Office manager

BTS Assistante de Manager

Comptabilité Générale  Gestion des factures clients et fournisseurs: transmission des demandes règlements, factures, contrôle et validation des factures  Validation des décomptes et édition des factures mensuelles clients, création de projet et client sous AFAS  Interface avec le service comptable externe  Préparation et transmission des éléments variables de paie au cabinet comptable externe  Gestion dans sa globalité du processus de Notes de Frais (Contrôle, validation et demandes de remboursement) Support Administratif – Ressources Humaines  Administration et intégration du personnel (mutuelle, prévoyance, fichiers de suivi internes)  Organisation et suivi des visites médicales  Préparation des contrats de travail, avenants, ordre de mission  Déclaration des DPAE pour les embauches, et demandes de détachement pour les déplacements salariés  Interface avec le cabinet comptable pour les SDTC, rupture conventionnelle…  Mise en place du CSE (Juillet 2018), suivi des documents juridiques en collaboration avec le cabinet d’avocats  Traitement et archivage du courrier et documents  Gestion des services généraux, flotte téléphonique et automobile  Recherches ponctuelles de logement courte durée  Gestion des demandes de formation avec le FAFIEC  Organisation et réservations de déplacements ponctuels des salariés  Gestion et suivi des dossiers de changement de statut pour les étrangers Assistanat de Direction  Organisation des déplacements professionnels du Directeur Délégué Général et commerciaux (occasionnel)  Organisation d’évènements internes (réunions CSE et évènements ponctuels)  Gestion de la relation avec les clients et partenaires  Accueil physique et téléphonique en français et en anglais

Support à la facturation  Validation des notes de frais et ordres de mission  Gestion et validation de la facturation de la prestation externe  Contrôle de la refacturation des projets aux clients  Refacturation des notes de frais aux clients Support sur site  Gestion et suivi des commandes de matériel et équipements  Accueil des nouveaux arrivants  Demande de badges  Mise en place et gestion de la flotte des véhicules de pool  Support aux demandes de visas et demandes de logement courte durée  Assistance dédiée aux salariés à distance (problème d’accès sur site, demande de logiciel à l’IT, problèmes informatiques…) Support de l’équipe commerciale  Organisation des réunions et déplacements  Création et suivi des offres dans IFS (logiciel de saisie des offres des commerciaux)  Préparation des synthèses de marges requis par contrôle de gestion pour l’enregistrement d’une commande projet  Transmission et suivi des commandes clients  Préparation des templates pour les offres  Reporting hebdomadaire des activités KAM (Key Account Manager) au siège (Allemagne)

Comptabilité Générale  Gestion des factures clients et fournisseurs: règlements, élaboration de devis et factures, contrôle et validation des factures, relances, suivi de la trésorerie et des comptes, rapprochement bancaires…  Interface avec le service comptable externe  Préparation et transmission des éléments variables de paie au cabinet comptable externe  Contrôle, validation des paies et versement des salaires (délégation du PDG sur le traitement des paies)  Gestion dans sa globalité du processus de Notes de Frais (Contrôle, validation et remboursement) Support Administratif – Ressources Humaines  Mise en place de la structure administrative de l’entreprise (mutuelle, registre du personnel, gestion des absences et congés, suivi de trésorerie, archivage des documents, dossiers salariés)  Administration et intégration du personnel  Organisation et suivi des visites médicales  Support au Recrutement  Préparation des contrats de travail, avenants  Interface avec le cabinet comptable pour les SDTC, rupture conventionnelle, DUE, contrat d’apprentissage…  Organisation des Assemblées Générales, suivi des documents juridiques en collaboration avec le cabinet d’avocats  Gestion et saisie des congés dans le logiciel de congés  Traitement et archivage du courrier et documents  Gestion des services généraux  Elaboration du dossier CIR Assistanat de Direction  Gestion des agendas de la Direction Générale  Organisation des déplacements professionnels  Organisation d’évènements externes et internes (réunions et réceptions, conférence de presse des actionnaires avec la chargée de communication, salons)  Gestion de la relation avec les clients, fournisseurs, partenaires et médias  Accueil physique et téléphonique en français et en anglais

Comptabilité Générale  Traitement des factures clients et fournisseurs : contrôle, validation et relances  Contrôle des notes de frais  Interface avec le service comptable externe  Préparation et transmission des éléments variables de paie au cabinet comptable externe  Contrôle des paies et versement des salaires après validation du PDG Support Administratif – Ressources Humaines  Administration et intégration du personnel (mutuelle, carte affaires, dossiers salarié...)  Préparation des contrats de travail, avenants  Interface avec le cabinet comptable pour les SDTC, rupture conventionnelle, DUE, contrat d’apprentissage…  Gestion et saisie des congés dans le logiciel de congés  Organisation et suivi des visites médicales  Traitement et archivage du courrier et documents  Mise en place de procédures  Organisation des élections professionnelles de mise en place de la DUP en 2014  Gestion des services généraux (fournitures, parc automobile et de la flotte téléphonique) Assistanat de Direction  Support au PDG et gestion de son agenda  Organisation des déplacements professionnels  Organisation d’évènements externes et internes (réunions et réceptions, ex. 10 ans de FEV France en janvier 2015, arbre de Noël en Décembre 2010)  Gestion de la relation avec les clients, fournisseurs et partenaires  Accueil physique et téléphonique en français et en anglais

 Organisation de séminaires (80 personnes)  Organisation de déplacements professionnels de l’équipe Export (25 personnes)  Gestion et saisie des congés dans le logiciel de congés  Gestion des agendas et du courrier  Demandes de visas  Organisation d’évènements internes et externes (réunions et réceptions)  Accueil physique et téléphonique en français et en anglais