Assistante de direction
Catherine B.
92000 Nanterre
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Auto-entretien de Catherine B.
Cet entretien a eu lieu le 17/09/15 à 23h29
Consultant : Etes vous heureus(e) d'exercer votre métier d'assistant(e) ?
Catherine :
Oui
Consultant : qu'est ce que votre métier d'assistant(e) vous apporte ?
Catherine : Mon métier d'assistante me permet de mettre au service d'une entreprise mes compétences, mes qualités d'organisatrice. Ce métier m'apporte satisfaction et épanouissement.
Consultant :
Dans quelle situation préférez vous travailler ?
Catherine :
dans l'anticipation
Consultant : Pourquoi préférez vous travailler dans l'anticipation ?
Catherine : Les solutions arrivent plus naturellement quand on anticipe. En revanche, j'aime également travailler dans un environnement bouillonnant d'idées, avec des personnes animées par la réussite et par un même objectif.
Consultant :
Tolérez vous les dépassements d'horaires ?
Catherine :
Oui
Consultant : Votre environnement tolère-t-il les dépassements d'horaires ?
Catherine : Il m'est tout à fait possible d'effectuer des dépassements d'horaires, tout en respectant ma vie personnelle. Il est possible de concilier les deux, avec une dose d'anticipation.
Consultant :
Préférez vous ?
Catherine :
Débuter tard - Finir tard
Consultant :
Avez vous déjà donné votre démission ?
Catherine :
Oui
Consultant : Combien de fois avez vous donné votre démission et pourquoi ?
Catherine : Lorsque j'ai donné ma démission c'était pour démarrer un poste avec davantage de responsabilités. En revanche, lorsque je suis épanouie, je suis fidèle.
Consultant :
Qu'est ce que la ponctualité pour vous ?
Catherine :
une culture
Consultant : Pouvez-vous expliquez la dimension culturelle de la ponctualité ?
Catherine : Il est important de respecter les horaires, d'être à l'heure à une réunion ; c'est une question de respect des personnes avec qui nous travaillons.
Consultant :
En dehors de vos loisirs, avez vous des activités extra professionnelles, du type association ?
Catherine :
Non
Consultant : Manquez vous de temps ou d'interêt pour ces activités extra professionnelles ?
Catherine : Mon contexte personnel ne m'a pas permis d'avoir des activités extra professionnelles. C'est d'avantage un manque de temps. Ce n'est en aucun cas un manque d'intérêt.
Consultant :
Que lisez vous régulierement ?
Catherine :
Des livres
Consultant : Quel type de littérature vous attire ?
Catherine : J'aime les romans, les classiques et les livres de science fiction. Je suis par ailleurs abonnée à des revues géographiques et historiques.
Consultant :
Pouvez vous classer ces divertissements par ordre d'interet :
le cinéma,
la télé,
le théâtre,
la lecture,
le sport,
le shopping,
les sorties entre amis ?
Catherine : Sport
Sorties entre amis
lecture
théâtre
cinéma
shopping
télé
Consultant :
Aimez vous dessiner ?
Catherine :
Oui
Consultant : Etes vous créatif(ve) et comment le savez vous ?
Catherine : J'ai pris des cours de dessin il y a 5 ans. Par ailleurs, je bricole beaucoup et j'ai créé des objets de décoration il y a quelques années.
Consultant :
Pouvez vous classer ces vertus par ordre d'importance pour vous,
la politesse,
l'honnêteté,
la modestie,
le courage,
la franchise,
la ponctualité,
la rigueur ?
Catherine : l'honnêteté
franchise
courage
politesse
ponctualité
rigueur
modestie
Consultant :
Laissez vous votre numéro de portable à la disposition de votre entreprise ?
Catherine :
Oui
Consultant : Vos collègues sont ils nécessairement vos amis ?
Catherine : Certaines des mes collègues sont des amies, mais ce n'est pas du tout évident.
Consultant :
Aimez vous participer à des salons professionnels ?
Catherine :
Oui
Consultant : A quel salon avez vous déjà participé ?
Catherine : J'ai représenté ma société au Salon Handicafé - Forum Polytechnique l'année dernière et j'avais représenté notre société il y a quelques années lors d'un salon de recrutement.
Consultant :
Aimez vous les relations avec la clientèle ?
Catherine :
Oui
Consultant : Avez vous une dimension commerciale ?
Catherine : Je n'ai pas de dimension commerciale. Je suis dans le cadre de mon poste, en relation avec les fournisseurs.
Consultant :
Avez vous déjà organisé des voyages à étapes pour des dirigeants ?
Catherine :
Oui
Consultant : En quelle occasion avez organisé des voyages ?
Catherine : Je suis amenée à organiser des voyages quotidiennement dans mon poste actuel.
Consultant :
Avez vous déjà été à l'initiative d'un changement d'organisation procédural ou managérial dans une entreprise ?
Catherine :
Non
Consultant : Avez vous l'esprit d'initiative ?
Catherine : Je possède un esprit d'initiative développé. J'ai pris l'initiative les deux dernières années au sein de département achats, de mettre en place un processus \"O papier\" afin d'économiser des coûts de papier, impression, temps passé, etc... avec la mise en place d'un site Sharepoint. Cette initiative a été récompensée par un \"small award\"
Consultant :
Vous êtes trés fatigué(e), mais avec 20 minutes d'efforts supplémentaires vous pouvez terminer tous les dossiers en cours, que faites vous ?
Catherine :
Je poursuis en faisant trés attention aux erreurs
Consultant :
Avez vous déjà participé à des séminaires, des conférences, des cercles de qualité?
Catherine :
Non
Consultant :
Avez vous déjà travaillé en famille ?
Catherine :
Non
Consultant : Aimeriez-vous travailler en famille ?
Catherine : Je peux difficilement répondre à cette question. En revanche, cela doit être compliqué à gérer.
Consultant :
Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à 10 personnes), une PME (30 à 100 salariés) ou un Grand Groupe ?
Catherine :
Cela m'est indifferent
Consultant :
Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ?
Catherine :
30 %
Consultant : Les 70 % sont consacrés à quelles autres activités ?
Catherine : Les 70 % restants sont divisés de la manière suivante :
- gestion de l'équipe des assistantes
- gestion administrative de l'équipe achats
- gestion des sites sharepoint
Consultant :
Dans quel secteur d'activité souhaitez vous ne plus travailler ?
Catherine : Je n'ai pas de secteur d'activité dans lequel je ne souhaite pas travailler.
Consultant :
Travaillez vous avec un dictionnaire ?
Catherine :
Oui
Consultant : Avez vous une bonne orthographe ?
Catherine : oui
Consultant :
Avez vous déjà travaillé avec une personnalité difficile ?
Catherine :
Oui
Consultant :
Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ?
Catherine :
30 %
Consultant : Les 70 % sont consacrés à quelles autres activités ?
Catherine : Les 70 % restants sont divisés de la manière suivante :
- gestion des sites sharepoint mis en place
- gestion administrative de l'équipe achats (120 personnes)
- management de l'équipe des assistantes
- gestion de la charge de travail
Consultant :
Dans quel secteur d'activité souhaitez vous ne plus travailler ?
Catherine : Aucun secteur d'activité me gêne.
Consultant :
Travaillez vous avec un dictionnaire ?
Catherine :
Oui
Consultant : Avez vous une bonne orthographe ?
Catherine : J'ai une bonne orthographe.
Consultant :
Avez vous déjà travaillé avec une personnalité difficile ?
Catherine :
Oui
Consultant : Combien de temps avez vous travaillé avec une personnalité difficile ?
Catherine : J'ai travaillé plus de 10 ans avec une personne ayant un caractère difficile.
Consultant :
Préférez vous le secteur privé ou public ?
Catherine : Je n'ai jamais travaillé dans le secteur public donc je ne peux pas comparer.
Consultant :
Quelles sont vos relations avec les nouvelles technologies ?
Catherine :
Bonnes
Consultant : Avez-vous un équipement informatique à votre domicile et lequel ?
Catherine : Je possède un ordinateur (windows) et une tablette Android.
Consultant :
Avez vous confiance en vous?
Catherine :
Oui
Consultant : Comment savez vous que vous avez confiance en vous ?
Catherine : Je suis consciente de mes atouts et de mes faiblesses. Cette conscience me permet d'être sereine et d'avoir confiance en moi.
Consultant :
Avez vous une confiance naturelle envers les autres ?
Catherine :
Oui
Consultant : Avez vous déja été déçu(e) de cette confiance et dans quelle occasion ?
Catherine : Il m'est arrivé d'être déçue quand j'ai fait confiance à des personnes que je manageais.
Consultant :
Avez vous les sens des responsabilités ?
Catherine :
Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous fait preuve de responsabilité ?
Catherine : Je fais preuve de responsabilités dans la société dans laquelle je travaille, notamment dans la gestion des sites Sharepoint et au quotidien dans la prise en charge de l'assistanat des managers avec qui je travaille.
Consultant :
Avez vous déjà passé un bilan de compétence ?
Catherine :
Non
Consultant : Envisagez vous de faire un bilan de compétences ?
Catherine : Je n'ai pas prévu de faire un bilan de compétences.
Consultant :
Avez vous le sens de l'humour dans votre cadre professionnel?
Catherine :
Oui
Consultant : Acceptez vous facilement que l'on vous fasse des petites plaisanteries ?
Catherine : j'accepte ces situations, dès lors que c'est dans le respect des uns et des autres.
Consultant :
Quelle est la valeur la plus importante selon vous ?
Catherine :
La Loyauté
Consultant : Avez vous déjà eu le sentiment d'être déloyal(e) ?
Catherine : Non je suis loyale.
Consultant :
Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ?
Catherine :
plus de 35 000 euros
Consultant : Ce sont des niveaux de salaires que vous avez déjà obtenus ?
Catherine : Il s'agit du niveau de salaire que j'ai actuellement.
Consultant :
Dans quelle displine vous sentez vous un(e) assistant(e) performant(e) et dans la pratique de quel logiciel ?
Catherine : Je possède une bonne pratique des logiciels Word, excel, powerpoint et Sharepoint. Je suis très performante dans la gestion d'un assistanat complet d'une manager de haut niveau et dans la gestion d'une équipe.
Consultant :
Lors de votre dernière expérience professionnelle, qu'avez-vous appris ?
Catherine : J'ai appris le management, la gestion administrative d'équipes importantes. J'ai appris à travailler en mode projet.
Consultant :
Décrivez-moi les situations qui, au bureau, vous suscitent le plus de stress et comment les gérez-vous habituellement ?
Catherine : Si je ne réussis pas à remplir une mission très importante vis à vis de nos clients, ou alors si un voyage se passe mal, je peux être stressée. L'implication, la motivation me permettent de gérer ces situations.
Consultant :
Parlez-moi d'une situation d'urgence ou de crise à laquelle vous avez été confronté(e) dans vos emplois précédents et quelle a été votre attitude ?
Catherine : Il m'est arrivé d'organiser un voyage en afrique avec une demande de visa. Il était fondamental que l'ingénieur obtienne son visa pour partir, je suis allée au consultat du Nigeria retirer le visa à la place de l'ingénieur. J'ai passé la journée au Consulat.
Consultant :
Racontez-moi la plus belle réussite de votre carrière et quel but cherchez-vous à atteindre maintenant ?
Catherine : La plus belle réussite de ma carrière est la mise en place du processus O papier au sein du service Achats avec une réduction de coûts de près de 50 000 euros pour une année (papier, coûts d'impression, coûts horaires des assistantes, des acheteurs...).
Désormais, je recherche au sein de mon entreprise à pérenniser les processus mis en place.
Consultant :
Citez-moi l'exemple d'une situation que vous avez prise en main sans que cela ne vous soit formellement demandé ?
Catherine : La mise en place du process 0 papier ne m'a pas été demandée. J'ai été à l'initiative de ce projet.
Consultant :
Décrivez-nous une occasion où vous vous êtes vous-même fixé(e) des objectifs et quels en ont été les résultats ?
Catherine : J'ai été à l'initiative de la mise en place de ce process et une réduction des coûts a été obtenue (plus de 50 000 euros)
Consultant :
Quelles expériences de travail avez-vous avec des personnes d'âges différents, de cultures différentes ou des personnes handicapées ?
Catherine : Je manage une équipe d'assistantes de 24 à 48 ans. Ces jeunes femmes sont d'origines différentes. J'ai été amenée à travailler avec une personne ayant un handicap et je fait partie du projet Handicap au sein de la société.
Consultant :
Dans vos expériences passées, avec quels types de clients ou de collègues aviez-vous le plus de mal à travailler et quel comportement adoptiez-vous ?
Catherine : J'ai eu des soucis avec une assistante (qui a quitté la société). N'arrivant pas à gérer cette situation, j'ai fait appel à mon management.
Consultant :
Souvenez-vous d'un moment où vous avez pris la mauvaise décision ou commis une erreur et comment avez-vous géré cette situation ?
Catherine : Il m'est en effet arrivé de faire une erreur (notamment une erreur de jugement lors d'un recrutement). Nous avons gardé la personne pendant la durée de son CDD et nous sommes séparées d'un commun accord à l'issue de celui-ci.
Consultant :
Décrivez-moi une situation où vous êtes allé(e) au delà de votre fonction pour aider un client, ou un fournisseur ?
Catherine : Récemment, les voyages des fournisseurs étaient pris en charge par les expediteurs. La personnes en charge des demandes de visas, voyages, des fournisseurs est partie en urgence à l'étranger. J'ai repris les tâches.
Consultant :
Racontez-moi comment, dans vos expériences passées, vous avez agi en faveur du travail d'équipe ?
Catherine : Les équipes d'assistantes sur projets ou au sein des achats travaillent en équipe. Nous avons mis en place une boite mail commune qui permet de se remplacer les unes les autres.
Consultant :
Pouvez-vous me décrire ce que vous avez le plus aimé et moins aimé dans la façon dont vous étiez dirigé(e) dans vos précédents postes ?
Catherine : Le Directeur des Achats avec qui je travaille depuis 7 ans m'a permis de prendre beaucoup de responsabilités, il déléguait beaucoup. J'ai aimé ce management.
Consultant :
Que vous soyez débutant(e) ou confirmé(e), autodidacte ou diplomé(e), qu'est-ce qui vous donne le sentiment d'être un(e) assistant(e) expert(e) ?
Catherine : Ce qui me permet de dire que je suis une experte est ma capacité à trouver les solutions aux problèmes, ou tout simplement trouver la personne capable de répondre à la question ou aux problèmes, se poser les bonnes questions.
Consultant :
Que ce soit en stage, en job d'été, en CDD ou en CDI dans combien d'entreprises avez vous travaillé ?
Catherine :
9
Consultant : Combien de lettres de recommandation pouvez vous produire pour justifier la qualité de votre apport professionnel dans ces differentes entreprises ?
Catherine : Je pense pouvoir produire 4 ou 5 lettres de recommandation.
Consultant :
Comment est votre Anglais ?
Catherine :
Je parle bien Anglais
Consultant : Could you tell me in a few english words who you are and what's the job you are looking for, then ?
Catherine : Assistant confirmed with an experience of 30 years, I am looking for a new opportunity . I would like to work with a top manager , ready to delegate and work every day in a climate of confidence.
Consultant :
L'entretien se termine, comment avez vous vécu cette expérience virtuelle ?
Catherine :
assez bien
Consultant : Pourriez vous dire pourquoi vous estimez avoir bien vécu cette expérience ?
Catherine : C'est la première fois que je réalise un entretien virtuel et je pense qu'il est intéressant et ludique d'utiliser les nouveaux outils à notre disposition.
Consultant :
Y a-t-il une question que vous auriez aimé que je vous pose, si oui quelle est-elle ?
Catherine : Qu'est ce qu'il vous est difficile de supporter dans une collaboration Assistante / Manager ?