Office manager

BAC PRO SECRETARIAT

ASSISTANTE DE DIRECTION - Gestion de l'accueil physique et des appels téléphoniques - Gestion d'agendas - Réception du courrier et distribution - Réservation de salles de réunion, déjeuners - Gestion administrative des contrats - Suivi des dossiers clients (investissements en cours, livraison de titres en cours, demande à traiter..) - Règlement et livraison des titres financiers - Classement CHARGÉE DE CONFORMITÉ - Création des dossiers clients dans le respect de la réglementation (identité, justificatif de domicile, lettre de mission, avenant RTO, rapport de mission, LCBFT..) - Actualisation de la documentation professionnelle et réglementaire

OFFICE MANAGER : - Suivi des relations avec les clients internes et externes. - Gestion des notes de frais des collaborateurs. - Organisation du rythme d'activité : gestion des plannings, rendez-vous, réunions, déplacements et des événements de l’entreprise. - Orchestration des déplacements et voyages professionnels des collaborateurs (process, validation, facture…). ASSISTANAT RH : - Gestion administrative du personnel en collaboration avec le service Ressources Humaines : suivi des absences et des congés, des visites médicales, des temps de travail (timesheets). - Suivi du collaborateur à son arrivée dans l’entreprise puis à sa sortie de l’entreprise (Ordinateur, licences, badge, accès …). - Mise à jour du logiciel de recrutement. VIE DE L'ENTREPRISE : - Veille à la bonne circulation de l'information à l'intérieur comme à l'extérieur de l'entreprise : gestion du courrier entrant/sortant, des communications téléphoniques, de la documentation, des fichiers clients. - Organisation des événements internes (Afterwork, Lunch, Welcome Breakfast…). - Gestion des prestataires externes (ménage, réparation …). - Gestion les opérations courantes de l'entreprise - Supervisions des stocks et des opérations d'approvisionnement, de commande et de livraison (achats bureautiques, consommables...).

OFFICE/HAPPINESS MANAGEMENT - Gestion de l'accueil - Gestion des badges - Réception du courrier et distribution, gestion des coursiers.. - Réservation de salles de réunion, déjeuners - Classement - Gestion des locaux - Interface avec les différents prestataires - Relation et gestion des fournisseurs - Gestion des stocks - Gestion des déplacements des collaborateurs (voyages et hôtels) - Communication interne et bien être des collaborateurs - Organisation d'événements internes FACTURATION - Gestion des factures frais généraux et CB (réception, validation, suivi) - Transmission au service comptabilité FORMATION - Organisation de la logistique des sessions de formation - Préparation et expédition des supports de formation, préparation du matériel pédagogique et salle de formation, gestion de repas, déplacement des équipes, - Suivi administratif des sessions de formation : convocation, feuilles d’émargement, - Suivi de la qualité des formations : feuilles d’évaluation, synthèses d’évaluation, bilan de formation

SOUSCRIPTEURS Gestion des souscripteurs - modification d'adresse - archivage et classement - export des modifications d'adresses aux banques dépositaires et Gestion des Conseillers Gestion du Patrimoine - mise à jour du partenariat avec les CGP - mise à jour des fiches sur la BGC et l'intranet - scan des documents - création fiche CGP sur l'intranet / BGC - Suivi des dossiers de partenariat numérique et physique - envoi de courrier ou mail pour toute type d'information - mise à jour et recherche d'informations sur les souscripteurs / CGP PRELIQUIDATION Gestion de la pré-liquidation d'un fonds - collecte des RIB - enregistrement des RIB sur l'intranet - classement et archivage alphabétique des RIB - gestion des souscripteurs non remboursés Collecte - contrôle des bulletins de souscription - saisie et scan des bulletins de souscription (selon le volume) - reporting des BS sur un fichier de suivi - archivage des reliquats - édition des bordereaux de remise - export du fichier de remise envoyé au dépositaire SUCCESSION Rachat / mutation de parts -Traitement de la demande (contact avec les notaires, conseillers en gestion de patrimoine, ayants-droit pour obtenir les pièces justificatives, relance, réponses aux questions clients) - Imputation des demandes sur intranet et logiciel de facturation

- Accueil et orientation des clients - Accueil téléphonique - Réception plis coursiers - Gestion taxis - Gestion de 5 salles de réunions - Service en salle (café, rooïbos, plateaux déjeuner) - Affranchissement courriers - Achat des magazines, presses - Reliure de diaporama

ORGANISATION D'EVENEMENTS - contact avec les organisateurs des forums, des foires, des salons .... pour promouvoir la marque GRAND MARNIER(r) pour 30 événements - définir avec les organisateurs les besoins logistiques - assister les exposants pour répondre aux besoins rencontrés lors des foires, des salons... SEMINAIRE ANNUEL - rechercher des lieux d'hébergements, des salles, des restaurants en Province ou à Paris pour 40 personnes - gérer un budget de 20 KE - inviter les collaborateurs des différents services à cet événements - élaborer le programme du séminaire sur plusieurs jours RELATIONS PUBLIQUES - Gestion des demandes de visite de sites pour les visiteurs français, - Contact avec les responsables de sites, - Suivi logistique des programmes, envoi des confirmations, suivi des factures dans le workflow ADV - gérer les stocks des matières premières : confitures, pâte à crêpe... - saisir les commandes d'approvisionnement : 80 commandes/an - facturer les ventes de liqueurs GRAND MARNIER(r) lors des événements RESSOURCES HUMAINES - rédiger les programmes individuels de mission des crêpiers - réserver l'hébergement des crêpiers tout au long de l'année - transmettre les documents techniques pour les foires - retranscription et vérification du temps de travail du personnel crêpiers par mois et par an selon la législation (horaires de nuit...) - vérification et transmission des notes de frais au service comptable - planifier les visites médicales des collaborateurs lors de l'événements - établir les demandes de contrats de travail pour les intérimaires lors des salons