Référence : 707251871 - Publiée le : 25/07/2017
L'Association SCIRE recherche pour le Secrétariat Master Approches Interdisciplinaires du Vivant au sein du Centre de Recherches Interdisciplinaires, un(e) :
Assistant(e) Administratif(ve) Pédagogique H/F
Votre mission :
L'assistant(e) administratif(ve) du Master AIV (Approches Interdisciplinaires du Vivant) joue un rôle principal dans le fonctionnement de celui-ci : à l'interface entre les étudiants, les enseignants, la direction du Master, l'université et l'environnement externe, grâce à sa vision d'ensemble, il (elle) est capable d'assurer l'organisation du master, de suivre les étudiants, de leur candidature jusqu'à l'obtention du diplôme, et de collaborer avec les différentes instances de l'université Paris Diderot et Paris Descartes.
Véritable référent pour les étudiants, l'assistant(e) administratif(ve) met en œuvre toutes ses compétences afin de faciliter leurs différentes démarches.
Vous devrez effectuer les missions suivantes :
Mission auprès des étudiants :
Gestion administrative des étudiants :
- dossiers de bourses
- accompagnement social des étudiants étrangers (50%)
- gestion des conventions de stage
- transmission des notes et commentaires
- feuilles de présence
- anciens étudiants...
Diffusion des informations tout au long de l'année via la plateforme Moodle et Direct Mail
Mission auprès des enseignants et de l'équipe de direction / coordination :
- gestion et mise à jour des outils de coordination partagés avec l'équipe (Google Drive)
- gestion administrative des enseignants : dossiers de vacation, contrats, états des heures, rémunération
- synthèse annuelle des heures et salaires
- organisation des réunions hebdomadaires de l'équipe : rédaction des ordres du jour et compte-rendus
- suivi et diffusion aux enseignants des projets de stage via formulaires web (Jotform) et Google Drive (120 stages par an), organisation des soutenances
Mission auprès des Universités Paris Diderot et Paris Descartes :
- mise en œuvre des procédures (jury, PV de notes, conventions de stage, statistiques…)
- suivi des inscriptions
Logistique :
- gestion de la campagne de recrutement et des candidatures, organisation des entretiens de sélections
- organisation logistique de la semaine de rentrée (Workshop au CIEP) et de tout événement incluant le Master
- gestion des commandes pour le Master
Communication :
- communication interne via la plateforme du Moodle et le site web (Word Press), mise à jour des contenus
- communication externe : organisation de la campagne de recrutement, des salons et journées portes ouvertes
- mise à jour des procédures concernant le master AIV
Interlocuteurs :
A l'université Paris Diderot + Paris Descartes
- Bureau des Masters
- Relations internationales
- Pôle Mobilité
- Scolarité
- SOFIP …
Au sein de l'équipe du Master
- coordinatrice pédagogique
- enseignants-chercheurs
- directeurs des études
Au sein du CRI
- étudiants : promotions de 50 étudiants
- coordinateurs
- psychologues du CRI (dans le cadre de l'accompagnement des étudiants)
- comptabilité
- secrétariat général
- RH
- groupes de travail
Qualités / personnalité
- sens de l'organisation et qualités rédactionnelles
- forte capacité d'adaptation
- prise d'initiatives et autonomie
- goût pour le travail d'équipe
- sens de l'accueil et bon relationnel
Votre profil :
Issu(e) d'une formation administrative - niveau de formation Bac + 3, vous justifiez impérativement de 2 à 3 ans d'expérience administrative dans un poste similaire : CDD et/ou stages significatifs acceptés.
Vous avez une bonne maîtrise des logiciels bureautiques (office, base de données), usage courant du web, emailings.
Pratique de l'anglais indispensable.
Expérience du monde de la recherche / éducation / université appréciée.
Conditions d'emploi :
Localisation : Paris (75)
Type de contrat : CDD de 12 mois
Rémunération : à définir selon le profil
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