Assistante bilingue
Caroline A.
92310 Sevres
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Auto-entretien de Caroline A.
Cet entretien a eu lieu le 06/12/05 à 19h45
Consultant : Bonjour, pourriez vous vous présenter brievement s'il vous plait ?
Caroline : Bonjour,
Je suis une jeune femme de 29 ans, et depuis 9 ans j'exerce la profession de secrétaire.
Originaire de province, je suis depuis un peu plus d'un an en région parisienne pour faire évoluer ma carrière.
De caractère plutôt réservée et discrète, je suis perfectionniste et m'implique donc beaucoup dans ma vie professionnelle. J'aime rendre service et apporter mon aide aux autres personnes.
Consultant : Etes vous heureus(e) d'exercer votre métier d'assistant(e) ?
Caroline :
Oui
Consultant : qu'est ce que votre métier d'assistant(e) vous apporte ?
Caroline : La satisfaction de contribuer à la bonne marche de mon entreprise, d'être un interlocuteur privilégié pour les intervenants internes et externes.
Consultant :
Dans quelle situation préférez vous travailler ?
Caroline :
dans l'anticipation
Consultant : Pourquoi préférez vous travailler dans l'anticipation ?
Caroline : Anticiper permet de mieux organiser son travail, et donc d'être plus efficace et plus rapide. Cela nécessite une bonne connaissance de l'ensemble de la vie de l'entreprise (j'ai souvent travaillé dans des PME) ou de son service, ce que je trouve indispensable pour une assistante.
Travailler dans l'urgence ne me gêne pas, mais cela peut être facteur d'erreurs, et peut être éviter quand on anticipe.
Consultant :
Tolérez vous les dépassements d'horaires ?
Caroline :
Oui
Consultant : Votre environnement tolère-t-il les dépassements d'horaires ?
Caroline : Oui, je n'ai pas d'enfant, et mon conjoint travaille lui aussi tard.
Consultant :
Préférez vous ?
Caroline :
Débuter tôt - Finir tôt
Consultant :
Avez vous déjà donné votre démission ?
Caroline :
Oui
Consultant : Combien de fois avez vous donné votre démission et pourquoi ?
Caroline : Deux fois, la première pour suivre mon conjoint dans une autre région, et deuxième quand j'étais à Alpe Agence, une toute petite agence immobilière et familiale : je souhaitais changer d'entreprise pour pouvoir faire évoluer ma carrière ce qui était impossible dans cette toute petite agence de 5 personnes, étant très liée à l'équipe, j'ai attendu que l'agence soit mise en vente (pour cause de départ en retraite...) pour poursuivre mon chemin ailleurs ...
Consultant :
Qu'est ce que la ponctualité pour vous ?
Caroline :
une culture
Consultant : Pouvez-vous expliquez la dimension culturelle de la ponctualité ?
Caroline : Je pense qu'il s'agit plus généralement d'une question de respect : le respect des termes de son contrat de travail, du client...
Consultant :
En dehors de vos loisirs, avez vous des activités extra professionnelles, du type association ?
Caroline :
Non
Consultant : Manquez vous de temps ou d'interêt pour ces activités extra professionnelles ?
Caroline : Les journées sont toujours trop courtes, avec ou sans activité particulière ou professionelle !
Consultant :
Que lisez vous régulierement ?
Caroline :
Des livres
Consultant : Quel type de littérature vous attire ?
Caroline : L'histoire et la science fiction. Je lis aussi beaucoup de journaux scientifiques. Je cherche toujours à compendre comment les choses marchent.
Consultant :
Pouvez vous classer ces divertissements par ordre d'interet :
le cinéma,
la télé,
le théâtre,
la lecture,
le sport,
le shopping,
les sorties entre amis ?
Caroline : 1. Les sorties entre amis.
2. La lecture.
3. Le sport.
4. Le shopping.
5. La télévision.
6. Le cinéma.
7. Le théâtre.
Consultant :
Aimez vous dessiner ?
Caroline :
Oui
Consultant : Etes vous créatif(ve) et comment le savez vous ?
Caroline : Oui, je pense dans le sens où j'aime créer, au sens propre du terme, je bricole beaucoup notamment pour mon intérieur par exemple.
Par contre, j'ai parfois du mal à laisser mon imagination s'exprimer pleinement.
Consultant :
Pouvez vous classer ces vertus par ordre d'importance pour vous,
la politesse,
l'honnêteté,
la modestie,
le courage,
la franchise,
la ponctualité,
la rigueur ?
Caroline : 1. Honnêteté.
2. Franchise.
3. Rigueur.
4. Politesse.
5. Courage et modestie.
je n'ai pas classé la ponctualité car elle est va pour moi avec l'honnêteté, la rigueur et la politesse.
Consultant :
Laissez vous votre numéro de portable à la disposition de votre entreprise ?
Caroline :
Oui
Consultant : Vos collègues sont ils nécessairement vos amis ?
Caroline : Non, c'est très agréable d'être amis avec ses collègues, mais ce n'est pas indispensable. Au travail, je juge les gens sur leur compétences professionnelles et pas sur leur personnalité ou leur goà»t.
Consultant :
Aimez vous participer à des salons professionnels ?
Caroline :
Oui
Consultant : A quel salon avez vous déjà participé ?
Caroline : C'était au salon de l'étudiant quand j'étais encore en BTS. Mes emplois depuis ne m'ont pas donné l'occasion de m'occuper de salons.
Consultant :
Aimez vous les relations avec la clientèle ?
Caroline :
Oui
Consultant : Avez vous une dimension commerciale ?
Caroline : oui si j'aime ce que je dois vendre (d'où l'importance d'aimer son entreprise). Je sais rechercher les points positifs et les mettre en avant.
Consultant :
Avez vous déjà organisé des voyages à étapes pour des dirigeants ?
Caroline :
Non
Consultant : Vous sentez vous capable d'organiser des voyages pour des dirigeants ?
Caroline : Oui. Je me suis souvent occupé de voyages "simples" (billets, hôtels, restaurant, salle de réunion). S'il s'agit de voyages à étapes, ou nécessitant une préparation documentaire, je n'ai pas eu l'occasion de le faire, mais cela est tout à fait réalisable si les objectifs et les besoins sont bien définis.
Consultant :
Avez vous déjà été à l'initiative d'un changement d'organisation procédural ou managérial dans une entreprise ?
Caroline :
Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous pris cette initiative d'un changement d'organisation ?
Caroline : Ce sont souvent de petits changements : une meilleure redistribution des tâches entre collègues, la modification de système de classement ou la création de base de données pour faciliter l'accès aux informations.
Consultant :
Vous êtes trés fatigué(e), mais avec 20 minutes d'efforts supplémentaires vous pouvez terminer tous les dossiers en cours, que faites vous ?
Caroline :
Je poursuis en faisant trés attention aux erreurs
Consultant :
Avez vous déjà participé à des séminaires, des conférences, des cercles de qualité?
Caroline :
Non
Consultant :
Avez vous déjà travaillé en famille ?
Caroline :
Non
Consultant : Aimeriez-vous travailler en famille ?
Caroline : Ca dépend... travailler en famille peut perturber l'ordre hiérarchique, qui est pour moi essentiel.
Consultant :
Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à 10 personnes), une PME (30 à 100 salariés) ou un Grand Groupe ?
Caroline :
Un Grand Groupe
Consultant : Pourquoi préféreriez vous travailler dans un Grand Groupe ?
Caroline : J'ai jusqu'ici travaillé principalement dans de très petites entreprises (mois de 10 salariés). Cela est valorisant car l'on voit directement les fruits de son travail, mais il est impossible d'évoluer vraiment quand on est secrétaire, on plafonne très vite (à moins de racheter l'entreprise !).
Consultant :
Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ?
Caroline :
40 %
Consultant : Les 60 % sont consacrés à quelles autres activités ?
Caroline : Au suivi des dossiers en cours.
Je consacre une petite partie, quand cela est nécessaire (je dirais moins de 5 %) à réorganiser ou à créer des modèles de documents ou des mode opératoires par exemple.
Consultant :
Travaillez vous avec un dictionnaire ?
Caroline :
Oui
Consultant : Avez vous une bonne orthographe ?
Caroline : Oui, mais on ne peut jamais tout savoir ! Et à force de voir des fautes, on y pert parfois son latin !
Consultant :
Avez vous déjà travaillé avec une personnalité difficile ?
Caroline :
Oui
Consultant : Combien de temps avez vous travaillé avec une personnalité difficile ?
Caroline : 4 ans ! C'était ma responsable à Alpe Agence, d'un caractère très soupe au lait et du genre à se passer les nerfs sur le premier venu (donc moi souvent !). Sachant que ses colères faisaient partie de son caractère, je ne les prenais pas pour moi. Nous sommes devenus très liées et j'ai encore des contacts avec elle.
Consultant :
Préférez vous le secteur privé ou public ?
Caroline : Du point de vue du travail, cela ne fait pas de différence pour moi. Le secteur public offre simplement une garantie d'emploi plus sà»re (à condition d'être titulaire).
Consultant :
Quelles sont vos relations avec les nouvelles technologies ?
Caroline :
Bonnes
Consultant : Avez-vous un équipement informatique à votre domicile et lequel ?
Caroline : 1 PC, avec imprimante, internet haut débit, 1 mac (portable)... L'informatique est pour moi un hobby.
Consultant :
Avez vous confiance en vous?
Caroline :
Oui
Consultant : Comment savez vous que vous avez confiance en vous ?
Caroline : Sur le plan professionnel, parce que je sais ce que je sais faire ou non, et que je sais m'adapter.
Sur le plan personnel, j'en manque parfois de confiance en moi.
Consultant :
Avez vous une confiance naturelle envers les autres ?
Caroline :
Oui
Consultant : Avez vous déja été déçu(e) de cette confiance et dans quelle occasion ?
Caroline : Oui, par exemple en confiant une tâche à une collègue, qui l'a "enterrée" sans rien dire alors que c'était important et que je l'avais expliqué
Consultant :
Avez vous les sens des responsabilités ?
Caroline :
Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous fait preuve de responsabilité ?
Caroline : En l'absence de responsable ou en cas d'indécision, j'ai été amenée à prendre des décisions (rembourser ou non une caution à un locataire, déclasser un appartement ...)
Consultant :
Avez vous déjà passé un bilan de compétence ?
Caroline :
Non
Consultant : Envisagez vous de faire un bilan de compétences ?
Caroline : non
Consultant :
Avez vous le sens de l'humour dans votre cadre professionnel?
Caroline :
Oui
Consultant : Acceptez vous facilement que l'on vous fasse des petites plaisanteries ?
Caroline : oui sans problème, si cela ne gêne pas le travail...
Consultant :
Quelle est la valeur la plus importante selon vous ?
Caroline :
La Justice
Consultant : Vous êtes vous déjà senti(e) injuste ?
Caroline : Oui, quand je m'en rends compte, j'essaye de le corriger.
Consultant :
Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ?
Caroline :
Entre 25 000 et 30 000 euros
Consultant : Ce sont des salaires que vous avez déjà obtenus ?
Caroline : je gagne actuellement 24000 euros/an.
Consultant :
Dans quelle displine vous sentez vous un(e) assistant(e) performant(e) et dans la pratique de quel logiciel ?
Caroline : La synthètisation des informations.
Je m'amuse beaucoup avec Excel pour cela.
J'aime aussi soigner les présentations de mes documents que ce soit sous Word, Excel ou Powerpoint
Consultant :
Lors de votre dernière expérience professionnelle, qu'avez-vous appris ?
Caroline : A travailler dans l'urgence et à gérer le stress
Consultant :
Décrivez-moi les situations qui, au bureau, vous suscitent le plus de stress et comment les gérez-vous habituellement ?
Caroline : quand un client vient se plaindre envers le cabinet où je travaille et que je sais qu'une erreur a été effectivement commise.
Tout d'abord, j'écoute patiemment ses doléances afin de le calmer, si possible je lui explique nos systèmes de fonctionnement pour qu'il comprenne mieux les processus, ensuite on cherche la solution pour y remèdier et que l'erreur ne se reproduise plus.
En cas de litige en général, j'essaye de régler le problème en amont afin de l'éviter.
Consultant :
Citez-moi un défi auquel vous avez été confronté(e) dans vos précédentes fonctions et comment l'avez-vous relevé ?
Caroline : Le principal défi était pour moi quand j'ai débuté dans le métier en tant que stagiaire et que j'étais très timide et mal à l'aise au téléphone, alors je me suis mise à prendre tous les appels entrants ou sortants. Quelques dizaines d'appels plus tard, j'avais réglé ce problèm et n'avais plus peur de décrocher !
Consultant :
Parlez-moi d'une situation d'urgence ou de crise à laquelle vous avez été confronté(e) dans vos emplois précédents et quelle a été votre attitude ?
Caroline : cf point précédent sur le stress et les litiges avec les clients. La meilleure attitude est l'écoute.
Consultant :
Racontez-moi la plus belle réussite de votre carrière et quel but cherchez-vous à atteindre maintenant ?
Caroline : Il n'y en a pas une mais plusieurs.
Lors de mes 3 ou 4 derniers emplois, j'ai transformé des postes de secrétaire (version sténo-dactylo) en poste d'assistante à la plus grande satisafaction de mes employeurs qui voyaient ainsi leur travail facilité.
Toutefois, je n'ai jamais eu l'occasion d'utiliser pleinement et simultanément toutes mes compétences, ce que je souhaite faire aujourd'hui.
Consultant :
Citez-moi l'exemple d'une situation que vous avez prise en main sans que cela ne vous soit formellement demandé ?
Caroline : Mais il y en a des tonnes ! Du moment que je sais faire une chose et que j'en ai le temps, j'ai souvent aider à tenir la comptabilité, j'ai aidé des collègues débordées en accomplissant une ou des tâches à leur place, etc....
En fait je travaille vite, chaque fois que j'arrivais dans une entreprise, si je m'en tenais strictement à ma fiche de poste, il me restait du temps, alors je faisais le tour des bureaux pour aider, ce comme çà que tous mes derniers postes ont évolués, comme indiqué précédemment.
Consultant :
Décrivez-nous une occasion où vous vous êtes vous-même fixé(e) des objectifs et quels en ont été les résultats ?
Caroline : A Alpe Agence, je trouvais que notre parc locatif vieillisait et nécessitait une remise au goà»t du jour (s'agissant de locations saisonnières) ce qui générait une insatisfaction de notre clientèle.
Ma responsable, qui était là depuis 1976 ne voyait pas ce côté vétuste malgré les réclamations des clients.
J'ai donc centralisé les réclamations (qui avant été souvent classées sans suite) pour mieux cibler les appartements "à problèmes". J'ai suggéré de faire suivre ces réclamations au propriétaire, avec une circulaire récapitulant les attentes des locataires.
Quelques propriétaires ont ainsi rafraà®chi leur appartement, ou améliorer l'équipement. Beaucoup ont été sensibilisé et se sont renseignés, et ont ainsi mieux accepté le "déclassement" de leur appartement s'il était trop vétuste.
J'ai suggéré de refaire cette opération tous les ans en fin de saison. (j'ai ensuite changer d'emploi).
Consultant :
Dans vos expériences passées, avec quels types de clients ou de collègues aviez-vous le plus de mal à travailler et quel comportement adoptiez-vous ?
Caroline : Avec les personnes hautaines ou dédaigneuses.
Je leur réponds alors poliment avec un grand sourire, ça les désarme.
Consultant :
Souvenez-vous d'un moment où vous avez pris la mauvaise décision ou commis une erreur et comment avez-vous géré cette situation ?
Caroline : Parfois, il arrive d'oublier de faire un courrier, de missionner une entreprise...
Dans ce cas, j'en parle à mon responsable aussitôt, en m'excusant pour le retard et je me dépêche de rectifier mon oubli.
Consultant :
Décrivez-moi une situation où vous êtes allé(e) au delà de votre fonction pour aider un client, ou un fournisseur ?
Caroline : Un de nos fournisseurs devait nous fournir un devis depluis plusieurs semaines. Sans secrétaire, il n'avait pas le temps de le taper. Je lui ai proposé de m'amener le manuscrit et le lui ai taper. Je lui ai par la suite renvoyer toute les demandes d'emploi de secrétaires que je recevais.
Consultant :
Pouvez-vous me décrire ce que vous avez le plus aimé et moins aimé dans la façon dont vous étiez dirigé(e) dans vos précédents postes ?
Caroline : J'aime quand les tâches, les fonctions et les responsabilités sont clairement définies. J'apprécie aussi que cette organisation ne soit pas rigide et puisse être remise en question si nécessaire ou si cela peut améliorer le travail.
Je n'aime pas quans je n'ai pas de liberté d'action, ou que mon travail est "surveillé" ou contrôler après coup.
Consultant :
Que vous soyez débutant(e) ou confirmé(e), autodidacte ou diplomé(e), qu'est-ce qui vous donne le sentiment d'être un(e) assistant(e) expert(e) ?
Caroline : Le fait que, en plus de mes compétences, mon caractère est tout à fait compatible avec ce poste (j'aime rendre service, je suis rigoureuse et minutieuse, patiente...)
Consultant :
Que ce soit en stage, en job d'été, en CDD ou en CDI dans combien d'entreprises avez vous travaillé ?
Caroline :
12
Consultant :
Comment est votre Anglais ?
Caroline :
Je suis Bilingue Anglais