Assistant-e de direction H/F - TR25-DCSDAR-8

Acteur majeur de la recherche publique, INRAE (Institut National de Recherche pour l’Agriculture, l’Alimentation et l’Environnement) vous propose de participer à son aventure scientifique en exerçant vos compétences au sein de nos équipes de recherche ou de nos collectifs en charge de la gestion et du bon fonctionnement de l’institut et de ses installations. Cette offre d’emploi est à pourvoir par voie de concours.

Assistant-e de direction H/F - TR25-DCSDAR-8

Votre mission :

Le centre Lyon-Grenoble Auvergne-Rhône-Alpes réunit une vingtaine d'unités de recherche et près de 500 agents répartis sur les sites de Lyon, Grenoble et Thonon. Au sein du centre, les Services déconcentrés d'appui à la recherche (SDAR) dirigés par le Directeur des services d'appui (DSA), apportent leur soutien aux unités de recherche, dans les domaines administratifs, RH, budgétaires et financiers, partenariaux, techniques et logistiques. L'unité SDAR est constituée d'environ 55 agents localisés sur les sites de Lyon et Grenoble. Vous serez basé-e à Lyon-Villeurbanne au sein du service Secrétariat Général qui est composé d'une coordinatrice et de l'assistante du DSA et gestionnaire administrative. Une correspondante administrative assure un relai à Grenoble. Vous participerez à la gestion de dossiers transversaux et vous réaliserez des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures de l'établissement.

Sur le volet assistant-e du PC, vous serez en charge de :
- Traiter le courrier électronique et l'agenda partagé de la messagerie Présidence, programmer et contrôler les échéances, suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs concernés, répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur ;
- Rédiger des courriers administratifs, prendre en charge de façon autonome certaines activités liées au fonctionnement du PC (notes de frais, recherche de prestataires en événementiel, convocations) ;
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité du PC et participer à l'organisation de manifestations (réunions, instances, déplacements).

Sur le volet gestion administrative RH de proximité des agents SDAR, vous serez en charge de :
- Participer à la gestion administrative et ressources humaines de l'Unité SDAR et de ses agents, gérer le dossier de chaque agent et instruire ses demandes en vérifiant la régularité administrative de premier niveau, collecter des documents individuels et diffuser des actes liés à la gestion des ressources humaines, saisir les régularisations des badgeages/ absences/télétravail, réaliser le suivi de l'émargement pour grève ;
- Apporter un appui à la gestion des recrutements (titulaires, contractuels, stagiaires) avec la relecture de profil, la parution des annonces, les convocations aux entretiens et l'envoi du dossier de recrutement ;
- Accueillir et informer les nouveaux agents, réaliser les formalités d'entrée et de sortie, mettre à jour les listes de diffusion, rédiger des documents simples d'information ;
- Alimenter des bases de données, faire des extractions dans les systèmes d'information administratifs et RH ;
- Dans le cadre des campagnes annuelles RH (promotion, évaluations, entretiens, transports) suivre la diffusion et la collecte de documents, vérifier et réaliser le recensement des pièces ;
- Assurer la suppléance de l'assistante du Directeur pour le secrétariat de l'unité SDAR et la rédaction de comptes rendus.

Vous interviendrez régulièrement en interne auprès des membres de direction, du service des ressources humaines et des agents de votre unité. Vous serez également en contact externe avec des prestataires et des partenaires.

Votre profil :

Baccalauréat, BP, BT - Connaissances - Techniques de communication, s'exprimer de façon claire et concise, bonne orthographe, prise de notes - Notions générales en gestion RH de proximité auprès des agents - Elaboration de documents, présentation des informations, classement et archivage Compétences opérationnelles - Savoir planifier son travail, savoir gérer les pics d'activité, avoir le sens de l'initiative, faire preuve d'une grande polyvalence dans les tâches à accomplir - Mettre en oeuvre les procédures de gestion, assurer le suivi de dossiers agents - Utiliser les logiciels spécifiques (gestion des effectifs, congés, badgeage) et les outils bureautiques, mail, visioconférences - Savoir rendre compte - Travailler en équipe Compétences comportementales - Sens de la confidentialité - Sens de l'organisation, réactivité, capacité à établir des priorités - Rigueur / Fiabilité, capacité à travailler avec précision - Sens relationnel, capacité d'écoute

Conditions d'emploi :

Contrat : poste statutaire (fonctionnaire)
Domaine professionnel : Administration générale : direction, pilotage, secrétariat et gestion

Vous avez jusqu’au 20 mars 2025 pour vous inscrire sur le site INRAE Jobs

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