Assistante de direction
Sylvie K.
59163 Conde Sur Escaut
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Auto-entretien de Sylvie K.
Cet entretien a eu lieu le 29/10/05 à 00h09
Consultant : Bonjour, pourriez vous vous présenter brievement s'il vous plait ?
Sylvie : Autodidacte, j'ai toutes les qualités requises pour Assister un Responsable à haut niveau, notamment : la disponibilité, la rigueur, l'anticipation, l'intégrité, je suis quelqu'un en qui l'on peut faire confiance aussi bien au niveau du respect de la confidentialité que dans la réalisation de mon travail qui demande de l'organisation, une bonne faculté d'adaptation (aux situations comme aux individus) ainsi qu'une rapidité d'exécution sans oublier de hiérarchiser les urgences.
Consultant : Etes vous heureus(e) d'exercer votre métier d'assistant(e) ?
Sylvie :
Oui
Consultant : qu'est ce que votre métier d'assistant(e) vous apporte ?
Sylvie : L'autonomie au niveau de mon travail et d'avoir des Responsabilités me font avancer plus vite.
Consultant :
Dans quelle situation préférez vous travailler ?
Sylvie :
dans l'anticipation
Consultant : Pourquoi préférez vous travailler dans l'anticipation ?
Sylvie : Il ne m'est pas difficile de travailler dans d'autres contexte comme dans l'urgence mais il est d'autant plus agréable de travailler dans l'anticipation afin de ne pas avoir à régler des problèmes qui pourraient survenir dans une situation de stress.
Consultant :
Tolérez vous les dépassements d'horaires ?
Sylvie :
Oui
Consultant : Votre environnement tolère-t-il les dépassements d'horaires ?
Sylvie : A la maison, nous sommes autonomes et savons partager les moments où nous sommes ensembles à 100 %. Lorsque nos programmes ne coà¯ncident pas, nous savons que nous n'avons rien perdu pour autant. Notre point commun et le respect de l'autre et de ce qu'il a envie de faire.
Consultant :
Avez vous déjà donné votre démission ?
Sylvie :
Non
Consultant : Mais avez vous eu parfois envie de donner votre démission ?
Sylvie : En dehors d'un côté pratique, comme par exemple quand j'ai déménager à 100 km de mon lieu de travail pour habiter avec mon compagnon actuel, non. Malgré que la route me pesait, j'ai continué durant 3 ans à faire ce trajet.
Consultant :
Qu'est ce que la ponctualité pour vous ?
Sylvie :
une culture
Consultant : Pouvez-vous expliquez la dimension culturelle de la ponctualité ?
Sylvie : Dans notre société, tout est régie par les horaires et devont nous tenir à cette dimension afin de respecter les autres, et se faire respecter. C'est donc grâce à l'éducation que j'ai reçue, que j'arrive à penser cela aujourd'hui.
Consultant :
En dehors de vos loisirs, avez vous des activités extra professionnelles, du type association ?
Sylvie :
Non
Consultant : Manquez vous de temps ou d'interêt pour ces activités extra professionnelles ?
Sylvie : Mes intérêts pour les activité extra professionnelles se situent à d'autres niveaux aujourd'hui et je ne peux pas m'investir partout.
Consultant :
Que lisez vous régulierement ?
Sylvie :
Un magazine
Consultant : Quel magazine lisez vous régulièrement ?
Sylvie : Je suis d'une nature curieuse et dévore le soir des magazines où je peux parfaire ma culture. Les quotidiens parfois, mais comme je suis assidue aux informations télévisées ou aux émissions de radio sur la vie quotidienne (durant les trajets), je ne les lie pas régulièrement.
Consultant :
Pouvez vous classer ces divertissements par ordre d'interet :
le cinéma,
la télé,
le théâtre,
la lecture,
le sport,
le shopping,
les sorties entre amis ?
Sylvie : le sport
la lecture
les sorties entre amis
la télé
le shopping
le cinéma
le théatre
Consultant :
Aimez vous dessiner ?
Sylvie :
Oui
Consultant : Etes vous créatif(ve) et comment le savez vous ?
Sylvie : Durant une période de ma vie, j'ai pu réaliser un ensemble de travaux manuels (comme entre autre, dans le domaine des fleurs séchées) et ce que je faisais, je le donnais dans la famille et j'ai vu un jour arriver des gens de l'extérieur qui venait me voir pour que je leurs vende mes compositions qu'ils trouvaient originales.
Consultant :
Pouvez vous classer ces vertus par ordre d'importance pour vous,
la politesse,
l'honnêteté,
la modestie,
le courage,
la franchise,
la ponctualité,
la rigueur ?
Sylvie : la politesse
la ponctualité
l'honnêteté
la rigueur
le courage
la franchise
la modestie
Consultant :
Laissez vous votre numéro de portable à la disposition de votre entreprise ?
Sylvie :
Oui
Consultant : Vos collègues sont ils nécessairement vos amis ?
Sylvie : Non. Ma meilleure amie, je l'ai connue dans mon contexte de travail (c'était une collègue), mais mes collègues ne sont pas devenus mes amis.
Consultant :
Aimez vous participer à des salons professionnels ?
Sylvie :
Oui
Consultant : A quel salon avez vous déjà participé ?
Sylvie : Bijorca, par exemple. J'ai participé à plusieurs salons en tant qu'hôtesse d'accueil durant mes week-end.
Consultant :
Aimez vous les relations avec la clientèle ?
Sylvie :
Oui
Consultant : Avez vous une dimension commerciale ?
Sylvie : Le commercial passe par certains critères : la disponibilité, le service avant tout et arriver à mes fins.
Consultant :
Avez vous déjà organisé des voyages à étapes pour des dirigeants ?
Sylvie :
Non
Consultant : Vous sentez vous capable d'organiser des voyages pour des dirigeants ?
Sylvie : Je suis quelqu'un qui ne recule jamais devant un obstacle, bien au contraire, moins je connais et plus j'ai envie d'y aller. Maintenant, "l'envie" n'est pas suffisant mais je pense avoir les capacités pour le faire.
Consultant :
Avez vous déjà été à l'initiative d'un changement d'organisation procédural ou managérial dans une entreprise ?
Sylvie :
Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous pris cette initiative d'un changement d'organisation ?
Sylvie : Quand je suis arrivée dans une des sociétés dans laquelle j'ai travaillé, il n'y avait pas vraiment de procédures mises en place, par conséquence, j'ai décidé de ficeler ce poste d'Assistante commerciale.
Consultant :
Vous êtes trés fatigué(e), mais avec 20 minutes d'efforts supplémentaires vous pouvez terminer tous les dossiers en cours, que faites vous ?
Sylvie :
Je poursuis en prévoyant de relire le lendemain
Consultant :
Avez vous déjà participé à des séminaires, des conférences, des cercles de qualité?
Sylvie :
Non
Consultant :
Avez vous déjà travaillé en famille ?
Sylvie :
Oui
Consultant : Quels sont les avantages du travail en famillle ?
Sylvie : Pour moi, c'était la complicité et l'anticipation, comme on se connaissait bien, on gagnait du temps, car on se comprenait rapidement. Par la même occasion, on avait plus d'échanges qu'avec des gens de l'extérieur, car on se voyait en dehors du travail sans que cela devienne des réunions de travail plutôt que des réunions de famille.
Consultant :
Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à 10 personnes), une PME (30 à 100 salariés) ou un Grand Groupe ?
Sylvie :
Cela m'est indifferent
Consultant :
Dans quel secteur d'activité souhaitez vous ne plus travailler ?
Sylvie : Les secteurs d'activité dans lesquels j'ai travaillé me convenaient tous et je suis prête aujourd'hui à retourner dans ceux-ci.
Consultant :
Travaillez vous avec un dictionnaire ?
Sylvie :
Non
Consultant : Avez vous une bonne orthographe ?
Sylvie : J'ai effectivement une bonne orthographe mais il est parfois utile d'avoir un dictionnaire, car le "blanc" n'échappe à personne.
Consultant :
Avez vous déjà travaillé avec une personnalité difficile ?
Sylvie :
Oui
Consultant : Combien de temps avez vous travaillé avec une personnalité difficile ?
Sylvie : Durant 4 ans, cette personne était un des commerciaux avec lequel je travaillais en étroite collaboration.
Consultant :
Préférez vous le secteur privé ou public ?
Sylvie : J'ai toujours travaillé dans le secteur privé, je n'ai aucune connaissance du secteur public.
Consultant :
Quelles sont vos relations avec les nouvelles technologies ?
Sylvie :
Bonnes
Consultant : Avez-vous un équipement informatique à votre domicile et lequel ?
Sylvie : Oui, je possède un ordinateur et une imprimante qui fait scanner et photocopieur.
Consultant :
Avez vous confiance en vous?
Sylvie :
Oui
Consultant : Comment savez vous que vous avez confiance en vous ?
Sylvie : Je vais jusqu'au bout des choses car je sais que je peux y arriver malgré tous les efforts que l'on doit parfois fournir. Mon dicton est : "Si tu veux, tu peux"
Consultant :
Avez vous une confiance naturelle envers les autres ?
Sylvie :
Non
Consultant : Pourquoi n'avez vous pas confiance envers les autres ?
Sylvie : Il faut que l'on me prouve que je peux avoir confiance. Et puis faire confiance aux autres, c'est un apprentissage que la vie nous apporte.
Consultant :
Avez vous les sens des responsabilités ?
Sylvie :
Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous fait preuve de responsabilité ?
Sylvie : Dans toutes mes activités, on m'a toujours confier des responsabilités, même en entrant dans la vie active, mais ma plus belle expérience est celle où mon supérieur à ouvert des bureaux en région parisienne alors que le siège était dans le Nord, en me laissant toute la responsabilité de ce bureau.
Consultant :
Avez vous déjà passé un bilan de compétence ?
Sylvie :
Non
Consultant : Envisagez vous de faire un bilan de compétences ?
Sylvie : J'ai l'intention dans faire un prochainement, si ce n'est que par curiosité.
Consultant :
Avez vous le sens de l'humour dans votre cadre professionnel?
Sylvie :
Oui
Consultant : Acceptez vous facilement que l'on vous fasse des petites plaisanteries ?
Sylvie : Tout à fait. Quand je travaille, j'aime être à fond dans ce que je fais mais lors d'une pose, cela me détend.
Consultant :
Quelle est la valeur la plus importante selon vous ?
Sylvie :
L'Honneteté
Consultant : Avez vous déjà été obligé(e) d'être malhonnête ?
Sylvie : Non, je ne vois pas dans quel contexte on peut être obligé d'être malhonnête.
Consultant :
Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ?
Sylvie :
Entre 18 000 et 22 000 euros
Consultant : Ce sont des salaires que vous avez déjà obtenus ?
Sylvie : Oui, ma rémunération était :
un fixe, un interressement et des primes
Consultant :
Dans quelle displine vous sentez vous un(e) assistant(e) performant(e) et dans la pratique de quel logiciel ?
Sylvie : Il est difficile de trouver une discipline particulière puisque c'est un travail d'ensemble surtout qu'en on a plusieurs années d'expériences. Il en est de même pour les logiciels mais word et excel restent des favoris dans l'activité.
Consultant :
Lors de votre dernière expérience professionnelle, qu'avez-vous appris ?
Sylvie : A tenir la comptabilité d'une petite entreprise.
Consultant :
Décrivez-moi les situations qui, au bureau, vous suscitent le plus de stress et comment les gérez-vous habituellement ?
Sylvie : Dans ce métier, on est parfois très sollicitées : Tout le monde vous sollicite en même temps pour une urgence. Il faut gérer à la fois la psychologie des gens et hiérarchiser les urgences.
Consultant :
Citez-moi un défi auquel vous avez été confronté(e) dans vos précédentes fonctions et comment l'avez-vous relevé ?
Sylvie : En début de carrière, mon patron m'a lancé le défi d'aller dans une entreprise pour présenter la société et notre produit alors que je n'avais jamais fait de commercial. J'y suis allée, évidemment, je n'étais pas au "top", mais je m'étais préparée en simulant cet entretien et le plus difficile a été de gérer le stress, jusqu'au moment où j'ai pris conscience qu'il ne pouvait rien m'arriver de grave et avec mon caractère tenace, il fallait que je relève ce défi.
Consultant :
Parlez-moi d'une situation d'urgence ou de crise à laquelle vous avez été confronté(e) dans vos emplois précédents et quelle a été votre attitude ?
Sylvie : La situation d'urgence qui m'a interpellé le plus, c'est lorsqu'un acheteur d'un gros groupe m'a demandé les tarifs des produits qu'il vendait en magasin(6000 produits environs)intitulés à son enseigne et avec une mise en page qui n'avait rien à voir avec la notre dans un délai très court (sans possibilité de repousser ce délai). J'ai donc délégué un peu ce travail et nous lui avons fait son dossier informatique dans les temps.
Consultant :
Racontez-moi la plus belle réussite de votre carrière et quel but cherchez-vous à atteindre maintenant ?
Sylvie : Ma plus belle réussite à été de passer d'"opératrice en micrographie" à "Assistante commerciale en publicité" (pour le même groupe). Mon but aujourd'hui et de passer "Directrice" d'un service administratif.
Consultant :
Citez-moi l'exemple d'une situation que vous avez prise en main sans que cela ne vous soit formellement demandé ?
Sylvie : J'ai pris en charge la préparation et la présentation des réunions commerciales hebdomadaires car elles n'étaient pas du tout structurées et tout le monde se plaignait qu'elles ne servaient à rien. Mon patron était ravi de cette décision.
Consultant :
Décrivez-nous une occasion où vous vous êtes vous-même fixé(e) des objectifs et quels en ont été les résultats ?
Sylvie : Dans une des sociétés où j'ai travaillé, si quelqu'un était absent au service administratif ou commercial, personne ne pouvait intervenir à ce poste. J'ai fait écrire toutes les procédures de travail de ces postes de façon à ce que n'importe qui puisse prendre la suite en cette absence. C'est à ce moment que mon supérieur a demander à ce que tout le monde connaisse le service de l'autre (dans les grandes lignes).
Consultant :
Quelles expériences de travail avez-vous avec des personnes d'âges différents, de cultures différentes ou des personnes handicapées ?
Sylvie : Dans une de mes activités, j'ai travaillé en étroite collaboration avec des personnes plus âgées et plus jeunes que moi et ce que j'ai beaucoup apprécier, c'est que les qualités de chacun en rapport avec l'âge formait une complémentarité dans le travail ou les décisions et on avait tous l'impression d'être de la même génération.
Consultant :
Dans vos expériences passées, avec quels types de clients ou de collègues aviez-vous le plus de mal à travailler et quel comportement adoptiez-vous ?
Sylvie : J'avais un collègue très caractériel et c'était très fatiguant de l'entendre hurler sans arrêt. J'ai adopté une attitude complètement opposée à la sienne, c'est à dire, rester toujours sereine et avec le sourire. Sans aucune prétention, il y a qu'avec moi qu'il ne criait pas et ressortait avec le sourire de mon bureau.
Consultant :
Souvenez-vous d'un moment où vous avez pris la mauvaise décision ou commis une erreur et comment avez-vous géré cette situation ?
Sylvie : Je n'ai pas d'erreur grave à mon insu par contre, j'ai déjà envoyer chez l'imprimeur des documents qui n'étaient pas bons, mais m'en étant aperçu rapidement, il n'y a eu aucun incident.
Consultant :
Décrivez-moi une situation où vous êtes allé(e) au delà de votre fonction pour aider un client, ou un fournisseur ?
Sylvie : J'ai fait envoyer un produit gratuitement à un client qui n'était pas content et qui avait fait une histoire qui était remontée jusqu'aux oreilles de l'acheteur de ce groupe et malgré que nous n'étions pas en faute, la seule façon que cette affaire ne tourne pas au drame, c'était de calmer le jeu car ce client ne voulait rien savoir.