ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) IMPORT (H/F) Ref TJOB643999

Notre client est une société spécialisée dans la distribution.

ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) IMPORT (H/F) Ref TJOB643999

Votre mission :

/>Sous la responsabilité du Coordinateur présent chez l'Allié, vos missions générales seront les suivantes :

- Gérer les tâches administratives de la structure,
- Organiser, participer, préparer et mettre en oeuvre les décisions de la société, en relation avec le Coordinateur Import et les équipes d'achats de l'Allié.

Fonctions principales :

1. Organisation administrative de la structure.
2. Organisation et suivi des dossiers import/ Allié.
3. Informations.

Détail du poste :

1. Organisation administrative de la structure :
- Accueil téléphonique de la structure : prise des messages, orientation vers le bon interlocuteur interne,
- Préparation des rendez-vous de la structure : réservation des salles, information de l'accueil du site des personnes invitées,
- Réservation et organisation des évènements de la structure : billets d'avions, hôtels, voitures, lors des déplacements, etc. ,
- Suivi des plannings de négociation des dossiers : envoi de tous les documents interne et externe nécessitant son intervention,
- Tâches administratives diverses : classement des dossiers, archivage, suivi des stocks de fournitures.

2. Organisation et suivi des dossiers import/ Allié :
- Budget import de l'Allié : lancement de la procédure budgétaire import,
- Veille au respect du planning budgétaire par l'ensemble des Départements Achats de l'Allié,
- Vérification et analyse des informations reçues,
- Préparation des synthèses budgétaires,
- Etablissement des prévisions d'activité en matière d'objectifs en relation avec le Coordinateur,
- Suivi budgétaire (collecte et analyse avec son Coordinateur et les bureaux de sourcing import, des chiffres d'affaires de chaque Département Achats de l'Allié),
- Dossier d'appel d'offres des départements de l'Allié : utilisation du logiciel e-sourcing Synertrade,
- Collecte et vérification des informations auprès des départements de l'Allié,
- Transcriptions en anglais de ces informations dans Synertrade,
- Réception, analyse et communication au Coordinateur des propositions émises par les bureaux de sourcing import.

3. Informations :
- Diffusion des tableaux de bord du Département Import aux personnes concernées,
- Centralisation des informations nécessaires à  la préparation des KPI et préparation des KPI,
- Préparation des diaporamas de présentations destinés aux réunions de service,
- Remontée des questions relatives au Département Import à  l'ensemble des services.

Cette description prend en compte les principales responsabilités ; elle n'est pas limitative.

Votre profil :

br />Vous êtes issu(e) d'une formation de type Bac +2, idéalement un BTS en Assistanat/ Commerce International.

Vous disposez d'au moins une expérience dans une fonction similaire.

La maîtrise de la langue anglaise est indispensable pour remplir les missions énoncées ci-dessus.

Les qualités recherchées pour le poste sont les suivantes :

- aisance relationnelle,
- capacité d'anticipation et réactivité,
- esprit de synthèse,
- force de proposition,
- sens de l'organisation et rigueur.

Conditions d'emploi :

br />Localisation : Sud Essonne
Type de contrat : CDI