Assistante de direction
Anne S.
35720 St Pierre De Plesguen
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Auto-entretien de Anne S.
Cet entretien a eu lieu le 09/01/06 à 15h10
Consultant : Bonjour, pourriez vous vous présenter brievement s'il vous plait ?
Anne : J'ai 45 ans et cela fait près de 20 ans que j'exerce le métier d'assistante. Un métier qui me permet de mettre en application mes qualités de rigueur, organisation et mon aisance relationnelle.
Je suis mariée et j'ai un enfant.
Consultant : Etes vous heureus(e) d'exercer votre métier d'assistant(e) ?
Anne :
Oui
Consultant : qu'est ce que votre métier d'assistant(e) vous apporte ?
Anne : Une assistante est principalement l'interface entre la direction, les autres départements de l'entreprise et l'extérieur. C'est la gestion courante de cette communication qui m'apporte le plus de satisfaction. Par ailleurs, il demande beaucoup de réactivité et ce constant état d'alerte et de vigilance me plait beaucoup.
Consultant :
Dans quelle situation préférez vous travailler ?
Anne :
dans l'anticipation
Consultant : Pourquoi préférez vous travailler dans l'anticipation ?
Anne : Cela demande de prévoir, d'organiser... On anticipe bien quand on maà®trise parfaitement son environnement, cela demande donc de la curiosité et de la logique. Mais cela ne m'empêche pas d'être aussi parfaitement apte à réagir positivement et calmement dans une période d'urgence et/ou de stress.
Consultant :
Tolérez vous les dépassements d'horaires ?
Anne :
Oui
Consultant : Votre environnement tolère-t-il les dépassements d'horaires ?
Anne : On arrive toujours à s'adapter car quand on a un travail qui demande des responsabilités et de l'autonomie on peut être amené à prolonger ses journées de travail. Néanmoins cela doit rester occasionnel.
Consultant :
Préférez vous ?
Anne :
Débuter tôt - Finir tôt
Consultant :
Avez vous déjà donné votre démission ?
Anne :
Non
Consultant : Mais avez vous eu parfois envie de donner votre démission ?
Anne : Cela m'est arrivé mais après avoir pesé le pour et le contre je me suis toujours efforcé de trouver le meilleur côté de mon emploi et j'y suis resté.
Consultant :
Qu'est ce que la ponctualité pour vous ?
Anne :
une vertu
Consultant : Pourquoi considérez vous la ponctualité comme une vertu ?
Anne : La ponctualité est une forme de respect de l'autre. Cela fait parti de l'"art" de bien vivre en société !
Consultant :
En dehors de vos loisirs, avez vous des activités extra professionnelles, du type association ?
Anne :
Oui
Consultant : Quelles sont ces activités extra-professionnelles ?
Anne : membre de Pierr'Anim (association en charge de l'animation de la ville de St Pierre de Plesguen)
présidente d'une association de loisirs créatifs à St Pierre de Plesguen (association en cours de constitution).
Consultant :
Que lisez vous régulierement ?
Anne :
Des livres
Consultant : Quel type de littérature vous attire ?
Anne : Un peu de tout. Les romans policiers, la science-fiction, les romans historiques...
Consultant :
Pouvez vous classer ces divertissements par ordre d'interet :
le cinéma,
la télé,
le théâtre,
la lecture,
le sport,
le shopping,
les sorties entre amis ?
Anne : les sorties entre amis, le cinéma, la lecture, la télé, le sport, le théâtre, le shopping
Consultant :
Aimez vous dessiner ?
Anne :
Oui
Consultant : Etes vous créatif(ve) et comment le savez vous ?
Anne : Oui, j'adore tout ce qui est artistique ou demande une création. Je fais de l'aquarelle, j'écris des histoires pour les enfants, je fais des ardoises décoratives que je vends parfois sur les marchés, je fais des bijoux...
Consultant :
Pouvez vous classer ces vertus par ordre d'importance pour vous,
la politesse,
l'honnêteté,
la modestie,
le courage,
la franchise,
la ponctualité,
la rigueur ?
Anne : L'honnêteté, la franchise, la politesse, la rigueur, la ponctualité, le courage, la modestie
Consultant :
Laissez vous votre numéro de portable à la disposition de votre entreprise ?
Anne :
Oui
Consultant : Vos collègues sont ils nécessairement vos amis ?
Anne : Non. Certains de mes collègues sont devenus mes amis mais pas nécessairement. Par contre j'entretiens toujours de bonnes relations avec mes collègues
Consultant :
Aimez vous participer à des salons professionnels ?
Anne :
Oui
Consultant : A quel salon avez vous déjà participé ?
Anne : La Biennale des Antiquaires de Paris
Consultant :
Aimez vous les relations avec la clientèle ?
Anne :
Oui
Consultant : Avez vous une dimension commerciale ?
Anne : J'ai travaillé comme attachée de presse et par ce biais j'ai appris à vendre un produit. Par ailleurs, point de jonction entre les clients/fournisseurs et la comptabilité de mon précédent employeur j'ai su maintenir des relations parfois tendues à la suite de litiges.
Consultant :
Avez vous déjà organisé des voyages à étapes pour des dirigeants ?
Anne :
Oui
Consultant : En quelle occasion avez organisé des voyages ?
Anne : Principalement des voyages pour des journalistes. Certains déplacements demandaient pour l'organisation beaucoup d'imagination et de pouvoir de persuasion (déplacements dans pays en guerre, en état de crise...) et aussi souvent des déplacements prévus ou annulés au dernier moment...
Consultant :
Avez vous déjà été à l'initiative d'un changement d'organisation procédural ou managérial dans une entreprise ?
Anne :
Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous pris cette initiative d'un changement d'organisation ?
Anne : J'ai fait parti d'une équipe en charge de penser, tester et finaliser différents logiciels internes permettant une amélioration des circuits : commande, facturation, paiement, budget...
Consultant :
Vous êtes trés fatigué(e), mais avec 20 minutes d'efforts supplémentaires vous pouvez terminer tous les dossiers en cours, que faites vous ?
Anne :
Je poursuis en prévoyant de relire le lendemain
Consultant :
Avez vous déjà participé à des séminaires, des conférences, des cercles de qualité?
Anne :
Non
Consultant :
Avez vous déjà travaillé en famille ?
Anne :
Oui
Consultant : Quels sont les avantages du travail en famillle ?
Anne : On connait parfaitement les personnes avec lesquelles on travaille aussi on peut prévoir leurs réactions et mieux anticiper.
Consultant :
Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à 10 personnes), une PME (30 à 100 salariés) ou un Grand Groupe ?
Anne :
Cela m'est indifferent
Consultant :
Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ?
Anne :
50 %
Consultant : Les 50 % sont consacrés à quelles autres activités ?
Anne : Relations avec clients-fournisseurs, suivi des dossiers, préparation des dossiers...
Consultant :
Dans quel secteur d'activité souhaitez vous ne plus travailler ?
Anne : Je n'ai aucun a priori sur un secteur particulier.
Consultant :
Travaillez vous avec un dictionnaire ?
Anne :
Oui
Consultant : Avez vous une bonne orthographe ?
Anne : Très bonne mais je suis une passionnée de la langue française et j'aime souvent trouver le mot juste.
Consultant :
Avez vous déjà travaillé avec une personnalité difficile ?
Anne :
Oui
Consultant : Combien de temps avez vous travaillé avec une personnalité difficile ?
Anne : 4 ans
Consultant :
Préférez vous le secteur privé ou public ?
Anne : Je ne connais que le secteur privé mais je n'ai rien contre le fait de travailler dans le secteur public. Le principal est l'intérêt du poste, ce que je peux y apporter et ce qu'il peut m'apporter.
Consultant :
Quelles sont vos relations avec les nouvelles technologies ?
Anne :
Bonnes
Consultant : Avez-vous un équipement informatique à votre domicile et lequel ?
Anne : Ordinateurs : PC et Apple avec nombreux logiciels (Word, Excel, Photoshop, Powerpoint...)
Consultant :
Avez vous confiance en vous?
Anne :
Oui
Consultant : Comment savez vous que vous avez confiance en vous ?
Anne : Avec l'âge et suite à un bilan de compétences j'ai pris pleinement conscience de mes atouts et de mes déficiences que j'essaie de retourner en atout ou que j'essaie d'améliorer. Mais se connaà®tre c'est avoir confiance en soi. Je sais jusqu'où je peux aller et n'hésite pas à aller vers les autres si cela est hors mes compétences.
Consultant :
Avez vous une confiance naturelle envers les autres ?
Anne :
Oui
Consultant : Avez vous déja été déçu(e) de cette confiance et dans quelle occasion ?
Anne : Oui, on est souvent déçu mais qui peut affirmer connaitre parfaitement la nature humaine et si on ne fait plus confiance on ne peut plus entreprendre... J'ai été déçue souvent dans l'association avec laquelle je travaille dans ma ville... Quand on prépare une manifestation on nous propose beaucoup d'aide mais le moment venu, on est fort peu à s'investir.
Consultant :
Avez vous les sens des responsabilités ?
Anne :
Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous fait preuve de responsabilité ?
Anne : Il m'est régulièrement arrivé d'assurer la permanence au bureau en l'absence de mon responsable. Je savais comment réagir, vers qui me tourner si besoin était ou quand le déranger si nécessaire. Mais en règle générale je résolvais seule les affaires courantes;
Consultant :
Avez vous déjà passé un bilan de compétence ?
Anne :
Oui
Consultant : Quelles ont été les conclusions de ce bilan de compétences ?
Anne : Je fais preuve d'organisation, de méthodologie et j'ai un goà»t très prononcé pour la communication.
Consultant :
Avez vous le sens de l'humour dans votre cadre professionnel?
Anne :
Oui
Consultant : Acceptez vous facilement que l'on vous fasse des petites plaisanteries ?
Anne : biensà»r. Je suis moi-même (dans les limites de la bienséance) assez portée sur l'humour aussi je l'accepte volontiers des autres... étant blonde, les plaisanteries ne manquent jamais !
Consultant :
Quelle est la valeur la plus importante selon vous ?
Anne :
L'Honneteté
Consultant : Avez vous déjà été obligé(e) d'être malhonnête ?
Anne : Non, j'avoue que je ne me sentirais pas à l'aise dans une telle situation. Mais si la protection de l'un des miens nécessitait une telle attitude alors je pense que je l'adopterai.
Consultant :
Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ?
Anne :
Entre 18 000 et 22 000 euros
Consultant : Ce sont des salaires que vous avez déjà obtenus ?
Anne : Oui et même supérieurs mais en région parisienne. Je suis prête également à étudier une proposition inférieure si le travail est motivant et si le salaire est révisible au bout d'un certain temps
Consultant :
Dans quelle displine vous sentez vous un(e) assistant(e) performant(e) et dans la pratique de quel logiciel ?
Anne : Assistante de direction classique et bilingue anglais
Je pratique Word, Excel, PowerPoint, un peu Photoshop, SAP, BBP (ces deux derniers sont des logiciels de suivi budgétaire et comptable)
Consultant :
Lors de votre dernière expérience professionnelle, qu'avez-vous appris ?
Anne : A gérer des budgets, suivre les dépenses, organiser les commandes et surtout contrôler les factures avant leur mise en réglement.
A organiser au dernier moment des déplacements.
A gérer des litiges avec nos clients et fournisseurs.
Consultant :
Décrivez-moi les situations qui, au bureau, vous suscitent le plus de stress et comment les gérez-vous habituellement ?
Anne : quand plusieurs personnes me demandent quelque chose d'urgent en même temps.
J'essaye de satisfaire tout le monde en ménageant les uns et les autres et leur expliquant les priorités et en essayant de faire patienter les moins urgents.
Consultant :
Parlez-moi d'une situation d'urgence ou de crise à laquelle vous avez été confronté(e) dans vos emplois précédents et quelle a été votre attitude ?
Anne : Organisation d'une réunion d'information urgente avec de nombreux participants qui devaient impérativement être présents. J'ai pris sur moi d'être le plus persuasive possible, ai laissé plusieurs possibilités mais ai imposé en fin.
Consultant :
Racontez-moi la plus belle réussite de votre carrière et quel but cherchez-vous à atteindre maintenant ?
Anne : J'ai réussi à maintenir un contact avec un fournisseur très important pour nous sur Londres et qui menaçait de rompre toute relation avec nous du fait de la lenteur de notre comptabilité. J'ai servi d'intermédiaire entre la comptabilité et notre fournisseur; J'ai toujours répondu présente à ses appels, à ses récriminations, j'ai calmé, organisé et tout a fini par bien se poursuivre.
Consultant :
Citez-moi l'exemple d'une situation que vous avez prise en main sans que cela ne vous soit formellement demandé ?
Anne : La situation précédente par exemple a entraà®né de ma part un compte-rendu régulier de notre situation vis-à -vis de ce fournisseur.
Consultant :
Décrivez-nous une occasion où vous vous êtes vous-même fixé(e) des objectifs et quels en ont été les résultats ?
Anne : J'ai voulu établir un vrai lien relationnel privilégié avec nos plus gros fournisseurs. Le suivi des dossiers s'est fait ensuite sans aucun heurt de part et d'autre, et dans une parfaite confiance. Tout ce passait ensuite beaucoup plus rapidement.
Consultant :
Quelles expériences de travail avez-vous avec des personnes d'âges différents, de cultures différentes ou des personnes handicapées ?
Anne : au sein de la dernière entreprise où j'ai travaillé nous avions tous entre 20 et 60 ans (aucune différence) et les journalistes étaient souvent de cultures différentes. Enfin, nous avions également un collègue aveugle qui nous avait bien expliqué ce que cela allait entraà®né pour nous comme adaptation. Mais on s'y fait très vite et cela devient automatique;
Consultant :
Dans vos expériences passées, avec quels types de clients ou de collègues aviez-vous le plus de mal à travailler et quel comportement adoptiez-vous ?
Anne : Certaines se sentent toujours agressées et se montrent elles-mêmes agressives. Je tente de les calmer. Je suis quelqu'un de très calme et serein.
Consultant :
Souvenez-vous d'un moment où vous avez pris la mauvaise décision ou commis une erreur et comment avez-vous géré cette situation ?
Anne : J'ai fait une mauvaise évaluation de besoins et entraà®né une dépense inutile à mon budget, j'en ai aussitôt fait par à mon supérieur en essayant de lui apporter une solution.
Consultant :
Décrivez-moi une situation où vous êtes allé(e) au delà de votre fonction pour aider un client, ou un fournisseur ?
Anne : Un fournisseur n'arrivait pas à se faire payer d'un autre département de mon entreprise. Il ne savait pas trop auprès de qui s'adresser. J'ai fait la recherche pour lui et ai pris en mains le suivi de ce problème jusqu'à son réglement.
Consultant :
Racontez-moi comment, dans vos expériences passées, vous avez agi en faveur du travail d'équipe ?
Anne : Dans les périodes d'urgences mes collègues étaient souvent débordées, on se mettait alors à plusieurs pour reorganisé leur travail et prendre un peu de leur charge à notre compte.
Consultant :
Pouvez-vous me décrire ce que vous avez le plus aimé et moins aimé dans la façon dont vous étiez dirigé(e) dans vos précédents postes ?
Anne : J'appréciais le fait d'avoir une réelle relation de confiance avec mon responsable. Je pouvais lui parler de tout ce qui me tracassais dans mon travail. Néanmoins je regrettais de ne pouvoir faire régulièrement un point des affaires en cours. Cela m'aurait permis d'être plus autonome et plus réactive ensuite. J'ai souvent demandé ce point mais mon responsable n'avait pas de temps...
Consultant :
Que vous soyez débutant(e) ou confirmé(e), autodidacte ou diplomé(e), qu'est-ce qui vous donne le sentiment d'être un(e) assistant(e) expert(e) ?
Anne : Je me connais, je connais mes compétences et mes limites. Je suis consciencieuse, réactive, autonome et organisée ce qui me semble primordial pour une assistante experte
Consultant :
Que ce soit en stage, en job d'été, en CDD ou en CDI dans combien d'entreprises avez vous travaillé ?
Anne :
11
Consultant : Combien de lettres de recommandation pouvez vous produire pour justifier la qualité de votre apport professionnel dans ces differentes entreprises ?
Anne : trois
je n'ai pas gardé de contact avec certaines entreprises et certaines n'existent plus.
Consultant :
Comment est votre Anglais ?
Anne :
Je suis Bilingue Anglais
Consultant : Could you tell me in a few english words who you are and what's the job you are looking for, then ?
Anne : I am looking for a job as a director assistant; I like working in a communication environment. I like to practise my english.
Consultant :
L'entretien se termine, comment avez vous vécu cette expérience virtuelle ?
Anne :
assez bien
Consultant : Pourriez vous dire pourquoi vous estimez avoir bien vécu cette expérience ?
Anne : Je n'ai pas hésité lors de mes réponses et certaines questions m'ont vraiment obligée à revenir sur mes compétences et mon parcours. C'était très instructif !
Consultant :
Y a-t-il une question que vous auriez aimé que je vous pose, si oui quelle est-elle ?
Anne : Non