Assistante de direction
Catherine D.
68700 Cernay
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Auto-entretien de Catherine D.
Cet entretien a eu lieu le 02/02/06 à 14h07
Consultant : Bonjour, pourriez vous vous présenter brievement s'il vous plait ?
Catherine : Je m'appelle Catherine, j'ai 31 ans, je suis mariée et j'ai une petite fille de 20 mois.
Concernant ma formation, j'ai suivi une 4ème et 3ème technologique secrétariat-comptabilité, un BEP-CAP Secrétariat, puis un BAC Professionnel Secrétariat et pour finir j'ai suivi un BTS Assistante de Direction en apprentissage. Malheureusement, j'ai échoué à l'examen. Ce qui ne m'a empêché d'atteindre aujourd'hui un poste d'Assistante de Direction dans lequel je gère non seulement le service secrétariat mais la comptabilité et le social. J'aime le métier que j'exerce par sa diversité.
Consultant : Etes vous heureus(e) d'exercer votre métier d'assistant(e) ?
Catherine :
Oui
Consultant : qu'est ce que votre métier d'assistant(e) vous apporte ?
Catherine : Beaucoup de satisfaction tant au niveau des relations que des atouts que demande cette fonction, je pense surtout à l'organisation, la rigueur, la discrétion qui me servent également dans ma vie privée.
Consultant :
Dans quelle situation préférez vous travailler ?
Catherine :
dans l'anticipation
Consultant : Pourquoi préférez vous travailler dans l'anticipation ?
Catherine : En fait, certains travaux que je réalise actuellement nécessite des échéances (déclarations de TVA, Charges sociales, etc..) et qui demandent une préparation (établissement des différentes déclarations, prévoir l'acheminement postal). Cependant je sais également travaillé dans tous les environnements cités précédemment avec une petite préférence pour le calme !
Consultant :
Tolérez vous les dépassements d'horaires ?
Catherine :
Oui
Consultant : Votre environnement tolère-t-il les dépassements d'horaires ?
Catherine : Oui, lorsqu'il est nécessaire, surtout en période de préparation et à l'établissement du bilan, je sais être disponible et non regardante sur les heures, cela fait partie de mon travail. Sinon en général, je fais de mon mieux pour que mon travail soit exécuté dans mes plages horaires et dans les meilleurs délais.
Consultant :
Préférez vous ?
Catherine :
Débuter tôt - Finir tard
Consultant :
Avez vous déjà donné votre démission ?
Catherine :
Non
Consultant : Mais avez vous eu parfois envie de donner votre démission ?
Catherine : Non, jusqu'à cet été 2005.
Consultant :
Qu'est ce que la ponctualité pour vous ?
Catherine :
une vertu
Consultant : Pourquoi considérez vous la ponctualité comme une vertu ?
Catherine : Je pense qu'être ponctuelle est un savoir vivre et une nécessité pour que les personnes puissent compter sur vous. C'est également une culture, car cela peut se développer avec de la rigueur.
Consultant :
En dehors de vos loisirs, avez vous des activités extra professionnelles, du type association ?
Catherine :
Oui
Consultant : Quelles sont ces activités extra-professionnelles ?
Catherine : Je sui adhérente d'un club de Volley et été volontairement, lors de mon BTS, la secrétaire de l'Association que nous avions créée alors. Sinon, j'ai toujours fait beaucoup de sport en club (hand-ball, plongée, aviron)ou avec mon mari (squash, tennis).
Consultant :
Que lisez vous régulierement ?
Catherine :
Un magazine
Consultant : Quel magazine lisez vous régulièrement ?
Catherine : Des magasines féminins, mais également des livres (plutôt des histoires vécues), certains articles des revues que nous recevons sur mon lieu travail (01 informatique, nouvels obs, etc..)
Consultant :
Pouvez vous classer ces divertissements par ordre d'interet :
le cinéma,
la télé,
le théâtre,
la lecture,
le sport,
le shopping,
les sorties entre amis ?
Catherine : Sport, cinéma, télé, shopping, lecture, sorties entre amis, théâtre.
Consultant :
Aimez vous dessiner ?
Catherine :
Non
Consultant : Etes vous créatif(ve) et comment le savez vous ?
Catherine : Je pense avoir un esprit créatif mais pas à main levée ; par contre, je créé chaque année des propestus que nos clients distribuent à leurs clients (pour Pâques, Noà«l) pour la présentation de nos gammes festives qu'ils vont vendrent dans leur rayon (je travaille dans une charcuterie industrielle qui a en grande partie pour clients des GMS), je créé également des affiches d'information, des étiquettes prix pour un petit supermarché spécialisé dans les produits italiens en utilisant Publisher. C'est un aspect de ma fonction que j'apprécie beaucoup.
Consultant :
Pouvez vous classer ces vertus par ordre d'importance pour vous,
la politesse,
l'honnêteté,
la modestie,
le courage,
la franchise,
la ponctualité,
la rigueur ?
Catherine : La ponctualité, la politesse, l'honnêteté, le courage, la modestie, la rigueur, la franchise.
Consultant :
Laissez vous votre numéro de portable à la disposition de votre entreprise ?
Catherine :
Oui
Consultant : Vos collègues sont ils nécessairement vos amis ?
Catherine : Pas forcément. Avant tout, le travail. Mais cela est nettement plus agréable lorsqu'il règne et une bonne ambiance et qu'il est possible d'organiser certaines choses en dehors de l'environnement de l'entreprise. Cela parfois permet de mieux connaà®tre ses collègues. Je ne suis pas contre du tout mais modéremment.
Consultant :
Aimez vous participer à des salons professionnels ?
Catherine :
Oui
Consultant : A quel salon avez vous déjà participé ?
Catherine : J'ai participé une fois au salon SYSTEME U Est à Beaune. J'avoue que je n'étais pas forcément à l'aise avec les clients pour répondre à leur question car je venais de prendre mes fonctions. Mais j'ai bien aimé l'ambiance qu'il y régnait.
Consultant :
Aimez vous les relations avec la clientèle ?
Catherine :
Oui
Consultant : Avez vous une dimension commerciale ?
Catherine : Non, mais j'essaye de connaà®tre leurs souhaits ou leurs problèmes pour les diriger au mieux.
Consultant :
Avez vous déjà organisé des voyages à étapes pour des dirigeants ?
Catherine :
Non
Consultant : Vous sentez vous capable d'organiser des voyages pour des dirigeants ?
Catherine : Oui, si je connais leurs préférences.
Consultant :
Avez vous déjà été à l'initiative d'un changement d'organisation procédural ou managérial dans une entreprise ?
Catherine :
Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous pris cette initiative d'un changement d'organisation ?
Catherine : J'ai travaillé seule dans cette société de 09/2000 jusqu'en mars 2003 lorsqu'une secrétaire m'a rejoint et en 02/2004 lorsqu'une secrétaire comptable est venue compléter l'équipe. Egalement, lorsque nous avons changé notre logiciel de gestion commerciale pour lequel nous devions revoir notre façon de faire à tout niveau (code article, code client, etc... ).
Consultant :
Vous êtes trés fatigué(e), mais avec 20 minutes d'efforts supplémentaires vous pouvez terminer tous les dossiers en cours, que faites vous ?
Catherine :
Je poursuis en faisant trés attention aux erreurs
Consultant :
Avez vous déjà participé à des séminaires, des conférences, des cercles de qualité?
Catherine :
Non
Consultant :
Avez vous déjà travaillé en famille ?
Catherine :
Oui
Consultant : Quels sont les avantages du travail en famillle ?
Catherine : En fait, j'ai répondu oui car j'ai travaillé avec mon mari dans les mêmes sociétés lors de mon apprentissage et dans la société actuelle. Je pense qu'il n'y a pas vraiment d'avantages sauf peut-être le fait que l'on connais bien les personnes avec qui l'on travaille.
Consultant :
Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à 10 personnes), une PME (30 à 100 salariés) ou un Grand Groupe ?
Catherine :
Cela m'est indifferent
Consultant :
Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ?
Catherine :
30 %
Consultant : Les 70 % sont consacrés à quelles autres activités ?
Catherine : à la comptabilité, au social, au secrétariat de base.
Consultant :
Dans quel secteur d'activité souhaitez vous ne plus travailler ?
Catherine : Aucun des secteurs d'activité dans lequel j'ai pu travailler ne m'a rebuté. (cabinet d'expertise comptable, laboratoire d'analyses alimentaire et audit, charcuterie industrielle).
Consultant :
Travaillez vous avec un dictionnaire ?
Catherine :
Oui
Consultant : Avez vous une bonne orthographe ?
Catherine : Je pense, mais parfois dans la précipitation il m'arrive de faire quelques fautes. J'essaye au maximum d'être concentrée sur ce que je fais et prend le temps de me relire et généralement je n'ai pas de retour.
Consultant :
Avez vous déjà travaillé avec une personnalité difficile ?
Catherine :
Oui
Consultant : Combien de temps avez vous travaillé avec une personnalité difficile ?
Catherine : Cela fait maintenant 8 ans. Mais je ne qualifierai pas cette personne comme difficile mais exigeante.
Consultant :
Préférez vous le secteur privé ou public ?
Catherine : Je n'ai pas de préférence. Cependant, j'ai toujours travaillé dans le secteur privé.
Consultant :
Quelles sont vos relations avec les nouvelles technologies ?
Catherine :
Bonnes
Consultant : Avez-vous un équipement informatique à votre domicile et lequel ?
Catherine : Oui, j'ai un PC, une imprimante couleur, un scanner, un lecteur de carte, un appareil photo numérique et bien sur une liaison Internet.
Consultant :
Avez vous confiance en vous?
Catherine :
Oui
Consultant : Comment savez vous que vous avez confiance en vous ?
Catherine : En fait, je suis confiante en générale, il m'arrive d'avoir des périodes de doutes et de remise en question, mais je n'ai jamais eu de remarques allant dans le sens contraire au niveau professionnel. Ce qui me permet de croire que mon travail est apprécié et de ce fait, j'acquière de la confiance.
Consultant :
Avez vous une confiance naturelle envers les autres ?
Catherine :
Oui
Consultant : Avez vous déja été déçu(e) de cette confiance et dans quelle occasion ?
Catherine : oui, j'avais des stages à faire pour rédiger un rapport pour un examen oral pour le BAC. J'ai suivi mon stage dans une grande société pour laquelle j'ai également été embauchée pour l'été. Lors de ce travail d'été, j'ai eu l'occasion d'avoir un entretien avec le directeur d'agence qui m'a informé qu'il souhaitait m'embaucher en contrat à durée indéterminée. Or à la fin de mon contrat saisonnier, lorsque je lui ai demander un entretien pour avoir des renseignements sur les modalités de mon embauche, il m'a répondu qu'il ne m'embauchait plus, que je n'avais que 19 ans et toute la vie devant moi. Effectivement, je n'avais que 19 ans. Bien heureusement pour moi car j'ai pu de ce fait développer d'autres compétences.
Consultant :
Avez vous les sens des responsabilités ?
Catherine :
Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous fait preuve de responsabilité ?
Catherine : Je pense faire preuve de responsabilités lorsque j'établi certaines déclarations, lorsque j'établi les bulletins de paie, lorsque je réponds à certains courriers, lorsque je traite certains litiges. En fait, je pense que chaque poste à des responsabilités et en premier lieu de faire son travail le plus correctement possible.
Consultant :
Avez vous déjà passé un bilan de compétence ?
Catherine :
Non
Consultant : Envisagez vous de faire un bilan de compétences ?
Catherine : oui, je pense l'envisager un jour.
Consultant :
Avez vous le sens de l'humour dans votre cadre professionnel?
Catherine :
Oui
Consultant : Acceptez vous facilement que l'on vous fasse des petites plaisanteries ?
Catherine : oui, je trouve cela très sympathique.
Consultant :
Quelle est la valeur la plus importante selon vous ?
Catherine :
La Loyauté
Consultant : Avez vous déjà eu le sentiment d'être déloyal(e) ?
Catherine : non, je pense avoir toujours été la plus honnête possible et la plus juste possible également.
Consultant :
Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ?
Catherine :
Entre 22 000 et 25 000 euros
Consultant : Ce sont des salaires que vous avez déjà obtenus ?
Catherine : oui, j'ai actuellement 22900€ brut.
Consultant :
Dans quelle displine vous sentez vous un(e) assistant(e) performant(e) et dans la pratique de quel logiciel ?
Catherine : Dans la partie secrétariat car je pense être rigoureuse, organisée et discrète. Mais j'espère l'être également dans les fonctions de mon poste. Au niveau logiciel, je suis à l'aise sous WORD, EXCEL, PUBLISHER, j'ai moins l'occasion d'utiliser POWERPOINT et ACCESS ainsi qu'OUTLOOK qui me sert exclusivement de messagerie. Mais l'exploration des logiciels ne me fait pas peur et j'aime plutôt découvrir ce qu'un logiciel est capable de fournir. Quand j'ai le temps, cela m'arrive d'aller voir ce que certains menus proposent et de faire des essais pour en voir le résultat et l'affiner.
Consultant :
Lors de votre dernière expérience professionnelle, qu'avez-vous appris ?
Catherine : Ma dernière expérience qui est encore d'actualité m'a permise d'apprendre à tenir une comptabilité, de m'occuper de la partie gestion du personnel par des formations, d'appronfondir mon rôle d'assistante de direction. Elle est la plus enrichissante.
Consultant :
Décrivez-moi les situations qui, au bureau, vous suscitent le plus de stress et comment les gérez-vous habituellement ?
Catherine : La situation qui me suscite le plus de stress est quand mon directeur me demande de lui préparer des documents qui prennent du temps à établir car il faut faire des extractions et des recherches et qu'il lui faut tout de suite car il a un rendez-vous à ce sujet en début d'après-midi. J'ai toujours réussi à faire le travail dans les temps, cependant avec la crainte d'avoir négliger certaines données, faute de temps. Jusqu'à présent tout c'est toujours bien passé et de ce fait, je n'ai plus vraiment de situations à vous décrire.
Consultant :
Citez-moi un défi auquel vous avez été confronté(e) dans vos précédentes fonctions et comment l'avez-vous relevé ?
Catherine : Je pense que mon plus gros défi a été la mise en place de la gestion commerciale pour laquelle j'avais une échéance. Il y avait énormément de critères à paramétrer, de saisies à faire au niveau des références et des clients en tenant compte des essais. Pour y arriver,j'ai fais mon travail quotidien le matin et j'ai bloqué tous mes après-midis pendant deux mois et demi de 14h00 jusque tard dans la soirée. J'ai réussi à maintenir mes objectifs et nous avions même pu faire une semaine de tests. Toutefois, mon travail quotidien avait quand même pris du retard et je n'ai pas pu présenter un travail comme j'avais l'habitude de le faire pour la préparation du bilan, établissement du bilan qui a pris un peu plus de temps que les années précédentes.
Consultant :
Parlez-moi d'une situation d'urgence ou de crise à laquelle vous avez été confronté(e) dans vos emplois précédents et quelle a été votre attitude ?
Catherine : J'ai traversé une crise cet été 2005 avec mon directeur qui m'a fait la tête pendant quatre mois durant lesquels je lui demandé à plusieurs reprises oralement, et même par écrit, un entretien pour connaà®tre les raisons de cette attitude envers moi. Pendant cette période, j'ai continué à être moi-même et à faire mon travail du mieux possible ce qui n'a pas été tous les jours facile. Finalement, j'ai pu avoir un entretien durant lequel il m'a informé d'un problème de comportement pour lequel je n'ai pas réussi à avoir de détails. Le temps s'est passé et la situation s'est améliorée, mais je m'interroge encore à l'heure actuelle sur ce qui a pu provoquer cette crise.
Consultant :
Racontez-moi la plus belle réussite de votre carrière et quel but cherchez-vous à atteindre maintenant ?
Catherine : J'ai commencé mes études de secrétariat-comptabilité à l'âge de 14 ans, j'étais la plus jeune du lycée et déjà bien décidé à aller très loin. Cette voie a été comme une révélation. J'ai toujours dit à mes parents depuis ce jour que je serais secrétaire de direction. Je m'attendais pas à faire un jour de la comptabilité et de la gestion de personnel, mais cela me comble et pour moi j'ai atteint mon objectif même s'il me reste encore beaucoup à apprendre. Aujourd'hui, je recherche plutôt à approfondir mon travail actuel ; je reste toutefois partante pour me fixer un nouvel objectif.
Consultant :
Citez-moi l'exemple d'une situation que vous avez prise en main sans que cela ne vous soit formellement demandé ?
Catherine : Ceux ne sont pas forcément des situations exaltantes, mais je ne supporte pas le désordre, donc de temps en temps j'ai des crises de rangement, je change les dossiers suspendus déchirés ou je change les classeurs défectueux, je refais les dos de classeur qui ont été raturés en mettant de la couleur pour avoir une signalétique et une recherche plus rapide, je lave les sols et les sanitaires et vide les poubelles lorsque la femme de ménage est en congés.
Je gère les crises de nerfs (cela est arrivé deux fois) suite à une dispute entre collègue durant laquelle l'un ou l'autre a voulu partir de son poste, et essaye à ce moment là de calmer les esprits jusqu'au retour de mon directeur qui organise alors un entretien.
Au niveau de ma fonction, je gère les accidents du travail et la procédure lorsque cela nécessite d'emmener la personne aux urgences.
Consultant :
Quelles expériences de travail avez-vous avec des personnes d'âges différents, de cultures différentes ou des personnes handicapées ?
Catherine : aucune de particulière ; auprès de chacun, on apprend toujours suivant les façons de voir de chacun.
Consultant :
Dans vos expériences passées, avec quels types de clients ou de collègues aviez-vous le plus de mal à travailler et quel comportement adoptiez-vous ?
Catherine : Au niveau des clients, certains sont très grincheux sans qu'il y est forcément de raison mais je reste polie. Sinon, il m'est arrivée de travailler avec des personnes qui parlent forts et qui sont un peu exhubérantes ; dans ce cas, je leur demande de faire attention surtout si je suis en communication téléphonique et j'essaye de me déconcontrer le moins possible. Si cela devient plus gênant, j'en parle avec la personne.
Consultant :
Souvenez-vous d'un moment où vous avez pris la mauvaise décision ou commis une erreur et comment avez-vous géré cette situation ?
Catherine : Oui, j'avais transmis des informations à un client qui étaient erronées sans avoir pris la peine de vérifier. Après discution avec mon directeur, nous nous sommes aperçus de mon erreur, et après quelques remontrances j'ai rappelé le client en lui expliquant mon erreur pour laquelle il a été très tolérant. Depuis, je préfère plutôt prendre les messages et m'informer avant de dire des bétises.
Consultant :
Décrivez-moi une situation où vous êtes allé(e) au delà de votre fonction pour aider un client, ou un fournisseur ?
Catherine : Il m'arrive de temps en temps de livrer de la marchandise à un client qui habite près de chez moi lorsqu'il a besoin d'un dépannage. D'autres cas ne sont pas vraiment présentés mais je suis d'une nature assez serviable.
Consultant :
Racontez-moi comment, dans vos expériences passées, vous avez agi en faveur du travail d'équipe ?
Catherine : Le cas ce n'est pas encore présenté car j'ai souvent eu des postes ou j'étais un peu en marge d'une équipe et dans lesquels je n'avais pas forcément mon mot à dire. Mais je pense que j'essayerai de poser le pour et le contre afin d'argumenter et être la plus objective possible.
Consultant :
Pouvez-vous me décrire ce que vous avez le plus aimé et moins aimé dans la façon dont vous étiez dirigé(e) dans vos précédents postes ?
Catherine : J'ai toujours eu la possibilité de pouvoir évoquer mes idées, de pouvoir les faire et ensuite d'en parler. Je me suis jamais sentie oppresser par mes dirigeants.
Consultant :
Que vous soyez débutant(e) ou confirmé(e), autodidacte ou diplomé(e), qu'est-ce qui vous donne le sentiment d'être un(e) assistant(e) expert(e) ?
Catherine : Du fait, peut-être, que je n'ai jamais eu de remontrances qui m'ont fait penser le contraire.
Consultant :
Que ce soit en stage, en job d'été, en CDD ou en CDI dans combien d'entreprises avez vous travaillé ?
Catherine :
5
Consultant : Combien de lettres de recommandation pouvez vous produire pour justifier la qualité de votre apport professionnel dans ces differentes entreprises ?
Catherine : aucune, car je n'en ai jamais demandé. après mes stages et contrats saisonniers et mon apprentissage qui s'est achevé en 1997, j'ai tout de suite retrouver un emploi pour lequel j'ai été embauchée en CDD pendant 3 mois qui a découlé sur un CDI ; au bout de 3 ans, je suis partie de cette société car l'un des associés ma proposer mon poste actuel et depuis je travaille avec lui depuis.
Consultant :
Comment est votre Anglais ?
Catherine :
Je ne parle pas Anglais
Consultant : Pensez vous que cela est un obstacle dans votre carrière professionnelle ?
Catherine : Oui, lorsque je consulte les annonces. J'avais un bon niveau scolaire, mais je n'ai jamais eu l'occasion de pratiquer tant au niveau professionnel que privé. Je suis justement en train de me replonger dans des livres formant une collection du débutant au confirmé.
Consultant :
L'entretien se termine, comment avez vous vécu cette expérience virtuelle ?
Catherine :
assez bien
Consultant : Pourriez vous dire pourquoi vous estimez avoir bien vécu cette expérience ?
Catherine : Pour moi, il a été plus facile de me décrire par écrit. En effet, les oraux, les entretiens d'embauche sont des situations qui me stressent et qui ne me permettent pas au moment là de pouvoir exprimer autant de choses que par écrit.
Consultant :
Y a-t-il une question que vous auriez aimé que je vous pose, si oui quelle est-elle ?
Catherine : Aucune ne me vient à l'esprit et je pense déjà avoir pris beaucoup de votre temps.