Assistante de direction

Baccalauréat Professionnel de Bureautique option Gestion Administrative et Secrétariat.

Gestion des agendas et du secrétariat du Président et du Délégué Général et de leur boite email avec réponse si nécessaire Interface téléphonique interne comme externe (élus, partenaires institutionnels, partenaires Région et Etat …) Préparation des notes de frais du Président et du Délégué Général ainsi que leurs ordres de misions et gestion des voyages (Hôtel/Billets de train et d’avion …) Préparation et organisation des supports d’intervention/rendez-vous (slides ppt, tableurs excel, …) Organisation de réunions de Direction (Codir, Comex Comex élargi, InterDAS et R&D), organisation des réunions et petits-déjeuners d’équipe et mise en place et suivi des actions des réunions d’équipe (tableau de bord) Organisation et saisie des entretiens annuels d’évaluation Préparation et organisation des réunions de la Gouvernance : Conseils d'Administration, Bureaux Exécutifs et Assemblées Générales (convocations, relance pour présence - envoi des ordres du jour – corrections et mise en page des comptes-rendus et diffusion aux membres – Emargement – Tenue du registre de suivi des réunions de Gouvernance) Mise en forme de divers documents administratifs, classement et archivage Gestion des courriers entrant et sortant Organisation d’évènements internes et externes et des séminaires internes Accueil du nouveau personnel (gestion informatique et téléphonie, gestion des badges, localisation et accueil et installation du nouveau salarié) Création d’un livret « Fil Rouge » pour les nouveaux arrivants pour répondre à toutes questions : logistique, interne … Création et rédaction des lettres d’engagement, contrats de travail et avenants, suivi des visites médicales pour l’équipe et suivi du registre du personnel Gestion, suivi et validation des demandes de congés, absences et télétravail de l’équipe Gestion et convocation pour les réunions avec les réunions des Délégués du Personnel (futur CSE), relecture et mise en page des comptes-rendus de réunion Interlocutrice principale avec les prestataires des locaux ainsi que pour la gestion des tickets d’incidents d’infogérance Gestion et suivi des abonnements de la téléphonie mobile et commandes des matériels informatiques, des cartes de visite, des petites et grosses fournitures … Mise en ligne des annonces et organisation, traitement et suivi des candidatures pour les recrutements Tutrice d’un apprenti en DUT GACO

Diverses missions d'Intérim

Passion naissante pour la couture et apprentissage en autodidacte

Accueil, filtrage téléphonique, tenue de l’agenda, traitement et dispaching du courrier reçu Correspondances diverses, saisie des comptes-rendus de réunions et de divers documents, Suivi, relances, actions suite aux réunions hebdomadaires de la DSVS, Création et suivi des plannings mensuels des cadres, Suivi de différents dossiers de la DSVS (réaménagements des locaux et organisation des animations centrales, gestion des bénévoles).

Accueil, filtrage téléphonique, tenue des agendas, traitement et dispaching du courrier reçu, Gestion des contacts (environ 1000), Correspondances diverses, saisie des comptes-rendus de réunions et de divers documents, Organisation des CCE, convocations, suivis des présents, corrections des comptes-rendus, diffusion, Organisation administrative de manifestations - fêtes annuelles, inaugurations d’établissement et poses de 1ère pierre – de 20 à 900 invités (carton d’invitation, liste d’invités, suivi des réponses aux invitations, demande de devis pour buffet), Traitement des annonces de recrutement, suivis et réponses aux candidatures, Suivi administratif des procédures de recrutement des cadres (Directeurs compris) et de leur période d’essai, Saisie et/ou validations des contrats de travail cadre et non-cadre des établissements et du Siège, Suivi et traitements des congés (environ 40 personnes) sur tableur excel et octime, Suivi et classement des dossiers du personnel (environ 80 dossiers), Recrutement pour les intérimaires, Saisie et suivi des procédures inter-établissements, Suivi des contentieux et pouvoirs de représentation du DG aux audiences prud’hommales, constitutions des dossiers, Suivi mensuel des envois par les établissements de différents dossiers, Traitement et suivi des demandes du 1% patronal, Préparation des formations internes et suivi des inscriptions aux formations externes, Gestion et commande de petites fournitures et commande de matériel.

Diverses missions d'intérim

Accueil et standard téléphonique, tenue des agendas, correspondances diverses, Organisation des voyages d’affaires (train, avion, hôtel, location voiture …), Suivi des visites médicales de tout le personnel, Assistance pour les réponses d'appel d’offres et proposition de collaborateurs, Suivi et vérification des contrats clients, suivi des rapports d’activités mensuels des collaborateurs, Suivi et réponse aux nouveaux candidats, saisie des résumés de carrières, présélection des candidats, Suivi et mise à jour des différentes bases : candidats, clients, Gestion des fournitures et du matériel informatique, Suivi et règlement des fournisseurs.

Accueil et standard téléphonique, tenue des agendas, Organisation de réunions avec les Chefs d’Etablissement, Gestion de 30 personnes dont 13 en brigade roulante (agenda, planning, formation, congés …), Correspondances diverses, Suivi du recrutement et participation aux entretiens préalables à l’embauche