Assistante de direction

Christelle L. 75011 Paris
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Auto-entretien de Christelle L.

Cet entretien a eu lieu le 11/03/06 à 22h25

Consultant : Bonjour, pourriez vous vous présenter brievement s'il vous plait ? Christelle : Je suis une jeune femme de 34 ans, célibataire et sans enfant. J'ai acquis une expérience d'une dizaine d'années en qualité d'Assistante de Direction bilingue, au sein d'entreprises d'envergure internationale, de toutes tailles et de tous secteurs. Cette expérience variée m'a permis d'acquérir des connaissances solides, et de découvrir les multiples facettes que pouvait comporter le poste d'Assistante -suivant l'entreprise, le secteur d'activité, le service. Cela m'a permis de déterminer les environnements, les domaines dans lesquels je pourrais donner le meilleur de moi-même: à  bientôt 35 ans, j'ai aujourd'hui un réel désir de m'impliquer sur le long terme, et de mettre au service d'une entreprise mon expérience et ma motivation.
Consultant : Etes vous heureus(e) d'exercer votre métier d'assistant(e) ? Christelle : Oui
Consultant : qu'est ce que votre métier d'assistant(e) vous apporte ? Christelle : Il correspond à  des capacités d'organisation que j'ai naturellement, au côté quelque peu "chef d'orchestre" de cette fonction. Par ailleurs, le côté intrinsèquement riche de ce poste me plait: il peut faire appel à  des compétences très diverses, tant techniques que relationnelles: goà»t de l'écrit, des chiffres, sens esthétique, contacts humains (directs ou non), psychologie, diplomatie, réactivité, connaissance des enjeux, des dossiers (au moins dans l'essentiel). Tous ces aspects rencontrent parfaitement mes diverses attentes et intérêts.
Consultant : Tolérez vous les dépassements d'horaires ? Christelle : Oui
Consultant : Votre environnement tolère-t-il les dépassements d'horaires ? Christelle : Oui, dans la mesure où je n'ai pas d'enfant, et que je suis sur Paris (zone très bien desservie). Par ailleurs, j'ai été habituée aux dépassements horaires dans tous mes anciens postes.
Consultant : Préférez vous ? Christelle : Débuter tard - Finir tard
Consultant : Avez vous déjà  donné votre démission ? Christelle : Oui
Consultant : Combien de fois avez vous donné votre démission et pourquoi ? Christelle : Une fois, il y a plusieurs années, dans une agence de design publicitaire. Ma demande d'évolution (mon poste s'était considérablement ettofé) a coincidé avec une période très difficile pour l'agence. J'ai attendu, comme on me l'avait demandé -plusieurs mois, en vain. Je me suis découragée, en arrivant à  la conclusion que je n'obtiendrai jamais gain de cause: j'ai démissionné. Avec le recul, je crois que j'ai manqué de maturité car j'aurais sans doute pu négocier une autre forme de départ.
Consultant : Qu'est ce que la ponctualité pour vous ? Christelle : une culture
Consultant : Pouvez-vous expliquez la dimension culturelle de la ponctualité ? Christelle : Je pense que cela correspond à  une culture d'entreprise communément répandue, garante de sérieux et de fiabilité, de respect également. Cela peut être plus souple pour certaines d'entre elles, qui prennent davantage en compte le temps effectivement travaillé, la réelle implication, les dépassements horaires, et le travail accompli. Cette façon de voir a davantage ma préférence.
Consultant : En dehors de vos loisirs, avez vous des activités extra professionnelles, du type association ? Christelle : Non
Consultant : Manquez vous de temps ou d'interêt pour ces activités extra professionnelles ? Christelle : Sans doute un peu des deux, mais surtout de temps!
Consultant : Que lisez vous régulierement ? Christelle : Des livres
Consultant : Quel type de littérature vous attire ? Christelle : Un peu de tout, mais surtout la littérature classique, agrémentée de quelques essais contemporains.
Consultant : Pouvez vous classer ces divertissements par ordre d'interet : le cinéma, la télé, le théâtre, la lecture, le sport, le shopping, les sorties entre amis ? Christelle : 1.lecture 2. cinéma 3. shopping 4. sorties entre amis 5. télé 6. sport 7. théâtre
Consultant : Aimez vous dessiner ? Christelle : Non
Consultant : Etes vous créatif(ve) et comment le savez vous ? Christelle : Oui. Je chante régulièrement -depuis de nombreuses années (enfant, j'ai fait plusieurs années de solfège et de danse classique). Je fais également de la photo en amateur, et j'aime la décoration (je réalise régulièrement des choses pour mon intérieur). Je passe en général pour quelqu'un qui a du goà»t, je suis sensible à  l'esthétique.
Consultant : Pouvez vous classer ces vertus par ordre d'importance pour vous, la politesse, l'honnêteté, la modestie, le courage, la franchise, la ponctualité, la rigueur ? Christelle : 1.l'honnêteté 2. le courage 3. la rigueur 4. la franchise 5. la politesse 6. la modestie 7. la ponctualité
Consultant : Laissez vous votre numéro de portable à  la disposition de votre entreprise ? Christelle : Oui
Consultant : Vos collègues sont ils nécessairement vos amis ? Christelle : Non, pas forcément. Mais étant très sociable, je m'entends en général avec tout le monde.
Consultant : Aimez vous les relations avec la clientèle ? Christelle : Oui
Consultant : Avez vous une dimension commerciale ? Christelle : Oui, je crois. Plus jeune j'ai fait des stages de vente, et je vendais extrèmement bien. Sur un plan plus global, je sais que j'ai une bonne qualité d'écoute, je suis assez psychologue et donc je cerne assez bien les attentes d'un interlocuteur. De plus, comme j'ai évolué dans des mileux très différents, j'ai une bonne capacité d'adaptation aux personnalités / milieux.
Consultant : Avez vous déjà  organisé des voyages à  étapes pour des dirigeants ? Christelle : Oui
Consultant : En quelle occasion avez organisé des voyages ? Christelle : Au cours de tous mes anciens postes -du voyage simple au parcours complexes comportant différentes étapes. Par ailleurs, comme j'aime beaucoup les voyages et la découverte de pays en toute autonomie, j'ai déjà  organisé des "circuits" pour des amis. C'est un vrai plaisir pour moi.
Consultant : Avez vous déjà  été à  l'initiative d'un changement d'organisation procédural ou managérial dans une entreprise ? Christelle : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous pris cette initiative d'un changement d'organisation ? Christelle : A diverses occasion: - à  la Direction Informatique d'AXA Réassurances, pour les procédures administratives diverses que les prestataires devaient remplir (allègement, regroupement, reporting) - à  plusieurs reprises: pour les notes de frais, les congés, les commandes de fournitures, et certaines consolidations de budget.
Consultant : Vous êtes trés fatigué(e), mais avec 20 minutes d'efforts supplémentaires vous pouvez terminer tous les dossiers en cours, que faites vous ? Christelle : Je poursuis en faisant trés attention aux erreurs
Consultant : Avez vous déjà  participé à  des séminaires, des conférences, des cercles de qualité? Christelle : Oui
Consultant : Avez vous déjà  travaillé en famille ? Christelle : Oui
Consultant : Quels sont les avantages du travail en famillle ? Christelle : C'était une toute petite expérience, il y très longtemps, je ne pense pas qu'elle soit significative surtout en tant qu'assistante de direction. J'ai été secrétaire médicale, pour ma soeur ainée, pendant quelques semaines. C'était un poste particulier -mais intéressant.
Consultant : Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à  10 personnes), une PME (30 à  100 salariés) ou un Grand Groupe ? Christelle : Cela m'est indifferent
Consultant : Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ? Christelle : 60 %
Consultant : Les 40 % sont consacrés à  quelles autres activités ? Christelle : - coordination d'activité - consolidation chiffrée (résultats, prévisions, analyses) - reporting - suivi administratif de personnel - suivi de budgets - recherches internet - suivi facturation - relecture de contrats - secrétariat personnel - traductions - traitement comptes-rendus d'activité / feuilles de temps - montage de dossiers clients (éléments fournis) - tenue bases de données - prise de commandes - revue de presse - lancement d'invitations - recherche de visuels, référencement - analyse de questionnaires de satisfaction (en fonction des différents postes, et pas nécessairement dans cet ordre)
Consultant : Dans quel secteur d'activité souhaitez vous ne plus travailler ? Christelle : Je ne connais pas de secteur rédhibitoire.
Consultant : Travaillez vous avec un dictionnaire ? Christelle : Non
Consultant : Avez vous une bonne orthographe ? Christelle : Oui, excellente.
Consultant : Avez vous déjà  travaillé avec une personnalité difficile ? Christelle : Oui
Consultant : Combien de temps avez vous travaillé avec une personnalité difficile ? Christelle : Très souvent! A l'occasion de presque tous mes anciens postes.
Consultant : Préférez vous le secteur privé ou public ? Christelle : Ne connaissant pas le public, je ne peux me prononcer. Je n'ai pas de préjugé marqué.
Consultant : Quelles sont vos relations avec les nouvelles technologies ? Christelle : Bonnes
Consultant : Avez-vous un équipement informatique à  votre domicile et lequel ? Christelle : Oui, j'ai un ordinateur portable de bonne puissance équipé d'internet, et relié à  une imprimante.
Consultant : Avez vous confiance en vous? Christelle : Oui
Consultant : Comment savez vous que vous avez confiance en vous ? Christelle : Parce que j'ai acquis cette confiance. Je ne l'avais pas au départ -bien que de l'avis d'autrui cela ne se voyait pas. Je pense que la confiance en soi s'acquiert avec la maitrise des choses, l'expérience, et la maturité.
Consultant : Avez vous une confiance naturelle envers les autres ? Christelle : Oui
Consultant : Avez vous déja été déçu(e) de cette confiance et dans quelle occasion ? Christelle : Disons que je ne suis pas d'un naturel méfiant, étant moi-même d'un naturel simple et honnête. Je pense que se méfier constamment des autres est désagréable, et une perte de temps. Cependant je suis aussi très lucide, aussi n'ai-je jamais été vraiment "déçue" -je sens assez rapidement où je mets les pieds.
Consultant : Avez vous les sens des responsabilités ? Christelle : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous fait preuve de responsabilité ? Christelle : J'ai souvent travaillé dans des environnements de très haute confidentialité, ou la rigueur et la discrétion étaient primordiales en raison des enjeux -je pense à  la Direction Media LVMH notamment. Par exemple, je consolidais le budget d'achat d'espaces pour toutes les marques du groupe, dans le monde: des résultats de cette consolidation découlaient des présentations, des analyses, soumises au plus haut niveau: compte tenu des sommes en jeu, impossible de faire la moindre erreur. Autre exemple: la gestion des congés sur logiciel, la vérification des états de paye. Ou encore: la collecte de comptes-rendus d'activité / feuilles de temps, destinés à  facturation ou analyse Et en toute occasion, toute action menée en parfaite autonomie et destinée à  être présentée ou susceptible d'avoir des conséquences: conception de présentations, organisation de déplacements complexes, de réunions, et même une simple lettre, ou l'attitude au téléphone.
Consultant : Avez vous déjà  passé un bilan de compétence ? Christelle : Oui
Consultant : Quelles ont été les conclusions de ce bilan de compétences ? Christelle : J'ai obtenu mon BTS d'Assistante de Direction par Validation d'Acquis d'Expérience (je n'avais qu'un DEUG d'anglais à  la base, et une expérience terrain). J'ai été confirmée dans mon adéquation pour ce poste, d'un point de vue technique et personnel.
Consultant : Avez vous le sens de l'humour dans votre cadre professionnel? Christelle : Oui
Consultant : Acceptez vous facilement que l'on vous fasse des petites plaisanteries ? Christelle : Bien sur!
Consultant : Quelle est la valeur la plus importante selon vous ? Christelle : L'Honneteté
Consultant : Avez vous déjà  été obligé(e) d'être malhonnête ? Christelle : Malhonnête, non. Diplomate, oui...
Consultant : Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ? Christelle : Entre 30 000 et 35 000 euros
Consultant : Ce sont des salaires que vous avez déjà  obtenus ? Christelle : Ma dernière rémunération était de 34 K€. La précédente, 32.
Consultant : Dans quelle displine vous sentez vous un(e) assistant(e) performant(e) et dans la pratique de quel logiciel ? Christelle : J'ai un profil polyvalent, aussi suis-je aussi à  l'aise dans le rédactionnel que les chiffres, et tout environnement requérant le goà»t des contacts humains -communication, commercial, rh au sens large. Je maà®trise les logiciels principaux: excel, word, powerpoint. J'ai de bonnes connaissances d'Access et Photoshop. Bien sur, je maà®trise Internet.
Consultant : Lors de votre dernière expérience professionnelle, qu'avez-vous appris ? Christelle : Je pense surtout à  mon avant-dernière expérience, chez LVMH: j'y ai acquis une extrème rigueur (objectif: zéro défaut en toute circonstance), un très grand sens de la confidentialité, la gestion du stress, travailler dans l'urgence, avoir des contacts au plus haut niveau, nécessitant diplomatie, courtoisie, réactivité, adaptation.
Consultant : Décrivez-moi les situations qui, au bureau, vous suscitent le plus de stress et comment les gérez-vous habituellement ? Christelle : Je pense qu'il existe deux sortes de stress: celui du au caractères de certaines personnes, et celui du au volume de travail et à  l'urgence. Dans le premier cas, je pense que l'expérience vous apprend à  ne pas mettre trop d'affectif dans votre travail, à  savoir prendre de la hauteur, et ne pas prendre les choses au premier degré. Aussi, il faut comprendre que les gens peuvent être soumis à  de fortes pressions et obligations: leurs attitudes stressantes peuvent s'expliquer. Pour ce qui est du travail en lui-même, je pense que le stress induit diminue avec une bonne organisation. Par exemple, réserver des taches prenantes à  des moments de la journée ou on est moins susceptible d'être sollicitée. Anticiper et évaluer les taches à  accomplir, afin d'être le moins possible "submergée" -et les organiser en conséquence. Mais le stress du au volume de travail ou à  l'urgence peut également être moteur, il n'est pas nécessairement négatif. On apprend également à  hiérarchiser les priorités.
Consultant : Citez-moi un défi auquel vous avez été confronté(e) dans vos précédentes fonctions et comment l'avez-vous relevé ? Christelle : Chaque journée est un défi! Plus sérieusement, un exemple me vient à  l'esprit: une coordinatrice devait fournir une présentation complexe le lendemain matin, on apprend à  18h30 qu'elle sera absente, et que la présentation n'est pas faite... et il est impossible d'ajourner cette présentation au Président. Nous nous sommes réunies à  3 autour d'une table pour faire le point, trouver tous les documents nécessaires (impliquant recherches sur PC, dans bureau, etc...), les réunir, se baser sur un modèle de présentation ayant fait ses preuves, etc. Nous nous sommes réparti les recherches, j'ai récupéré toutes les infos et les ai harmoniser dans la présentation. Bien sur, je suis partie très tard...
Consultant : Racontez-moi la plus belle réussite de votre carrière et quel but cherchez-vous à  atteindre maintenant ? Christelle : Je pense que ma plus grande réussité consiste à  avoir été capable de travailler dans des environnements si différents, des services si variés et des domaines si opposés -Luxe, Informatique, petite agence, grand groupe, communication, service commercial... Je ne me suis jamais fermée à  un domaine ou des fonctions précises et cela m'a à  chaque fois permis de rebondir, et d'évoluer vers des entreprises différentes. Ayant acquis mes compétences sur le terrain, enrichissant mon profil au fil des postes, je suis également fière d'avoir réussi à  gagner la confiance de très grands groupes, et de mener ces missions à  bien. Aujourd'hui, forte de cette expérience, je désire vraiment me stabiliser et m'impliquer sur le long terme, en mettant mes compétences et mon potentiel au service d'une entreprise.
Consultant : Citez-moi l'exemple d'une situation que vous avez prise en main sans que cela ne vous soit formellement demandé ? Christelle : Une coordinatrice devait partir en déplacement le lendemain matin. Or, son passeport nécessitant un visa spécial en urgence, n'est revenu à  l'agence de voyage qu'à  18h30 -l'agence fermant à  19h. La coordinatrice était bloquée toute la soirée dans une réunion très importante. J'ai appelé l'agence, les priant de m'attendre jusqu'à  19h30: je suis allée chercher le passeport en rentrant chez moi, et l'ai déposé à  la gardienne de la coordinatrice. Cela ne m'a pas coà»té beaucoup, et tout le monde fut rassuré, sans crainte d'un retard de coursier de dernière minute...
Consultant : Quelles expériences de travail avez-vous avec des personnes d'âges différents, de cultures différentes ou des personnes handicapées ? Christelle : Comme je l'ai évoqué, j'ai travaillé dans des environnements très différents: très jeune (en agence de design par exemple), avec des collaborateurs d'âge mur, dans un milieu masculin (informatique, conseil), ou très féminin (mode, communication), aussi dans des milieux cosmopolites, des univers techniques ou de prestige. Dans ma vie personnelle, j'ai évolué dans des contextes et des milieux très différents: je pense que cela a contribué à  me forger un grand sens de l'adaptation. Par contre, je n'ai jamais travaillé aux contact de personnes handicapées, mais cela ne consisterait absolument aucun problème.
Consultant : Dans vos expériences passées, avec quels types de clients ou de collègues aviez-vous le plus de mal à  travailler et quel comportement adoptiez-vous ? Christelle : Cela peut sembler une évidence, mais les seules personnes avec qui il soit pénible de travailler sont celles dites "caractérielles", qui peuvent montrer de la méchanceté ou de la bétise gratuitement, de façon maladive à  mon sens. En règle général je ne m'en occupe pas, tout simplement, j'essaie de ne pas faire attention. Si cela est vraiment insupportable, je peux faire preuve d'autorité, avec un peu d'humour -l'humour peut aider à  faire passer beaucoup de choses, et de messages.
Consultant : Souvenez-vous d'un moment où vous avez pris la mauvaise décision ou commis une erreur et comment avez-vous géré cette situation ? Christelle : Ayant remis des résultats (consolidés sous excel) à  mon supérieur, je me suis rendu compte de quelques erreurs, alors que la réunion venait de commencer. J'ai immédiatement corrigé, ré-imprimé, j'ai appelé mon directeur pour l'en informer discrètement, et suis venue remettre les nouveaux exemplaires en salles de réunion, prétextant (en accord avec mon supérieur) l'ajout de nouvelles données répercutées dans ces nouvelles versions. Bien sur, je me suis excusée après coup.
Consultant : Décrivez-moi une situation où vous êtes allé(e) au delà  de votre fonction pour aider un client, ou un fournisseur ? Christelle : Travaillant à  la Direction Media de LVMH, ma Directrice reçut un jour une longue lettre d'une fidèle cliente de Christian Dior Parfum. J'en ai pris connaissance, car c'est moi qui traitait son courrier. Dans cette lettre, la cliente exposait sa déception devant une des dernières campagnes Christian Dior, selon elle très dispendieuses pour peu de goà»t, alors que par ailleurs elle avait tant de mal à  se procurer une ancienne eau de toilette de la marque, peu distribuée. Bien que déçue, sa lettre était charmante -et sérieuse. J'ai donc pris l'initiative de passer quelques coups de fil pour avoir un exemplaire de son produit favori, plus quelques échantillons et des adresses pour qu'elle puisse se fournir plus efficacement. J'ai envoyé le tout -ma Directrice a approuvé mon initiative. La dame a été ravie!
Consultant : Racontez-moi comment, dans vos expériences passées, vous avez agi en faveur du travail d'équipe ? Christelle : J'ai parfois travaillé en binôme, et cela s'est toujours très bien passé. J'ai également souvent travaillé au sein d'équipe, pour un ou plusieurs supérieurs, et les activités toujours plus ou moin "interactives" des collaborateurs. Cependant, je dois admettre que j'apprécie de travailler en autonomie, en contact avec les autres, en interaction, mais en remplissant mes fonctions de façon autonome.
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