Assistante de direction bilingue
Fabienne M.
91940 Les Ulis
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Auto-entretien de Fabienne M.
Cet entretien a eu lieu le 19/04/05 à 20h02
Consultant : Bonjour, pourriez vous vous présenter brievement s'il vous plait ?
Fabienne : Bonjour,
Je suis une professionnelle de l'Assistanat et après une formation initiale de Secrétaire de Direction j'ai complétée ce cursus par différentes formations afin d'être toujours à l'écoute du marché et donc des entreprises par ma capacité d'adaptation et ma très grande polyvalence.
Consultant : Etes vous heureuse d'exercer votre métier d'assistante ?
Fabienne :
Oui
Consultant : qu'est ce que votre métier d'assistante vous apporte ?
Fabienne : un véritalbe épanouissement de par l'autonomie qu'il apporte. C'est à soi de construire et de faire évoluer son poste.
Consultant :
Dans quelle situation préférez vous travailler ?
Fabienne :
dans un environnement turbulent
Consultant : Pourquoi préférez vous travailler dans la turbulence ?
Fabienne : Un bon stress, un brin d'effervescence son pour moi des bons stimulants pour travailler.
Consultant :
Tolérez vous les dépassements d'horaires ?
Fabienne :
Oui
Consultant : Votre environnement tolère-t-il les dépassements d'horaires ?
Fabienne : Du fait de mon autre métier de maman je ne peux avoir des dépassements d'horaires de façon répétitives. Par contre je sais être là quand il le faut, j'ai toujours la possibilité de m'arranger.
Consultant :
Préférez vous ?
Fabienne :
Débuter tôt - Finir tôt
Consultant :
Avez vous déjà donné votre démission ?
Fabienne :
Oui
Consultant : Combien de fois avez vous donné votre démission et pourquoi ?
Fabienne : Une fois. Les premiers jours de mon arrivée les employés faisaient des pronostiques sur ma résistance face à un Président quelque peu difficile. Je suis partie au bout d'un mois.
Consultant :
Qu'est ce que la ponctualité pour vous ?
Fabienne :
une culture
Consultant : Pouvez-vous expliquez la dimension culturelle de la ponctualité ?
Fabienne : Pour moi il s'agit d'un état d'esprit. La ponctualité est respecter ses collègues et se respecter soi-même. Le professionnalisme commence par la ponctualité.
Consultant :
En dehors de vos loisirs, avez vous des activités extra professionnelles, du type association ?
Fabienne :
Non
Consultant : Manquez vous de temps ou d'interêt pour ces activités extra professionnelles ?
Fabienne : De temps.
Consultant :
Que lisez vous régulierement ?
Fabienne :
Des livres
Consultant : Quel type de littérature vous attire ?
Fabienne : C'est assez varié. J'aime autant les romans à caratère historique que les livres de sciences-fiction.
Consultant :
Pouvez vous classer ces divertissements par ordre d'interet :
le cinéma,
la télé,
le théâtre,
la lecture,
le sport,
le shopping,
les sorties entre amis ?
Fabienne : Les sorties entre amies
Le cinéma
La lecture
Le sport
La télé
le théâtre
Le shopping
Consultant :
Aimez vous dessiner ?
Fabienne :
Oui
Consultant : Etes vous créatif(ve) et comment le savez vous ?
Fabienne : Je dessine au pastel de préférence, sinon je pratique le modelage et la décoration d'intérieur. Depuis peu j'ai découvert l'art du découpage, cela demande de l'imagination et de la patience. Enfin je pratique le Scrapbooking qui est l'art de décorer les albums photos, j'y passe des heures.
Consultant :
Pouvez vous classer ces vertus par ordre d'importance pour vous,
la politesse,
l'honnêteté,
la modestie,
le courage,
la franchise,
la ponctualité,
la rigueur ?
Fabienne : l'honnêteté
la modestie
le courage
la ponctualité
la politesse
la rigueur
la franchise
Consultant :
Laissez vous votre numéro de portable à la disposition de votre entreprise ?
Fabienne :
Oui
Consultant : Vos collègues sont ils nécessairement vos amis ?
Fabienne : non pas nécessairement.
Consultant :
Aimez vous participer à des salons professionnels ?
Fabienne :
Oui
Consultant : A quel salon avez vous déjà participé ?
Fabienne : La Foire de Paris
European Microwave Week à Londres et Paris
Consultant :
Aimez vous les relations avec la clientèle ?
Fabienne :
Oui
Consultant : Avez vous une dimension commerciale ?
Fabienne : Oui, c'est un mileu dans lequel je baigne depuis mon enfance. C'est pour moi une seconde nature.
Consultant :
Avez vous déjà organisé des voyages à étapes pour des dirigeants ?
Fabienne :
Oui
Consultant : En quelle occasion avez organisé des voyages ?
Fabienne : Lors de visites de nos agences étrangères pour mon Directeur.
Consultant :
Avez vous déjà été à l'initiative d'un changement d'organisation procédural ou managérial dans une entreprise ?
Fabienne :
Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous pris cette initiative d'un changement d'organisation ?
Fabienne : Chez THALES j'ai eu l'opportunité de créer un pool de secretaire.
Consultant :
Vous êtes trés fatigué(e), mais avec 20 minutes d'efforts supplémentaires vous pouvez terminer tous les dossiers en cours, que faites vous ?
Fabienne :
Je poursuis en prévoyant de relire le lendemain
Consultant :
Avez vous déjà participé à des séminaires, des conférences, des cercles de qualité?
Fabienne :
Oui
Consultant :
Avez vous déjà travaillé en famille ?
Fabienne :
Oui
Consultant : Quels sont les avantages du travail en famillle ?
Fabienne : La communication est plus efficace.
Chacun peut contribuer au développement de la société sans être freiner par une hiérarchie trop pesante.
Consultant :
Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à 10 personnes), une PME (30 à 100 salariés) ou un Grand Groupe ?
Fabienne :
Un Grand Groupe
Consultant : Pourquoi préféreriez vous travailler dans un Grand Groupe ?
Fabienne : Le groupe offre des opportunités de mobilités internes.
Mais c'est aussi une question de renom vis à vis de l'environnement extérieur.
Consultant :
Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ?
Fabienne :
40 %
Consultant : Les 60 % sont consacrés à quelles autres activités ?
Fabienne : Les 60% sont consacrées à des activités commerciales et des achats à l'heure actuelle, mais ma polyvalence me permet de m'adapter facilement à toutes les situations.
Consultant :
Dans quel secteur d'activité souhaitez vous ne plus travailler ?
Fabienne : Il n'y a pas de secteur dans lequel je ne souhaite pas ou plus travailler. En effet, c'est le propre de notre profession d'Assistante de pouvoir s'adapter à toutes les activités.
Consultant :
Travaillez vous avec un dictionnaire ?
Fabienne :
Oui
Consultant : Avez vous une bonne orthographe ?
Fabienne : Oui. J'ai une formation Philosophie/Lettres, j'aime lire et écrire aussi. Je n'hésite pas à vérifier dans le dictionnaire lorsque j'ai un doute sur l'orthographe d'un mot.
Consultant :
Avez vous déjà travaillé avec une personnalité difficile ?
Fabienne :
Oui
Consultant : Combien de temps avez vous travaillé avec une personnalité difficile ?
Fabienne : Un mois, cette personne n'était pas correcte.
Consultant :
Préférez vous le secteur privé ou public ?
Fabienne : Peu importe. Je n'ai jamais travaillé dans le secteur public mais pourquoi pas.
Consultant :
Quelles sont vos relations avec les nouvelles technologies ?
Fabienne :
Bonnes
Consultant : Avez-vous un équipement informatique à votre domicile et lequel ?
Fabienne : Oui. Je possède un PC Packard Bell avec un écran plat HP, um modem et une petite imprimante à jets d'encre qui me suffit largement.
Consultant :
Avez vous confiance en vous?
Fabienne :
Oui
Consultant : Comment savez vous que vous avez confiance en vous ?
Fabienne : L'expérience m'a appris à prendre confiance en moi en me connaissant mieux et m'a permis de mieux gérer mes émotions. Lorsque quelque chose ne va pas, je n'hésite pas à en parler avec la personne concernée. Je pratique avant tout l'assertivité. L'agressivité n'espt pas constructif est est le signe d'un manque de confiance en soi.
Consultant :
Avez vous une confiance naturelle envers les autres ?
Fabienne :
Oui
Consultant : Avez vous déja été déçue de cette confiance et dans quelle occasion ?
Fabienne : Bien sà»r! au début de ma carrière professionnelle, un Directeur m'avait tenu un certain discours et ne m'avait plus soutenu devant ses supérieurs. J'ai confiance dans une certaine mesure et aujourd'hui je suis plus mon instinct qui me trompe rarement que les grands sourires.
Consultant :
Avez vous les sens des responsabilités ?
Fabienne :
Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous fait preuve de responsabilité ?
Fabienne : En toute occasion. Lorsque j'encadrait des secrétaires, lorsque le directeur est absent et qu'il faut prendre une décision face à un intervenant extérieur, lorsqu'il faut régler un litige avec un client...
Consultant :
Avez vous déjà passé un bilan de compétence ?
Fabienne :
Oui
Consultant : Quelles ont été les conclusions de ce bilan de compétences ?
Fabienne : Les conclusions de ce bilan de compétences ont mis en avant mon côté social et artistique très développés.
Consultant :
Avez vous le sens de l'humour dans votre cadre professionnel?
Fabienne :
Oui
Consultant : Acceptez vous facilement que l'on vous fasse des petites plaisanteries ?
Fabienne : Oui, un cadre trop austère n'est pas ce que je préfère.
Consultant :
Quelle est la valeur la plus importante selon vous ?
Fabienne :
La Loyauté
Consultant : Avez vous déjà eu le sentiment d'être déloyale ?
Fabienne : Non je ne pense pas.
Consultant :
Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ?
Fabienne :
Entre 30 000 et 35 000 euros
Consultant : Ce sont des salaires que vous avez déjà obtenus ?
Fabienne : oui
Consultant :
Dans quelle displine vous sentez vous une assistante performante et dans la pratique de quel logiciel ?
Fabienne : Je n'ai pas de critère spécifique, ce que j'aime avant tout est la variété de mon métier. Cependant parmi toutes mes expériences, je me sens plus performante en tant qu'Assistante de Direction Commerciale ou Responsable Administration des Ventes. Toutefois l'Assistanat Général et l'encadrement de secrétaires sont aussi des displines qui me plaisent beaucoup.
Consultant :
Lors de votre dernière expérience professionnelle, qu'avez-vous appris ?
Fabienne : Le gestion et le traitement des achats, les stocks d'une société. J'ai été formée à un outil de gestion afin d'assuer le suivi de mes commandes clients et fournisseurs.
Consultant :
Décrivez-moi les situations qui, au bureau, vous suscitent le plus de stress et comment les gérez-vous habituellement ?
Fabienne : Lorsque trop d'urgence s'accumulent dans un laps de temps très court. Je vais alors voir ma hiérarchie afin de décider ensemble des priorités.
Consultant :
Citez-moi un défi auquel vous avez été confronté(e) dans vos précédentes fonctions et comment l'avez-vous relevé ?
Fabienne : La responsablilité de la Communication à UMS, filiale du groupe THALES. J'ai tout appris "sur le tas". J'ai organisé des salons à l'étranger, géré le site internet, le budget communication, participé à la création d'outils de communication... J'ai eu la chance d'être encadrée par un Directeur qui a sà» me donner ma chance et m'aider dans cette tâche nouvelle pour moi. J'en retire beaucoup de satisfaction personnelle et professionnelle.
Consultant :
Parlez-moi d'une situation d'urgence ou de crise à laquelle vous avez été confronté(e) dans vos emplois précédents et quelle a été votre attitude ?
Fabienne : Le décès de notre Directeur Commercial, service dans lequel je venaisd'arriver. Mon rôle a été d'encadrer et d'aider les assistantes déjà en poste.
Consultant :
Racontez-moi la plus belle réussite de votre carrière et quel but cherchez-vous à atteindre maintenant ?
Fabienne : Ma plus belle réussite est à mon avis ce que j'ai réussi à transmettre de mon métier avec passion aux stagiaires en secrétariat que j'ai eu l'opportunité d'encadrer au long de mes 15 ans d'expérience. Je suis toujours en contact avec certaines d'entres elles et ma plus grande satisfaction est de les voir continuer leurs études pour accéder à des postes à Responsabilités.
Pouvoir encadrer une équipe d'Assistantes est pour moi un des buts que je souhaite effectivement atteindre.
Consultant :
Citez-moi l'exemple d'une situation que vous avez prise en main sans que cela ne vous soit formellement demandé ?
Fabienne : Créer une procédure de service afin d'optimiser les tâches d'un pool de secrétariat.
Consultant :
Citez-moi l'exemple d'une situation que vous avez prise en main sans que cela ne vous soit formellement demandé ?
Fabienne : Créer une procédure de service afin d'optimiser les tâches d'un pool de secrétariat.
Consultant :
Décrivez-nous une occasion où vous vous êtes vous-même fixé(e) des objectifs et quels en ont été les résultats ?
Fabienne : Mise en place de l'organisation de la gestion des Contrats de confidentialité : classement alphabétique (soient 10 gros classeurs) - création etgestion d 'une base de données toujours viable à l'heure actuelle.
Consultant :
Quelles expériences de travail avez-vous avec des personnes d'âges différents, de cultures différentes ou des personnes handicapées ?
Fabienne : La différence n'a jamais été un problème pour moi, j'ai la faculté de m'adapter aux situations en tenant compte des specifités de chacun. On m'en a déjà fait le compliment.
Consultant :
Dans vos expériences passées, avec quels types de clients ou de collègues aviez-vous le plus de mal à travailler et quel comportement adoptiez-vous ?
Fabienne : Un collègue caractériel n'est pas facile à gérer pas pus q'un client hors de lui mais ce sont des situations que malgré tout j'arrive à gérer car tout est une question de diplomatie.
Consultant :
Souvenez-vous d'un moment où vous avez pris la mauvaise décision ou commis une erreur et comment avez-vous géré cette situation ?
Fabienne : Le proverbe dit qu'il n'y a que ceux qui ne font rien qui ne font pas d'erreur. Oui cela m'est arrivé. Dans ce cas je rectifie la situation si je peu le faire seule et/ou en avise ma Direction ainsi que les personnes concernées. C'est "une qualité" que l'on m'a souvent faite. Je considère que nous sommes tous des rouages importants dans une société et que cacher une erreur ne fait que bloquer l'ensemble du système et fait perdre du temps à tout le monde.
Consultant :
Décrivez-moi une situation où vous êtes allé(e) au delà de votre fonction pour aider un client, ou un fournisseur ?
Fabienne : Prendre ma voiture personnelle pour livrer une commande urgente
Consultant :
Racontez-moi comment, dans vos expériences passées, vous avez agi en faveur du travail d'équipe ?
Fabienne : En poste chez Barings,il faut préparer un dossier capital. Le PDG a besoin d'une assistante maà®trisant Powerpoint. J'ai fait une nuit blanche avec le PDG pour monter ce dossier.
Consultant :
Pouvez-vous me décrire ce que vous avez le plus aimé et moins aimé dans la façon dont vous étiez dirigé dans vos précédents postes ?
Fabienne : Ce que j'ai le plus aimé est le relationnel que j'ai toujours réussi a instaurer avec mes différents Directeurs. Pour moi la transparence est primordiale; Je fonctionne en binôme avec mon Directeur.
Ce que j'ai le moins aimé est d'être considéré comme une simple secrétaire dans le sens le plus péjoratif du terme, une exécutante.
Consultant :
Que vous soyez débutant(e) ou confirmé(e), autodidacte ou diplomé(e), qu'est-ce qui vous donne le sentiment d'être une assistante experte?
Fabienne : LA confiance en moi que j'ai acquise;
Ma conscience professionnelle et toujorus avec le sourire;
Ma capacité à convaincre mes interlocuteurs
Consultant :
Que se soit en stage, en job d'été, en CDD ou en CDI dans combien d'entreprises avez vous travaillé ?
Fabienne :
12
Consultant :
L'entretien se termine, comment avez vous vécu cette expérience virtuelle ?
Fabienne :
assez bien
Consultant : Pourriez vous dire pourquoi vous estimez avoir bien vécu cette expérience ?
Fabienne : Pour moi c'est une première, c'est original et cela permet de prendre son temps pour répondre aux questions.
Consultant :
Y a-t-il une question que vous auriez aimé que je vous pose, si oui quelle est-elle ?
Fabienne : Pour vous, qu'est-ce qu'une Assistante?