Assistante de direction
Eugenie M.
91610 Ballancourt S/essonne
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Auto-entretien de Eugenie M.
Cet entretien a eu lieu le 09/09/05 à 08h54
Consultant : Bonjour, pourriez vous vous présenter brievement s'il vous plait ?
Eugenie : Bonjour,
Je suis titulaire d'un BTS Action Commerciale, obtenu en 1995 et Assistante de Direction depuis 1999.
Mon dernier contrat est un CDD de 21 mois chez SOFINCO auprès du Directeurs Général Adjoint Opérations & Finances.
Mes qualités professionnelles sont : la rigueur, l'autonomie, le sens de la confidentialité ainsi qu'un fort potentiel quant aux relationnels de haut niveau.
Ma langue maternelle est l'Espagnole. Je suis née d'un père Guadeloupéen et d'une mère Espagnole.
Je suis mariée et ai 2 enfants.
Consultant : Etes vous heureus(e) d'exercer votre métier d'assistant(e) ?
Eugenie :
Oui
Consultant : qu'est ce que votre métier d'assistant(e) vous apporte ?
Eugenie : Mon métier m'apporte la satisfaction du travail bien fait (feed-back) et un réel épanouissement grâce aux multiples contacts professionnels.
Consultant :
Dans quelle situation préférez vous travailler ?
Eugenie :
dans l'anticipation
Consultant : Pourquoi préférez vous travailler dans l'anticipation ?
Eugenie : Le métier d'Assistante de Direction nécessite une capacité à organiser/gérer de nombreuses tâches simultanément. En anticiper certaines, optimise mon efficacité.
Consultant :
Tolérez vous les dépassements d'horaires ?
Eugenie :
Oui
Consultant : Votre environnement tolère-t-il les dépassements d'horaires ?
Eugenie : Je gère ma vie professionnelle. C'est donc à moi de savoir si le Jeu en vaut la chandelle.
Consultant :
Préférez vous ?
Eugenie :
Débuter tôt - Finir tard
Consultant :
Avez vous déjà donné votre démission ?
Eugenie :
Oui
Consultant : Combien de fois avez vous donné votre démission et pourquoi ?
Eugenie : J'ai donné ma demission une seule fois.
Le Jeu n'en valait pas la chandelle : aucune autonomie possible, salaire insuffisant.
Consultant :
Qu'est ce que la ponctualité pour vous ?
Eugenie :
une culture
Consultant : Pouvez-vous expliquez la dimension culturelle de la ponctualité ?
Eugenie : La première règle du respect de sa hiérachie commence par la ponctualité.
Une assistante ponctuelle marque les bases de son implication personnelle.
Consultant :
En dehors de vos loisirs, avez vous des activités extra professionnelles, du type association ?
Eugenie :
Non
Consultant : Manquez vous de temps ou d'interêt pour ces activités extra professionnelles ?
Eugenie : On a toujours le temps.
Il suffit d'être motivée.
Consultant :
Que lisez vous régulierement ?
Eugenie :
Autre
Consultant : Quel type d'ouvrage lisez vous alors régulièrement ?
Eugenie : Un hebdomadaire.
Consultant :
Pouvez vous classer ces divertissements par ordre d'interet :
le cinéma,
la télé,
le théâtre,
la lecture,
le sport,
le shopping,
les sorties entre amis ?
Eugenie : Sport, Cinéma, Sorties entre amis, Lecture, Théâtre, TV, Shopping.
Consultant :
Aimez vous dessiner ?
Eugenie :
Non
Consultant : Etes vous créatif(ve) et comment le savez vous ?
Eugenie : Je suis imaginative, créative non.
Consultant :
Pouvez vous classer ces vertus par ordre d'importance pour vous,
la politesse,
l'honnêteté,
la modestie,
le courage,
la franchise,
la ponctualité,
la rigueur ?
Eugenie : Hônneteté, Franchise, Politesse, Modestie, Ponctualité, Rigueur, Courage.
Consultant :
Laissez vous votre numéro de portable à la disposition de votre entreprise ?
Eugenie :
Oui
Consultant : Vos collègues sont ils nécessairement vos amis ?
Eugenie : NON.
Consultant :
Aimez vous participer à des salons professionnels ?
Eugenie :
Oui
Consultant : A quel salon avez vous déjà participé ?
Eugenie : Salons des télécoms à Genève (en tant qu'Hôtesse trilingue), un salon organisé par Peugeot pour le lancement de sa 406 (...).
Consultant :
Aimez vous les relations avec la clientèle ?
Eugenie :
Oui
Consultant : Avez vous une dimension commerciale ?
Eugenie : OUI.
Consultant :
Avez vous déjà organisé des voyages à étapes pour des dirigeants ?
Eugenie :
Non
Consultant : Vous sentez vous capable d'organiser des voyages pour des dirigeants ?
Eugenie : OUI.
Consultant :
Avez vous déjà été à l'initiative d'un changement d'organisation procédural ou managérial dans une entreprise ?
Eugenie :
Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous pris cette initiative d'un changement d'organisation ?
Eugenie : Lors d'un changement de données importantes imposé par le Dirigeant lui-même : changement de date et du nombre de participants.
Consultant :
Vous êtes trés fatigué(e), mais avec 20 minutes d'efforts supplémentaires vous pouvez terminer tous les dossiers en cours, que faites vous ?
Eugenie :
Je poursuis en faisant trés attention aux erreurs
Consultant :
Avez vous déjà participé à des séminaires, des conférences, des cercles de qualité?
Eugenie :
Oui
Consultant :
Avez vous déjà travaillé en famille ?
Eugenie :
Non
Consultant : Aimeriez-vous travailler en famille ?
Eugenie : NON.
Consultant :
Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à 10 personnes), une PME (30 à 100 salariés) ou un Grand Groupe ?
Eugenie :
Cela m'est indifferent
Consultant :
Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ?
Eugenie :
60 %
Consultant : Les 40 % sont consacrés à quelles autres activités ?
Eugenie : La communication & la recherche d'informations, le suivi des dossiers, les relances éventuelles...
Consultant :
Dans quel secteur d'activité souhaitez vous ne plus travailler ?
Eugenie : Aucun.
Consultant :
Travaillez vous avec un dictionnaire ?
Eugenie :
Oui
Consultant : Avez vous une bonne orthographe ?
Eugenie : Oui.
Consultant :
Avez vous déjà travaillé avec une personnalité difficile ?
Eugenie :
Oui
Consultant : Combien de temps avez vous travaillé avec une personnalité difficile ?
Eugenie : Lors de mon dernier poste notamment, soit 21 mois.
Consultant :
Préférez vous le secteur privé ou public ?
Eugenie : Privé.
Consultant :
Quelles sont vos relations avec les nouvelles technologies ?
Eugenie :
Bonnes
Consultant : Avez-vous un équipement informatique à votre domicile et lequel ?
Eugenie : Effectivement, j'en possède un.
PC Dell, avec imprimante couleur et scanner.
Consultant :
Avez vous confiance en vous?
Eugenie :
Oui
Consultant : Comment savez vous que vous avez confiance en vous ?
Eugenie : Tout simplement parce que je sais où je vais, comment j'y vais et pourquoi j'y vais.
Consultant :
Avez vous une confiance naturelle envers les autres ?
Eugenie :
Non
Consultant : Pourquoi n'avez vous pas confiance envers les autres ?
Eugenie : Parce que la Confiance ne se donne pas. Elle s'acquiert.
Consultant :
Avez vous les sens des responsabilités ?
Eugenie :
Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous fait preuve de responsabilité ?
Eugenie : Chaque jour il faut que je fasse preuve de responsabilité.
En tant qu'Assistante de Direction, soit +/- 10h par jour, comme en tant que mère de Famille.
Consultant :
Avez vous déjà passé un bilan de compétence ?
Eugenie :
Oui
Consultant : Quelles ont été les conclusions de ce bilan de compétences ?
Eugenie : Potentiel à diriger ;
Potentiel à gérer le stress ;
Potentiel commercial ;
Consultant :
Avez vous le sens de l'humour dans votre cadre professionnel?
Eugenie :
Oui
Consultant : Acceptez vous facilement que l'on vous fasse des petites plaisanteries ?
Eugenie : Pourquoi pas.
Consultant :
Quelle est la valeur la plus importante selon vous ?
Eugenie :
L'Honneteté
Consultant : Avez vous déjà été obligé(e) d'être malhonnête ?
Eugenie : NON.
Consultant :
Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ?
Eugenie :
Entre 25 000 et 30 000 euros
Consultant : Ce sont des salaires que vous avez déjà obtenus ?
Eugenie : OUI.
Consultant :
Dans quelle displine vous sentez vous un(e) assistant(e) performant(e) et dans la pratique de quel logiciel ?
Eugenie : En ce qui concerne la discipline, je dirai la gestion et l'organisation d'évènements.
Et concernant les logiciels, je maà®trise le pack-office (Windows 2000), Outlook, Access et Powerpoint.
Consultant :
Lors de votre dernière expérience professionnelle, qu'avez-vous appris ?
Eugenie : J'ai appris à gérer mon stress face une personnalité hautement comptétente mais caractérielle.
Consultant :
Décrivez-moi les situations qui, au bureau, vous suscitent le plus de stress et comment les gérez-vous habituellement ?
Eugenie : Exemple fréquent : avoir 2 priorités numéro 1 à gérer et simultanément devoir respecter un timing pour l'organisation d'un séminaire ou d'un déplacement avec plusieurs intervenants.
Consultant :
Citez-moi un défi auquel vous avez été confronté(e) dans vos précédentes fonctions et comment l'avez-vous relevé ?
Eugenie : Je ne gère pas mon travail comme un défi.
Des missions importantes me sont confiées, à moi d'être à la hauteur.
Dans le cas contraire, je demande un délai supplémentaire.
Consultant :
Parlez-moi d'une situation d'urgence ou de crise à laquelle vous avez été confronté(e) dans vos emplois précédents et quelle a été votre attitude ?
Eugenie : Lors d'une réunion en visio conférence qui devait durer la journée, une pause "plateau-repas" était prévue pour 8 personnes.
Il a fallut à 11h30, à la demande du Dirigeant, annuler les plateaux repas car la visio ne se poursuivait pas l'après-midi, et rechercher un restaurant haut de gamme.
J'ai pris ma liste de restaurants, je l'ai divisé en deux et ai demandé à une collègue assistante de direction appartenant à la Direction de mon Dirigeant, de bien vouloir m'aider. A deux nous avons été plus rapide et donc plus efficace.
Mais cela nécessite une bonne entente entre assistantes(même de Direction !).
Consultant :
Racontez-moi la plus belle réussite de votre carrière et quel but cherchez-vous à atteindre maintenant ?
Eugenie : Ma plus belle réussite c'est d'avoir occupé mon dernier poste. Personne ne voulait y aller. J'y suis arrivée tremblante (intérieurement) malgré ma confiance en moi.
Et pour cause, mon Dirigeant était quelqu'un extrèmement impatient et coléreux. Mais Juste. J'ai beaucoup appris à ses côtés et j'ai grandit aussi.
A ce jour, je recherche le même type de poste, c'est-à -dire avec autonomie, prises de décisions, responsabilités, relationnel de haut niveau...
Car là , on ne compte plus ses heures mais le Jeu en vaut la chandelle !
Consultant :
Citez-moi l'exemple d'une situation que vous avez prise en main sans que cela ne vous soit formellement demandé ?
Eugenie : Décider de l'organisation d'une réunion formelle afin de clarifier une situation ambigà¼e.
Consultant :
Décrivez-nous une occasion où vous vous êtes vous-même fixé(e) des objectifs et quels en ont été les résultats ?
Eugenie : Il m'a été donné de gérer les réunions sociales d'une filiale. Je me suis donc planifier mes tâches avec des J-15, J-14..., pour organiser à la même date les 3 réunions (DP, CE, CHSCT) de cette filiale et en parallèle gérer mon secrétariat. Les intervenants étant tous en Province. J'ai dà» parfois mettre mon téléphone sur messagerie vocale pour ne pas trop déborder. Je suis parvenue à finir dans les temps.
Consultant :
Quelles expériences de travail avez-vous avec des personnes d'âges différents, de cultures différentes ou des personnes handicapées ?
Eugenie : Vu mon "jeune" âge (32 ans) je travaille laplus part du temps avec des Dirigeants beaucoup plus âgés que moi. Cela ne me pose pas de souci.
A contrario, il ne m'est jamais arrivé de travailler avec des personnes de culture diamétralement différente de la mienne ou bien handicapée.
Consultant :
Dans vos expériences passées, avec quels types de clients ou de collègues aviez-vous le plus de mal à travailler et quel comportement adoptiez-vous ?
Eugenie : Toutes personnes de mauvaise foi m'est insupportable.
Je fais donc en sorte que mes contacts avec ce type de personne se borne au strict minimum et toujours de façon extrèmement professionnel.
Consultant :
Souvenez-vous d'un moment où vous avez pris la mauvaise décision ou commis une erreur et comment avez-vous géré cette situation ?
Eugenie : Oui. Une fois.
J'ai eu un "oubli". Et se fà»t préjudiciable pour mon Dirigeant et l'Equipe avec laquelle il devait travailler.
Lorsque je m'en suis rendu-compte, il a fallut que je lui annonce la mauvaise nouvelle de la façon la plus diplomatique possible, c'est-à -dire avec une solution de rechange. Ce fà»t pénible. Et cela a généré du stress et de la tension.
Consultant :
Décrivez-moi une situation où vous êtes allé(e) au delà de votre fonction pour aider un client, ou un fournisseur ?
Eugenie : En tant qu'Assistante de Direction, je fais toujours tout ce qui est en mon "pouvoir" pour atteindre mon but. Mais je ne dépasse jamais les limites de ma fonction. Il en va de mon intégrité et de ma crédibilité.
Consultant :
Racontez-moi comment, dans vos expériences passées, vous avez agi en faveur du travail d'équipe ?
Eugenie : Une assistante de Direction, face à son Dirigeant travaille toujours seule. Mais ce même Dirigeant doit gérer ses Directeurs, qui eux-mêmes ont chacun une assistante.
Il m'est donc arrivé de faire passer mes priorités du moment au second plan pour aider ou seconder l'une d'elles. Ceci afin d'obtenir la garantie d'une optimisation quant à la circulation d'informations entre elles et la rapidité d'exécution des tâches demandées vis à vis de moi.
En me rendant disponible pour elles aujourd'hui, je sais que demain elles feront plus facilement la différence entre mes demandes et mes exigences. Car elles ne sont pas à ma disposition. Nous travaillons toutes ensembles.
Consultant :
Pouvez-vous me décrire ce que vous avez le plus aimé et moins aimé dans la façon dont vous étiez dirigé(e) dans vos précédents postes ?
Eugenie : Ce que j'ai le plus aimé : la relation de confiance mutuelle.
Ce que j'ai le moins aimé : me faire sentir chaque jour que je ne pourrai jamais évoluer.
Consultant :
Que vous soyez débutant(e) ou confirmé(e), autodidacte ou diplomé(e), qu'est-ce qui vous donne le sentiment d'être un(e) assistant(e) expert(e) ?
Eugenie : Il me semble que plus on est volontaire dans son métier plus il est facile de se voir confier des missions de plus en plus enrichissantes. Ce qui augmente tout naturellement l'expérience professionnelle. C'est, je pense, cette diversité qui m'a été offerte jusqu'ici(et les retours positifs qui en ont découlées), qui me permets de penser que je commence à devenir une assistante experte.
Consultant :
Que ce soit en stage, en job d'été, en CDD ou en CDI dans combien d'entreprises avez vous travaillé ?
Eugenie :
13
Consultant : Combien de lettres de recommandation pouvez vous produire pour justifier la qualité de votre apport professionnel dans ces differentes entreprises ?
Eugenie : 12
Consultant :
Comment est votre Anglais ?
Eugenie :
Je parle bien Anglais
Consultant : Could you tell me in a few english words who you are and what's the job you are looking for, then ?
Eugenie : Yes, I could.
I am a personnal assistant since a few years. I am married and I have two adorable children.
I am looking for a interesting job, but I think the ideal thing is to be able to express oneself.
Consultant :
L'entretien se termine, comment avez vous vécu cette expérience virtuelle ?
Eugenie :
assez bien
Consultant : Pourriez vous dire pourquoi vous estimez avoir bien vécu cette expérience ?
Eugenie : Je l'ai bien vécu car je suis intimement persuadée que le virtuel s'il était plus utilisé dans le monde du travail, nous ferait bénéficier, à tous, un gain de temps inestimable.
Cet entretien m'a demandé du temps et de l'implication tout comme un entretien de visu. Sauf que chacun d'entre nous va pouvoir désormais, dès le dernier clic, poursuivre ses occupations multiples et variées sans aucune perte de temps.
J'en profites donc pour vous en remercier.
Dans l'attente d'avoir prochainement de vos nouvelles.
Bien cordialement,
Eugénie.
Consultant :
Y a-t-il une question que vous auriez aimé que je vous pose, si oui quelle est-elle ?
Eugenie : Oui, effectivement.
Ceci est un "entretien professionnel" et à aucun moment vous ne paressez soucieux de connaà®tre ma date de disponibilté.
Cela me gène un peu.