Assistante administration des ventes

BTS Assistant Trilingue (Français, anglais, espagnol)

Support pour les commerciaux : - Secrétariat courant, émission des bons de commande, gestion des agendas, prise de rendez-vous, mise à jour des bases de données prospects. - Constitution des dossiers d’appels d’offres publics entrant. - Mise en ligne des offres d’emploi et/ou de stage, réception des candidatures, premier tri, prise de rendez-vous, réponses. - Accueil physique et téléphonique. - Gestion du portefeuille de noms de domaine des clients Pictime : enregistrements administratifs des noms de domaine génériques (.com, .net…) et à l’international (.eu, .in, .cn…), conseils.

Au sein de la Supply Chain : Traitement et gestion administrative des dossiers clients Support client : - Gestion des commandes clients (vérifier la concordance des données avec la proposition commerciale et le devis), revue de commande (validation des prix, des conditions de paiement, des dates de livraison, des indices pièces, des références qualités, des références techniques etc.). Enregistrement dans l’ERP (Cegid). Envoi de l’ARC. - Tenue à jour des portails clients et/ou fichiers de suivi, informer le client quant au traitement de sa commande (logistique, tenue des délais). - Edition des bons de livraison, des factures et des avoirs. - Participation à l’élaboration du budget (obtenir les prévisionnels clients avec une projection sur 2 ou 3 ans), saisie des informations dans le système, analyse des écarts prévisionnel/ferme. Gestion administrative des clients : - Gérer la partie ADV des dossiers courants. - Demandes d’ouverture des nouveaux comptes clients pour la comptabilité et l’affacturage. - Mettre à jour les livraisons prévues suivant les plannings des responsables d’affaires et du responsable de production. - Traiter les données d’approvisionnement disponibles sur les portails clients et mettre les écarts en exergue. - Editions et validations des appels de livraisons (portails). - Support à l’équipe expédition en les informant des transports à commander. - Edition et diffusion du Forecast des prévisions de commandes pour mises à jour du « Facturation et carnet ». Reporting opérationnel : - Assurer le reporting et sa transmission quotidienne et mensuelle (CA, carnet, retard), analyse des écarts. Gestion litiges : - Gestion des litiges et contentieux sur la base d’un fichier « Overdues » (impayés).

ADV : - Réaliser l’ADV de mon portefeuille clients, de la réception de la commande client à la facturation. Ordonnancement/Planning : - Construire les plannings de production des affaires et les intégrer dans le plan de charge global de l’usine. - Préparer et transmettre les documents de fabrication à l’atelier (OF). - Suivre le déroulement quotidien des productions et en valider l’avancement. - Planifier les livraisons. Approvisionnement : - Réaliser l’approvisionnement des matières premières et composants nécessaires à la production. - Veiller à ce que les approvisionnements soient les plus optimisés.

Support commercial pour les commerciaux AERO du Groupe (AD Industries) : - Collecte et compilation mensuelle des informations commerciales (volume des devis envoyés, volume des commandes). - Gestion des documents commerciaux (accords de confidentialité, contrats, propositions commerciales, archivage). - Gestion des appels d’offre. - Rédaction d’offres commerciales à partir des devis transmis par les commerciaux/chargés d’affaires. - Organisation des déplacements pour toute la société. - Accueil physique et téléphonique. - Référente AEMG (Licence d’exportations pour matériels sensibles) avec le Ministère de la Défense.

- Facturation clients (Logiciel Ciel Gestion commerciale). - Gestion du stock de consommables (commandes, réceptions…). - Accueil physique et téléphonique.