur du travail d'équipe ?
Héloà¯se : A mon sens le travail en équipe pour la majorité des secteurs est indispensable pour le bon fonctionnement d'un service.
J'ai fait comprendre qu'il était très difficile de travailler pour soi et obtenir de bons résultats si tout le monde n'a pas les éléments nécessaires au traitement d'un dossier, d'où l'importance de la communication afin que les informations soient transmises à toutes les personnes concernées.
Cela facilite la gestion globale du service et permet un travail plus efficace et plus rapide, donc d'optimiser la productivité.
Consultant :
Pouvez-vous me décrire ce que vous avez le plus aimé et moins aimé dans la façon dont vous étiez dirigé(e) dans vos précédents postes ?
Héloà¯se : Le plus aimé : une parfaite coordination entre les différents services, une bonne transmission des informations pour un gain de temps certain, et des explications claires et concises des dossiers à traiter.
Le moins aimé : travailler avec une personne désorganisée et hésitante, ce qui engendrait une perte de temps importante puisque certaines tâches devaient être effectuées plusieurs fois avant d'être validées.
Consultant :
Que vous soyez débutant(e) ou confirmé(e), autodidacte ou diplomé(e), qu'est-ce qui vous donne le sentiment d'être un(e) assistant(e) expert(e) ?
Héloà¯se : Le fait d'avoir travaillé dans plusieurs secteurs d'activités très variés, d'avoir été confrontée à la majorité des situations délicates qui peuvent survenir dans le métier d'assistante (interlocuteurs difficiles, respect des échéances et des délais, gestion des priorités, résistance au stress).
Le fait d'avoir été formée en alternance m'a permis de mettre en pratique immédiatement les cours théoriques en entreprise, et de devancer parfois le programme.
Chaque expérience permet d'améliorer ses compétences et de s'adapter à de nombreuses situations et apprendre à gérer toutes sortes de cas de figure.
Consultant :
Que ce soit en stage, en job d'été, en CDD ou en CDI dans combien d'entreprises avez vous travaillé ?
Héloà¯se :
12
Consultant : Combien de lettres de recommandation pouvez vous produire pour justifier la qualité de votre apport professionnel dans ces differentes entreprises ?
Héloà¯se : 3
Consultant :
Comment est votre Anglais ?
Héloà¯se :
Je parle un peu Anglais
Consultant : Pourriez vous me dire quelques mots en anglais ?
Héloà¯se : I am glad to have completed your form and to have spent time to develop my different experiences as assistant.
Consultant :
L'entretien se termine, comment avez vous vécu cette expérience virtuelle ?
Héloà¯se :
assez bien
Consultant : Pourriez vous dire pourquoi vous estimez avoir bien vécu cette expérience ?
Héloà¯se : Cela permet de s'entrainer de manière virtuelle à d'éventuels entretiens en face à face avec des recruteurs "réels", et ainsi mettre en valeur les qualités que l'on possède afin de les mettre au service d'une entreprise.
Consultant :
Y a-t-il une question que vous auriez aimé que je vous pose, si oui quelle est-elle ?
Héloà¯se : Je trouve cet entretien très complet et je ne vois pas quelle question vous auriez pu me poser.