Assistante de direction
Sylvie Q.
13011 Marseille
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Auto-entretien de Sylvie Q.
Cet entretien a eu lieu le 12/10/05 à 14h08
Consultant : Bonjour, pourriez vous vous présenter brievement s'il vous plait ?
Sylvie : Bonjour, Je m'appelle Sylvie. Je suis assistante de direction. Mon parcours professionnel est assez atypique puisque ma formation initiale est un baccalauréat F3 électricité générale. Ce diplôme m'a permis d'obtenir un poste à responsabilité au sein de la Société CANON FRANCE. J'ai pu alors évoluer au sein d'un grand groupe et me former aux métiers du secrétariat à Limoges puis à Bordeaux. Suite à une mutation de mon mari sur Marseille, j'ai retrouvé un poste d'assistante de direction au sein de la Société PATRIMOINE SA, spécialisée dans la gestion de patrimoine et de portefeuilles boursiers. Récemment licenciée suite aux mauvaises performances de la bourse, j'ai décidé de me mettre en adéquation avec le marché actuel du travail. J'ai donc passé mon BTS assistante de Direction que j'ai obtenu en juin 2005.
Consultant : Etes vous heureus(e) d'exercer votre métier d'assistant(e) ?
Sylvie :
Oui
Consultant : qu'est ce que votre métier d'assistant(e) vous apporte ?
Sylvie : Cela me permet de développer mon goà»t pour l'autonomie et la responsabilité dans l'action. J'aime les contacts humains et j'ai besoin de me sentir concernée par les résultats de la Société.
Consultant :
Dans quelle situation préférez vous travailler ?
Sylvie :
dans l'anticipation
Consultant : Pourquoi préférez vous travailler dans l'anticipation ?
Sylvie : J'aime organiser, planifier. Le travail doit fluide. En anticipant et en préparant le travail, on évite une partie des problèmes.
Consultant :
Tolérez vous les dépassements d'horaires ?
Sylvie :
Oui
Consultant : Votre environnement tolère-t-il les dépassements d'horaires ?
Sylvie : Oui mais le soir uniquement. Mon conjoint travaille en équipe le matin. IL peut donc gérer sans problème l'intendance de la maison le soir.
Consultant :
Préférez vous ?
Sylvie :
Débuter tard - Finir tard
Consultant :
Avez vous déjà donné votre démission ?
Sylvie :
Oui
Consultant : Combien de fois avez vous donné votre démission et pourquoi ?
Sylvie : Une seule fois afin de suivre mon conjoint qui était muté sur une autre région.
Consultant :
Qu'est ce que la ponctualité pour vous ?
Sylvie :
une culture
Consultant : Pouvez-vous expliquez la dimension culturelle de la ponctualité ?
Sylvie : C'est un signe de politesse. Il est très désagréable de devoir supporter les contraintes liées au retard des autres. Ne faisons pas aux autres ce que l'on n'aime pas que l'on nous fasse....
Consultant :
En dehors de vos loisirs, avez vous des activités extra professionnelles, du type association ?
Sylvie :
Oui
Consultant : Quelles sont ces activités extra-professionnelles ?
Sylvie : J'aide les personnes qui ont des difficultés à écrire les courriers de la vie courante. Je me passionne pour l'informatique, la décoration intérieure, les loisirs créatifs, les arts de la table, la moto.
Consultant :
Que lisez vous régulierement ?
Sylvie :
Des livres
Consultant : Quel type de littérature vous attire ?
Sylvie : J'aime beaucoup les livres de science fiction ou sur l'histoire.
Consultant :
Pouvez vous classer ces divertissements par ordre d'interet :
le cinéma,
la télé,
le théâtre,
la lecture,
le sport,
le shopping,
les sorties entre amis ?
Sylvie : La lecture, les sorties entre amis, la télé, le sport, le shopping, le cinéma, le théâtre.
Consultant :
Aimez vous dessiner ?
Sylvie :
Oui
Consultant : Etes vous créatif(ve) et comment le savez vous ?
Sylvie : Je suis créative. J'aime toutes les activités manuelles. Je travaille la mosaà¯que, le scrapbooking, les pochoirs. Je crée mes cartes de voeux, d'anniversaires. Mes tables de fêtes sont toujours décorées avec soin.
Consultant :
Pouvez vous classer ces vertus par ordre d'importance pour vous,
la politesse,
l'honnêteté,
la modestie,
le courage,
la franchise,
la ponctualité,
la rigueur ?
Sylvie : L'honnêteté, la politesse, la franchise, la rigueur, la ponctualité, la modestie, le courage.
Consultant :
Laissez vous votre numéro de portable à la disposition de votre entreprise ?
Sylvie :
Oui
Consultant : Vos collègues sont ils nécessairement vos amis ?
Sylvie : Non. Cela peut arriver, mais ce n'est pas une vérité absolue.
Consultant :
Aimez vous participer à des salons professionnels ?
Sylvie :
Oui
Consultant : A quel salon avez vous déjà participé ?
Sylvie : Le forum de l'investissement à Marseille.
Consultant :
Aimez vous les relations avec la clientèle ?
Sylvie :
Oui
Consultant : Avez vous une dimension commerciale ?
Sylvie : Je ne suis pas "vendeuse" dans l'âme. Mais j'aime les contacts avec la clientèle. J'ai l'habitude de recevoir les clients et je m'efforce de trouver une solution à la question posée.
Consultant :
Avez vous déjà organisé des voyages à étapes pour des dirigeants ?
Sylvie :
Non
Consultant : Vous sentez vous capable d'organiser des voyages pour des dirigeants ?
Sylvie : Je sais organiser des voyages simples du type réservation d'hotel, billets de train ou d'avion, réservation de voitures. Alors pourquoi ne pas appliquer ces compétences à un voyage de dimensions plus importantes.
Consultant :
Avez vous déjà été à l'initiative d'un changement d'organisation procédural ou managérial dans une entreprise ?
Sylvie :
Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous pris cette initiative d'un changement d'organisation ?
Sylvie : De plus en plus, nos clients nous demandaient de solutionner des problèmes administratifs tel que la constitution d'un dossier mariage, trouver un expert pour un état des lieux parasitaires, établir les déclarations IRPP ou ISF, faire une déclaration à la CAF. Toutes ces prestations étaient gratuites et faisaient partie du "plus" commercial. Mais devant l'augmentation des demandes, il a fallu réagir. J'ai proposé à mon directeur de s'appuyer sur le concept américain de la Family Office et de l'adapter à nos clients. J'ai proposé un abonnement annuel pour le suivi de l'ensemble des intérêts patrimoniaux de nos clients avec prise en charge d'une partie ou de la totalité des affaires privées.
Consultant :
Vous êtes trés fatigué(e), mais avec 20 minutes d'efforts supplémentaires vous pouvez terminer tous les dossiers en cours, que faites vous ?
Sylvie :
Je poursuis en faisant trés attention aux erreurs
Consultant :
Avez vous déjà participé à des séminaires, des conférences, des cercles de qualité?
Sylvie :
Oui
Consultant :
Avez vous déjà travaillé en famille ?
Sylvie :
Non
Consultant : Aimeriez-vous travailler en famille ?
Sylvie : Non. La vie privée et la vie professionnelle doivent être séparées.
Consultant :
Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à 10 personnes), une PME (30 à 100 salariés) ou un Grand Groupe ?
Sylvie :
Un Grand Groupe
Consultant : Pourquoi préféreriez vous travailler dans un Grand Groupe ?
Sylvie : Il y a plus de possibilité d'évolution. Chaque personne à un parcours différent, des connaissances et des compétences différentes. Il est donc plus de possibilités pour apprendre de nouvelles choses ou pour au contraire transmettre ses propres compétences.
Consultant :
Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ?
Sylvie :
30 %
Consultant : Les 70 % sont consacrés à quelles autres activités ?
Sylvie : La communication, la gestion des fournisseurs et des prestations, la gestion des services commerciaux, les clients.
Consultant :
Dans quel secteur d'activité souhaitez vous ne plus travailler ?
Sylvie : aucun
Consultant :
Travaillez vous avec un dictionnaire ?
Sylvie :
Oui
Consultant : Avez vous une bonne orthographe ?
Sylvie : oui
Consultant :
Avez vous déjà travaillé avec une personnalité difficile ?
Sylvie :
Oui
Consultant : Combien de temps avez vous travaillé avec une personnalité difficile ?
Sylvie : Pendant 4 ans. C'était une personne très caractérielle, sujette à de nombreux emportements et à des écarts de langage.
Consultant :
Préférez vous le secteur privé ou public ?
Sylvie : Je ne connais que le secteur privé. Je ne peux donc pas comparer les deux secteurs.
Consultant :
Quelles sont vos relations avec les nouvelles technologies ?
Sylvie :
Bonnes
Consultant : Avez-vous un équipement informatique à votre domicile et lequel ?
Sylvie : Je dispose d'un ordinateur personnel équipé d'une imprimante, d'un scanner, d'une webcam. Les logiciels installés sont XP, office, Internet, Publisher, gataway, etc etc
Consultant :
Avez vous confiance en vous?
Sylvie :
Oui
Consultant : Comment savez vous que vous avez confiance en vous ?
Sylvie : Je me fixe un objectif et je travaille jusqu'à obtention du résultat. Je suis volontaire et je sais que quand on travaille on obtient le résultat escompté.
Consultant :
Avez vous une confiance naturelle envers les autres ?
Sylvie :
Oui
Consultant : Avez vous déja été déçu(e) de cette confiance et dans quelle occasion ?
Sylvie : Oui parfois j'oublie que l'on ne peut pas demander aux autre le même investissement que le sien.
Consultant :
Avez vous les sens des responsabilités ?
Sylvie :
Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous fait preuve de responsabilité ?
Sylvie : Assistante du PDG, je le représente et je transmets ses directives à tous les collaborateurs lors de ses absences. Je suis garante des procédures de la société. Je dois donc savoir imposer une décision sans occasionner des conflits ou des rancoeurs.
Consultant :
Avez vous déjà passé un bilan de compétence ?
Sylvie :
Oui
Consultant : Quelles ont été les conclusions de ce bilan de compétences ?
Sylvie : Je ne les connais pas à l'heure actuelle.
Consultant :
Avez vous le sens de l'humour dans votre cadre professionnel?
Sylvie :
Oui
Consultant : Acceptez vous facilement que l'on vous fasse des petites plaisanteries ?
Sylvie : Travailler dans un climat serein contribue à rendre la vie plus facile.
Consultant :
Quelle est la valeur la plus importante selon vous ?
Sylvie :
L'Honneteté
Consultant : Avez vous déjà été obligé(e) d'être malhonnête ?
Sylvie : Non, et heureusement.
Consultant :
Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ?
Sylvie :
Entre 25 000 et 30 000 euros
Consultant : Ce sont des salaires que vous avez déjà obtenus ?
Sylvie : OUI, lors de mes deux derniers emplois chez CANON FRANCE et PATRIMOINE S.A.
Consultant :
Dans quelle displine vous sentez vous un(e) assistant(e) performant(e) et dans la pratique de quel logiciel ?
Sylvie : Dans la préparation des dossiers d'aide à la décision. Effectuer des recherches sur Internet, par téléphone,. Rassembler et résumer les informations et les restituer sous forme de mémo afin que le dirigeant ai une vision claire des solutions qui peuvent être envisagées.
Consultant :
Lors de votre dernière expérience professionnelle, qu'avez-vous appris ?
Sylvie : J'ai développé mes capacités d'adaptation afin de me rapprocher de la spécialité de l'entreprise à savoir les placements financiers. J'ai délaissé une partie de mes fonctions d'origine comme la frappe de documents en les déléguant? cela m'a permis de me consacrer à l'étude complète de dossiers. Je suis passée de l'exécution à la totale autonomie.
Consultant :
Décrivez-moi les situations qui, au bureau, vous suscitent le plus de stress et comment les gérez-vous habituellement ?
Sylvie : Il n'y a pas de situation qui me stresse particulièrement. Mais dans le cas ou un problème particulier se pose j'applique toujours la même procédure : définir exactement le problème, rechercher la ou les solutions adaptées, savoir ou trouver les bonnes informations et les éléments de réponse, établir une synthèse, prendre la décision qui s'impose.
Consultant :
Citez-moi un défi auquel vous avez été confronté(e) dans vos précédentes fonctions et comment l'avez-vous relevé ?
Sylvie : Type de problème: IL était très compliqué d'obtenir un renseignement administratif sur les contrats d'assurance vie de nos clients (valorisation par exemple). Causes : Nous devions contacter par téléphone la compagnie. Délais d'attente au standard très longs, obligation de montrer "patte blanche", problème d'informatique. Nos rapports avec nos fournisseurs étaient très fastidieux et nos clients en pâtissaient. Solution proposée : Renseignements pris auprès des compagnies, il s'est avéré que des connexions extranet existaient. Résultats : Toutes les informations sur les contrats sont disponibles à l'instant T.
Consultant :
Racontez-moi la plus belle réussite de votre carrière et quel but cherchez-vous à atteindre maintenant ?
Sylvie : C'est d'avoir toujours réussi à obtenir la pleine confiance de mon supérieur hiérarchique.
Mon but est de continuer dans cette voie.
Consultant :
Citez-moi l'exemple d'une situation que vous avez prise en main sans que cela ne vous soit formellement demandé ?
Sylvie : Tous les ans, en fin d'année, nous proposons à certains de nos clients d'investir dans des FCPI. afin de réduire leurs impôts. C'est tout naturellement que j'ai pris en charge la recherche et la sélection des 2 FCPI du marché correspondant le mieux aux attentes de nos clients afin de décharger mon P.D.G..
Consultant :
Décrivez-nous une occasion où vous vous êtes vous-même fixé(e) des objectifs et quels en ont été les résultats ?
Sylvie : Nous remettons trimestriellement une valorisation boursière à nos clients. Le délai moyen de remise du dossier était de 21 jours. Mon but a été de le ramener à 10 jours. En intervenant sur l'organisation et la création de tableaux automatisant les taches, le pari a été réussi. Les clients agréablement surpris de la rapidité d'envoi ont manifesté leur contentement. Mon P.D.G. a apprécié que les factures découlant de ces valorisations soient éditées plus vite, car le règlement a lui aussi été écourté.
Consultant :
Quelles expériences de travail avez-vous avec des personnes d'âges différents, de cultures différentes ou des personnes handicapées ?
Sylvie : Mes différents emplois (reprographie, gestion de patrimoine, chauffage-climatisation) m'ont permis de côtoyer un large panel de personnes ayant des personnalités très différentes. J'ai su m'adapter aux exigences des personnes aux revenus conséquents, ou à l'inflexibilité de l'acheteur d'un grand groupe.
Personnellement j'apprécie ces contacts humains car ils me permettent de m'enrichir.
Consultant :
Dans vos expériences passées, avec quels types de clients ou de collègues aviez-vous le plus de mal à travailler et quel comportement adoptiez-vous ?
Sylvie : Assistante du PDG, je le représente et je transmet ses directives.
Tous ces échanges font partie du quotidien.
En conséquence je dois prendre mes distances vis à vis des intervenants internes et externes à la société et chercher à rassembler et non à désunir. Ainsi je continue à assumer mon role de plaque tournante au sein de la société.
Consultant :
Souvenez-vous d'un moment où vous avez pris la mauvaise décision ou commis une erreur et comment avez-vous géré cette situation ?
Sylvie : Nul n'est à l'abri d'une erreur. Surtout la reconnaitre et chercher immédiatemment la façon de la réparer au plus vite en tenant compte des intérets de la société.
Consultant :
Décrivez-moi une situation où vous êtes allé(e) au delà de votre fonction pour aider un client, ou un fournisseur ?
Sylvie : Une de nos clientes était très âgée et ne pouvait se déplacer seule. Quand elle avait besoin de se rendre à sa banque, j'allais la chercher en voiture et je l'accompagnais.
Consultant :
Pouvez-vous me décrire ce que vous avez le plus aimé et moins aimé dans la façon dont vous étiez dirigé(e) dans vos précédents postes ?
Sylvie : LE PLUS
autonomie
confiance que l'on m'a accordé
le moins
entreprise ou les dirigeants ont tous un lien familial d'ou beaucoup d'ordres et de contre-ordres
Consultant :
Que vous soyez débutant(e) ou confirmé(e), autodidacte ou diplomé(e), qu'est-ce qui vous donne le sentiment d'être un(e) assistant(e) expert(e) ?
Sylvie :
Mes précédents responsables hiérarchiques m'ont toujours accordé leur confiance. Je travaille en totale autonomie. Ils n'ont jamais cherché à savoir à quel moment j'allais effectuer la mission qui m'avait été confiée, car ils connaissaient ma réactivité. Ils s'informaient seulement des problèmes rencontrés et ils s'assuraient verbalement de la bonne marche des opérations.
Consultant :
Que ce soit en stage, en job d'été, en CDD ou en CDI dans combien d'entreprises avez vous travaillé ?
Sylvie :
3
Consultant : Avez vous eu une lettre de recommandation ?
Sylvie : Non
Consultant :
Comment est votre Anglais ?
Sylvie :
Je parle un peu Anglais
Consultant : Pourriez vous me dire quelques mots en anglais ?
Sylvie : Hello,
Hello. My name is Sylvie. I'm forty. I am an assistant manager.
Consultant :
L'entretien se termine, comment avez vous vécu cette expérience virtuelle ?
Sylvie :
assez bien
Consultant : Pourriez vous dire pourquoi vous estimez avoir bien vécu cette expérience ?
Sylvie : Cela a été une opportunité d'expliquer à mon futur employeur mes motivations et les grandes lignes de ce que je peux apporter à son entreprise.
Consultant :
Y a-t-il une question que vous auriez aimé que je vous pose, si oui quelle est-elle ?
Sylvie : NON