Assistante de direction
Virginie E.
78114 Magny Les Hameaux
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Auto-entretien de Virginie E.
Cet entretien a eu lieu le 08/08/05 à 10h39
Consultant : Bonjour, pourriez vous vous présenter brievement s'il vous plait ?
Virginie : Je suis agée de 31 ans, et réside en région parisienne. Après mon baccalauréat, j'ai choisi de continuer mes études vers des formations courtes et diplomantes BTS commerce International dans un premier temps, puis école de commerce. Très à l'aise en communication, et désireuse de bien maitriser les langues étrangères (Anglais et espagnol), j'ai immédiatement après mes études orientée mes recherches d'emploi vers des sociétés a vocation internationales. J'aime particulièrement le contact avec les clients et les fournisseurs. Je suis également très dynamique et aime que les choses soient faites vite et bien dans une recherche perpétuelle de satisfaction générale.
Consultant : Etes vous heureus(e) d'exercer votre métier d'assistant(e) ?
Virginie :
Oui
Consultant : qu'est ce que votre métier d'assistant(e) vous apporte ?
Virginie : Le métier d'assistante, est pour moi un métier d'une grande utilité, il permet quelque soit le service, d'aider et soutenir les managers dans leurs taches quotidiennes, lors de leurs déplacements l'assistante gère, organise, conseille, communique peut également vendre ou acheter et peut ensuite rendre des comptes. Ayant personnellement une forte culture d'entreprise et étant très dévouée et attachée à la réussite de celle ci, le poste d'assistante est pour moi le poste qui correspond le mieux à mes aspirations professionnelles.
Consultant :
Dans quelle situation préférez vous travailler ?
Virginie :
dans l'anticipation
Consultant : Pourquoi préférez vous travailler dans l'anticipation ?
Virginie : Travailler en amont des problèmes, permet souvent d'éviter les situations de stress ou les impasses.
Consultant :
Tolérez vous les dépassements d'horaires ?
Virginie :
Oui
Consultant : Votre environnement tolère-t-il les dépassements d'horaires ?
Virginie : Comme je le disais tout à l'heure, je suis très dévouée, et aime que ma société se porte bien. travailler avec des pays étrangers, demande souvent d'etre disponible en dehors des plages horaires standard francaises. cela ne me pose aucun probleme
Consultant :
Préférez vous ?
Virginie :
Débuter tard - Finir tard
Consultant :
Avez vous déjà donné votre démission ?
Virginie :
Non
Consultant : Mais avez vous eu parfois envie de donner votre démission ?
Virginie : Non, je me suis toujours sentie bien partout.
Consultant :
Qu'est ce que la ponctualité pour vous ?
Virginie :
une vertu
Consultant : Pourquoi considérez vous la ponctualité comme une vertu ?
Virginie : La ponctualité est quelque chose que je rapproche du respect (respect des autres et de moi meme)
Consultant :
En dehors de vos loisirs, avez vous des activités extra professionnelles, du type association ?
Virginie :
Non
Consultant : Manquez vous de temps ou d'interêt pour ces activités extra professionnelles ?
Virginie : Je manque certainement de temps pour les activités de type assiociatif mais certainement pas d'envie. Pour les autres activités (famille, amis, sport) je trouve toujours le temps qu'il faut et suis toujours partante pour des soirées entre amis, des belles randonnées ou des sorties sportives.
Consultant :
Que lisez vous régulierement ?
Virginie :
Des livres
Consultant : Quel type de littérature vous attire ?
Virginie : J'aime les romans en général, pas de catégorie spécifique ; romans d'amour, science fiction, policiers, historiques en francais ou en anglais ... toutes les lectures sont enrichissantes.
Consultant :
Pouvez vous classer ces divertissements par ordre d'interet :
le cinéma,
la télé,
le théâtre,
la lecture,
le sport,
le shopping,
les sorties entre amis ?
Virginie : Sorties entre amis, sport, cinéma, théatre, lecture, shopping, télé ... mais cela est un peu restrictif ? non ?
Consultant :
Aimez vous dessiner ?
Virginie :
Oui
Consultant : Etes vous créatif(ve) et comment le savez vous ?
Virginie : J'aimerai etre plus créative que je ne le suis, mais depuis ma petite enfance, j'ai toujours aimé dessiner, peindre et confectionner manuellement tout un tas de choses (meubles, objets déco)... personne ne m'a jamais dit que j'étais très douée (je pense qu'ils ont raison) mais quoi qu'il en soit je pense avoir un coté créatif refoulé ...
Consultant :
Pouvez vous classer ces vertus par ordre d'importance pour vous,
la politesse,
l'honnêteté,
la modestie,
le courage,
la franchise,
la ponctualité,
la rigueur ?
Virginie : Honneteté,franchise, politesse, rigueur, ponctualité, modestie, courage .
Consultant :
Laissez vous votre numéro de portable à la disposition de votre entreprise ?
Virginie :
Oui
Consultant : Vos collègues sont ils nécessairement vos amis ?
Virginie : Non, entre bien s'entendre et etre amis, il y a un pas qu'il n'est pas nécessaire de franchir à tous les coups.
Consultant :
Aimez vous participer à des salons professionnels ?
Virginie :
Oui
Consultant : A quel salon avez vous déjà participé ?
Virginie : Salon du bourget, ETTC, ITC (USA) et Avionics.
Consultant :
Aimez vous les relations avec la clientèle ?
Virginie :
Oui
Consultant : Avez vous une dimension commerciale ?
Virginie : Lors de ma dernière expérience professionnelle, j'ai eu l'occasion de faire des propositions commerciales et réaliser de plus en plus de ventes directement avec des clients grands comptes. Je n'ai pas eu de formation spécifique à la vente, mais je pense avoir un bon sens commercial. je me trouve très à mon aise en négociation.
Consultant :
Avez vous déjà organisé des voyages à étapes pour des dirigeants ?
Virginie :
Oui
Consultant : En quelle occasion avez organisé des voyages ?
Virginie : J'ai très souvent organisé des voyages pour les dirigeants et les commerciaux, qui voyageaient beaucoup à travers le monde. Organisation de voyages pour salons aux USA, visites fournisseurs au canada, Irlande, angleterre, Turquie ...
Consultant :
Avez vous déjà été à l'initiative d'un changement d'organisation procédural ou managérial dans une entreprise ?
Virginie :
Non
Consultant : Avez vous l'esprit d'initiative ?
Virginie : Oui, j'aime anticiper, prévoir, et m'organiser par moi meme. Pour ce faire il est souvent nécessaire de prendre des initiatives.
Consultant :
Vous êtes trés fatigué(e), mais avec 20 minutes d'efforts supplémentaires vous pouvez terminer tous les dossiers en cours, que faites vous ?
Virginie :
Je poursuis en faisant trés attention aux erreurs
Consultant :
Avez vous déjà participé à des séminaires, des conférences, des cercles de qualité?
Virginie :
Oui
Consultant :
Avez vous déjà travaillé en famille ?
Virginie :
Non
Consultant : Aimeriez-vous travailler en famille ?
Virginie : Non. La hiérarchie qui est établie naturellement dans une famille, ne permet pas de se sentir libre et totalement libre de ses propres décisions. Je n'ai jamais pensé travailler en famille mais je doute que ce soit une bonne idée (meme si j'aime énormément ma famille, il est pour moi nécessaire de ne pas tout mélanger)
Consultant :
Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à 10 personnes), une PME (30 à 100 salariés) ou un Grand Groupe ?
Virginie :
Cela m'est indifferent
Consultant :
Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ?
Virginie :
60 %
Consultant : Les 40 % sont consacrés à quelles autres activités ?
Virginie : Vente, communication, gestion SAV et stocks ...
Consultant :
Dans quel secteur d'activité souhaitez vous ne plus travailler ?
Virginie : Je n'ai pas d'idée sur la question, ou pas assez d'expérience pour dire qu'un secteur en particulier ne me plait pas.
Consultant :
Travaillez vous avec un dictionnaire ?
Virginie :
Oui
Consultant : Avez vous une bonne orthographe ?
Virginie : Je pense etre bonne en ortographe (il m'arrive tout de meme de faire des fautes), mais les collègues en général sont plutot contents de moi sur ce point, et les derniers tests de mon bilan de compétences sont relativements positifs. Quoi qu'il en soit, en cas de doute je recherche toujours l'information (dictionnaire ou demande à un collègue)
Consultant :
Avez vous déjà travaillé avec une personnalité difficile ?
Virginie :
Non
Consultant : Vous sentez vous prête à vivre cette situation ?
Virginie : J'aime aider et rendre service. En terme de management, il est nécessaire de faire en sorte que tous les collaborateurs se sentent bien dans leur environnement de travail. Aider une personne en difficulté fait partie de la vie d'entreprise. Mais attention tout de meme au degré de difficulté de cette personne ...
Consultant :
Préférez vous le secteur privé ou public ?
Virginie : Privé a priori, mais je n'ai jamais eu l'occasion de travailler dans le public
Consultant :
Quelles sont vos relations avec les nouvelles technologies ?
Virginie :
Bonnes
Consultant : Avez-vous un équipement informatique à votre domicile et lequel ?
Virginie : j'ai un ordinateur portable, une connection Wifi haut débit internet et du matériel d'impression.
Consultant :
Avez vous confiance en vous?
Virginie :
Oui
Consultant : Comment savez vous que vous avez confiance en vous ?
Virginie : J'ai souvent des périodes de doutes (je n'y arriverai jamais ... je n'aurai jamais le temps de tout faire ...) mais je sais qu'au final j'arrive toujours à atteindre mes objectifs. en gros j'ai confiance en moi meme si je n'en ai pas toujours conscience.
Consultant :
Avez vous une confiance naturelle envers les autres ?
Virginie :
Oui
Consultant : Avez vous déja été déçu(e) de cette confiance et dans quelle occasion ?
Virginie : Je n'ai pas d'exemple négatif avec une personne en particulier. Tout n'est pas toujours parfait, mais je ne me suis jamais sentie trahie ou décue ... ou alors j'ai oublié
Consultant :
Avez vous les sens des responsabilités ?
Virginie :
Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous fait preuve de responsabilité ?
Virginie : Prise d'initiatives et responsabilités sont pour moi deux mots tres proches. Il m'est donc souvent arrivé de prendre mes responsabilités ; élabotation d'une proposition de prix, réponse à un appel d'offre, organisation d'un salon, choix d'un fournisseur plutot qu'un autre ...
Consultant :
Avez vous déjà passé un bilan de compétence ?
Virginie :
Oui
Consultant : Quelles ont été les conclusions de ce bilan de compétences ?
Virginie : Je suis en train de le passer
Consultant :
Avez vous le sens de l'humour dans votre cadre professionnel?
Virginie :
Oui
Consultant : Acceptez vous facilement que l'on vous fasse des petites plaisanteries ?
Virginie : Je suis d'un catactère plutot gai, et il m'arrive également de faire des blagues à mes collègues ; alors oui j'accepte facilement ce que je peux faire aux autres ... mais attention encore au type de plaisanterie que l'on fait
Consultant :
Quelle est la valeur la plus importante selon vous ?
Virginie :
L'Honneteté
Consultant : Avez vous déjà été obligé(e) d'être malhonnête ?
Virginie : Est ce malhonnete de refuser une réduction à un client pour na pas baisser sa marge ? sinon je ne crois pas avoir été obligée de mentir ou de faire acte de malhonneteté
Consultant :
Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ?
Virginie :
Entre 30 000 et 35 000 euros
Consultant : Ce sont des salaires que vous avez déjà obtenus ?
Virginie : oui mon dernier salaire annuel brut etait compris entre 30000 et 32000 euros
Consultant :
Dans quelle displine vous sentez vous un(e) assistant(e) performant(e) et dans la pratique de quel logiciel ?
Virginie : J'aime beaucoup le metier d'assistante commerciale et l'administration des vente également. S'il faut choisir peut etre qu'assistante commerciale est plus proche de mes aspirations personnelles. Niveau informatique, je maitrise les outils du pack office, mais peut apprendre rapidement à gerer un logiciel spéfifique.
Consultant :
Lors de votre dernière expérience professionnelle, qu'avez-vous appris ?
Virginie : J'ai pratiquement tout appris lors de ma dernière expérience professionnelle, le commercial, l'administration des ventes, les relations clients fournisseurs, les opérations de douanes, la facturation, les relances, et l'anglais (depuis l'arrivée d'un Directeur Général américain, nous avions comme mot d'ordre de ne parler et d'écrir qu'en anglais au bureau)
Consultant :
Décrivez-moi les situations qui, au bureau, vous suscitent le plus de stress et comment les gérez-vous habituellement ?
Virginie : Un retard de livraison pour un gros projet client qui débute dès le lendemain, est une situation courante mais stressante. La gestion d'un tel problème passe évidemment par une organisation sans faille, des relances incessantes auprès des fournisseurs ou des organismes de dédouanement, et un suivi client très poussé.
Consultant :
Citez-moi un défi auquel vous avez été confronté(e) dans vos précédentes fonctions et comment l'avez-vous relevé ?
Virginie : La société avait besoin de faire rentrer un certain montant de commandes à réglement rapide. J'ai eu l'idée de faire de mon coté un emailing couplé d'un mailing papier auprès de clients grand comptes pour essayer de faire rentrer des commandes sur des produits que les commerciaux n'avaient pas le temps de vendre. Le mailing envoyé, je me suis ensuite attachée à relancer tous les clients, et le résultat à été très positif.
Consultant :
Parlez-moi d'une situation d'urgence ou de crise à laquelle vous avez été confronté(e) dans vos emplois précédents et quelle a été votre attitude ?
Virginie : La situation d'urgence se rapproche de la situation de stress décrite dans une question précédente ; un problème de livraison sur un projet critique à pénalités de retard. Mon attitude : Laisser de coté les autres taches et s'evertuer par tous les moyens possibles de faire bouger les choses (relances, organisation d'un déplacement éventuel à l'étranger pour aller chercher le matériel la ou il se trouve, et eventuellement le déposer directement chez le client)
Consultant :
Racontez-moi la plus belle réussite de votre carrière et quel but cherchez-vous à atteindre maintenant ?
Virginie : Je ne suis pas très carriériste, mes ambitions sont simples ; atteindre mes objectifs, me sentir utile et appréciée de mes collègues des fournisseurs et des clients, et faire en sorte que la société tourne bien. Ma plus belle réussite en ce sens est le reconnaissance que l'on peut me témoigner
Consultant :
Citez-moi l'exemple d'une situation que vous avez prise en main sans que cela ne vous soit formellement demandé ?
Virginie : Le mailing envoyé aux clients pour essayer de faire augmenter le volume des commandes est un exemple de prise de décision personnelle (exemple cité plus haut)
Consultant :
Décrivez-nous une occasion où vous vous êtes vous-même fixé(e) des objectifs et quels en ont été les résultats ?
Virginie : meme exemple, avant d'envoyer le fameux mailing (decidemment) je m'etais fixée un objectif de prise de commande en EUROS que j'ai largement dépassé de plus de 30%
Consultant :
Quelles expériences de travail avez-vous avec des personnes d'âges différents, de cultures différentes ou des personnes handicapées ?
Virginie : Je n'ai jamais eu l'occasion de travailler avec des personnes handicapées, mais très souvent d'age differents ou de culture différentes. Ces expériences sont toujours enrichissantes, les personnes plus mures partagent leurs expériences et nous aident à grandir, les échanges de culture ouvrent les portes de la compréhension de relations interculturelles nécessaires à la vie d'entreprise et à la compréhension des autres
Consultant :
Dans vos expériences passées, avec quels types de clients ou de collègues aviez-vous le plus de mal à travailler et quel comportement adoptiez-vous ?
Virginie : J'ai du mal a travailler avec des personnes obtues en général, qui detestent se remettre en question et partager leurs connaissances avec les autres. Mes réactions sont diverses ; j'essaye de me passer d'eux dans certains cas, et de me débrouiller par moi meme, ou bien j'essaye de prendre le temps de parler avec eux pour obtenir l'information qu'il me manque si tel est le cas
Consultant :
Souvenez-vous d'un moment où vous avez pris la mauvaise décision ou commis une erreur et comment avez-vous géré cette situation ?
Virginie : Il m'est arrivé de promettre une chose à un client que j'ai eu bien du mal a tenir, tout simplement parceque cette promesse impliquait l'intervention d'une autre personne qui ne voyait pas l'urgence du probleme. J'ai du passer du temps à convaincre celle ci avant de reussir à tenir ma promesse (ce qui a été pénalisant pour tout le monde, mais formateur pour l'avenir)
Consultant :
Décrivez-moi une situation où vous êtes allé(e) au delà de votre fonction pour aider un client, ou un fournisseur ?
Virginie : je n'ai pas d'exemple
Consultant :
Racontez-moi comment, dans vos expériences passées, vous avez agi en faveur du travail d'équipe ?
Virginie : Les roles etaient très définis et meme si nous communiquions tous ensembles sur l'avancée de nos missions respectives, nous n'avons jamais vraiment travaillé en équipe
Consultant :
Pouvez-vous me décrire ce que vous avez le plus aimé et moins aimé dans la façon dont vous étiez dirigé(e) dans vos précédents postes ?
Virginie : Je n'ai pas d'expérience négative de management. Mes supérieurs ont toujours privilégies la prise d'initiative personnelle c'est ce que j'aime le plus
Consultant :
Que vous soyez débutant(e) ou confirmé(e), autodidacte ou diplomé(e), qu'est-ce qui vous donne le sentiment d'être un(e) assistant(e) expert(e) ?
Virginie : Experte est peut etre un mot fort, mais, j'ai le sentiment d'avoir toujours bien travaillé. Mes collègues et dirigeants semblent apprecier mon travail, ma motivation et mon dynamisme, car j'ai souvent été félicitée par eux
Consultant :
Que ce soit en stage, en job d'été, en CDD ou en CDI dans combien d'entreprises avez vous travaillé ?
Virginie :
7
Consultant : Combien de lettres de recommandation pouvez vous produire pour justifier la qualité de votre apport professionnel dans ces differentes entreprises ?
Virginie : ma dernière expérience professionnelle étant la plus significative, je peux procurer une lettre de recommandation
Consultant :
Comment est votre Anglais ?
Virginie :
Je parle bien Anglais
Consultant : Could you tell me in a few english words who you are and what's the job you are looking for, then ?
Virginie : My name is virginie, I am a dynamic and motivated 31 years old single girl and I am looking for a commercial assistant or sales administration's job in an international small or big company in the paris area. (International copmany ; to improve my knowledge and my english as well)I
Consultant :
L'entretien se termine, comment avez vous vécu cette expérience virtuelle ?
Virginie :
assez bien
Consultant : Pourriez vous dire pourquoi vous estimez avoir bien vécu cette expérience ?
Virginie : Je me suis sentie à l'aise avec toutes les questions posées (pas de recours aux jokers)
Consultant :
Y a-t-il une question que vous auriez aimé que je vous pose, si oui quelle est-elle ?
Virginie : peut etre une question sur la mobilité ! Si vous posez cette question je peux dire que les déplacements en france ou a l'étranger ne me posent pas de probleme