Référence : 2312141277 - Publiée le : 14/12/2023
Ancrée sur son territoire, pluridisciplinaire et ouverte sur l'international, l'Université Grenoble Alpes rassemble, depuis le 1er janvier 2020, les forces de l'enseignement supérieur public de Grenoble et Valence.
En association avec les organismes nationaux de recherche et les grands instruments internationaux présents sur son territoire, elle construit sa politique de recherche et d'innovation à l'échelle mondiale.
Assistant-e de direction (H/F)
Présentation de la structure :
La Direction Générale Déléguée aux Ressources Humaines de l'Université Grenoble Alpes est composée de 4 directions, 1 service et 1 pôle :
La direction du pilotage RH
La direction du développement des compétences
La direction de l'environnement social
La direction gestion carrière et paie
Le service d'animation et contrôle de la paie et le pôle inter-universitaire des retraites (pôle PETREL)
Des missions spécifiques sont rattachées directement à la Directrice générale déléguée aux ressources humaines, dont celles confiées aux psychologues du travail.
Missions principales :
Au sein de la DGDRH, votre rôle sera d'assurer, en binôme avec une autre assistante, les missions d'assistance de la DGSA-RH, de la DGDRH adjointe et du Vice-Président Ressources humaines en terme d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information d'accueil, de classement et de suivi de dossier.
Vous serez amené-e à apporter un appui logistique aux équipes de la DGDRH.
Vous assurerez également, en binôme, l'organisation administrative du comité social d'administration de l'Établissement et de sa formation spécialisée santé, sécurité et condition de travail, ainsi que des groupes de travail émanant de ces instances et de la conférence sociale de l'EPE.
Activités principales
En binôme avec l'autre assistante :
- Gérer les agendas de la DGSA-RH, la DGDRH adjointe et du VP Ressources humaines
- Assurer le soutien administratif à l'organisation du comité social d'administration, de la formation spécialisée santé et condition de travail et de la conférence sociale (préparation du calendrier prévisionnel, participation à l'élaboration des ordres du jour, à la gestion des convocations, documents préparatoires, secrétariat de séance, suites à donner), rédaction des procès-verbaux et l'organisation des réunions des groupes de travail émanant de ces instances
- Organiser les réunions du réseau RH de proximité
- Contribuer à l'organisation des temps forts de la vie de la DGDRH (Assemblée générale, moments conviviaux )
- Informer et orienter les interlocuteurs internes et externes dans leurs démarches
- Assurer l'accueil téléphonique de niveau 1 pour la DGDRH
- Recueillir et faciliter la circulation de l'information au sein de la DGD RH
- Assurer divers travaux administratifs (rédaction et mise en forme de courrier interne, e-mails, gestion des parapheurs)
- Participer au suivi des commandes des fournitures de bureau et l'ensemble des moyens de fonctionnement pour la DGDRH
- Assurer le suivi des demandes de travaux et d'interventions logistiques pour la DGDRH
- Assurer une assistance informatique de proximité
- Assurer en binôme la continuité de service
Spécificités du poste :
Vous devrez assurer, en relais avec votre collègue, une amplitude horaire d'ouverture de 08:30 à 17:00, y compris lors des périodes de congés ou de fonctionnement restreint.
Une adaptabilité est souhaitée compte tenu de l'obligation de continuité du service et de qualité du résultat et des urgences à traiter.
Votre profil :
- Gestion administrative du courrier
- Assurer un accueil téléphonique
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
- Connaissance de l'organisation des universités
- Maitriser les outils bureautiques et audiovisuels
- Maitriser les techniques d'accueil / communication
- Savoir identifier les dossiers sensibles
Conditions d'emploi :
Salaire : Mensuel de 2090,50 Euros sur 12 mois
Contrat à durée déterminée - 6 Mois
Temps plein - 35H Travail en journée
Localisation : 38 - GIERES