Assistante de direction
Katia R.
94230 Cachan
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Auto-entretien de Katia R.
Cet entretien a eu lieu le 02/01/14 à 12h44
Consultant : Etes vous heureus(e) d'exercer votre métier d'assistant(e) ?
Katia :
Oui
Consultant : qu'est ce que votre métier d'assistant(e) vous apporte ?
Katia : Mon métier m'apporte de l'autonomie. La diversité des tâches que j'effectue m'apporte beaucoup de richesse intellectuelle.
Consultant :
Dans quelle situation préférez vous travailler ?
Katia :
dans l'anticipation
Consultant : Pourquoi préférez vous travailler dans l'anticipation ?
Katia : Je suis une personne organisée et travailler dans l'anticipation me permet de réaliser mes tâches avec toute l'application nécessaire pour accomplir un travail précis et de qualité.
Consultant :
Tolérez vous les dépassements d'horaires ?
Katia :
Oui
Consultant : Votre environnement tolère-t-il les dépassements d'horaires ?
Katia : Mon environnement implique parfois des dépassements d'horaires, notamment pour l'organisation d'événements internes ou externes.
Consultant :
Préférez vous ?
Katia :
Débuter tôt - Finir tôt
Consultant :
Avez vous déjà donné votre démission ?
Katia :
Non
Consultant : Mais avez vous eu parfois envie de donner votre démission ?
Katia : Oui afin d'occuper un poste mieux rémunéré.
Consultant :
Qu'est ce que la ponctualité pour vous ?
Katia :
une vertu
Consultant : Pourquoi considérez vous la ponctualité comme une vertu ?
Katia : La ponctualité fait partie moi. C'est une marque de respect.
Consultant :
En dehors de vos loisirs, avez vous des activités extra professionnelles, du type association ?
Katia :
Non
Consultant : Manquez vous de temps ou d'interêt pour ces activités extra professionnelles ?
Katia : C'est en effet par manque de temps.
Consultant :
Que lisez vous régulierement ?
Katia :
Un quotidien
Consultant : Quel quotidien lisez vous régulièrement ?
Katia : 20 minutes, Métro. Très pratique et facile à lire dans les transports.
Consultant :
Pouvez vous classer ces divertissements par ordre d'interet :
le cinéma,
la télé,
le théâtre,
la lecture,
le sport,
le shopping,
les sorties entre amis ?
Katia : les sorties entre amis, le sport, le théâtre, la télé, le cinéma, le shopping, la lecture
Consultant :
Aimez vous dessiner ?
Katia :
Non
Consultant : Etes vous créatif(ve) et comment le savez vous ?
Katia : Je suis un peu créative. Cela s'exprime notamment lorsque je crée des coiffures de soirée pour mes amis.
Consultant :
Pouvez vous classer ces vertus par ordre d'importance pour vous,
la politesse,
l'honnêteté,
la modestie,
le courage,
la franchise,
la ponctualité,
la rigueur ?
Katia : la politesse, la modestie, l'honnêteté, la franchise, la ponctualité, la rigueur, le courage
Consultant :
Laissez vous votre numéro de portable à la disposition de votre entreprise ?
Katia :
Oui
Consultant : Vos collègues sont ils nécessairement vos amis ?
Katia : Non, pas nécessairement. J'entretiens des relations cordiales avec mes collègues. Certains d'entre eux sont effet devenus mes amis.
Consultant :
Aimez vous participer à des salons professionnels ?
Katia :
Oui
Consultant : A quel salon avez vous déjà participé ?
Katia : Le salon des entrepreneurs et le salon de la micro-entreprise
Consultant :
Aimez vous les relations avec la clientèle ?
Katia :
Oui
Consultant : Avez vous une dimension commerciale ?
Katia : De part mon expérience en tant que chargée de clientèle, j'ai en effet une dimension commerciale.
Consultant :
Avez vous déjà organisé des voyages à étapes pour des dirigeants ?
Katia :
Oui
Consultant : En quelle occasion avez organisé des voyages ?
Katia : L'entreprise pour laquelle je travaille actuellement a des antennes en province. Le dirigeant se rend donc régulièrement dans ses antennes pour effectuer des réunions et des entretiens. A cet effet, je lui réserve donc ses billets de train ou d'avion, sa chambre d'hôtel et sa voiture.
Consultant :
Avez vous déjà été à l'initiative d'un changement d'organisation procédural ou managérial dans une entreprise ?
Katia :
Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous pris cette initiative d'un changement d'organisation ?
Katia : Je m'occupe en toute autonomie des visites médicales. Ayant des salariés présents sur toute la France, j'ai mis en place une procédure pour permettre le suivi de ce dossier complexe.
Consultant :
Vous êtes trés fatigué(e), mais avec 20 minutes d'efforts supplémentaires vous pouvez terminer tous les dossiers en cours, que faites vous ?
Katia :
Je poursuis en prévoyant de relire le lendemain
Consultant :
Avez vous déjà participé à des séminaires, des conférences, des cercles de qualité?
Katia :
Non
Consultant :
Avez vous déjà travaillé en famille ?
Katia :
Non
Consultant : Aimeriez-vous travailler en famille ?
Katia : Non, je pense que cela pourrait altérer nos relations.
Consultant :
Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à 10 personnes), une PME (30 à 100 salariés) ou un Grand Groupe ?
Katia :
Cela m'est indifferent
Consultant :
Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ?
Katia :
40 %
Consultant : Les 60 % sont consacrés à quelles autres activités ?
Katia : l'organisation logistique des formations, la gestion administrative des formations, la supervision des 2 contrats de professionnalisation, le soutien à la DRH sur les dossiers en cours, l'interface opérationnelle avec les antennes de province, l'aide aux réponses aux consultations publiques, l'organisation d'événements internes et externes
Consultant :
Dans quel secteur d'activité souhaitez vous ne plus travailler ?
Katia : Tous les secteurs d'activité m'intéressent.
Consultant :
Travaillez vous avec un dictionnaire ?
Katia :
Non
Consultant : Avez vous une bonne orthographe ?
Katia : Mon orthographe est plutôt bonne.
Consultant :
Avez vous déjà travaillé avec une personnalité difficile ?
Katia :
Oui
Consultant : Combien de temps avez vous travaillé avec une personnalité difficile ?
Katia : Je travaille encore avec cette personne.
Consultant :
Préférez vous le secteur privé ou public ?
Katia : Cela m'est indifférent.
Consultant :
Quelles sont vos relations avec les nouvelles technologies ?
Katia :
Bonnes
Consultant : Avez-vous un équipement informatique à votre domicile et lequel ?
Katia : Je dispose d'un ordinateur portable et d'une tablette tactile.
Consultant :
Avez vous confiance en vous?
Katia :
Oui
Consultant : Comment savez vous que vous avez confiance en vous ?
Katia : C'est la réussite dans mes précédents postes qui m'a donné confiance en moi et rassuré sur mes compétences.
Consultant :
Avez vous une confiance naturelle envers les autres ?
Katia :
Non
Consultant :
Avez vous les sens des responsabilités ?
Katia :
Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous fait preuve de responsabilité ?
Katia : J'ai fais preuve de responsabilité lorsqu'il a fallu assurer le remplacement d'une collègue malade.
Consultant :
Avez vous déjà passé un bilan de compétence ?
Katia :
Non
Consultant : Envisagez vous de faire un bilan de compétences ?
Katia : Je n'en éprouve pas le besoin car je sais quel est mon projet professionnel ainsi que mes forces et faiblesses pour le réaliser.
Consultant :
Avez vous le sens de l'humour dans votre cadre professionnel?
Katia :
Oui
Consultant : Acceptez vous facilement que l'on vous fasse des petites plaisanteries ?
Katia : Tout à fait.
Consultant :
Quelle est la valeur la plus importante selon vous ?
Katia :
La Justice
Consultant : Vous êtes vous déjà senti(e) injuste ?
Katia : Cela m'est parfois arrivée.
Consultant :
Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ?
Katia :
plus de 35 000 euros
Consultant : Ce sont des niveaux de salaires que vous avez déjà obtenus ?
Katia : Non.
Consultant :
Dans quelle displine vous sentez vous un(e) assistant(e) performant(e) et dans la pratique de quel logiciel ?
Katia : J'excelle dans tout ce qui consiste à organiser (événements, réunions...).
Je maà®trise le Pack Office.
Consultant :
Lors de votre dernière expérience professionnelle, qu'avez-vous appris ?
Katia : J'ai beaucoup appris dans le domaine des ressources humaines, notamment en ce qui concerne la législation relative aux travailleurs étrangers ainsi que sur les travailleurs handicapés.
Consultant :
Décrivez-moi les situations qui, au bureau, vous suscitent le plus de stress et comment les gérez-vous habituellement ?
Katia : Je ne suis pas d'un naturel stressée. Ce qui peut effectivement m'incommoder, ce sont les changements dans l'organisation qui ne sont pas annoncés officiellement.
Consultant :
Citez-moi un défi auquel vous avez été confronté(e) dans vos précédentes fonctions et comment l'avez-vous relevé ?
Katia : Mes 2 dernières prises de fonction se sont effectuées sans passage de relais. Ce fut donc un vrai défi que de réussir à prendre rapidement la mesure du poste à occuper. C'est grâce à ma capacité d'adaptation que j'ai pu être rapidement opérationnelle.
Consultant :
Parlez-moi d'une situation d'urgence ou de crise à laquelle vous avez été confronté(e) dans vos emplois précédents et quelle a été votre attitude ?
Katia : L'année dernière, l'entreprise a du faire face à une vague de départs. Pour pallier à ce sous-effectif, il a fallu faire preuve de sens du service et de polyvalence.
Consultant :
Racontez-moi la plus belle réussite de votre carrière et quel but cherchez-vous à atteindre maintenant ?
Katia : Je pense que ma plus belle réussite, c'est le fait d'avoir démontré que je suis plus qu'une simple assistante. Le fait que l'on m'ait confiée des dossiers plus complexes témoigne de la confiance que l'on me porte. Aujourd'hui, bien que je me plaise dans mon poste actuel, je recherche un emploi dont la rémunération sera le reflet des responsabilités qui me seront confiées.
Consultant :
Citez-moi l'exemple d'une situation que vous avez prise en main sans que cela ne vous soit formellement demandé ?
Katia : J'ai pris en main le bilan pédagogique et financier qu'il fallait envoyer avant le 30 avril. Or lorsque j'ai pris mes fonctions, rien n'avait été préparé car cette mission n'a jamais été officiellement confiée à quelqu'un. Connaissant bien cette formalité, j'ai proposé d'accomplir cette démarche. C'est pourquoi désormais, c'est moi qui suis en charge du bilan pédagogique et financier.
Consultant :
Décrivez-nous une occasion où vous vous êtes vous-même fixé(e) des objectifs et quels en ont été les résultats ?
Katia : Comme je l'expliquais précédemment, je gère en toute autonomie le dossier des visites médicales, dossier plutôt complexe dans l'entreprise dans laquelle j'évolue actuellement compte tenu du nombre de salariés, de leurs localisations géographiques et de ma charge de travail. Je me suis fixée comme objectifs de convoquer au moins 10 salariés chaque mois à la visite médicale. Ma charge de travail et les créneaux proposés par les centres de santé ne m'ont malheureusement pas permis d'atteindre tous les mois cet objectif.
Consultant :
Quelles expériences de travail avez-vous avec des personnes d'âges différents, de cultures différentes ou des personnes handicapées ?
Katia : Mon expérience en tant que chargée de clientèle m'a offert l'occasion de travailler avec des personnes de cultures différentes tandis que mon expérience chez Prima-Finn Power m'a permis de collaborer avec des personnes plus âgées que moi.
Consultant :
Dans vos expériences passées, avec quels types de clients ou de collègues aviez-vous le plus de mal à travailler et quel comportement adoptiez-vous ?
Katia : J'ai travaillé pendant 6 mois au sein du service réclamation de Neuf Télécom. Je faisais donc régulièrement face aux clients mécontents. J'adoptais un comportement calme et courtois afin de ne pas exacerber davantage leur insatisfaction.
Consultant :
Souvenez-vous d'un moment où vous avez pris la mauvaise décision ou commis une erreur et comment avez-vous géré cette situation ?
Katia : Lors de la procédure de prise en charge des contrats de professionnalisation auprès du FAFIEC, j'avais initié les démarches avant de partir en congé afin d'être sà»re de respecter les délais légaux. Malheureusement, le FAFIEC a adressé un courrier pendant mes congés, me laissant 8 jours pour répondre. Or je n'ai eu connaissance de ce courrier qu'à mon retour. J'étais donc hors délai et le financement avait été initialement refusé, faute de réponse. J'ai donc contacté le FAFIEC par téléphone et par courrier recommandé afin de résoudre ce problème. J'ai fait preuve de persévérance.
Consultant :
Décrivez-moi une situation où vous êtes allé(e) au delà de votre fonction pour aider un client, ou un fournisseur ?
Katia : Normalement, je m'occupe de constituer le dossier administratif de réponse aux consultations publiques pour nos consultants. Il m'est arrivé d'aider une consultante sur la rédaction de sa note méthodologique car elle était novice en la matière.
Consultant :
Racontez-moi comment, dans vos expériences passées, vous avez agi en faveur du travail d'équipe ?
Katia : J'assure lorsque c'est nécessaire le remplacement de collègues absents pour éviter que ces derniers ne soient surchargés à leur retour et qu'ils aient accumulé trop de retard dans leur travail.
Consultant :
Pouvez-vous me décrire ce que vous avez le plus aimé et moins aimé dans la façon dont vous étiez dirigé(e) dans vos précédents postes ?
Katia : Ce que j'ai le plus apprécié, c'est la confiance et l'autonomie dont je bénéficiais. Ce que j'ai le moins aimé, c'est le manque de communication.
Consultant :
Que vous soyez débutant(e) ou confirmé(e), autodidacte ou diplomé(e), qu'est-ce qui vous donne le sentiment d'être un(e) assistant(e) expert(e) ?
Katia : Le fait d'avoir réussi mes deux dernières prises de fonction sans passage de relais me donne le sentiment d'être effectivement une assistante experte.
Consultant :
Que ce soit en stage, en job d'été, en CDD ou en CDI dans combien d'entreprises avez vous travaillé ?
Katia :
8
Consultant : Combien de lettres de recommandation pouvez vous produire pour justifier la qualité de votre apport professionnel dans ces differentes entreprises ?
Katia : Je peux produire une lettre de recommandation de la responsable formation dont je dépends actuellement.
Consultant :
Comment est votre Anglais ?
Katia :
Je parle bien Anglais
Consultant : Could you tell me in a few english words who you are and what's the job you are looking for, then ?
Katia : I'm 30. I have a good academic background. I'm seeking a steady job as HR assistant or personel assistant
Consultant :
L'entretien se termine, comment avez vous vécu cette expérience virtuelle ?
Katia :
assez bien
Consultant : Pourriez vous dire pourquoi vous estimez avoir bien vécu cette expérience ?
Katia : J'avais le temps nécessaire pour répondre à toutes les questions.
Consultant :
Y a-t-il une question que vous auriez aimé que je vous pose, si oui quelle est-elle ?
Katia : Non